raadsvoorstel kadernota 2025 GR BHIC

Volgvel

Ons kenmerk

2

Datum

16 januari 2024 Onderwerp

Aantal bijlagen

Kadernota 2025 GR Brabants Historisch

3

Informatiecentrum (BHIC)

Wat adviseert het college te besluiten? 1. De volgende zienswijze te geven op de Kadernota 2025 van GR Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC): -

Het werkplan 2025 dat gebaseerd is op een geactualiseerd beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” van het BHIC zet in op de verdere ontwikkeling van het e-depot, de duurzame invulling van de maatschappelijke opgave (ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal), het schrijven van de Brabantse geschiedenis en het verwelkomen van een breder publiek door het terrein van De Citadel meer in te zetten. We ondersteunen deze duurzame lijn en uitwerking voor 2025;

-

We stemmen in met de bijdrage aan het BHIC voor 2025 zoals die is berekend met de nieuwe inwoneraantallen voor de gemeente Oss per 1 januari 2023;

-

De zorg om de hogere energielasten als signaal richting het Rijk en het verzoek voor (gedeeltelijke) compensatie opnieuw te ondersteunen;

-

Gezien het ravijnjaar verwachten we weinig structurele ruimte in de gemeentebegroting. Wij vragen de GR daarom nogmaals om de komende periode terughoudend te zijn met extra kostenstijgingen (buiten reguliere inflatie) en ontwikkelingen zo veel mogelijk op te vangen binnen de beschikbare financiële middelen.

Volgvel

Ons kenmerk

3 Wat is de aanleiding voor dit advies? Het Brabants Historisch Informatiecentrum (hierna: BHIC) voert namens deelnemende gemeenten wettelijke archieftaken uit. De kadernota geeft aan welke inhoudelijke en financiële uitgangspunten zij hanteert voor de begroting 2025. Via de zienswijze kan de gemeenteraad zijn beleidsmatige en/of financiële aandachtspunten meegeven. Een aantal zaken zijn belangrijk om te benoemen in die zienswijze: -

De bijdragen per gemeente zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Informatiecentrum (1-1-2005). Ze zijn niet eerder geactualiseerd. In de kadernota 2025 is de bijdrage van de gemeente Oss aangepast aan het actuele inwoneraantal in 2023. Voor de gemeente Oss betekent dat een hogere bijdrage van € 5.600.

Het werkplan 2025 houdt rekening met het uittreden van het Rijk per 1-1-2025. Wanneer het Rijk uittreedt moet de gemeenschappelijke regeling aangepast worden. Dit gebeurt samen met de aanpassingen die nodig zijn om te voldoen aan de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. We leggen het voorstel over de aanpassing van de GR vanwege uittreden van het Rijk tegelijk met de wijzigingen die nodig zijn voor de Gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) separaat aan uw raad voor. Welk resultaat willen we bereiken? We bereiken duidelijkheid over de uitgangspunten die het BHIC hanteert voor haar wettelijke taak en maatschappelijke opgave. De gemeenteraad kan mede richting geven aan de inhoudelijke en financiële koers van het BHIC. Met betrekking tot de Kadernota 2025 maken we een zienswijze kenbaar. Zienswijze Het BHIC geeft in de kadernota 2025 een werkplan voor dat jaar waarin veel aandacht zal uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot en de duurzame invulling van de maatschappelijke opgave (ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal) Ook zet BHIC in op het schrijven van de Brabantse geschiedenis en het verwelkomen van een breder publiek door het terrein van De Citadel meer in te zetten. Dit werkplan dat gebaseerd is op een geactualiseerd beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” ondersteunen we.

Met de aanpassing van de inwonersaantallen voor de berekening van de bijdrage van de gemeente Oss met ingang van 2025 stemmen we in. De aanpassing van de gemeenschappelijke regeling BHIC vanwege de uittreding van het Rijk combineren we met de wijzigingen aan de GR die nodig zijn voor de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Deze zaken zijn in voorbereiding en de processen lopen parallel. We leggen de aanpassing van de GR ten behoeve van een zienswijze in een apart voorstel voor aan de gemeenteraad. We maken in onze zienswijze tevens kenbaar dat we de zorgen van het BHIC begrijpen met betrekking tot de hogere energielast. We gaan er vanuit dat de hogere energielast in elk geval gedeeltelijk door het Rijk zal worden gecompenseerd. We ondersteunen opnieuw dit verzoek richting het Rijk vanuit het BHIC.

