WK Wheelchair Tennis Masters 2022.DOCX

Advies aan B&W Onderwerp WK Wheelchair Tennis Masters 2022 Datum

26 juli 2022

Naam en telefoon

K. Brooijmans

Afdeling

MM/MO

Portefeuillehouder

JP Hooiveld

Wat adviseer je te besluiten? 1. Het WK Wheelchair Tennis Masters 2022 in te zetten voor de promotie van Oss en daarvoor € 65.000 extra beschikbaar te stellen van de overgehevelde COVID-19 gelden. 2. De gemeenteraad te informeren over dit besluit. De gemeente Oss heeft een overeenkomst met TennisEvents BV voor de organisatie van het WK Wheelchair Tennis Masters 2022. Een aantal kosten is in die overeenkomst open gelaten omdat ze nog verder uitgewerkt moet worden en het maken van sommige kosten een keuze is. De keuze betreft vooral hospitality en communicatie. Die kosten en de beoogde impact zijn nu in beeld en we stellen voor om een budget van € 65.000 hiervoor beschikbaar te stellen. Wat is de aanleiding voor dit advies? De gemeente Oss heeft met TennisEvents BV een overeenkomst gesloten waarin de verantwoordelijkheden van het WK Wheelchair beschreven staan per partner inclusief de kosten. De gemeente Oss heeft daarin afspraken gemaakt die financiële consequenties hebben waarvoor dekking aanwezig was. Het college heeft op 8 maart 2022 (4808133) de overeenkomst vastgesteld en de overeenkomst is ondertekend.

In het collegevoorstel is aangegeven dat we voor de zomer een voorstel doen inzake de kosten voor de gemeente die niet in de overeenkomst staan zoals voor hospitality, communicatie, de inrichting van de sporthal en tennishal en de ondersteuning aan sportverenigingen bij het verplaatsen van activiteiten. Aan welke opdracht draagt dit advies bij? Dit evenement en ons partnerschap daarin draagt bij aan onze (inter)nationale uitstraling als inclusieve stad. Het evenement en de samenwerking dragen bij aan de ambities in het Osse Sport Akkoord en specifiek op het programma Uniek Sporten. Het evenement sluit aan bij drie Global Goals te weten 3 – goede gezondheid en welzijn, 10 – ongelijkheid verminderen en 17 – partnerschap om doelstellingen te bereiken. Welk resultaat willen we bereiken? Oss is een inclusieve gemeente. Iedereen mag er zijn en beweegt mee. Daar zorgen we als gemeente samen met het Sport Expertise Centrum en onze partners van het Osse Sport Akkoord elke dag actief voor. Het WK Wheelchair Tennis Masters is een uitgesproken evenement waarbij we dat kunnen laten zien. Sportpark de Rusheuvel is voor dit evenement een uitstekende plek. Vanuit tennis maar vooral ook vanuit het speerpunt inclusief sporten. De verenigingen op dit sportpark maken zich daar sterk voor. Dat komt ook tot uiting in de uitstekende faciliteiten die geschikt zijn

Advies aan B&W

Pagina 1 van 5

Advies aan B&W voor valide en minder valide sporters. Het is topsport op hoog maatschappelijk niveau. Daar willen we publiek van laten genieten en sporters in faciliteren.

Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1.1 Het WK Wheelchair Tennis Masters biedt een wereldwijd podium voor Oss als inclusieve gemeente. We zien kansen om het evenement dat plaatsvindt tussen 30 oktober en 6 november 2022 in te zetten voor de boodschap dat Oss een inclusieve stad wil zijn waar diversiteit een heel belangrijk onderwerp is en waar we elke dag hard werken om zoveel mogelijk mensen in Oss in beweging te krijgen. Om dat te doen, is het nodig om daarover te communiceren. Communicatieplan Voor de gemeente Oss zijn de communicatiedoelstellingen als volgt: 1.

Inwoners, sporters, en sport organisatoren weten dat Oss inclusieve gemeente is met betrekking tot sport;

2.

Inwoners zijn bewust van goede sportfaciliteit de Rusheuvel;

3.

Inwoners zijn bewust dat sporten voor iedereen gezond is en gaan meer sporten;

4.

City marketing (DatisOss): Bezoekers en deelnemers zien Oss als een mooie gemeente met goede sportfaciliteiten voor iedereen;

5.

