Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten 2024 en 2025 Gemeenschappelijke regeling BHIC

E-mail gemeente@oss.nl www.oss.nl

Aan de gemeenteraad van Oss Raadhuislaan 2

Postbus 5

5341 GM Oss

5340 BA Oss

Wilt u bij uw reactie de datum van deze brief en ons kenmerk vermelden?

Datum

Ons kenmerk

01 oktober 2024

Behandeld door

Aantal bijlagen

O. van Leeuwen

3

Wat adviseert het college te besluiten? 1. Het college toestemming te verlenen om in te stemmen met de Wijzigingsbesluiten 2024 en 2025 Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Wat is de aanleiding voor dit advies? De Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: "Wgr") is gewijzigd. Deze wetswijziging leidt er toe dat de tekst van de gemeenschappelijke regeling moet worden aangepast. Er wordt geen inhoudelijke aanpassing gedaan. Op grond van de nieuwe Archiefwet zal de Minister van OCW uit de huidige gemeenschappelijke regeling stappen. De nieuwe Archiefwet is uitgesteld. Het integrale wijzigingsbesluit is als gevolg hiervan gesplitst in Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling 2024 (bijlage 3) en Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling 2025 (bijlage 4), zodat de wijzigingen gefaseerd in kunnen gaan. De Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum is een collegeregeling. Dat betekent dat uitsluitend de colleges van burgemeester en wethouders deelnemen. De gemeenteraden zijn dus geen deelnemer. De beslissing tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling is dan ook voorbehouden aan het college. Op grond van de Wgr heeft het college vooraf toestemming nodig van de gemeenteraad voor het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling. Inhoudelijke zienswijze gemeenteraad.

Uw raad heeft als enige gemeenteraad een inhoudelijke zienswijze ingediend. Het BHIC heeft gereageerd en aangegeven deze inhoudelijke zienswijze niet te willen overnemen in de gemeenschappelijke regeling. Dit enerzijds omdat de regeling hierin al deels in voorziet: er wordt een zienswijze gevraagd bij elk onderdeel van de P&C-cyclus van het BHIC. Anderzijds is het BHIC een organisatie met een beperkte overhead: het aanpassen van de Gemeenschappelijke Regeling betekent dat het proces wat al doorlopen is, opnieuw moet en

Volgvel

Ons kenmerk

2

dat kost veel arbeidscapaciteit. Het BHIC gaat graag in op het voorstel om het gesprek aan te gaan om te bezien hoe de betrokkenheid van de gemeenteraad vergroot kan worden. Aangezien het een collegeregeling betreft, is het aan het college om dit gesprek in eerste instantie te voeren. Welk resultaat willen we bereiken? Dat het BHIC voldoet aan de wettelijke vereisten voor informatievoorziening en archivering. Welke argumenten zijn er voor dit advies? (=want) 1.

Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum

2024 In het Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling (GR) 2024, waarin de wijzigingen met betrekking tot de nieuwe Wgr zijn opgenomen, is artikel 40 toegevoegd. Dit betreft een overgangsbepaling om de splitsing mogelijk te maken. De Minister is in dit Besluit nog gewoon deelnemer, dus wordt opgenomen als deelnemer in dit Besluit. Dit geldt ook voor de Algemene Besturen van de waterschappen. In het Besluit wordt verwezen naar de huidige Archiefwet. De beoogde ingangsdatum van het Wijzigingsbesluit GR 2024 is 1-1-2025. 2.

Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum

2025 In het Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling 2025 zijn de wijzigingen voortkomend uit de nieuwe Archiefwet, de hiermee samenhangende uittreding van het Rijk en de uittreding van de Algemene Besturen van de waterschappen (DB in plaats van AB in de regeling), opgenomen. De Minister is in dit Besluit geen deelnemer meer. In het Besluit wordt verwezen naar de nieuwe Archiefwet. Na het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet en het uittreden van de Minister, vervalt artikel 40 (overgangsbepaling), een maand nadien van rechtswege. Ingangsdatum van het Wijzigingsbesluit GR 2025 is het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet en daarmee de uittreding van de Minister, prognose 1-1-2026. Vanaf de daadwerkelijke ingangsdatum geldt de nieuwe bestuurssamenstelling.

Volgvel

Ons kenmerk

3

Wat zijn tegenargumenten of risico’s? (=maar) Indien uw raad deze toestemming niet verleend omwille van het amendement, zal de gemeenschappelijke regeling herzien moeten worden. Dit betekent dat uw raad geadviseerd wordt om in overleg te treden met de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Indien er overeenstemming gevonden wordt betreft de wijziging en het BHIC verzocht wordt de regeling te wijzigen wordt het proces om te voldoen aan de Archiefwet met een jaar vertraagd. Het wijzigingen van de gemeenschappelijke regeling kost immers 6 tot 9 maanden. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën De aanpassing van de gemeenschappelijke regeling heeft geen financiële gevolgen voor de deelnemers. b. Communicatie In de conceptregeling is opgenomen dat overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het college van de gemeente Oss wordt aangewezen als college dat de bekendmaking regelt. c. Uitvoering Het college stelt de wijziging voor 2024 vast. Het definitieve besluit voor het Wijzigingsbesluit GR 2025 wordt aangehouden. Het is wachten op het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet. d. Overlegd met D. Warris M. Kurvers Bijlagen 1. Raadsbesluit Wijzigingsbesluiten 2024 en 2025 Gemeenschappelijke regeling BHIC 2. Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum 2024 3.

Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum 2025 Samenvatting (=korte inhoud) De voorgestelde wijzigingsbesluiten zijn noodzakelijk om te voldoen aan de nieuwe Archiefwet en zorgen ervoor dat het BHIC de wettelijke vereisten voor informatievoorziening en archivering blijft nakomen. Hoewel de gemeenteraad een inhoudelijke zienswijze heeft

Volgvel

Ons kenmerk

4

ingediend, heeft het BHIC aangegeven dat hieraan niet tegemoet gekomen kan worden vanwege de complexe procedures en beperkte capaciteit. Het college stelt voor om het gesprek aan te gaan met de gemeenteraad om de betrokkenheid te vergroten. Het advies is gebaseerd op de noodzaak om te voldoen aan de wetgeving en het feit dat de wijzigingen geen financiële gevolgen hebben. Indien de gemeenteraad niet instemt, zal het proces vertragen en zal het BHIC langer duren om aan de nieuwe wetgeving te voldoen.