Toezichtoordeel Provincie Informatie en Archiefbeheer over 2019.PDF

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oss Postbus 5 5340 BA OSS

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel Informatie- en Archiefbeheer Datum

21 september 2020 Ons kenmerk

Geacht college,

C2266479/4756508 Uw kenmerk

-

Door erop toe te zien dat de lokale overheden hun maatschappelijke taken goed uitvoeren, dragen we bij aan een bestendig en veilig Brabant met een sterk openbaar bestuur. Een bestuur waar de inwoners op kunnen vertrouwen. Respect voor de eigen verantwoordelijkheid van besturen en raden is het uitgangspunt.

Contactpersoon

H.J.B.M. (Herman) van Mierlo Telefoon

(06) 52 79 42 18 Email

hvmierlo@brabant.nl

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht vragen we gemeenten in NoordBrabant voor 15 juli 2020 het verslag archiefbeheer over 2019, naar ons toe te sturen. Het verslag ontvingen we op 7 juli 2020. Op basis van de criteria uit het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht van dit jaar beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het archief- en informatiebeheer als voldoet. Informatie- en archiefbeheer

Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor goed bestuur. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Wanneer overheidsarchieven niet volledig en betrouwbaar zijn, belemmert dat een goede bedrijfsvoering en de verantwoording naar de samenleving. Voor ons toezicht op het informatie- en archiefbeheer sluiten we aan bij de aanbeveling van de VNG dat het college de raad jaarlijks informeert over archiefzorg- en beheer van het voorafgaande jaar 1.

1

VNG-Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren, april 2013, hoofdstuk 2.4.2 frequentie van het verslag.

Bijlage(n)

-

Voor de beoordeling van uw verslag baseren we ons op de volgende 5 thema’s:

Datum

21 september 2020 Ons kenmerk

KPI-nr

Omschrijving

1 3

Lokale regelingen Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Digitale archiefbescheiden in het bijzonder Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots

4 6 7

C2266479/4756508

Criteria waaraan wij toetsen

Uw verslag aan de raad beoordelen we aan de hand van de volgende criteria: Oordeel

Criteria

Voldoet

U brengt jaarlijks verslag uit aan de raad, beschrijft minimaal de 5 prioritaire thema’s – indien nodig – de voorgenomen verbetertrajecten en stuurt ons een afschrift hiervan voor 15 juli. U brengt jaarlijks verslag uit aan de raad, maar beschrijft niet alle 5 prioritaire thema’s of alle benodigde verbetertrajecten of de beschreven verbetertrajecten voldoen niet. U stuurt ons het verslag aan de raad in afschrift voor 15 juli. U brengt geen verslag uit aan de raad of een afschrift van het verslag is niet voor 15 juli naar ons toegestuurd.

Voldoet gedeeltelijk

Voldoet niet

Oordeel

We baseren ons oordeel vooral op de kwaliteit van het proces van verslaglegging en de aanwezigheid van een goed verbeterplan. Dit oordeel kan daardoor afwijken van de bevindingen en het oordeel dat de archivaris in zijn verslag aan u beschrijft. Deze zijn vooral op de inhoud gericht. We ontvingen het verslag archiefbeheer voor 15 juli. Het verslag is door u op 2 juni 2020 in het college behandeld en vanuit daaruit doorgestuurd naar de raad. Daar is het jaarverslag op 10 september 2020 behandeld als ingekomen stuk in de Adviescommissie Sociaal Bestuurlijk. Het verslag beschrijft de 5 thema’s waar wij onze beoordeling op baseren en waar nodig zijn verbetervoorstellen gedaan. We beoordelen uw gemeente daarom als ‘voldoet’. Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart, die wij in het eerste kwartaal van volgend jaar op onze website www.brabant.nl/ibt zullen publiceren.

2/3

Gevraagde actie van uw kant

Datum

We vragen u voor 15 juli 2021 een volledig verslag aan de raad en aan ons te sturen over het informatie- en archiefbeheer binnen uw gemeente in het verslagjaar 2020. In dit verslag lezen we graag op welke punten het informatieen archiefbeheer voldoet aan de gestelde eisen uit de archiefwet- en regelgeving en op welke punten verbeteringen doorgevoerd moeten worden. Graag zien we dat u hierbij ook het door u vastgestelde Beleidsplan informatiebeheer 2020-2022 met de daarbij behorende actielijst betrekt, evenals de bevindingen van uw gemeentearchivaris.

21 september 2020 Ons kenmerk

C2266479/4756508

In het bijzonder zijn wij geïnteresseerd in de voorzieningen die u treft ten aanzien van het beheer van archieven bij het uitbesteden van taken aan bijvoorbeeld gemeenschappelijke regelingen (KPI 1.3). Deze informatie is (nog) niet volledig opgenomen in het jaarverslag. Verder vernemen wij graag de (verdere) voortgang van de KPI’s 3 en 4 met betrekking tot de duurzame bewaring van archiefbescheiden in de andere applicaties dan het DMS. In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording gaan we ervan uit dat u uw raad over het oordeel informeert. Totaal overzicht eind dit jaar

In het eerste kwartaal van volgend jaar zullen we u een totaaloverzicht sturen van de uitkomsten van ons systematisch toezicht op de gebieden Archieftoezicht, Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening. Tot slot

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer H.J.B.M. van Mierlo van ons team IBT informatie- en archiefbeheer. Hij is van maandag tot en met vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer (06) 52 79 42 18. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

Mevrouw N. Wester MSc, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend. I.a.a. de archivaris van de archiefdienst

3/3