25-033 College - Memo Stand van zaken opvolging Motie Uitvoering aanbevelingen rekenkameronderzoek.pdf

Aan:

Commissie AFE

Cc:

College, CMT

Van:

Portefeuillehouder Maasdam

Datum

4 maart 2025

Zaaknummer:

-

Onderwerp:

Stand van zaken opvolging Motie Uitvoering aanbevelingen rekenkameronderzoek

Aanleiding Eind 2023 heeft de Rekenkamer onderzoek gedaan naar het samenspel tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie. Het onderzoek toonde aan dat dit samenspel in onze gemeente erg wordt gewaardeerd. Het is niet vanzelfsprekend dat de samenwerking in een gemeente zo soepel loopt. Ook als we het op inhoud niet met elkaar eens zouden zijn, lukt het ons om op een goede en respectvolle manier met elkaar om te gaan. We hebben destijds al gezegd hoe trots we hier op zijn en herhalen dat graag nogmaals. Uit het onderzoek kwamen aandachtspunten voor zowel raad als college. De gemeenteraad heeft in mei 2024 unaniem een motie aangenomen om die aandachtspunten op te volgen. Dit heeft onder andere al geleid tot het toevoegen van een bouwsteen aan het informatieprotocol. Ten aanzien van de punten die de raad in de motie aan het college verzoekt om op te volgen heb ik u in de commissie van 6 januari 2025 toegezegd u te informeren op de voortgang. Hieronder deel ik per aanbeveling de stand van zaken:

Bij belangrijke dossiers vinden wij het essentieel om de raad tijdig mee te nemen, dat doen we onder meer door het organiseren van werkbijeenkomsten en actief informatie te delen. Dit is een onmiskenbaar onderdeel van ons democratisch proces. We zien de aanbeveling daarom als een uitgestoken hand die we van harte aannemen. Naast de reguliere raads- en commissievergaderingen betrekken we de raad de afgelopen en komende periode actief op belangrijke dossiers, bijvoorbeeld rond de bezuinigingen, P&C cyclus, Omgevingswet, Wet Open Overheid, Mobiliteitsplan, Grondexploitaties, Sociaal domein. Ook delen de portefeuillehouders actief informatie in reguliere raads- en commissievergaderingen. We vinden het cruciaal om als college en raad met elkaar, op een constructieve wijze, in gesprek te blijven in de voor ons en u belangrijke dossiers. Beide partijen hebben hier een rol in, het blijft immers een wisselwerking. We vragen u dan ook om actief aan te wilt worden. Wij zullen hier dan extra rekening mee houden in de informatie-uitwisseling. Ten aanzien van het opnemen van keuzemogelijkheden, gaf het college in de reactie van 19 december 2023 aan dat in onze ogen de rol van de raad kaderstellend en controlerend is (naast die van volksvertegenwoordiger). Het is aan het college om binnen die kaders keuzes te maken, waar de raad vervolgens op kan toezien en reageren.

In deze rolverdeling past het niet om allerlei keuzemogelijkheden aan de raad voor te leggen. De raad heeft immers reeds verschillende mogelijkheden om tot andere afwegingen en keuzes te komen. Onze college- en raadsvoorstellen zijn zodanig opgebouwd dat de voorgestelde keuze onderbouwd wordt met argumenten en voorzien wordt van kanttekeningen. Die argumenten en kanttekeningen kan de raad uiteraard anders wegen

Ook heeft de raad het recht tot het indienen van amendementen.

In de basis wordt in elk raadsvoorstel toegelicht wat met de beslissing wordt bereikt. Ook is ruimte voor verbetering is. We zien dit als onderdeel van een groter traject. Op dit moment zijn we namelijk bezig om in de breedte de processen te versterken, ook rondom de besluitvorming. Vooral om sterker te sturen op doelen en beter inzichtelijk maken waarom we de dingen doen die we doen. Het verbeteren van processen is complex en vraagt het nodige werk. Deze aanbeveling nemen we daarom ook mee in deze bredere aanpak. Dit vraagt om tijd en zal zorgvuldig worden opgepakt. Op korte termijn starten we dit voorjaar met uitgebreide training van een groot deel onze medewerkers op het schrijven van college- en raadsvoorstellen. Daarin zullen wij deze aanbeveling uit het rekenkamerrapport meenemen.

Deze aanbeveling nemen we ook mee in het grotere geheel van procesverbetering. Ons uitgangspunt is al dat de opzet van onze raadsvoorstellen zodanig is dat deze zoveel mogelijk zelfstandig leesbaar moeten zijn. Tijdens de genoemde training van ons personeel nemen we dit als aandachtspunt mee. Bijlagen geven verdiepende informatie en kunnen wel essentieel zijn voor het voeren van een goed debat. We zullen kritisch kijken of elke bijlage van toegevoegde waarde is. Tot slot De samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie loopt in onze gemeente heel plezierig. Waar we dingen anders en beter kunnen doen, doen wij allemaal ons best om continue te leren, te ontwikkelen en te verbeteren. We zien ook dat de huidige en komende periode veel van ons vraagt en dat het daarbij essentieel is om te prioriteren. Dit betekent dat als we gebied, er minder kan op andere. Verscherpte wet- en regelgeving, extra taken, moeilijke arbeidsmarkt en die op komst zijn, doen deze spanning toenemen. Het is daarom essentieel dat we als raad, college en ambtelijke organisatie goed met elkaar in gesprek blijven en wederzijdse verwachtingen en mogelijkheden met elkaar delen.