Volgvel

Ons kenmerk

4

Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1.1 We maken een zienswijze kenbaar om het werkplan 2025 te ondersteunen. In het nieuwe beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” voor de periode 2023-2026, worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd en wordt voortgegaan op de ingezette weg. De ambities in het werkplan 2025 zijn daarop gebaseerd. Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2025 naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot, de verdieping van de maatschappelijke functie en verbreding van het publieksbereik door het terrein van de Citadel meer hiervoor in te zetten. 1.2 We maken een zienswijze kenbaar om de nieuwe bijdrage aan het BHIC op basis van recente inwoneraantallen te bekrachtigen. De bijdragen van de regiopartners zijn t/m 2024 steeds gebaseerd op de inwoneraantallen van 20 jaar geleden, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Informatiecentrum. In de bestuursvergadering van 31 maart 2023 hebben de portefeuillehouders mede besloten vanaf 1-1-2025 uit te gaan van nieuwe inwoneraantallen. Indien gerekend wordt met de meest recente inwoneraantallen per 1-1-2023, geeft dit een verschuiving van de bijdragen tussen de deelnemers. Dit betekent een hogere bijdrage van de gemeente Oss van € 5.600.

Wat zijn tegenargumenten of risico’s? 1.1 We maken een zienswijze kenbaar waarbij we aangeven dat we de GR gaan aanpassen Het Rijk wil per 1 januari 2025 uittreden omwille van regionale en lokale worteling. Ook vanwege de digitalisering die de verantwoordelijkheid van de minister overstijgt, treedt ze uit de gemeenschappelijke regeling. Het digitale Rijksarchief wordt namelijk beheerd door het Nationaal Archief. De toenmalige minister van Basis- en Voortgezet onderwijs en Media Arie Slob, heeft daar in 2018 de eerste aanzet toe gegeven. Een en ander betekent aanpassing van de Archiefwet. De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering (SPUK) verstrekt op grond van een delegatieopdracht van de minister aan de gemeenschappelijke regeling (GR). De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. Het Rijk heeft gegarandeerd dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners. Ook voor de inhoudelijke taak richting de betrokkenen in de GR is er geen andere verhouding, houding of uitvoering voorzien die van invloed is op de dienstverlening van het BHIC aan ons. Een en ander loopt gelijk met de aanpassing van de GR vanwege de Gewijzigde Wet

Volgvel

Ons kenmerk

5

gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de voorgenomen wetswijzing van de Archiefwet. Zaken zijn al in voorbereiding. De GR BHIC kan echter pas rechtsgeldig gewijzigd worden als de nieuwe Archiefwet is aangenomen. Vanwege de demissionaire status van het kabinet is het niet duidelijk wanneer de nieuwe Archiefwet wordt aangenomen. Het onderwerp is overigens niet controversieel verklaard. De verwachting is dat de nieuwe Archiefwet op 1 januari 2025 ingaat. 1.2. We maken in onze zienswijze opnieuw kenbaar dat we de zorg van het BHIC over de stijgende energielasten delen en ondersteunen het verzoek om (gedeeltelijke) compensatie aan het Rijk. Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand, dat eigendom is van het Rijk. In 2022 is een onderzoek gedaan naar mogelijke verduurzamingsmaatregelen. Er is een EPAU (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) opgesteld. De doelstelling hiervan was te kijken of het gebouw met een verbeterd installatieconcept duurzamer en energiezuiniger kan worden gemaakt. De aantal maatregelen zoals LED-verlichting, ventilatie, infiltratie, en warmtepomp heeft het BHIC verder uitgewerkt en werkzaamheden ingepland. Het BHIC maakt zich zorgen over de energiekosten. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van de wettelijke taak is namelijk het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven.

In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregeling zijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%). De energiekosten worden centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf. Het Rijk is gevraagd om (gedeeltelijke) compensatie van de gestegen energiekosten, echter heeft nog steeds geen enkele toezegging gedaan. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage voor loon-en prijsontwikkeling. Dit voorlopig percentage begroting 2023 (2%) wordt in de komende begroting (2025) gecorrigeerd aan de hand van het vastgestelde indexeringspercentage van het lopende jaar 2023 (2,8%). Voor deze kadernota is dat zichtbaar gemaakt in de septembercirculaire gemeentefonds 2023. Samen met de indexering van 2025 van 4,0% betekent dit voor de begroting 2025 een indexeringspercentage van 6,8%.

