24-009c Rekenkamer gemeente Oude IJsselstreek - Bestuurlijke nota rapport Samenspel.pdf

De centrale onderzoeksvraag wordt door de volgende deelvragen in het onderzoek beantwoord: 1. Welke spelregels zijn vastgelegd voor de interactie tussen raad, college en ambtelijke organisatie en binnen de raad? 2. Hoe is de rolverdeling tussen raad, college en ambtelijke organisatie? 3. Hoe wordt met de spelregels in de praktijk omgegaan en hoe wordt dat beleefd? 4. Hoe wordt de kaderstellende en controlerende rol van de raad beoordeeld? 5. Hoe verloopt de informatievoorziening tussen raad en college? 6. Hoe is de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie? 7. Welke raadsinstrumenten worden wel en welke worden niet gebruikt? 8. Hoe wordt de praktijk van het vergaderen beoordeeld? 9. volksvertegenwoordigende rol van de raad), het college en de ambtelijke organisatie beoordeeld? Fases van het onderzoek Het onderzoek heeft plaatsgevonden in zes fases: 1. Documentenonderzoek; 2. fractieassistenten, college en ambtelijk apparaat; 3. Interviews met burgemeester, gemeentesecretaris en griffier; 4. Groepsbijeenkomst met raad, college en ambtenaren: presentatie voorlopige resultaten en aanscherping door discussie over stellingen; 5. Analyse; 6. Rapportage.

het functioneren van de raad; het functioneren van het college; het samenspel tussen de raad en het college; de ondersteuning door de ambtelijke organisatie; de externe

Het algemene beeld is dat zowel de raad, het college als de ambtelijke organisatie redelijk tevreden Op alle terreinen blijft het feitelijk functioneren wel wat achter bij de ambities die raadsleden, college en ambtelijke organisatie hebben: verbeteringen zijn mogelijk. De rapportcijfers als zeer beknopte samenvatting: Rapportcijfers over functioneren raad, college en ambtelijk apparaat Onderwerp Raad College Functioneren raad algemeen 6,8 7,8 Voorzitten van verschillende vergaderingen 7,2 6,8 Effectiviteit van de raadsvergaderingen 6,1 6,0 Tevredenheid over debat in de raad 6,0 6,8

Ambtelijk -

Inzet beschikbare instrumenten raad

6,4

-

-

Functioneren college Samenwerking tussen raad en college

8,2 7,0

8,4 8,0

7,7 7.0

Ondersteuning door ambtelijk apparaat

7,0

8,0

7,7

Externe o

6,2

7,4

7,5

Conclusies van het onderzoek 1

De verhouding tussen coalitie en oppositie wordt positief beoordeeld: er is sprake van een collegiale samenwerking.

2

De belangrijkste conclusie die de rekenkamer trekt uit het onderzoek naar het samenspel tussen gemeenteraad, college van B&W en de ambtelijke organisatie is dat er in een goede sfeer constructief wordt samengewerkt. De bestuurscultuur in Oude IJsselstreek kan omschreven worden als pragmatisch, informeel, mensgericht en gericht op consensus.

3

Zowel de raad, college als organisatie heeft regelmatig contact met haar inwoners en relevante organisaties en ziet het belang van communicatie en participatie. Wel blijft het belangrijk om de grenzen van participatie duidelijk aan te geven. Het instellen van de participatiecoach die werkzaam is voor alle organen helpt bij de ontwikkeling van participatie.

4

Het college stuurt zelden voorstellen naar de gemeenteraad met keuzemogelijkheden. Uit de gesprekken bleek dat voorstellen met verschillende door het college aangegeven keuzemogelijkheden in de afgelopen periode zelden of nooit naar de gemeenteraad zijn gestuurd. De raad keuzes voorleggen in raadsvoorstellen kan bijdragen aan de versterking van de raad. Van belang is dat deze keuzes door het college duidelijk gemotiveerd zijn en de raad

5

Raadsbesluiten geven onvoldoende aan welke doelen gehaald moeten worden en worden In de afgelopen raadsperiode is er zelden een evaluatie uitgevoerd. Verder hierbij speelt, dat raadsvoorstellen vaak niet aangeven welke doelen gehaald moeten worden, waardoor evaluatie en controle door de raad minder goed mogelijk is.

