Document · PDF

20240314_concept programmabegroting 2025 ECAL v5.pdf

Raadsvergadering 23 mei 2024, gemeente Oude IJsselstreekBij agendapunt: 8: Begroting Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL)5.312 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

CONCEPT Programmabegroting 2025

d.d. 14-03-2024 versie 5

Definitief Concept Begroting 2025 (vastgesteld door het Dagelijks Bestuur d.d. 14 maart 2024)

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

INHOUDSOPGAVE Inleiding..................................................................................................................... 5 Programma Erfgoedcentrum ..................................................................................... 7 Programma Overhead ............................................................................................... 9 Algemene Financiële Beschouwing ......................................................................... 10 Bedrijfsvoering ........................................................................................................ 12 Weerstandsvermogen ............................................................................................. 14 Bijlage 1: Taakvelden .............................................................................................. 16 Bijlage 2: Specificatie van de werkbegroting 2025 ................................................... 17 Bijlage 3: Cashflow overzicht 2025-2028 ................................................................. 19 Bijlage 4: Overzicht archiefbestanden met toewijzing zorgdrager ............................ 20

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

INLEIDING Voor u ligt de programmabegroting 2025 van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. Het Erfgoedcentrum is opgericht als gemeenschappelijke regeling (Wgr) op 1 juli 2011 en heeft tot doel: a. het overeenkomstig de Archiefwet beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archiefbewaarplaatsen van de deelnemende en andere overheidslichamen; b. het toezicht door de streekarchivaris op het beheer van de niet naar de centrale archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers en andere overheidslichamen als hiervoor genoemd onder a.; c. het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in het gebied van de Achterhoek en de Liemers in de ruimste zin van het woord; d. het binnen en in het verlengde van de onder a. tot en met c. omschreven doelstellingen, ontplooien van activiteiten die direct en aanwijsbaar de financieel-economische positie van het Erfgoedcentrum ten goede komen.

Het programma heeft voor het grootste deel betrekking op de uitvoering van de wettelijke taken die de 8 gemeenten, die aan de Wgr Erfgoedcentrum deelnemen, hebben op basis van de Archiefwet 1995 (AW1995). De niet wettelijke taken die het Erfgoedcentrum uitvoert hebben betrekking op taken c.q. activiteiten met betrekking tot het onder de aandacht brengen en houden van de cultuur historie van de regio, ofwel de Regionale Identiteit. Deze taken worden uitgevoerd voor de gehele regio Achterhoek en Liemers. Bijdragen voor de uitvoering van deze taken komen van de 8 aan de Wgr deelnemende gemeenten, de gemeenten Doesburg, Lochem en Zevenaar, de Provincie Gelderland, de donateurs van het Erfgoedcentrum en de Stichting Vrienden erfgoed Staring. Het Erfgoedcentrum heeft een programmabegroting van 2023 t/m 2026. Formeel is dit de programmabegroting van het begrotingsjaar 2025 plus een prognose van de drie voortschrijdende jaren. Met de toevoeging van de prognose (t/m 2028) wordt aan de BBV regels voldaan. In de beleidsperiode tot en met 2028 zal nog nauwelijks digitaal archief formeel door de gemeenten worden overgedragen.

Daarom heeft het bestuur besloten de bijdragen van de 8 Wgr gemeenten ook voor de begroting 2025 te baseren op het aantal meter aan het Erfgoedcentrum overgedragen en over te dragen archief tot en met 2026 (bij hantering van de overbrengingstermijn van 20 jaar conform de AW1995). De hoogte van deze bijdragen waren in principe voor 4 jaar (2023-2026) vastgezet. Vanwege de kostenstijgingen van met name huisvesting/energiekosten heeft het Dagelijks Bestuur moeten besluiten tot een aanpassing van de Begroting 2025 zoals deze was opgenomen in de meerjarenbegroting 2023-2026 die in 2022 was opgesteld. Voor het opstellen van de Begroting 2025 is gekeken naar huidige en te verwachten kostenstijgingen en naar kostenbesparende maatregelen. Dit is meegenomen in de onderliggende concept Begroting 2025 en op basis hiervan ziet het Dagelijks Bestuur zich genoodzaakt het tarief (de meterprijs), waar deze concept Begroting 2025 op is gebaseerd, te verhogen (ten opzichte van 2024) naar € 167,75. De verhoging van de gemeentelijke bijdragen is noodzakelijk om voldoende budget ter beschikking te hebben zodat het ECAL kan garanderen de wettelijke archieftaken te kunnen blijven verrichten. Bij het opstellen van de begroting is rekening gehouden met de kostenstijgingen (personeelskosten en huistvesting/energiekosten). DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