Door zichtbaarheid met divers promotiemateriaal tijdens het evenement zien ook mensen van buiten Oss de faciliteit en brengen we de boodschap van Oss als inclusieve gemeente met betrekking tot sport voor het voetlicht.

Om hier handen en voeten aan te geven, zetten we verschillende kanalen in. TennisEvents BV/Team TOC heeft de lead in de communicatie. Zij maken de communicatiemiddelen, zoals de website (ENG – NL), advertenties en socials. De partners zoals het Sport Expertise Centrum (SEC) en de gemeente sluiten daarbij aan. Team TOC maakt ook een communicatie kalender. Iedere partner zet ook eigen communicatiekanalen in. Voor gemeente Oss zijn dat onder andere: Oss actueel, citydressing met evenementenborden en banieren, websites en socials van Gemeente Oss zoals DatisOss en Tref het in Oss. Daarvoor worden deels de reguliere financiële middelen van de afdeling ingezet. We zien nog een aantal mogelijkheden meer om Oss in de schijnwerper te zetten en om Ossenaren kennis te laten maken met rolstoeltennis en dit evenement: •

Kaarten beschikbaar stellen (50 vrije tickets per dag);

•

Aanwezigheid van hoogwaardigheidsbekleders zoals Prinses Margriet en minister Helder van Sport;

•

Betrekken van sportverenigingen bij het evenement. We zien kansen om leden van sportverenigingen te betrekken als vrijwilliger bij het sportevenement en bieden clinics en workshops aan;

•

Bijeenkomst Vereniging Sport en Gemeenten (VSG) waarbij wethouders en ambtenaren sport van collega gemeenten zijn uitgenodigd.

Advies aan B&W

Pagina 2 van 5

Advies aan B&W

Het Sport Expertise Centrum verzorgt eveneens een programmering in de aanloop naar het WK Wheelchair Tennis Masters. Hiervoor heeft ze subsidie ontvangen van het BrabantSport Fonds. We maken extra afspraken met het SEC om ook het Speciaal Onderwijs te betrekken. 1.2 We willen de atleten, gasten, hoogwaardigheidsbekleders en partners gastvrij ontvangen. Om de atleten, hun begeleidende teams, partners, hoogwaardigheidsbekleders en ook binnen- en buitenlands gasten gastvrij te onthalen, zien we daarvoor een aantal mogelijkheden die we willen inzetten zoals: •

Het moment van de officiële loting feestelijk aankleden;

•

Een diner op het centercourt voor gasten van de gemeente, zoals representanten van de International Tennis Federation (ITF), de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB), NOC*NSF, Provincie Noord-Brabant, Sport Expertise Centrum, Brabant Sport. Tevens atleten, oud sporters, media, ondernemers en andere genodigden;

•

Het aanbieden van welkomstgeschenkjes voor de atleten op hun hotelkamer. We vullen een tas met Osse spulletjes met daarbij een brief van de wethouder/burgemeester/B&W;

•

Collegeleden zijn op verschillende momenten aanwezig ten behoeve van de ontvangst van hoogwaardigheidsbekleders, atleten en bijzondere groepen. Bij verschillende gelegenheden wordt een toespraak verwacht;

•

Tevens zijn er nog een aantal kosten die we als gemeente dragen conform de overeenkomst met betrekking tot de inrichting van het terrein, de tennishal en de sporthal op de Rusheuvel. We vergoeden ook de kosten van sportverenigingen die te maken hebben met het verplaatsen of opslaan van spullen tijdens het evenement (paragraaf 4.2 van de overeenkomst).

