VTH-TOR HOR-plan 2021.pdf

7.2.3 Verwachten we nog extra inkomsten in 2021? Vanuit het Rijk is ons een vergoeding van de werkzaamheden voor toezicht en handhaving op de Covid-19 maatregelen beloofd. Deze vergoeding is bedoeld om werkzaamheden die blijven liggen door de inzet op de maatregelen, door extra inhuur te laten doen. Op dit moment weten we de hoogte van die vergoeding nog niet precies. Zie ook paragraaf 2.1. Als we de vergoeding krijgen en als die toereikend is, zetten we die vergoeding in volgorde in op: •

Parkeren in de openbare ruimte. Vooruitlopend daarop heeft TOR/HOR al 2 parkeerwachters voor 2021 ingehuurd.

•

Het inhalen van de achterstand bij het voeren van aanwijsprocedures van nieuwe monumenten (2.4.1).

•

Het inhalen van de achterstand bij ro-zaken (paragraaf 2.5.1)

•

7.3

Wat is ons Programma voor 2021?

We hebben heel veel verschillende taken. Deze staan per cluster in ons werkprogramma (Urenmatrix 2021). Ons werkprogramma 2021 kunt u terugvinden in bijlage 1. - 30 -

Voor het plan voor 2021 hebben we geen veranderingen aangebracht aan onze ureninzet, prioriteiten en strategieën. Net zoals het uitvoeringsprogramma hebben we de prioriteiten en strategieën opgenomen in de bijlage van het plan.

- 31 -

Hoofdstuk 8 Monitoring, rapportage en evaluatie

In dit plan is al veel gezegd over de uitvoering van onze taken. Het is nu tijd om ermee aan de slag te gaan. Maar doen we het wel goed? En doen we wel wat we hebben gepland? Is dat ook wel de juiste manier om onze doelen te halen? Om deze vragen te beantwoorden zullen we goed bij moeten houden: •

wat we doen,

•

hoe we dat doen en,

•

of we onze doelen daarmee bereiken.

Door dit goed en op het juiste moment te meten, kunnen we bijsturen als dat nodig is. We hebben niet voor niets afspraken gemaakt met ons college, onze partners en onze gemeenteraad. Het gaat dus om monitoren, rapporteren en evalueren. Het is het sluitstuk van ons plan 2021, maar zeker niet van onze beleidscyclus. We willen leren van onze monitoring, zodat we ons plan steeds beter kunnen maken. Ook willen we steeds de juiste dingen blijven doen. Het monitoren van de uitvoering is ook een wettelijke eis die staat in het Besluit omgevingsrecht. Dat geldt ook voor de jaarlijkse verantwoording aan de gemeenteraad. In dit hoofdstuk geven we aan waarom, wat en hoe we monitoren.

8.1

Wat is het Wettelijk kader om te monitoren?

De wet VTH is op 12 april 2016 van kracht geworden. Daarmee verplicht het Besluit omgevingsrecht (Bor) ons om te monitoren en te rapporteren. Dit geldt zowel voor toezicht en handhaving als voor vergunningverlening. Wij zijn dus verplicht om met een geautomatiseerd systeem ons uitvoeringsprogramma en onze doelstellingen te monitoren. Maar we zijn ook verplicht om jaarlijks terug te kijken, ofwel evalueren, op: •

ons Uitvoeringsprogramma,

•

onze werkwijzen en,

•

onze doelen.

We moeten de gemeenteraad rapporteren ver het monitoren en evalueren.

8.2

Wat is de ‘PDCA-Cyclus’?

We volgen de PDCA-cyclus. Het monitoren komt terug in de letter C. Die letter staat namelijk voor ‘Check’. Deze check komt op twee plekken terug in de cyclus en is dus erg belangrijk. Op welke plekken komt deze ‘check’ terug? Bij Monitoring (de ‘check’ in het operationeel beleidskader) en Beleidsevaluatie (de ‘check’ in het Strategisch beleidskader). Wat is monitoring? De PDCA-cyclus beschrijft de stap monitoring als volgt: De organisatie monitort met behulp van een geautomatiseerd systeem de resultaten en de voortgang van de uitvoering van het beleid en het uitvoeringsprogramma. De monitoringsresultaten worden gebruikt voor bijsturing van de operationele cyclus en voor input op de beleidsevaluatie. - 33 -

Hoe monitoren we? Voor het uitvoeren we ons jaarlijkse programma gebruiken we: •

werkwijzen,

•

protocollen en,

•

checklisten.