Daarnaast is ook gekeken naar kostenbesparende mogelijk binnen de begroting van het ECAL. Alleen op de grote kosten posten ‘personeelskosten’ en ‘huisvesting/energie’ zouden significante besparingen gerealiseerd kunnen worden. Voor wat betreft de huisvesting/energie betekent dat dat er naar nieuwe huisvesting gezocht zal moeten worden en/of naar een andere energieleverancier. Dit ligt echter vast in langdurige overeenkomsten met de verhuurder (gebouw) en de gemeente Doetinchem (energie) die niet zondermeer kunnen worden opengebroken. Kostenbesparing met betrekking tot personeelskosten zou betekenen dat er minder personeel ingezet zou moeten worden; te realiseren door gedwongen ontslag en/of het niet invullen van vacature ruimte. Gedwongen ontslagen is echter niet binnen afzienbare tijd te realiseren en zal op de kortere termijn hoge extra kosten met zich meebrengen. Anderzijds zal structureel minder inzet van personeel (mede door niet invullen van vacature ruimte) inhouden dat het ECAL zijn wettelijke taak niet meer naar behoren zal kunnen uitvoeren. (Zie voor een uitgebreidere toelichting de begeleidende notitie ‘nadere toelichting de conceptbegroting 2025 ECAL’ d.d. 15 maart 2024) De bijdragen van de niet-Wgr gemeenten en de Provincie Gelderland komt geheel ten goede aan de uitvoering van niet-archieftaken.

Verwachting is dat de bijdragen van de niet aan de Wgr deelnemende gemeenten de komende jaren enigszins gelijk zullen blijven. Door de Provincie Gelderland is een meerjarensubsidie vastgesteld voor de jaren 2021 tot en met 2025. Hoewel bij het opstellen van de (meerjaren)begroting niet bekend is of voor 2026 ook subsidie zal worden verstrekt, is voor de jaren daarna de inschatting gemaakt dat de subsidiebijdrage ongeveer hetzelfde zal blijven.

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

PROGRAMMA ERFGOEDCENTRUM Wat wil het Erfgoedcentrum bereiken? Uitvoeren van de archief wettelijke taken conform de bepalingen van de Archiefwet 1995, de plaatselijke archiefverordeningen en Besluit informatiebeheer, voor de 8 gemeenten die deelnemer zijn in de Wgr Erfgoedcentrum en voor het Waterschap Rijn en IJssel (op basis van in 2014 gesloten Dienstverleningsovereenkomst). De Archiefwet 1995 bepaalt dat de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gebracht, beheerd en behouden. Tevens moet er door de gemeentelijke archiefinspecteur toezicht worden gehouden op de niet-overgedragen archieven. Het Erfgoedcentrum zet zich in voor het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in de regio Achterhoek en Liemers in al haar facetten door middel van organiseren van activiteiten en verzamelen van specifieke collecties (o.a. beeldmateriaal, documentatie en bibliotheek). Het Erfgoedcentrum wil een professioneel kennis- en informatiecentrum zijn voor iedereen die meer wil weten over de specifieke cultuurhistorie van de regio ofwel de regionale identiteit van zowel de Achterhoek als de Liemers.

Door het organiseren van activiteiten worden grote en diverse doelgroepen bereikt die daardoor (meer) interesse krijgen in en zich bewust worden van de cultuur/cultuur historie van de regio en daarmee worden gestimuleerd daar zelf ook een actieve rol in te gaan spelen.

Wat gaat het Erfgoedcentrum daarvoor doen? 1. archieven en collecties in ‘goede staat’ brengen, beheren en behouden: 1.1. zorgdragen voor goedgekeurde archiefbewaarplaats (conform wet- en regelgeving) 1.1.1. het beheren van de archiefbewaarplaats voor fysiek archief (analoog archief): papier, perkament, foto- en filmmateriaal) 1.1.2. het beheren van de archiefbewaarplaats voor digitaal archief, het zogenaamde e-depot, voor gedigitaliseerd (i.h.k.v. substitutie) en ‘digital born’ archief. 1.2. restauratie en conservering: 1.2.1. kwetsbare en veel geraadpleegde stukken restaureren en digitaliseren 1.2.2. materieel verzorgen archieven en collecties 2. archieven en collecties in ‘geordende staat’ brengen, beheren en behouden: 2.1. in beheer zijnde archieven en collecties beschrijven door vervaardigen van (nadere) toegangen 2.1.1. inventarisatie van archieven en collecties 2.1.2. vervaardigen van nadere toegangen (indexen) op veel geraadpleegde bronnen (o.a. notarieel archief en fotocollecties) 2.1.3. mogelijk maken van raadpleging van specifieke bronnen door maken van transcripties (vertalingen van oude handschriften) van middeleeuwse stukken. 3. archieven en collecties in ‘toegankelijk staat’ brengen, beheren en behouden: het beschikbaar stellen van in beheer zijnde archieven en collecties; fysiek via de studiezaal en digitaal via de website (‘virtuele studiezaal’)

