Resultaten onderzoek archivering audio- en videotulen.PDF

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12

Aan de colleges van Burgemeester en Wethouders in de provincie Noord-Brabant

Fax (073) 680 76 80 www.brabant.nl IBAN NL86INGB0674560043

Bereikbaarheid openbaar vervoer en fiets: www.brabant.nl/route

Onderwerp

Resultaten onderzoek archivering audio- en videotulen Datum

1 december 2020 Ons kenmerk

Geacht college,

C2252328/4795892 Uw kenmerk

In het najaar van 2019 hebben wij u met onze brief met kenmerk C2252328/4587368 geïnformeerd over het onderzoek dat wij voornemens waren uit te voeren naar de archivering van digitale agenda’s en audio- en videotulen in uw organisatie. Wij bedanken u voor uw medewerking en deelname aan deze onderzoeken.

Contactpersoon

M.I. (Maaike) van Driel Telefoon

(06) 27 74 51 91 Email

In 2016 hebben we de archivering van audio- en videotulen bij de Brabantse gemeenten eveneens onderzocht. Het doel van de vorig jaar gehouden hercontrole is om inzicht te krijgen of gemeenten de afgelopen jaren voorzieningen hebben getroffen voor het beheer en de archivering van de audio- en videotulen. Waarom audio- en videotulen archiveren?

Om te beginnen is er geen verplichting om audio- en videotulen te maken, maar als deze zijn gemaakt, dienen ze blijvend te worden bewaard. De beknopte notulen of besluitenlijsten zijn van een andere aard en kwaliteit dan videotulen en worden achteraf vastgesteld. Om die reden dienen beide verslagen in samenhang met elkaar worden bewaard. Alle audio- en videotulen van de gemeenteraad zijn permanent te bewaren archiefbescheiden. De gemeente dient daarom voldoende maatregelen te nemen om de toegankelijkheid, de staat en de ordening te waarborgen. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en dus ook voor deze raadsinformatie. Resultaten

Uit de hercontrole is gebleken dat meer gemeenten nu gebruik maken van audioen videotulen voor hun raadsvergaderingen. Met de stijging van gebruik is er geen stijging in maatregelen geconstateerd.

mvdriel@brabant.nl Bijlage(n)

-

De aanbevelingen uit het vorige rapport zijn niet overal doorgevoerd en daarmee lopen Brabantse gemeenten onder andere een risico op een gebrekkige verantwoording van het democratische proces.

Datum

1 december 2020 Ons kenmerk

C2252328/4717729

Wij verzoeken u kennis te nemen van de aanbevelingen uit het rapport en deze binnen uw organisatie te realiseren. Tevens verzoeken wij u om de voorzieningen te monitoren en aanvullende acties te ondernemen wanneer dit noodzakelijk blijkt. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens deze,

Mevrouw N. Wester MSc, programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

2/2