Raadsvoorstel Kadernota 2024 GR BHIC.DOCX

Datum

10 januari 2023 Onderwerp

Aantal bijlagen

Kadernota 2024 GR Brabants Historisch Informatie

3

Centrum (BHIC)

Wat adviseert het college te besluiten? 1. De volgende zienswijze te geven op de Kadernota 2024 van GR Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC): - Het werkplan 2024 dat gebaseerd is op een geactualiseerd beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” van het BHIC te ondersteunen; - Aandacht te vragen voor de wijze waarop de gemeente Oss inhoudelijk op de edepotvoorziening kan aansluiten; - In het portefeuillehouders overleg op 31 maart 2023 een rekenmodel inzake de herberekening van de bijdrage per gemeente op basis van geactualiseerde inwoneraantallen per 2025 voor te leggen; - De zorg om de hogere energielasten vooral als signaal richting het Rijk en het verzoek voor (gedeeltelijke) compensatie te ondersteunen. 2. Wethouder Warris te mandateren om de zienswijze kenbaar te maken aan het BHIC. Wat is de aanleiding voor dit advies? Het Brabants Historisch Informatie Centrum (hierna: BHIC) voert namens deelnemende gemeenten wettelijke archieftaken uit. De kadernota geeft aan welke inhoudelijke en financiële uitgangspunten zij hanteert voor de begroting 2024. Via de zienswijze kan de gemeenteraad zijn beleidsmatige en/of financiële aandachtspunten meegeven.

Volgvel

Ons kenmerk

2

In 2022 heeft uw raad een zienswijze gegeven op de kadernota 2023 over de bekostiging van de e-depotvoorziening. Deze is conform de zienswijze verwerkt in de Budgetontwikkeling 2024 en Meerjarenraming 2025-2027 van het BHIC. De bijdragen per gemeente in de kadernota 2024 zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum (1-1-2005) en deze zijn niet geactualiseerd. Bij het uittreden van het Rijk, vermoedelijk 1-1-2025, zal de gemeenschappelijke regeling aangepast worden en zullen de inwoneraantallen worden geactualiseerd. De totale bijdrage van de gemeenten samen blijven gelijk en zal worden omgeslagen over de nieuwe actuele inwoneraantallen. Afgesproken is dat het BHIC bij het portefeuillehouders overleg van 31 maart 2023 een rekenmodel ter bespreking voorlegt. Welk resultaat willen we bereiken? We bereiken duidelijkheid over de uitgangspunten die het BHIC hanteert voor haar wettelijke taak en maatschappelijke opgave. De gemeenteraad kan mede richting geven aan de inhoudelijke en financiële koers van het BHIC. Met betrekking tot de Kadernota 2024 maken we een zienswijze kenbaar. Zienswijze Het BHIC geeft in de kadernota 2024 een werkplan voor dat jaar. Het werkplan dat gebaseerd is op een geactualiseerd beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” ondersteunen we.

Tegelijkertijd vragen we aandacht voor de wijze waarop de gemeente Oss inhoudelijk op de e-depot voorziening kan aansluiten. We vragen ook aandacht voor het uittreden van het Rijk per 1 januari 2025 (dit was eerst 1 januari 2024). Dit zal namelijk ook het moment zijn waar op basis van geactualiseerde inwoneraantallen de gemeentelijke bijdrage opnieuw wordt berekend. We worden hierover met een rekenmodel op 31 maart 2023 geïnformeerd. We maken in onze zienswijze tevens kenbaar dat we de zorgen van het BHIC begrijpen met betrekking tot de hogere energielasten. We gaan er vanuit dat de hogere energielasten in elk geval gedeeltelijk door het Rijk zullen worden gecompenseerd. We ondersteunen dit verzoek richting het Rijk vanuit het BHIC.

Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1.1 We maken een zienswijze kenbaar om het werkplan 2024 en de ingezette route voor bekostiging en inzet van de e-depotvoorziening te ondersteunen. In het nieuwe beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” voor de periode 2023-2026, worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd en wordt voortgegaan op de ingezette weg. De ambities in het werkplan 2024 zijn daarop gebaseerd. Bij de uitvoering van de wettelijke taak

Volgvel

Ons kenmerk

3

zal in 2024 – naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. De bekostiging van het e-depot gaat zoals afgesproken middels een groeimodel (4 jaren). We stellen een bijdrage ter beschikking van € 0,25 per inwoner in 2024. Vervolgens gaat dit bedrag naar € 0,45 in 2025, € 0,65 in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en volgt vanaf dan jaarlijkse indexering. Dit is verwerkt en vastgesteld door uw raad in de programmabegroting 2023-2026. 1.2. We maken in onze zienswijze kenbaar dat we geïnformeerd willen worden over de nieuwe berekening van de gemeentelijke bijdrage vanwege de actualisatie van de inwonersaantallen In het portefeuillehoudersoverleg dat gepland is op 31 maart 2023 informeert het BHIC de vergadering over de nieuwe bijdragen van gemeenten op basis van geactualiseerde inwoneraantallen. Dit zal ingaan op 1 januari 2025. Dat is ook de datum dat het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling treedt. We informeren uw raad tijdig over de bijgestelde bedragen voor de gemeente Oss. Wat zijn tegenargumenten of risico’s? 1.1 We maken een zienswijze kenbaar om aandacht te vragen voor het proces rondom het uittreden van het Rijk uit de GR per 1 januari 2025 Het Rijk wil per 1 januari 2025 uittreden.