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

3.1. studiezaal is 18 uur per week open en adequaat bemenst 3.1.1. ondersteuning en begeleiding van bezoekers bij onderzoek 3.1.2. ten behoeve van raadpleging, brengen en halen van archiefstukken uit het depot 3.2 contentbeheer website 3.2.1. uitbreiden digitaal te raadplegen bestanden (zowel images als toegangen, indexen, transcripties etc.) 3.2.2. toevoegen en actualiseren informatie/hulp bij onderzoek 3.3. afhandelingen van verzoeken om informatie, telefonisch of schriftelijk (mail of brief); dienstverlening 5 werkdagen per week 3.4. verzorgen van uitleningen t.b.v. gemeenten conform afspraken. 4. uitvoeren van de archief wettelijke inspectietaak uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspecteurs: 4.1. toezicht houden op niet-overgedragen archiefbescheiden 4.2. toezicht houden op overbrenging van te bewaren archieven naar de archiefbewaarplaats (Erfgoedcentrum) 4.3. audits uitvoeren en gevraagd en ongevraagd advies geven op het gebied van archief- en informatiebeheer 4.4. vernietigingslijsten beoordelen. 5. In stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed 5.1 In stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed d.m.v. activiteiten 5.1.1. Bijeenkomsten organiseren (lezingen, rondleidingen, open dagen, filmavonden, boekpresentaties, exposities, enz.) 5.1.2. Cursussen en workshops organiseren 5.1.3.

Inzetten van social media: facebook, twitter, Instagram en LinkedIn 5.1.4. Deelnemen aan/samenwerking in projecten ter promotie van het Erfgoedcentrum en ten behoeve van het versterken en zichtbaar maken van de cultuur historische identiteit van de Achterhoek 5.1.5. Zelfstandig en in samenwerking met andere partijen – binnen de provincie en interprovinciaal (provincies Overijssel, Drenthe en Groningen) – activiteiten en projecten initiëren en/of uitvoeren die gericht zijn op het in stand houden van het Nedersaksisch. 5.2. In stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed d.m.v. verzamelen, vervaardigen, beheren en beschikbaar stellen van literatuur en documentatie

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

PROGRAMMA OVERHEAD Tot het programma overhead behoren alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces: - Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie; - Personeel en organisatie; - Informatievoorziening en automatisering; - Facilitaire zaken en huisvesting; - Managementondersteuning primair proces. De kosten voor het programma overhead zijn terug te vinden in bijlage 1 van deze programmabegroting. Hierin zijn alle kosten uitgesplitst per voorgeschreven programma. De totale overhead kosten voor het begrotingsjaar 2025 worden begroot op € 956.525. Voor verdere informatie verwijzen we naar de paragraaf Bedrijfsvoering.

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

ALGEMENE FINANCIËLE BESCHOUWING Wat kost het? In € Baten Lasten Saldo

2025

2026

2027

2028

2025-2028

€ 2.133.148 € 2.105.708

€ 2.135.148 € 2.163.410

€ 2.259.436 € 2.229.650

€ 2.261.436 € 2.288.955

€ 8.789.168 € 8.787.723

€ 27.440

- €28.262

€ 29.786

-€

27.519

€ 1.445

De baten komen voort uit de bijdragen van de deelnemende gemeenten, de niet-Wgr gemeenten, de Provincie Gelderland, donateurs en giften. Ook zijn er inkomsten uit activiteiten als cursussen, lezingen en rondleidingen. Daarnaast zijn er met drie organisaties dienstverleningsovereenkomsten; met de Stichting Huis Bergh ten behoeve van beheer en beschikbaar stellen digitaal archief, met Waterschap Rijn en IJssel voor het uitvoeren van de wettelijke archiefbeheertaken en met Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg voor het gebruik van het e-depot.

Incidentele baten en lasten Het Erfgoedcentrum heeft geen incidentele baten en lasten.