Volgvel

Ons kenmerk

6

Bijdrage 2025 De bijdragen van de regiopartners zijn t/m 2024 steeds gebaseerd op de inwoneraantallen van 20 jaar geleden, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. In de bestuursvergadering van 31 maart 2023 hebben de portefeuillehouders mede besloten vanaf 1-1-2025 uit te gaan van nieuwe inwoneraantallen. Indien gerekend wordt met de meest recente inwoneraantallen per 1-1-2023, geeft dit een verschuiving van de bijdragen tussen de deelnemers. De bijdrage voor 2025 van de gemeente Oss staat in deze kadernota van het BHIC begroot op € 439.500. Ons huidig budget voor 2025 bedraagt € 408.200. Dit is inclusief € 45.000 voor het e-depot. Het budget neemt toe met € 31.300. Deze stijging heeft te maken met een gehanteerde indexatie op basis van voorlopige indexpercentages én met de wijziging van inwoneraantallen. Voorgesteld wordt om de hogere bijdrage van € 31.300 vanaf 2025 bij te ramen bij het opstellen van de begroting 2025 en ten laste van de stelpost loon- en prijscompensatie. Ontwikkeling bijdrage aan BHIC inclusief E depotbijdrage:

Totaal bijdrage

2025

2026

2027

2028

€ 439.500

€ 458.400

€ 477.300

€ 477.300

b. Communicatie Het besluit van de gemeenteraad over de zienswijze wordt toegezonden aan het bestuur en de directie van het BHIC. c. Uitvoering De Kadernota is de voorloper op de begroting. Met deze nota worden de hoofdlijnen van de begroting 2025 aan de aangesloten gemeenten en waterschappen voorgelegd voor een zienswijze. Het bestuur van het BHIC kan daardoor, bij zijn uiteindelijke afweging, rekening houden met de zienswijzen van de deelnemers. Vervolgens wordt de Kadernota door het Algemeen Bestuur van het BHIC vastgesteld. We maken een zienswijze kenbaar met betrekking tot de uitgezette koers, de herberekening van onze bijdrage, de uittreding van het Rijk en de aanpassing van de GR. Dit zal na de gemeenteraadsvergadering worden meegedeeld aan het BHIC.

Volgvel

Ons kenmerk

7

d. Overlegd met Binnen de regio Brabant-Noord werken gemeenten met elkaar samen bij toetsing en beoordeling van de kadernota’s en begrotingen die gemeenschappelijke regelingen opstellen, het zogeheten adoptieproces. In het voorbereidingstraject voor de zienswijze heeft ambtelijk overleg plaatsgevonden. De gemeente Meierijstad heeft het adoptie-advies opgesteld over de Kadernota 2025 van het BHIC (zie bijlage 2a en 2b). -

F&C – Ton Derkx

-

ICT – informatiebeheer - Michel Goossens

-

Programmamanager Ontmoeten, Sport, Gezondheid en Cultuur, – Merlijn Kurvers

Bijlagen 1. Concept kadernota 2025 Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) 2. Adoptie advies Gemeente Meierijstad a.

Collegeadvies GR BHIC

b.

Raadsvoorstel GR BHIC

Samenvatting Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) heeft de kadernota 2025 aangeboden aan de deelnemende gemeenten, 2 waterschappen en het Rijk. Het college stelt de raad voor een zienswijze kenbaar te maken inzake de kadernota 2025 waarin we het werkplan voor 2025 ondersteunen. De bijdragen voor het BHIC zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum en zijn in de laatste 20 jaar niet geactualiseerd. Bij het uittreden van het Rijk, vermoedelijk 1 januari 2025, zal de gemeenschappelijke regeling aangepast worden en zullen de inwoneraantallen worden geactualiseerd. Vooruitlopend daarop houden we nu al rekening met de hogere bijdrage die dat met zich meebrengt. We stemmen daarmee in. We leggen het voorstel over de aanpassing van de GR vanwege uittreden van het Rijk tegelijk met de wijzigingen die nodig zijn voor de Gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) separaat aan uw raad voor. We maken in onze zienswijze voor de Kadernota 2025 vervolgens kenbaar dat we de zorgen van het BHIC begrijpen met betrekking tot de hogere energielast. We gaan er vanuit dat de hogere energielast in elk geval gedeeltelijk door het Rijk zal worden gecompenseerd. Dit verzoek van het BHIC ondersteunen we opnieuw.