Resultaten onderzoek archivering digitale agenda s.PDF

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Aan alle colleges van Burgemeester en Wethouders in de provincie Noord-Brabant

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Resultaten onderzoek archivering digitale agenda's Datum

1 december 2020 Ons kenmerk

Geacht college,

C2252329/4795922 Uw kenmerk

Contactpersoon

M.I. (Maaike) van Driel

In het najaar van 2019 hebben wij u met onze brief met kenmerk C2252328/4587368 geïnformeerd over het onderzoek dat wij voornemens waren uit te voeren naar de archivering van digitale agenda’s en audio- en videotulen in uw organisatie. Wij bedanken u voor uw medewerking en deelname aan deze onderzoeken.

Telefoon

(06) 27 74 51 91 Email

mvdriel@brabant.nl Bijlage(n)

1

In 2012 en 2015 hebben we eveneens de archivering van digitale agenda’s onderzocht. Het doel van de vorig jaar gehouden hercontrole is om inzicht te krijgen of gemeenten voorzieningen hebben getroffen voor het beheer en de archivering van de digitale agenda’s van bestuurders. Waarom digitale agenda’s archiveren?

De digitale agenda’s van bestuurders spelen met name een rol bij de financiële administratie en de Belastingdienst, bijvoorbeeld vanwege de verantwoording van onkostendeclaraties. Ook kunnen ze een cruciale rol spelen in de reconstructie van langslepende zaken of calamiteiten. De agenda’s kunnen dan inzicht geven hoe bestuurders hun taken hebben uitgevoerd. Het niet kunnen leveren van deze informatie na een Wob-verzoek daartoe kan tot imagoschade leiden. Daarnaast bent u op grond van de Archiefwet verplicht deze informatie zeven jaar te archiveren. In bijzondere situaties geldt hiervoor een langere bewaartermijn. Resultaten

Uit de resultaten van de hercontrole is gebleken dat ongeveer een derde van de gemeenten nog geen voorzieningen heeft getroffen voor de archivering van digitale agenda’s.

De digitale agenda’s zijn complexe archiefbescheiden, waarin de gehele problematiek van digitale archivering aan bod komt; het gebruik van een specifieke applicatie, ongebruikelijk bestandsformaat, scheiding tussen werk- en privé-informatie en de omgang met frequente wijzigingen. Dit maakt de archivering van deze archiefbescheiden tot een uitdaging waarbij logischerwijs niet direct een makkelijke (technische) oplossing voor handen lijkt.

Datum

1 december 2020 Ons kenmerk

C2252329/4717650

Uw organisatie behoort tot de groep die in bepaalde mate voorzieningen heeft getroffen. Wij verzoeken u om de voorzieningen die u nu heeft getroffen periodiek aan te passen aan de technische mogelijkheden hiertoe.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

Mevrouw N. Wester MSc, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

2/2