Geprognosticeerde balans

Activa per 31 december

2025

2026

2027

2028

Materiele vaste activa

340.606

314.646

288.686

262.726

Financiële vaste activa

7.115

7.117

7.125

7.128

Vlottende activa

198.897

152.361

161.903

196.319

Totaal activa

546.618

474.124

457.714

466.173

2025

2026

2027

2028

Eigen vermogen

107.836

79.574

109.360

81.841

Voorzieningen

Passiva per 31 december

Vaste schulden met rentelooptijd > 1 jaar

272.406

226.027

177.650

211.409

Vlottende passiva

166.376

168.523

170.704

172.923

Totaal activa

546.618

474.124

457.714

466.173

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

Toelichting op de lasten in de begroting 2025 Zie bijlage 2 voor een specificatie van de werkbegroting. Personeelskosten Voor personeelskosten is in de begroting een stijging van 3,5% opgenomen ten opzichte van de voorgaande jaren. Apparaatskosten/Huisvestingkosten De kosten in de begroting 2025 liggen op dezelfde lijn als begroot in voorgaande jaren. Project CEPA De kosten voor het project CEPA worden geheel gefinancierd uit het samenwerkingsverband van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek (CEPA). Samen met vijf andere coalitiepartners wordt gezamenlijk invulling gegeven aan dit pact. Project Regionale Identiteit Voor de provincie Gelderland is het Erfgoedcentrum A&L een formele uitvoeringsorganisatie als hét taalinstituut Nedersaksisch deze provincie. De kosten van de activiteiten hiervoor worden vergoed door de provincie.

Toelichting op de baten in de begroting 2025 Bijdrage gemeenten en provincie Voor de bijdrage van de Wgr gemeenten wordt een tarief gehanteerd van € 167,75 per meter (archief) per jaar. Het tarief is daarmee € 4,875 hoger dan het tarief dat in 2024 werd gehanteerd. Dit tarief (ofwel de meterprijs) wordt per gemeente toegepast op het aantal m1 archief dat op de peildatum 1-1-2022 reeds in beheer was bij het ECAL (betreft formeel overgebracht archief) plus het aantal m1 archief dat nog niet in beheer is bij het ECAL maar op basis van de Archiefwet (1995) wel al overgebracht had moeten zijn en/of in de periode 2023-2026 nog overgebracht moet worden. De kosten voor archiefbeheer t.b.v. gemeenschappelijke regelingen Regio Achterhoek, Laborijn, RAL en Hameland worden op eenzelfde manier berekend. De verwachting is dat de bijdragen van de niet aan de Wgr deelnemende gemeenten in 2025 enigszins gelijk zullen blijven. De bijdrage van de Provincie Gelderland is vastgesteld tot en met 2025. Hoewel bij het opstellen van de (meerjaren)begroting niet bekend was of voor 2026 en verder ook subsidie zou worden verstrekt, is voor deze jaren de inschatting gemaakt dat de subsidiebijdrage ongeveer hetzelfde zal blijven. Dit geldt ook voor de prognose van de daaropvolgende jaren.

Overige De overige baten betreft grotendeels inkomsten uit een dienstverleningsovereenkomsten met Huis Bergh, het Waterschap Rijn en IJssel en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De overige baten liggen op dezelfde lijn als begroot in het voorgaande jaar.

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

BEDRIJFSVOERING Het Erfgoedcentrum wil een professioneel kennis- en informatiecentrum zijn op het gebied van streekcultuur en -historie met verantwoord beheer en efficiënte inzet van middelen. Verantwoording wordt conform voor gemeenschappelijke regelingen geldende regels en procedures aan betrokken partijen afgelegd. Om dit doel te bereiken zal het Erfgoedcentrum: 1. Volgens strikte planning, correct en tijdig jaarstukken aanleveren 2. Formatie en kwaliteiten van medewerkers optimaal benutten: 2.1. Consequent voeren van kwartaal-, functionerings- en beoordelingsgesprekken met sturing op verbeterpunten en ontwikkeling (persoonlijk en vakinhoudelijk) 2.2. Teamtraining gericht op verbetering samenwerking en ontwikkelingen 2.3. Inzet van vrijwilligers ten behoeve van uitvoering van additionele taken 2.4. Ondersteuning P&O-diensten van gemeente Doetinchem op basis van een Service Level Agreement 3. T.b.v. de huisvesting worden depot-, kantoor- en studiezaalruimte gehuurd 4. Up-to-date netwerk, hard- en software hebben en houden door ondersteuning ICTdiensten van gemeente Doetinchem op basis van een Service Level Agreement.

