Raadsvoorstel Kadernota 2023 GR BHIC.DOCX
Tekst van het document
Datum
18 januari 2022 Onderwerp
Aantal bijlagen
Kadernota 2023 GR BHIC
1
Wat adviseert het college te besluiten? 1.
De volgende zienswijze te geven op de Kadernota 2023 van GR Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC): -
De uitgezette koers van het BHIC in de kadernota te ondersteunen en daarbij aandacht te vragen voor de wijze waarop de gemeente Oss inhoudelijk op de edepotvoorziening kan aansluiten;
-
De voorkeur uit te spreken voor scenario 1 ten aanzien van een geleidelijke kostenstijging per 2024 inzake de e-depot voorziening;
-
In het portefeuillehouders overleg op 8 april 2022 het groeimodel in onderling overleg aan te laten passen om de reserves van het BHIC minder te belasten;
-
Aandacht te vragen voor de herijking van het beleidsplan. ‘Waarheen leidt de weg?’ dat eindigt eind 2022.
2.
De portefeuillehouder te mandateren om na besluitvorming in de gemeenteraad de zienswijze kenbaar te maken en het groeimodel van scenario 1 aan te passen in overleg met andere portefeuillehouders.
Wat is de aanleiding voor dit advies? Het Brabants Historisch Informatie Centrum (hierna: BHIC) voert namens deelnemende gemeenten wettelijke archieftaken uit. De kadernota geeft aan welke inhoudelijke en
Volgvel
Ons kenmerk
2
financiële uitgangspunten zij hanteert voor de begroting 2023. Via de zienswijze kan de gemeenteraad zijn beleidsmatige en/of financiële aandachtspunten meegeven. In de voorliggende Kadernota 2023 zijn op verzoek van de portefeuillehouders drie scenario’s opgenomen. De gemeenteraad kan via een zienswijze aangeven welke voorkeur zij heeft voor de bekostiging van de e-depotvoorziening. De ingediende zienswijzen worden daarna besproken in het portefeuillehouders overleg van 8 april 2022. Welk resultaat willen we bereiken? We bereiken duidelijkheid over de uitgangspunten die het BHIC hanteert voor haar wettelijke taak en maatschappelijke opgave. De gemeenteraad kan mede richting geven aan de inhoudelijke en financiële koers van het BHIC. Het is met betrekking tot de Kadernota 2023 wenselijk om een zienswijze kenbaar te maken. Zienswijze Het BHIC geeft in de kadernota aan dat er zaken gaan veranderen in de bekostiging en ook gaat zij een nieuwe wettelijke taak uitvoeren v.a. 2024 – te weten de e-depotvoorziening (de opslag van digitale bestanden). E-depot voorziening algemeen Het BHIC heeft op dit moment een aansluiting op het Rijks e-depot. Het Rijk heeft aangegeven uit te treden uit alle Regionale Historische Centra (RHC). Daarmee eindigt ook de aansluiting van de RHC’s op het Rijks e-depot. Hierdoor moet het BHIC (een van de RHC’s) zelf voor een e-depotvoorziening zorgen.
Vanaf 2022 komen alle kosten van de e-depotvoorziening voor rekening van het BHIC zelf. Bij de uitvoering van de wettelijke taak: het voorzien in een archiefbewaarplaats voor zowel fysieke als digitale permanent te bewaren archiefbescheiden, is de ontwikkeling van een edepot voorziening noodzakelijk. Het BHIC zal daarom in 2023 doorgaan met de ontwikkeling hiervan. Het heeft in 2023 geen gevolgen voor de begroting. Dat verandert zoals aangegeven met ingang van 2024. Het BHIC wil vanaf 2024 om deze taak goed en toekomstbestendig uit te kunnen voeren, de deelnemers een bijdrage vragen per inwoner. E-depot bekostiging v.a. 2024 In de afgelopen jaren is steeds aangegeven dat de verwachting een extra bijdrage van € 1,10 per inwoner is voor de bekostiging van het e-depot. De bekostiging van het e-depot is ter consultatie op 1 oktober 2021 besproken met de portefeuillehouders. In dit portefeuillehouders overleg zijn twee scenario’s besproken. Een scenario waarin de Provincie
Volgvel
Ons kenmerk
3
Noord-Brabant via een Dienstverleningsovereenkomst verbonden is als partner in het e-depot en een scenario zonder de Provincie. In beide scenario’s wordt een beroep gedaan op de reserves van het BHIC. Afgesproken is om deze op te nemen in de kadernota, waarmee de deelnemers gevraagd wordt hierop een zienswijze te geven. Verzocht is ook om een derde scenario op te nemen waar uitgegaan wordt van de werkelijke kosten van de e-depotvoorziening, zodat er vanaf 2024 al geen beroep op de reserves van het BHIC gedaan hoeft te worden. 3 scenario’s en de lastenverzwaring in beeld per inwoner v.a. 2024
