Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid Oost-Brabant
Tekst van het document
Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid
31
regio Brabant-Noord Politie Oost-Brabant
Brandweer Brabant-Noord
GHOR Brabant-Noord
Casemanager
Advies altijd bij
B- & C-evenementen
B- & C-evenementen
B- & C-evenementen
C-evenementen
Adviesverzoek
Mail aan:
Mail aan:
Mail aan:
Mail aan:
evenementen mailadres van
risicobeheersing@brwbn.nl
evenementenadviseur GHOR
evenementen@vrbn.nl
het basisteam
(persoon, geen algemene mailbox)
Toelichting advies-
N.v.t.
verzoek
Ingevuld adviesverzoek formu-
Ingevulde ‘Behandelscan eve-
Ingevulde ‘Behandelscan eve-
lier brandweer
nementen Brabant’
nementen Brabant’
Adviestermijn25
10 werkdagen
10 werkdagen
10 werkdagen
10 werkdagen
Spoedadvies
Teamchef van het basisteam
Accountmanager risicobeheer-
Evenementenadviseur GHOR
Evenementencoördinator
26
sing
VRBN
Onderwerpen in
Het risicoprofiel (een beschrij-
Een toets van de aanvraag aan
Het aantal in te zetten me-
Het bestuurlijk advies van de
adviesbrief
ving van de risico’s). Rekening
het wettelijk kader (BGBOP)
dische hulpverleners en het
casemanager veiligheidsregio
houdend met het activiteiten-
inclusief beschrijving van
niveau van deze hulpverleners;
bevat in ieder geval:
profiel, publieksprofiel, organi-
strijdigheden en mogelijke
Medische voorzieningen;
Een samenvatting van het
satie profiel en ruimtelijk profiel
oplossingen / aanpassingen
Technische hygiënezorg ;
doorlopen traject en de ge-
Maatregelen en voorwaarden
hiervan;
Bereikbaarheid voor de hulp-
maakte afspr```aken;
die niet standaard zijn opgeno-
Een omschrijving van het res-
diensten.
Een overzicht van de (bestuur-
men in de vergunning;
trisico wanneer de strijdigheid
lijke) restrisico’s;
Maatregelen om risico’s te
niet (volledig) wordt opgelost;
Een overzicht van eventuele
beperken of weg te nemen;
Adviezen buiten het wettelijk
operationele afspraken.
Maatregelen die de organisator
toetsingskader;
niet benoemd heeft.
Aandachtspunten voor toezichthouders.
Deelname aan
Uitnodiging aan:
Uitnodiging (minimaal 10
Uitnodiging aan:
Uitnodiging aan:
overleg
evenementen mailadres van
werkdagen voorafgaand aan
evenementenadviseur GHOR
behandelend casemanager
het basisteam
overleg) aan: risicobeheersing@brwbn.nl, inclusief adviesverzoek formulier
Toezicht / inzet
De inzet van politie bij evene-
Verzoeken voor toezicht dienen
De OvD-G kan het evenement
De casemanager heeft geen
tijdens evenement
menten vindt op initiatief van
minimaal 10 werkdagen voor
beoordelen op de juiste inzet
toezichthoudende taak.
de politie zelf plaats (besluit
aanvang via risicobeheer-
van het medisch personeel,
Op basis van de operationeel
driehoek).
sing@brwbn.nl aangevraagd
bereikbaarheid en communi-
gemaakte afspraken (IOP,
te worden. Hierbij moet een
catielijnen met de meldkamer,
maatwerk) kan de casemana-
adviesverzoek formulier en
huisartsenpost en ziekenhui-
ger deelnemen aan het coördi-
de verleende vergunning
zen.
natieoverleg ter plaatse.
toegevoegd zijn. Het verzoek
De GGD kan een algehele
is vooraf afgestemd met de
hygiënecontrole uitvoeren op
brandweer (via jaarplanning of
evenementen.
vooraf afgestemd worden met
Bovenstaande zal altijd in
de accountmanager)
overleg met de betreffende
Gemeente zorgt voor een
gemeente (bevoegd gezag)
toezichthouder/handhaver die
plaatsvinden.
meegaat met de controle.
25
26
In het geval van C-evenementen wordt het formele adviesverzoek pas gedaan ná de multi risicoanalyse. Zie beschrijving stap 4.
De adviesdiensten zullen zich inspannen om in het geval van spoed (<10 werkdagen) advies te geven. Echter kan dit niet worden gegarandeerd i.v.m. workload.
Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid
32
regio Brabant-Zuidoost Politie Oost-Brabant
Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost
Advies altijd bij
B- & C-evenementen
B- & C-evenementen27
Adviesverzoek
Mail aan: evenementen mail-
Ketenportaal
adres van het basisteam Toelichting adviesverzoek
N.v.t.
Om duidelijk te krijgen wat het adviesverzoek omvat, kan (naast de te beoordelen
Adviestermijn28
10 werkdagen
15 werkdagen
Spoedadvies
29
Teamchef van het basisteam
Verzoek aan: Administratie objectadvisering VRBZO
Onderwerpen in adviesbrief
Het risicoprofiel (een beschrij-
Het brandweer-onderdeel van het VRBZO-advies bevat in ieder geval:
ving van de risico’s). Rekening
Een toets van de aanvraag aan het wettelijk kader (BGBOP) inclusief beschrijving
houdend met het activiteiten-
van strijdigheden en mogelijke oplossingen/aanpassingen hiervan;
profiel, publieksprofiel, organi-
Een omschrijving van het restrisico wanneer de strijdigheid niet (volledig) wordt
satie profiel en ruimtelijk profiel
opgelost;
Maatregelen en voorwaarden
Adviezen buiten het wettelijk toetsingskader;
die niet standaard zijn opgeno-
Overdracht van het brandweeradvies aan de eigen toezichthouders.
stukken) een toelichting worden meegegeven in het ketenportaal
men in de vergunning; Maatregelen om risico’s te
Het GHOR-onderdeel van het VRBZO advies bevat in ieder geval:
beperken of weg te nemen;
Maatwerkvoorwaarden tbv de medische inzet tijdens het evenement;
Maatregelen die de organisator
Preventieadviezen;
niet benoemd heeft.
Maatwerkvoorwaarden Hygiëne. Het bestuurlijk onderdeel van het VRBZO advies bevat in ieder geval: Een samenvatting van het doorlopen traject en de gemaakte afspraken; Een overzicht van de (bestuurlijke) restrisico’s; Een overzicht van eventuele operationele afspraken.
Deelname aan overleg
Uitnodiging aan:
Uitnodiging aan: de behandelend ambtenaar / gemeentelijk aanspreekpunt
evenementen mailadres van
VRBZO.
het basisteam Toezicht / inzet tijdens evenement
De inzet van politie bij evene-
Verzoeken tot toezicht minimaal 10 werkdagen voor een evenement indienen via
menten vindt op initiatief van
naleving@vrbzo.nl
de politie zelf plaats (besluit
Ook zonder verzoek kan de VRBZO op basis van het basistakenpakket of naar
driehoek).
aanleiding van klachten een controle uitvoeren (artikel 10 en 61 lid 3, Wet Veiligheidsregio’s). Uitgangspunten: A-evenementen: Geen toezicht. Uitzondering hierop is dat op basis van een duidelijke motivatie en in overleg toezicht wordt ingericht. B-evenementen: Toezicht houden op basis van verwachte fysieke en gezondheid (GHOR) risico’s. C-evenementen: Standaard toezicht houden.
27 28
29
Bij A-evenementen waar een tent wordt geplaatst van meer dan 250 m2 en/of war meer dan 500 personen aanwezig zijn, kan conform afspraken uit het basistakenpakket risicobeheersing VRBZO over deze tent advies worden aangevraagd bij de brandweer. In het geval van C-evenementen wordt het adviesverzoek pas gedaan ná de multi risicoanalyse. Zie beschrijving stap 4.
De adviesdiensten zullen zich inspannen om in het geval van spoed (korter dan adviestermijn) advies te geven. Echter kan dit niet worden gegarandeerd i.v.m.
workload.
Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid
33
Bijlage D Reg. Evenementenkalender Stap 0
Vooraankondiging
Voorfase
Stap 1 Aanvragen evenement Aanvraag Stap 2 Intake door gemeente
Regionaal overzicht Ongevraagd adviseren
Stap 4 Signaleren en adviseren
Stap 5 Besluiten op de aanvraag
Stap 6 Operationele voorbereiding
Inplannen personeel
Vergunning & wijzigingen
Inzien en voorbereiden
Regionale evenementenkalender (Digimak)
Stap 3 Bepalen van behandelaanpak
(incl. documenten)
Raadplegen Stap 7 Uitvoeren van evenement
(bereikbaarheids informatie)
Stap 8 Evaluatie van het proces
Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid
34
Doelen van de regionale evenementenkalender De regionale evenementenkalender heeft voor alle gemeenten en hulpdiensten in Oost-Brabant de volgende doelstellingen: • Inzage in het totaal aan evenementen in Oost-Brabant • Mogelijkheid tot het signaleren van knelpunten in het totaal aan evenementen (bijvoorbeeld een ongewenste samenloop van evenementen) • Mogelijkheid tot ongevraagd adviseren en ongevraagd toezicht • Inplannen van capaciteiten en personeel (waaronder politie) • Operationele voorbereiding van medewerkers (inlezen documenten) • Raadplegen van bereikbaarheidsinformatie in het geval van calamiteiten door meldkamer De regionale evenementenkalender dient dus niet ter facilitering van het inhoudelijke adviseringsproces van een evenement. De aanvraag van adviezen loopt d.m.v. het in dit document geschetste evenementenproces (stappen 0 t/m 8) en bijhorende werkafspraken van de adviesdiensten (bijlage C). De gezamenlijke regionale evenementenkalender (Digimak) is de enige wijze waarop bovenstaande doelstellingen kunnen worden bereikt. Immers heeft geen enkele individuele partij (gemeente of hulpdienst) in Oost-Brabant overzicht van álle vergunningsplichtige evenementen in Oost-Brabant.
Richtlijnen voor het vullen van Digimak Om bovenstaande doelstellingen te bewerkstellingen maken we in Oost-Brabant al enige jaren gebruik van de applicatie Digimak. Conform eerder gemaakte afspraken maken de gemeenten de evenementendossiers aan in Digimak. Voor het vullen van deze evenementendossiers in DigiMak gelden de volgende richtlijnen: • Alle vergunningsplichtige evenementen (A, B of C) worden op Digimak geplaatst. • Meldingsplichtige evenementen hoeven niet op DigiMak te worden geplaatst. • Vooraankondiging: indien een organisator een vooraankondiging bij de gemeente doet, maakt de gemeente een evenementendossier aan op Digimak. • Aanvraag: zodra de aanvraag van een evenement bij de gemeente is gedaan, maakt de gemeente een evenementendossier aan op Digimak. Relevante documenten (zie hieronder) worden toegevoegd. Wanneer al een dossier was aangemaakt a.g.v. een vooraankondiging, dan wijzigt de gemeente de status hiervan. • Vergunning: Zodra de vergunning is verleend, plaatst de gemeente deze vergunning (en eventuele gewijzigde/definitieve documenten) op Digimak.
• Uploaden relevante documenten: de documenten die van belang zijn om toe te voegen aan een evenementendossier in Digimak zijn (indien beschikbaar) minimaal: – Plattegrond / GRID-kaarten – Veiligheidsplan & calamiteitenplan – Medisch / gezondheidsplan – Verkeersplan – Vergunning • Contactgegevens: De contactgegevens (operationele contactpersonen) van de organisator en gemeente worden voor ieder evenement onder het tabblad contactpersonen vermeld.
Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid
35
Bijlage E Overzicht infobladen Brandweer
GHOR30
Politie
Algemene brandveiligheidsvoor-
Koolmonoxide bij indoor gemotori-
N.v.t.
schriften bij evenementen
seerde evenementen
Kleine tenten <25 m2
Dieren bij evenementen
Grote tenten >25 m2
Gehoorschadepreventie
Bakken en frituren
Evenementen in, op of rondom natuurwater
Braderieën en rommelmarkten
Overnachtingen bij evenementen
Optochten
Tijdelijke watervoorzieningen bij evenementen
Slapen in niet slaapgebouwen
Warme weersomstandigheden bij evenementen
Vuurkorven en fakkels
Kou en extreme weersomstandigheden
Straat barbecues
Extreem warme weersomstandigheden bij evenementen Kleurenpoeder en evenementen Mud- en obstacleruns Tijdelijke zwemwatervoorziening bij evenementen Eikenprocessierups Drugs, lachgas en alcohol SOA en evenementen
30
Niet alle onder genoemde infobladen zijn in eigen beheer. Enkelen worden ook door partners ter beschikking gesteld. Medio 2020 stelt GGD GHOR Nederland landelijke infobladen voor evenementen ter beschikking.
Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid
36
Regionale procesbeschrijving evenementenveiligheid
37