Financiën Zoals in de inleiding en in de toelichting op de baten al is aangegeven, zijn de bijdragen van de 8 Wgr gemeenten geheel gebaseerd op het aantal meter dat deze gemeenten hebben overgedragen op laatste peildatum 2022 c.q. moeten overdragen aan het Erfgoedcentrum in 2026 (bij hantering van de overbrengingstermijn van 20 jaar conform de AW1995). Dat houdt in dat in de periode 2023-2026 de meters aanwas van particuliere archieven in die jaren niet zullen worden toegerekend aan een van de gemeenten. Voor de jaren daarna zal eind 2025 een nieuwe meting worden gedaan ten behoeve van de berekening van de bijdragen. In bijlage 4 is een overzicht van alle archiefbestanden met toewijzing aan zorgdrager opgenomen. Alle collecties en archieven die in de archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum zijn opgenomen vallen onder de Archiefwet 1995. Bijna alle separate archiefbestanden zijn toegewezen aan een zorgdrager. Naast de 8 gemeenten zijn er ook een aantal andere zorgdragers, namelijk de gemeenschappelijke regelingen waarvan het Erfgoedcentrum de archieven beheert (Achterhoek Ambassadeurs, Laborijn, RAL en Hameland). Deze gemeenschappelijke regelingen betalen hiervoor dezelfde bijdrage per meter als de gemeenten.

Daarnaast zijn er enkele archiefbestanden die niet zijn toe te wijzen aan één zorgdrager omdat dit collecties zijn die het hele werkgebied betreffen zoals de algemene kaarten- en tekeningencollecties, beeld- en documentatiecollecties en de bibliotheek. De omvang is naar rato toebedeeld aan de gemeentelijke zorgdragers. Voor de bekostiging van de niet-archiefwettelijke taken is het Erfgoedcentrum voor het grootste deel, afhankelijk van derden. Het betreft de bijdragen van de niet Wgrgemeenten, de Provincie Gelderland, donateurs en Vrienden. Daarnaast worden voor een aantal bijeenkomsten die worden georganiseerd sponsorbijdragen gevraagd van diverse fondsen. Het risico dat de uitvoering van deze taken onder druk komt te staan blijft bestaan. De gemeenten kunnen subsidie jaarlijks verminderen of stopzetten. De Provincie heeft subsidie toegezegd tot en met 2025, verwachting is dat de te verstrekken subsidie daarna gelijk blijft. Het aantal donateurs/Vrienden wordt ondanks alle inspanningen om nieuwe donateurs en Vrienden te werven, langzamerhand minder. DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

Formatie In de loop van 2025 bereiken twee medewerkers de pensioengerechtigde leeftijd. Hierdoor ontstaat eind 2025 vacatureruimte van 1,6 fte. Voor de invulling van totale vacatureruimte 2,6 fte (over 2024-2025) zullen in 2024 strategische keuzes op HRgebied gemaakt moeten worden. Ongeacht het aantal fte zal gewaarborgd moeten worden dat het ECAL zijn wettelijke taak naar behoren moet kunnen blijven uitvoeren. Naast de algemene krapte op de arbeidsmarkt is er zeer beperkte aanwezigheid van specifieke deskundigheid die voor een aantal cruciale taken binnen het ECAL nodig is. Zeker voor de archiefinspectietaak is het daarom niet alleen wenselijk maar ook noodzakelijk tijdig vervanging te zoeken zodat er sprake kan zijn van gedegen overdracht van zaken. Naast de medewerkers in vaste dienst zijn er bij het Erfgoedcentrum ca. 35 vrijwilligers werkzaam. Zij worden ingezet voor de uitvoering van zogenaamde additionele taken; ondersteuning van lopende projecten. De vrijwilligers krijgen behalve reiskostenvergoeding geen vergoeding anders dan een eindejaarscadeau en er wordt jaarlijks een activiteit buitenshuis voor ze georganiseerd. In het kader van kostenbesparing zal er niet meer actief vrijwilligers worden geworven om het aantal vrijwilligers aan te vullen (na vertrek van een vrijwilliger) of uit te breiden.

Dit betekent dat er minder informatie (nadere toegangen) via de website beschikbaar zal komen zoals bijvoorbeeld fotomateriaal/-beschrijvingen, indexen en transcripties.

Omzetbelasting In januari na afloop van een boekjaar dient opgave gedaan te worden voor het BTWcompensatiefonds van de voorheffingen omzetbelasting in gemaakte kosten en gepleegde investeringen. Dit is van toepassing op het programma Erfgoedcentrum met uitzondering van kosten die betrekking hebben op niet-archieftaken; dit komt voort uit gemaakte afspraken met de fiscus. De niet-archieftaken vallen namelijk geheel buiten de omzetbelasting, voorheffingen omzetbelasting en mogen niet opgegeven worden voor het BTW-compensatiefonds.