Het hele jaar door monitoren we ons Uitvoeringsprogramma. En zodra het nodig is passen we het programma aan. Hoe evalueren we? We stellen prioriteiten en doelstellingen vast op basis van een risicoanalyse. Daarna bepalen we hoe we die doelstellingen willen bereiken (strategie). Hieruit volgt een (jaarlijks) Uitvoeringsprogramma dat we gaan uitvoeren. De uitvoering hiervan borgen we in de organisatie door er voldoende capaciteit voor te reserveren. Jaarlijks kijken we terug op deze beleidskeuzes (evalueren). En als het nodig is passen we deze keuzes aan.

8.3

Monitoren en terugkijken

We gaan nu dieper in op wat wij het hele jaar door meten. En hoe wij terugblikken op onze beleidskeuzes. Hoofdstuk 7 van dit VTH-plan is besteed aan ons Uitvoeringsprogramma 2021. In het Uitvoeringsprogramma gaan we, voor een deel, uit van een geschat aantal: •

klantvragen en,

•

programmatische en incidentele toezicht- en handhavingsacties.

In de Urenmatrix is ingeschat hoeveel tijd en capaciteit nodig is om al die klantvragen en acties uit te voeren. Dit hebben we per team gedaan. Onze systemen zijn zo gebouwd dat we de actuele stand van de Urenmatrix op elk moment kunnen meten. Hoe komen we aan die actuele gegevens? Die komen uit 2 softwareprogramma’s namelijk: 1.

Cognos Dit programma gebruiken we voor het meten van de actuele stand van het aantal klantvragen. Cognos gebruikt hiervoor gegevens uit onze processen, en de processtappen in Key2Vergunningen.

2.

Timetell Voor het bijhouden van de uren die worden besteed aan onze taken, gebruiken we het programma ‘Timetell’. Elke medewerker registreert hierin de tijd die wordt besteed aan een taak. Om goed te kunnen monitoren zijn er alleen tijdschrijfcodes aangemaakt die die precies overeenkomen met de taken in ons Uitvoeringsprogramma 2021.

Gegevens combineren Door de gegevens uit deze programma’s te combineren, kunnen we op een redelijk eenvoudige manier zien of ons plan volgens planning verloopt. Dit kan op elk moment. Maar we bespreken minimaal 4 keer per jaar de tussenresultaten. Dit gebeurt in de verschillende cluster-overleggen. Blijkt dan dat de planning uitloopt op een bepaald onderdeel? Dan kunnen we op tijd ons programma of onze capaciteit aanpassen. Maar het kan ook zo zijn dat de behoefte ontstaat om het beleid of beleidsdoelen opnieuw te bekijken. Dat nemen we dan mee in de omgevingsanalyse voor het volgende plan.

- 34 -

8.4

Hoe en wanneer rapporteren we de gemeenteraad?

We zijn verplicht om onze gemeenteraad te rapporteren over onze werkzaamheden. Deze verplichting staat in artikel 7.7 van het Besluit omgevingsrecht. Welke vragen moeten in een rapportage worden beantwoord? Dat zijn: •

Hebben we uitgevoerd wat we hebben beloofd (het uitvoeringsprogramma uit hoofdstuk 7)?

•

In hoeverre hebben deze activiteiten bijgedragen aan het bereiken van de gestelde doelen (de strategieën uit hoofdstuk 5)?

•

Hebben we onze doelen bereikt (doelstellingen uit hoofdstuk 3)?

•

Hebben we de activiteiten uitgevoerd volgens onze prioriteitenstelling (prioriteiten uit hoofdstuk 4)?

De rapportage verbindt de monitoring en de beleidsevaluatie. Hoe vaak rapporteren wij onze gemeenteraad? Twee keer per jaar. De eerste keer is aan het begin van het jaar. Dit is als het plan met de daarin opgenomen Omgevingsanalyse wordt vastgesteld. En de tweede keer is een paar maanden later. Dan volgt een cijfermatige evaluatie van alles wat wij én onze partners hebben uitgevoerd. Dit doen we in het ‘Jaarverslag VTH-TOR/HOR-plan’.

- 35 -