Raadsvoorstel Verlening contractduur Baker Tilly

8

Datum

21 mei 2024 Onderwerp

Verlenging contractduur Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Wat adviseert het college te besluiten? De huidige looptijd van het contract tussen de gemeente Oss en Baker Tilly (Netherlands) N.V., inzake het verrichten van accountantsdiensten ten behoeve van de gemeente Oss met twee jaar te verlengen tot en met boekjaar 2026. Wat is de aanleiding voor dit advies? Na een openbare aanbesteding volgens de Europese Richtlijn Diensten heeft de gemeente Oss voor de dienstjaren 2021 tot en met 2024 het verrichten van accountantsdiensten ten behoeve van de gemeente Oss gegund aan Baker Tilly. In het bestek was opgenomen dat de overeenkomst voor een periode van 4 boekjaren gold met de mogelijkheid om de overeenkomst maximaal 1 keer twee jaar te verlengen. Deze mogelijkheid dient vóór 1 augustus van het laatst nog lopende, contractuele, boekjaar expliciet voorgelegd te worden aan de raad. Concreet betekent dit dat vóór 1 augustus 2024 de raad een beslissing moet nemen om de nog lopende overeenkomst met Baker Tilly met twee jaar te verlengen, dus t/m boekjaar 2026.

Volgvel

Ons kenmerk

2

Welk resultaat willen we bereiken? Het verlengen van de overeenkomst voor de accountantscontrole van de jaarrekening door Baker Tilly in lijn met de Europese aanbestedingsregels. Welke argumenten zijn er voor dit advies? (=want) 1.1 De werkzaamheden worden door Baker Tilly naar tevredenheid uitgevoerd en beide partijen hebben geïnvesteerd in de goede samenwerking De samenwerking tussen de ambtelijke organisatie en Baker Tilly verloopt goed. Sinds de aanvang hebben beide partijen geïnvesteerd in een goede samenwerking. Jaarlijks evalueren we samen het proces en zo gaat de controle en afstemming daarover elk jaar beter. Beide partijen zijn tevreden over de gang van zaken. We stellen daarom voor om het contract met 2 jaar te verlengen om de samenwerking voor te zetten. Een aanbesteding en daardoor mogelijk een nieuwe accountant zou betekenen dat we nu mogelijk al vanaf de tweede helft van dit jaar opnieuw tijd moeten investeren in een aanbesteding en goede samenwerking met een accountant. Voorbeelden van de goede samenwerking zijn dat we zaken goed kunnen bespreken en we wederzijds dingen ter discussie kunnen stellen. De accountant staat hier open voor en denken goed mee (aan de voorkant). Ze weten inmiddels de weg in de organisatie en hoe we werken. Dit zorgt ervoor dat de controles over het algemeen soepel verlopen.

Daarnaast zijn de rapportages en de communicatie richting de raad helder en duidelijk. Ook in de rekeningcommissies geeft de accountant duidelijke presentaties en staan ze open voor gesprek. 1.2 De kans op een economisch voordeligere inschrijving (kwaliteit en prijs) is klein. We verwachten niet dat we bij een nieuwe aanbesteding economisch betere inschrijvingen krijgen. Landelijk zien we nog steeds dat het voor veel gemeenten lastig is om een accountant te kunnen vinden en kosten voor accountantsdiensten stijgen. Daarom vinden we verlengen een veilige optie. Daarnaast is een Europese aanbesteding tijdrovend en is veel ambtelijke inzet vereist. 1.3 Door het contract te verlengen zal een nieuwe raad moeten besluiten over de aanbesteding Door de accountantsdiensten met twee jaar te verlengen zal het (Europese) aanbestedingstraject van eind 2025 tot half 2026 plaatsvinden. Een nieuwe gemeenteraad zal

Volgvel

Ons kenmerk

3

beslissen over een nieuwe accountant. Het programma van eisen en het proces/procedure zal de huidige raad mee vormgeven. De nieuwe raad zal dan een rol hebben in het beoordelen van de presentaties en de selectie. We zullen de nieuwe raad zo goed mogelijk in positie brengen. Wat zijn tegenargumenten of risico’s? (=maar) 1.1 We geven andere partijen geen kans om zich in te schrijven Door het contract met Baker Tilly te verlengen is het niet mogelijk voor andere partijen om zich te melden voor de controle van de jaren 2025 en 2026. Wij schatten dat de kans echter klein is dat er zich partijen zouden melden die een economisch gunstigere inschrijving hebben. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën De kosten voor het verrichten van accountantsdiensten in 2025 en 2026 passen binnen het huidige budget. b. Communicatie Niet van toepassing. c. Uitvoering In de Rekeningcommissie van 10 juni 2024 zullen we het gesprek voeren met de leden van de Rekeningcommissie om de werkzaamheden van de accountant te bespreken en eventuele afspraken maken voor komende periode. d. Overlegd met F&C Griffie Baker Tilly

Volgvel

Ons kenmerk

4

Samenvatting (=korte inhoud) We stellen voor om het contract met Baker Tilly inzake het verrichten van accountantsdiensten ten behoeve van de gemeente Oss met twee jaar te verlengen voor de dienstjaren 2025 en 2026.