Schatkistbankieren De wet verplicht schatkistbankieren is in 2013 van kracht geworden. In deze wet is geregeld dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. (Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden.) Het doel van het “schatkistbeleggen” is om de EMU-schuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk) te verminderen.

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

WEERSTANDSVERMOGEN Weerstandscapaciteit Op grond van artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) moet het Erfgoedcentrum in de paragraaf weerstandsvermogen inzicht verschaffen in de robuustheid van de begroting. Het weerstandsvermogen van het Erfgoedcentrum is het vermogen om (incidentele) financiële tegenvallers te kunnen opvangen om taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit (de beschikbare middelen om niet begrote kosten te dekken) en de risico’s (waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen voor zijn afgesloten). Het weerstandsvermogen is van belang voor het bepalen van de gezondheid van de financiële positie van het Erfgoedcentrum. De algemene reserve per 31 december 2024 bedraagt € 72.795. Het weerstandsvermogen is voldoende gezien ook het feit, dat de deelnemende gemeenten aansprakelijk zijn voor de tekorten. Het bedrag van de algemene reserve lijkt wellicht hoog, maar gezien de vierjaarscyclus loopt de reserve weer terug naar het gewenste niveau. (Voor 2025 is het begrote resultaat € 27.440). Het huidige weerstandsvermogen en de geprognosticeerde ontwikkeling daarvan in deze begrotingscyclus is voldoende robuust. Zie voor het verloop van het vermogen het cashflow overzicht bijlage 3.

Risico’s De relevante risico’s voor het weerstandvermogen waren over het algemeen goed te begroten op basis van de realiteit in het verleden. Er zijn op dit moment een tweetal posten die minder zekerheid met zich mee brengen dan voorheen. - Energiekosten: in de loop van de afgelopen jaren zijn de energiekosten enorm gestegen. Het is niet te voorzien hoe de stijging zich zal voortzetten. - ICT: de ICT-beveiliging is kwetsbaarder dan ooit. Wij houden daarom rekening met een stijging van de ICT kosten. Van 3 gemeenten in ons werkgebied en de Provincie Gelderland ontvangt het Erfgoedcentrum subsidie ten behoeve van de uitvoering van de niet-archieftaken. Vaststelling van de definitieve subsidies die worden verstrekt, volgt in het lopende jaar. Aan de vaststelling en toekenning van deze subsidies ligt geen wettelijke verplichting ten grondslag, waardoor mogelijk minder subsidies worden toegekend dan gevraagd. Het risico van ontvangst lagere subsidies wordt geschat op 20% van de totale subsidiebijdrage van Provincie en gemeenten. Medewerkers kunnen door middel van het Individueel Keuze Budget (IKB) zelf beslissen om verlofdagen te kopen of te verkopen. Dit heeft financiële consequenties danwel gevolgen voor het aantal beschikbare uren.

De financiële gevolgen komen jaarlijks ten laste van het jaarresultaat, omdat vooraf nauwelijks een inschatting gemaakt kan worden van deze financiële gevolgen die jaarlijks kunnen fluctueren. De afgelopen jaren is hier minimaal gebruik van gemaakt. Op basis daarvan wordt dit risico ingeschat op nihil. Het Erfgoedcentrum heeft geen lopende risicodossiers zoals bijvoorbeeld claims.

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

Financiële kengetallen Op grond van het wijzigingsbesluit vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), moet een set van vijf verplichte kengetallen opgenomen worden voorzien van een toelichting. Kengetallen: Netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Begroting Begroting Begroting Begroting 2025 2026 2027 2028 11%

11%

11% 20% 1% nvt nvt

11% 17% -1% nvt nvt

8% 24% 1% nvt nvt

8% 18% -1% nvt nvt

De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een positieve schuldquote geeft aan dat er geen overschot aan middelen is. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Erfgoedcentrum in staat is aan haar financiële verplichting te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteit, hoe gezonder het bedrijf. De solvabiliteitsratio blijft heel constant over de jaren 2025-2028. Het Erfgoedcentrum zal geen hoge solvabiliteitsratio opbouwen. Bij een hoger positief resultaat zal dit uitgekeerd worden aan de gemeenten. De structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Dit kengetal geeft aan dat er binnen het Erfgoedcentrum nauwelijks tot geen vrije ruimte aanwezig is. In de meerjarenbegroting van het Erfgoedcentrum is wisselend rekening gehouden met een positief en negatief resultaat. Dit is het gevolg van de vaststelling van een vast meter-tarief voor een aantal jaren. In het overzicht van de kengetallen is dit terug te zien in de solvabiliteitsratio en de exploitatieruimte.

