Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2021 over het jaar 2020.PDF

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Oss t.a.v. College van burgemeester en wethouders Postbus 5 5340 BA OSS

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer 2021 Datum

8 oktober 2021 Ons kenmerk

Geacht college,

C2278107/4924229 Uw kenmerk

Toezicht houden op de taakuitvoering door lokale overheden is naast een wettelijke taak ook één van de kerntaken van de provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995 en de goede maatregelen worden getroffen voor het tegengaan van risico’s. Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Hierbij is het op orde zijn van de digitale en papieren archivering een voorwaarde om alle andere overheidstaken goed uit te kunnen voeren. Systematisch toezicht informatie- en archiefbeheer

Bij de uitvoering van ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer vragen wij u jaarlijks uiterlijk 15 juli het verslag informatie- en archiefbeheer over het voorgaande jaar naar ons toe te sturen 1. Het verslag dient vergezeld te gaan met een SMART opgesteld verbeterplan en de raadsinformatiebrief. Uw verslag met bijbehorende stukken ontvingen wij op 8 juni 2021. Op basis van de criteria die wij hanteren, beoordelen wij uw gemeente voor wat betreft ons systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer over 2020 als voldoet. Uw verslag aan de raad beoordelen we aan de hand van de volgende criteria.

1

Zie: Uitvoeringsagenda Interbestuurlijk Toezicht 2021 en Factsheet Informatie- en archiefbeheer

DMS #4493157 Contactpersoon

G.J.M. (Bennie) Blom Telefoon

+31 6 55686593 Email

GJBLOM@brabant.nl Bijlage(n)

-

Datum

Beoordeling

Criteria

8 oktober 2021 Ons kenmerk

Voldoet

 Het college brengt vóór 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan de raad.  Gedeputeerde Staten (GS) heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen.  Het verslag gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende risicovolle knelpunten.

Voldoet gedeeltelijk

 De uitwerking in het verbeterplan is niet zodanig SMART beschreven dat er het vertrouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke informatiehuishouding.

Voldoet niet

Indien voor 15 juli: a. geen verslag met verbeterplan is uitgebracht aan de raad; of b. de raad het verslag niet heeft behandeld; of c. GS de stukken niet heeft ontvangen.

C2278107/4924229

Beoordeling

Wij baseren onze beoordeling vooral op het proces van verslaglegging en de kwaliteit van het bijbehorende verbeterplan om de grootste risico’s binnen afzienbare tijd beheersbaar te maken. Onze beoordeling kan daardoor afwijken van de bevindingen van de archivaris omdat de archivaris vooral kijkt naar de kwaliteit van en de wijze waarop u uitvoering geeft aan de Archiefwet 1995. Wij ontvingen uw verslag archiefbeheer met bijbehorende stukken voor 15 juli jl. Het verslag is op 27 mei 2021 door de raad behandeld als ingekomen brief in de Opiniecommissie Sociaal Bestuurlijk. Uw verslag en bijbehorend verbeterplan beschrijft concreet de knelpunten waarmee u risico loopt, inclusief de maatregelen die u gaat nemen om de risico’s zo spoedig mogelijk te beheersen. We beoordelen uw gemeente daarom als ‘voldoet’. Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Tezamen met de prestaties van het systematisch toezicht op de gebieden Financieel toezicht, Huisvesting vergunninghouders, Monumentenzorg, Omgevingsrecht en Ruimtelijke Ordening wordt het dashboard over 2021 in het laatste kwartaal van dit jaar op onze website www.brabant.nl/ibt gepubliceerd.

2/3

In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren.

Datum

8 oktober 2021 Ons kenmerk

Gevraagde acties van uw kant in 2022

C2278107/4924229

Uiterlijk 15 juli 2022 ontvangen wij graag een voortgangsverslag dat u aan de raad heeft gestuurd. Het voortgangsverslag bevat in elk geval:  De raadsinformatiebrief van uw college aan de raad. Indien er sprake is van nieuwe ontwikkelingen worden die hierin beschreven.  Een apart, concreet en actueel verbeterplan. Hierin beschrijft u concreet alle verbeteracties waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties opgepakt gaan worden.  Een aanbiedingsbrief van uw college aan Gedeputeerde Staten. In het bijzonder zijn wij geïnteresseerd in de voortgang in de totstandkoming van het zogenoemde bestandsoverzicht zodat inzichtelijk wordt waar welke informatie, ook buiten het DMS, aanwezig is en op welke wijze het beheer en toegankelijkheid geregeld is. Tot slot

Indien u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de heer G.J.M. Blom, toezichthouder van ons team IBT Informatie- en archiefbeheer. Hij is op maandag tot en met donderdag tijdens kantooruren bereikbaar via telefoonnummer 06-55 68 65 93. Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

N. Wester MSc, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

3/3