1.3 Het WK Wheelchair wordt ondersteund door een brede groep Osse ondernemers. In de overeenkomst staat de gemeente garant voor het vinden van een commerciële partner voor een bedrag van € 65.000. Totaal investeert de gemeente € 150.000. De sponsor is gevonden. De Provincie investeert eenzelfde bedrag in het evenement. Het genoemde totaalbedrag in de overeenkomst staat los van de kosten die we voor hospitality en communicatie gaan maken, die waren ten tijde van het ondertekenen van de overeenkomst nog niet inzichtelijk. Andere Osse ondernemers krijgen de kans om zich te laten zien tijdens het evenement in een duurzaamheidsbeurs (29 en 30 oktober 2022) en op de talentenbeurs (1 november 2022) die tijdens het evenement gehouden gaan worden. Wat zijn kanttekeningen, tegenargumenten of risico’s? 1.1 Sportverenigingen op de Rusheuvel moeten tijdelijk uitwijken naar andere locaties. Vanaf het moment dat bekend was dat het evenement op de Rusheuvel zou landen hebben we gecommuniceerd met de daar aanwezige sportverenigingen. We begeleiden hen in het verplaatsen van hun activiteiten. Dit doen we in samenwerking met het Sport Expertise Centrum. De kosten die met het verplaatsen en het tijdelijk opslaan van spullen (TurnOss) gemoeid zijn, vergoeden we.

Advies aan B&W

Pagina 3 van 5

Advies aan B&W

Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën We hebben Rijksmiddelen die bedoeld zijn voor het compenseren van COVID-19 schade overgeheveld naar 2022. Er is op € 1.065.000 beschikbaar voor corona compensatie. Het bedrag is opgebouwd uit middelen voor cultuur en leefstijlinterventies ten behoeve van een impuls om samen met jongeren, lokale organisaties en evenementensector volledig COVID-19 proof kleinschalige activiteiten te programmeren op het gebied van cultuur, sport en andere zinvolle vrijetijdsbesteding. Dit voorstel gaat over de extra middelen voor het WK Wheelchair Tennis Masters 2022 die we willen betalen uit het deel dat is bestemd voor leefstijlinterventies. In de overeenkomst tussen gemeente en de organisator staan een aantal kosten genoemd die we voor onze rekening nemen als gemeente. In het collegevoorstel van 8 maart 2022 (4808133) is daar ook een dekkingsvoorstel bij opgenomen. We bespreken in dit voorstel de kosten die ten tijde van het ondertekenen van de overeenkomst nog niet inzichtelijk waren en dus om een extra investering vragen, waaronder de basis inrichting van de beide sporthallen (terrein), communicatie en hospitality van het evenement. Communicatie € 18.500 Hospitality

€ 36.500

Terrein

€ 10.000 +

--------------------------Totaal

€ 65.000

We stellen voor deze kosten te dekken uit de overgehevelde COVID-19 middelen en wel uit het deel dat is bestemd voor leefstijlinterventies. Daarvoor is € 195.000 beschikbaar. € 65.000 besteden we aan het WK Wheelchair Tennis Masters 2022 en € 130.000 reserveren we voor het ondersteunen van het proces Urban Ox Park. Verenigingen: De kosten die met het verplaatsen en het tijdelijk opslaan van spullen gemoeid zijn, hebben we nog niet volledig in beeld. Mochten er kosten zijn dan dekken we die uit de stelpost kleine verenigingen. b. Overlegd met Programmamanager Sport en Gezondheid, Cultuur, Ontmoeten – Peter Noten F&C – Gordon Braicks en Sjef de Block TennisEvents BV/Team TOC Vastgoed – Wiljan Mentink Communicatie – Theodora Verploegen BZ - Anja Kleinpenning

Advies aan B&W

Pagina 4 van 5

Advies aan B&W

Bijlagen 1.

Ondertekenende Overeenkomst

Samenvatting De gemeente heeft met het ondertekenen van de overeenkomst met TennisEvents BV haar commitment getoond aan het WK Wheelchair dat tussen 30 oktober en 6 november 2022 wordt gehouden op de Rusheuvel in Oss. In de aanloop naar het evenement trekt de gemeente Oss in samenwerking met TennisEvents BV/TeamTOC, het Sport Expertise Centrum en de sportverenigingen van de Rusheuvel op om er voor Ossenaren en sporters een succes van te maken. In het collegevoorstel van 8 maart 2022 (4808133) kondigden we aan dat we een voorstel zouden doen voor de zomer waarin de extra kosten inzichtelijk zijn. We stellen voor om het WK Wheelchair met een bedrag van € 65.000 extra te ondersteunen voor de kosten van communicatie, hospitality en de inrichting van terrein, tennishal en sporthal. We willen dat betalen uit de overgehevelde COVID-19 gelden; leefstijlinterventies.

Advies aan B&W

Pagina 5 van 5