Onvoorzien In de begroting is jaarlijks een post opgenomen voor € 5.000 voor het opvangen van in de loop van het begrotingsjaar noodzakelijke nieuwe uitgaven of de onvermijdelijke verhoging van bestaande posten.

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

BIJLAGE 1: TAAKVELDEN

TAAKVELDEN

LASTEN

0.1 Bestuur

0.4 Ondersteuning

Totaal

0.5 Treasury

5.5 Cultureel

Begroting

Erfgoed

2025

Personeelskosten

270.000

818.650

1.088.650

Apparaatskosten

16.200

686.525

600

275.383

978.708

38.350

16.200

956.525

38.950

1.094.033

2.105.708

Kapitaallasten

Totaal lasten Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

TAAKVELDEN

BATEN

0.1 Bestuur

0.4 Ondersteuning

Totaal

0.5 Treasury

5.5 Cultureel

Begroting

Erfgoed

2025

Bijdrage gemeenten/ Gemeenschappelijke Regelingen

1.877.398

Bijdrage provincie

115.000

Overige baten

95.750

Bijdrage Projecten

45.000

2.133.148

Totaal baten Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers

Resultaat Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers 2025

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

27.440

BIJLAGE 2: Specificatie werkbegroting 2025 LASTEN Nr.

Omschrijving

Begroting 2028

Begroting 2027

Begroting 2026

Begroting 2025

1.222.450 1.225.000

1.177.850 1.180.000

1.126.400 1.128.150

1.088.650 1.090.000

4004 4030 4035 4100 4120 4141 4190

Personeelskosten Lonen en sociale lasten DB Lonen Proj CEPA/Streektaal Provincie (interne uren) Salariskosten derden P&O werkzaamheden Loonsubsidies Reis- en verblijfkosten / Vergoeding vrijwilligers Opleidingskosten Overige personeelskosten

-29.000 9.250 7.500 -7.800 5.000 5.000 7.500

-28.500 9.000 7.500 -7.650 5.000 5.000 7.500

-28.000 8.750 7.500 -7.500 5.000 5.000 7.500

-27.500 8.500 7.500 -7.350 5.000 5.000 7.500

4200 4210 4201 4220 4270 4280

Huisvestingskosten Huur Brewinc Servicekosten Brewinc onbelast Huur overig Stg. Beheer 't Brewinc Schoonmaakkosten Overige huisvestingskosten

550.800 255.000 250.000 7.000 30.000 4.000 4.800

541.400 250.000 245.000 7.600 30.000 4.000 4.800

531.200 245.000 240.000 7.450 30.000 4.000 4.750

516.050 240.000 230.000 7.300 30.000 4.000 4.750

4500 4706 4710 4720 4730 4741

Dienstverleningskosten PR & educatie Boeken en tijdschriften Lidmaatschappen Restauratie en conservering Website en licenties Edepot

100.105 100 2.505 1.500 4.000 46.000 46.000

97.100 100 2.500 1.500 4.000 44.500 44.500

94.110 100 2.510 1.500 4.000 43.000 43.000

91.108 100 2.508 1.500 4.000 41.500 41.500

4640 4700 4705 4725 4740 4750 4751 4780 4955

Bedrijfsvoering Kosten kopieermachines en printers Accountantskosten Administratiekosten Assurantie algemeen ICT kosten SLA Kantoorbenodigdheden Post.nl Verzendkosten Telefoonkosten Bankkosten

122.250 4.000 13.800 3.100 3.500 80.000 3.000 2.250 7.000 600

119.950 4.000 13.600 3.100 3.500 78.000 3.000 2.250 6.800 700

118.350 4.000 13.600 3.100 3.500 76.500 3.000 2.250 6.800 600

116.550 4.000 13.400 3.100 3.500 75.000 3.000 2.250 6.700 600

4999

Onvoorzien

5.000

4410 4401 4521

Projecten Streektaal Magazine OER Project CEPA Regionale Identiteit (Provinciegelden)

160.000 10.000 35.000 115.000

4820 4956 4959

Kapitaallasten Kapitaallasten Afschrijvingen Kosten Bankgarantie Kapitaallasten Rente Lening

35.350 27.500 2.700 5.150

36.350 27.500 2.700 6.150

37.350 27.500 2.700 7.150

38.350 27.500 2.700 8.150

5000

Btw voorheffing Btw voorheffing

98.000 98.000

97.000 97.000

96.000 96.000

95.000 95.000

2.288.955

2.229.650

2.163.410

2.105.708

4000

Totaal lasten

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

Vervolg BIJLAGE 2: Specificatie werkbegroting 2025 BATEN Nr.