6

De laagdrempelige contacten tussen raad en organisatie worden breed als zeer positief beoordeeld. De informatievergaring zonder hoge belasting voor zowel de raad als organisatie. Deze wijze van communiceren wordt gezien als typisch Oude IJsselstreek en goed gewaardeerd.

7.

De wijze waarop de gemeenteraad zijn vergaderingen inricht nodigt te weinig uit tot debat in de raad. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn levendig en naast de uitwisseling van meningen, wordt ruimte gevonden om compromissen te sluiten waarbij het onderscheid tussen coalitie- en oppositiepartijen niet altijd de scheidslijn is. Van belang blijft om scherpte in het debat te blijven zoeken op inhoud.

Aanbevelingen voor de raad Op basis van het rapport van bevindingen en de hiervoor weergegeven conclusies komt uw rekenkamer tot de volgende aanbevelingen voor de raad: 1.

Zorg er enerzijds voor dat de huidige bestuurscultuur behouden blijft. Bewaak deze en bespreek met enige regelmaat in het presidium of alle partijen dat ook vinden en indien nodig, probeer de knelpunten gezamenlijk op te lossen. Maar waak er anderzijds voor dat in de debatten de verschillen tussen de partijen voldoende tot zijn recht blijven komen. Dat is de kern van de gemeentelijke, lokale politiek.

2.

Het betrekken van inwoners en organisaties is van groot belang om de betrokkenheid bij de gemeentepolitiek te houden en draagvlak voor de besluiten die genomen zijn. Evalueer met elkaar met een zekere regelmaat, bijv. eens per jaar, of dat in alle gevallen goed is verlopen en waar verbeteringen mogelijk zijn.

3.

Leg de raad bij ingewikkelde dossiers enkele keuzemogelijkheden voor, met daarbij de voor- en sterkt het inhoudelijk debat in de raad.

4. worden op de daadwerkelijk bereikte resultaten. 5.

De grens tussen het beeldvormende en oordeelsvormend deel in commissievergaderingen scherper onderscheiden.

6.

Evaluatie van het door het college uitgevoerd beleid op basis van raadsbesluiten agenderen.

Aanbevelingen voor het college Voor het college de volgende aanbevelingen: 7.

Betrek de raad tijdig bij belangrijke dossiers, neem de raad mee in het proces en laat/schets zien.

8.

Benoem de te behalen resultaten in raadsbesluiten en bepaal bij het raadsbesluit of en wanneer : een heldere probleemanalyse; expliciete afweging van belangen; het opnemen van alternatieven en keuzemogelijkheden; gerichtheid op hoofdlijnen; te behalen resultaten; afstemming met andere beleidsterreinen; de aanhaking en bijdrage aan de programmabegroting; evaluatiemoment. Voor de uitwerking hiervan en controle op of een en ander voldoende is gebeurd, bevelen we het college aan om met de griffie in overleg te gaan.

9.

Het raadsvoorstel zou voldoende moeten zijn om het debat te voeren in de raad. Zorg als college ervoor dat bijlagen niet altijd gelezen hoeven te worden of dat de hoofdpunten daaruit handzaam samengevat worden.

Het college heeft gereageerd op de aanbevelingen; deze bestuurlijke reactie is integraal opgenomen in bijlage 1 bij dit rapport. In bijlage 2 treft u ons nawoord aan. Tot slot De rekenkamer, voor het eerst in nieuwe samenstelling, heeft het onderzoek met genoegen in eigen beheer uitgevoerd en is uiteraard benieuwd naar de mening van met name de raad en het college en zeker ook of en hoe gehoor kan worden gegeven aan de aanbevelingen. Uiteraard is de rekenkamer bereid het rapport nader toe te lichten en wachten wij uw reactie met belangstelling af. Rekenkamer gemeente Oude IJsselstreek

Bijlage 1

Reactie van het college van B&W

Bezoekadres:

Aan de rekenkamer van de gemeente Oude IJsselstreek

Staringstraat 25, Gendringen Postbus 42 7080 AA Gendringen Telefoon: (0315) 292 292 Fax: (0315) 292 394 E-mail: info@oude-ijsselstreek.nl Internet: www.oude-ijsselstreek.nl

Uw kenmerk: Ons kenmerk:

-

Verzenddatum:

19 december 2023

Onderwerp:

