Raadsvoorstel voorlopige gunning aanbesteding accountantsdiensten 2021-2024.DOCX

Datum

13 april 2021 Onderwerp

Uw kenmerk

Voorlopige gunning aanbesteding

F&C

accountantsdiensten 2021-2024

Wat adviseert het college te besluiten? 1.

De opdracht voor de accountantsdiensten 2021-2024 voorlopig te gunnen aan Baker Tilly

2.

N.V. De verdere uitvoering van dit besluit over te dragen aan het college.

Wat is de aanleiding voor dit advies? Het contract met de huidige accountant loopt af. De gemeenteraad is opdrachtgever voor de accountantscontrole. Vanwege de hoogte van de opdrachtwaarde in euro’s is een Europese Aanbesteding verplicht. Hiervoor heeft de gemeenteraad op 25 juni 2020 het aanbestedingsdocument vastgesteld. Dit document bevat het programma van eisen voor de aanbesteding. Ook zijn hierin de gunningscriteria vastgesteld op basis waarop de inschrijvingen zijn beoordeeld. In een Europese Aanbestedingsprocedure mag niet achteraf niet meer van afgeweken worden. Dit advies bevat de uitkomst van deze beoordeling. De publicatie van het aanbestedingsdocument heeft vijf inschrijvers opgeleverd. Door de inschrijvers zijn voorafgaand aan het indienen van hun offerte vragen gesteld. Hierop is vanuit de organisatie een zogenaamde nota van inlichtingen opgesteld. Op basis van deze informatie zijn de inschrijvingen gedaan. De offertes zijn beoordeeld door een beoordelingscommissie.

Volgvel

Ons kenmerk

2

De beoordelingscommissie bestond ambtelijk uit de concerncontroller, teamleider financiën, teamleider financiële administratie en senior AO/IC ondersteund door de inkoopadviseur en aanbestedingsjurist. De beoordeling omvatte ook een presentatie, die de vijf partijen op 31 maart 2021 hebben gehouden. Oorspronkelijk was deze al in januari gepland, maar vanwege de coronamaatregelen is deze twee keer verzet. Voor de beoordeling van deze presentaties is gebruik gemaakt van de bovenstaande commissie, aangevuld met de rekeningcommissie, een vertegenwoordiging uit het college (portefeuillehouder financiën), de gemeentesecretaris en de griffier. De presentaties van de inschrijvers zijn verzorgd door zowel de partner als de manager die in de uitvoering een grote rol heeft.

De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de volgende gunningscriteria, zoals opgenomen in het eerder vastgestelde aanbestedingsdocument: Nr

Criteria

Weging

Kwalitatieve sub-gunningscriteria

70%

1

Controleaanpak

20%

2.

Natuurlijke adviesfunctie

10%

3.

Kwaliteit controleteam

10%

4.

Presentatie(s)

30%

Commerciële sub-gunningscriteria

30%

5.

30%

Prijs

Welk resultaat willen we bereiken? 1. De opdracht voorlopig gunnen aan accountantskantoor Baker Tilly N.V. Welke argumenten zijn er voor dit advies? (=want) 1.1 Baker Tilly N.V. heeft de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. Gelet op bovenstaande gunningscriteria (kwaliteit en prijs) heeft Baker Tilly N.V. de hoogste score behaald en daarmee de economisch meest voordelige inschrijving gedaan. U wordt daarom voorgesteld de opdracht voor de accountantsdiensten 2021-2024 voorlopig te gunnen aan Baker Tilly N.V.. 2.1 De verdere uitwerking van het besluit is alleen uitvoering

Volgvel

Ons kenmerk

3

Na voorlopige gunning wordt de gunning definitief wanneer er geen bezwaren worden ingediend door andere inschrijvers. Bij het aanbestedingsdocument was de conceptovereenkomst al bijgevoegd. Voor verdere afwikkeling van de aanbesteding is geen nieuwe besluitvorming meer nodig. Dit betreft het definitief maken van de gunningsbeslissing en het formaliseren van het contract. Dit kan via het college. Wat zijn tegenargumenten of risico’s? (=maar) 1.1 Het betreft nog een voorlopige gunning De afgewezen inschrijvers hebben volgens de Europese Aanbestedingsprocedure het recht om desgewenst binnen 20 dagen na dagtekening van de voorlopige gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te maken. Als zij hiervan geen gebruik maken, wordt de voorlopige gunning omgezet in een definitieve gunning door toezending van de definitieve gunningsbeslissing (via het college) en ondertekening van de overeenkomst. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën De aanbesteding leidt op dit moment tot een stijging van het budget voor de controle (circa € 30.000 extra). Dit verwerken we als 3O-ontwikkeling in de programmabegroting 2022-2025. b. Communicatie Op basis van de voorlopige gunning informeren we alle inschrijvers over de uitkomst van de aanbesteding. c. Uitvoering Door F&C informeert de inschrijvers en in samenwerking met inkoop worden, na de bezwarentermijn, de definitieve contracten getekend.

d. Overlegd met In de rekeningcommissie is de uitkomst van de aanbesteding op 13 april 2021 toegelicht, hierbij waren ook de andere leden die een rol hadden in de beoordelingscommissie van de aanbesteding aanwezig. Bijlagen 1.

Samenvatting beoordeling inschrijvingen aanbesteding accountantsdiensten 20212024

2.

Beoordelingsdocument inschrijvers (basis voor de gunnings/afwijzigingsbrieven aan inschrijvers)

Volgvel

Ons kenmerk

4

Samenvatting (=korte inhoud) Het contract met de huidige accountant liep tot en met boekjaar 2020. Om tot een nieuw contract te komen is een Europese aanbesteding verplicht. De Europese aanbesteding accountantsdiensten 2021-2024 is uitgevoerd op basis van het door de gemeenteraad op 25 juni 2020 vastgestelde aanbestedingsdocument. Van de vijf inschrijvingen heeft Baker Tilly N.V. de hoogste gemiddelde score behaald en is daarmee de economisch meest voordelige inschrijving aan wie het contact voorlopig gegund wordt. De afgewezen inschrijvers hebben volgens de Europese Aanbestedingsprocedure het recht om binnen 20 dagen na dagtekening van de voorlopige gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te maken. Als zij hiervan geen gebruik maken, wordt de voorlopige gunning omgezet in een definitieve gunning.