Omschrijving

Begroting 2028

Begroting 2027

Begroting 2026

Begroting 2025

Bijdrage gemeenten Bijdrage van de deelnemende gemeenten

1.999.686 1.949.492

1.877.398 1.829.523

Bijdrage meters Regio/Wedeo Bijdrage meters RAL/Hameland/ ISWI Bijdrage van niet WGR gemeenten

22.768 14.926 12.500

21.367 14.007 12.500

8100 8110 8400 8500 8210 8530 8540 4956

Overige baten Vergoeding dienstverlening inkomsten uit DVO's (Bergh/Wrij/Cepa) Verkopen 2e hands boeken Giften en donaties Diverse cursussen Donatie Mr. H.J. Steenbergenstichting Donatie Stichting Vrienden erfgoed Staring Rentebaten

101.750 20.000 61.000 1.500 2.000 1.250 6.500 1.000 8.500

99.750 19.500 59.500 1.500 2.000 1.250 6.500 1.000 8.500

97.750 19.000 58.000 1.500 2.000 1.250 6.500 1.000 8.500

95.750 18.500 56.500 1.500 2.000 1.250 6.500 1.000 8.500

8200 8225 8600

Projecten Streektaal Magazine OER Project CEPA Regionale Identiteit (Provinciegelden)

160.000 10.000 35.000 115.000

Totaal baten

2.261.436

2.259.436

2.135.148

2.133.148

Resultaat

-27.519

29.786

-28.262

27.440

8000

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

BIJLAGE 3: Cashflow overzicht 2025-2028

2025

2026

2027

2028

2025 2028

Resultaat boekjaar Afschrijvingen

27.440,00 27.500,00

-28.262,00 27.500,00

29.786,00 27.500,00

-27.519,00 27.500,00

1.445,00 82.500,00

Totaal Cashflow Aflossing lening

54.940,00 30.061,00

-762,00 31.074,00

57.286,00 32.121,00

-19,00 33.202,00

111.445,00 126.458,00

Restant Cashflow

24.879,00

-31.836,00

25.165,00

-33.221,00

18.208,00

2025

2026

2027

2028

Vermogen 01-01 Resultaat

80.396,00 27.440,00

107.836,00 -28.262,00

79.574,00 29.786,00

109.360,00 -27.519,00

Vermogen 31-12

107.836,00

79.574,00

109.360,00

81.841,00

Verloop Vermogen

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

BIJLAGE 4: Overzicht archiefbestanden met toewijzing zorgdrager

Overzicht omvang archiefbestanden met toewijzing aan zorgdrager, stand van zaken 01-02-2022, waar tarief voor 2025 op is gebaseerd.

01-02-2022 in beheer ECAL

Over te brengen meters 20242026

Bijdrage 2024-2026 in meters zonder Ecal collectie

Collectie Ecal naar rato 310,125 meter t/m 2026

Bijdrage 20242026 in meters

Aalten

504,000

568,500

1.072,500

28,856

1.101,356

184.752,496

Berkelland

983,875

735,000

1.718,875

46,247

1.765,122

296.099,251

Bronckhorst

1.782,750

65,000

1.847,750

49,715

1.897,465

318.299,697

Doetinchem

1.524,625

0,250

1.524,875

41,028

1.565,903

262.680,152

Montferland

647,500

480,875

1.128,375

30,360

1.158,735

194.377,714

Oost Gelre

564,875

544,625

1.109,500

29,852

1.139,352

191.126,242

Zorgdrager

Oude IJsselstreek

Bijdrage 2025-2026 Meterprijs: € 167,75

1.047,000

240,000

1.287,000

34,627

1.321,627

221.702,996

Winterswijk

882,625

49,000

931,625

25,066

956,691

160.484,890

Regio

91,375

12,250

103,625

17.383,094

Wedeo/ Laborijn

13,250

10,500

23,750

3.984,063

RAL

59,875

51,750

8.681,063

Hameland

258,000

30,000

5.032,500

1,750

293,563

11.117,125

€ 1.864.897,72

ISWI (Laborijn)

totaal

8.361,500

2.706,000

10.831,375

DEFINITIEF CONCEPT Programmabegroting ECAL 2025 v5

285,750

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.oude-ijsselstreek.nl/api/v1/meetings/4738/documents/29231