De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering (SPUK) verstrekt op grond van een delegatieopdracht van de minister aan de gemeenschappelijke regeling (GR). De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. Het Rijk heeft gegarandeerd dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners. Ook voor de inhoudelijke taak richting de betrokkenen in de GR is er geen andere verhouding, houding of uitvoering voorzien die van invloed is op de dienstverlening van het BHIC aan ons. 1.2. We maken in onze zienswijze kenbaar dat we de zorg van het BHIC over de stijgende energielasten delen en ondersteunen het verzoek om (gedeeltelijke) compensatie aan het Rijk. Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand, dat eigendom is van het Rijk. In 2022 is een onderzoek gedaan naar mogelijke verduurzamingsmaatregelen. Er is een EPAU (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) opgesteld. De doelstelling hiervan was te kijken of het gebouw met een verbeterd installatieconcept duurzamer en energiezuiniger kan

Volgvel

Ons kenmerk

4

worden gemaakt. De voorgestelde maatregelen zoals bijstellen stooklijnen, LED-verlichting, ventilatie, infiltratie, HR++glas en warmtepomp werkt het BHIC verder uit. Het BHIC maakt zich zorgen over de energiekosten. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van de wettelijke taak is namelijk het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregeling zijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%). De energiekosten worden centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf. Het Rijk is gevraagd om (gedeeltelijke) compensatie van de gestegen energiekosten, echter geen enkele toezegging is tot op heden gedaan. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage voor loon-en prijsontwikkeling. Dit voorlopig percentage wordt in de komende begroting (2024) gecorrigeerd aan de hand van het vastgestelde indexeringspercentage van het lopende jaar (2022). Voor deze kadernota is dat zichtbaar gemaakt in de septembercirculaire gemeentefonds 2022. Voor de begroting 2024 betekent dit een indexeringspercentage van 6,1%.

Bijdrage 2024 De bijdragen aan het BHIC zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2024 € 4,46. De bijdrage van de gemeente Oss voor 2024 staat geraamd op € 388.200. Dit betreft een verhoging van € 42.900 ten opzichte van 2023. Deze stijging heeft te maken met de indexatie én de verhoging met betrekking tot het e-depot. Een deel van de kostenstijging te weten een bedrag van € 25.000, is reeds voorzien in onze meerjarenbegroting 2023-2026. Vanwege de gecorrigeerde indexatie is er nog € 17.900 nodig. Voorgesteld wordt om de hogere bijdrage voor 2024 van € 17.900 ten laste te brengen van de stelpost loon- en prijscompensatie.

Volgvel

Ons kenmerk

5

b. Communicatie Het besluit van de gemeenteraad over de zienswijze wordt toegezonden aan het bestuur en de directie van het BHIC. De zienswijze zelf wordt ook gedeeld in het portefeuillehoudersoverleg van 31 maart 2023. c. Uitvoering De Kadernota is de voorloper op de begroting. Met deze nota worden de hoofdlijnen van de begroting 2024 aan de aangesloten gemeenten en waterschappen voorgelegd voor een zienswijze. Het bestuur van het BHIC kan daardoor, bij zijn uiteindelijke afweging, rekening houden met de zienswijzen van de deelnemers. Vervolgens wordt de Kadernota door het Algemeen Bestuur van het BHIC vastgesteld. We maken een zienswijze kenbaar met betrekking tot de uitgezette koers, het e-depot, de herberekening van onze bijdrage na uittreding van het Rijk en de stijging van de energiekosten. Dit zal na de gemeenteraadsvergadering worden meegedeeld aan het BHIC en in het portefeuillehouder overleg op 31 maart 2023 zullen de aandachtspunten worden geagendeerd. d. Overlegd met Binnen de regio Brabant-Noord werken gemeenten met elkaar samen bij toetsing en beoordeling van de kadernota’s en begrotingen die gemeenschappelijke regelingen opstellen, het zogeheten adoptieproces. In het voorbereidingstraject voor de zienswijze heeft ambtelijk overleg plaatsgevonden.

De gemeente Meierijstad heeft het adoptie-advies opgesteld over de Kadernota 2024 van het BHIC (zie bijlage 2a en 2b). -

F&C – Ton Derkx

-

ICT – informatiebeheer - Michel Goossens

-

Programmamanager Sport, Cultuur, Ontmoeten – Peter Noten

Bijlagen 1. Concept kadernota 2024 Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) 2. Adoptie advies Gemeente Meierijstad a.

Collegeadvies GR BHIC

b.

Raadsvoorstel GR BHIC

Volgvel

Ons kenmerk

6

Samenvatting Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) heeft de kadernota 2024 aangeboden aan de deelnemende gemeenten, 2 waterschappen en het Rijk. Het college stelt de raad voor een zienswijze kenbaar te maken inzake de kadernota 2024 waarin we het werkplan voor 2024 ondersteunen. In 2022 heeft het bestuur een besluit genomen over de bekostiging van de edepotvoorziening. Deze is zoals afgesproken, verwerkt in de Budgetontwikkeling 2024 en Meerjarenraming 2025-2027. We vragen in onze zienswijze aandacht voor de wijze waarop de gemeente Oss inhoudelijk op de e-depot voorziening kan aansluiten. De bijdragen voor het BHIC zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum en zijn nooit geactualiseerd. Bij het uittreden van het Rijk, vermoedelijk 1 januari 2025, zal de gemeenschappelijke regeling aangepast worden en zullen de inwoneraantallen worden geactualiseerd. Afgesproken is dat het BHIC bij het portefeuillehoudersoverleg een rekenmodel voorlegt. Met het uittreding van het Rijk is in de relatie met de andere betrokkenen in de GR geen andere verhouding, houding of uitvoering van afgesproken taken voorzien. We maken in onze zienswijze vervolgens kenbaar dat we de zorgen van het BHIC begrijpen met betrekking tot de hogere energielasten.

We gaan er vanuit dat de hogere energielasten in elk geval gedeeltelijk door het Rijk zullen worden gecompenseerd. Dit verzoek van het BHIC ondersteunen we.