Bestuurlijke reactie rapport Samenspel raad, college en ambtelijke organisatie

Geachte leden van de rekenkamer, Op 30 november 2023 ontvingen wij van u de uitkomsten van uw onderzoek naar het tussen gemeenteraad, college en ambtelijke onderzoek is weer eens wat anders dan de geijkte rekenkameronderzoeken. We kunnen ons voorstellend dat het voor u daarom ook wat zoeken is geweest hoe om te gaan met hoor- en wederhoor, maar wij vinden het plezierig en professioneel dat u ons alsnog om een bestuurlijke reactie vraagt. Allereerst zijn wij erg content met de uitkomsten van het onderzoek. Wij zien de waardering voor elkaar en ieders rol als een bevestiging van de goede samenwerking tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie. Een samenwerking die we koesteren en echt past bij de cultuur in onze gemeente. Wij nemen dan ook met tevredenheid kennis van de rapportcijfers, we mogen hier met recht trots op zijn. Ten aanzien van uw conclusie 4 rond keuzemogelijkheden voorleggen, is in onze ogen de rol van de raad kaderstellend en controlerend (naast die van volksvertegenwoordiger). Het is aan het college om binnen die kaders keuzes te maken, waar de raad vervolgens op kan toezien. In deze rolverdeling past het niet om allerlei keuzemogelijkheden aan de raad voor te leggen.

Rond conclusie 5 over doelen en evaluaties in raadsbesluiten denken wij dat de P&C-cyclus (met name begroting en jaarstukken) het instrument is om te rapporteren over de doelen en de mate waarin deze behaald zijn. Voor het overige nemen wij van harte kennis van uw aanbevelingen en zijn wij ook benieuwd naar de reactie van de raad hierop. Tenslotte geven wij u in overweging om de bijlagen bij ophaalsessies 18 september enigszins aan te passen en te veralgemeniseren. Teksten zijn nu soms zo geparafraseerd dat ze herleidbaar (kunnen) zijn naar specifieke personen en we vragen ons af of dit wenselijk is. Rest ons u te danken voor uw uitgevoerde onderzoek en het toezenden van de resultaten. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders, Ron Frerix Secretaris

Otwin van Dijk Burgemeester

Bijlage 2

Nawoord rekenkamer

De rekenkamer heeft met belangstelling kennisgenomen van de reactie van het college van burgemeester en wethouders van 19 december 2023 en dankt het college voor de snelle reactie. Het stemt ons tot tevredenheid, dat het college in algemene zin onze conclusies onderschrijft en de aanbevelingen overneemt. Het college plaatst kanttekeningen bij de conclusies 4 en 5 en derhalve ook bij de corresponderende aanbevelingen 3, 4 en 7. Ten aanzien van de conclusie 4. en de aanbevelingen 3. & 7. merkt de rekenkamer op dat uit het onderzoek nadrukkelijk de wens van de raad blijkt om keuzemogelijkheden voorgelegd te krijgen. Dit geldt voor ingewikkelde kwesties en/of in het geval van besluiten met een grote maatschappelijke impact. In die gevallen wenst de raad meerdere keuzemogelijkheden voorgelegd te krijgen met vooren nadelen en niet slechts een ja/nee vraag. komen en vaststellen van beleid. Met betrekking tot conclusie 5. en de bijhorende aanbeveling 4. het volgende: de rekenkamer onderschrijft de gedachte dat de P&C-cyclus het belangrijkste sturingsinstrument van de raad is en -stukken en complexe en/of impactvolle onderwerpen en besluiten behoeven afzonderlijke evaluatie en beoordeling van de daadwerkelijk gehaalde resultaten.

personen te voorkomen. Met dit onderzoekt beoogt de rekenkamer de raad, het college en de organisatie handvatten te bieden die ertoe bijdragen het onderlinge samenspel op het huidige niveau vast te houden of te verbeteren. Dit onderzoek kan beschouwd worden als een soort van nulmeting halverwege de huidige raadsperiode. De rekenkamer stelt het op prijs na een half jaar te vernemen of en op welke wijze de aanbevelingen zijn opgepakt. We hebben er alle vertrouwen in dat dit zal gebeuren, aangezien wij tijdens ons onderzoek hebben kunnen constateren dat bij alle drie de partners de wil bestaat in een goede sfeer constructief en vruchtbaar samen te werken.