Scenario
2024
2025
2026
2027 T.l.v. reserves
1. Met de PNB, groeimodel 2. Zonder de PNB, groeimodel 3. Met de PNB, gelijk aan kosten
€ 0,25 € 0,30 € 0,70
€ 0,45 € 0,60 € 0,70
€ 0,65 € 0,90 € 0,85
€ 0,85 € 1,15 € 0,85
€ 438.000 € 599.000 €0
Vanaf 2028 stijgt de bijdrage ter bekostiging van de e-depotvoorziening niet meer en wordt bij alle scenario’s de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage. Vanaf dat moment wordt ook deze bijdrage jaarlijks geïndexeerd. We spreken de voorkeur uit voor scenario 1. In dat scenario groeit de bijdrage van de gemeente geleidelijk en wordt een deel afgewend op de reserves van het BHIC. We stellen als zienswijze voor om in het portefeuillehouders overleg van 8 april 2022 het groeipad van de bijdrage per inwoner in onderling overleg aan te laten passen om de reserves van het BHIC minder te belasten. Waarheen leidt de weg na 2022? Vanaf 2023 zal er een nieuw beleid worden uitgevoerd. De huidige beleidsnotitie ‘Waarheen leidt de weg?’ loopt tot en met 2022. We vragen in de zienswijze aandacht voor de voortzetting of herijking van het beleid. Ook met het oog op het uittreden van het Rijk uit de GR per 1 januari 2024. Nieuwe gemeenschappelijke regeling Het Rijk (de Minister van OCW) wil uittreden per 1 januari 2024. De analoge rijksarchieven blijven fysiek bij het BHIC en ook het beheer ervan. Daarvoor wordt een specifieke uitkering verstrekt, op grond van een delegatieopdracht van de Minister aan de GR. De specifieke uitkering is gelijk aan de huidige bekostiging van de analoge rijksarchieven. De uitkering zal jaarlijks worden geïndexeerd.
Het Rijk heeft dit inmiddels gegarandeerd en aangegeven dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners.
Volgvel
Ons kenmerk
4
Het betekent echter wel dat per 1 januari 2024 de samenstelling van het bestuur zal wijzigen en er een nieuwe gemeenschappelijke regeling opgesteld moet worden.
Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1.1 We willen een zienswijze kenbaar maken omdat de kadernota een aantal nieuwe voornemens en scenario’s schetst waarin de gemeente Oss een keuze heeft en die moet voorbereiden. De kadernota 2023 beschrijft de voornemens voor het opzetten en inrichten van een edepotvoorziening voor de deelnemers in de GR. Het is een nieuwe vorm voor de wettelijke taak van het BHIC die een kostenverhoging per 2024 voor de deelnemende gemeenten en waterschappen inhoudt. De e-depot voorziening is noodzakelijk om de bestaande wettelijke taak uit te kunnen (blijven) voeren. Er is een keuze om de kosten al dan niet geleidelijk te laten stijgen. Op dit moment is het nog niet duidelijk of de Provincie Noord-Brabant via een DVO aansluit. Als de Provincie niet aansluit, heeft dat consequenties voor de kostenverdeling van het e-depot. Om de keuze voor te bereiden zijn er verschillende scenario’s voorgerekend. Ervanuit gaande dat de Provincie Noord-Brabant aansluit, kiezen we voor een geleidelijke groei van onze bijdrage (scenario 1). Al een aantal jaren beschrijft het BHIC in haar beleid- en kadernota’s het vormen van een edepot. Kosten die daarvoor geraamd waren kwamen neer op € 1,10 per inwoner. In de berekeningen die in de kadernota staan beschreven bedraagt de kostenstijging voor het edepot maximaal € 0,85 per inwoner.
De bijdrage voor 2023 wijzigt enkel met de index. Om inhoudelijk en financieel de juiste keuze te kunnen maken, maken we onze zienswijze kenbaar. 1.2.
De Kadernota is opgesteld volgens de afspraken met een voor iedere deelnemer gelijke
indexering. Bij het opstellen van de Kadernota 2023 is het BHIC uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage van 2%. Het verschil met het definitieve Rijks-indexeringspercentage wordt steeds in de eerstvolgende begroting verwerkt. 2.1
De portefeuillehouder brengt de zienswijze over aan het BHIC en bespreekt in het
portefeuillehouders overleg een eventuele aanpassing van het groeimodel in scenario 1. We kiezen voor scenario 1 waarin een geleidelijke groei van de gemeentelijke bijdrage is berekend. Dit heeft de voorkeur boven de prijsstijging in een keer op te nemen. We stellen voor het groeipad aan te houden maar daarbij wel de reserves meer te ontzien. Tevens stellen
Volgvel
Ons kenmerk
5
we voor om het aan het portefeuillehouders overleg van 8 april 2022 over te laten in welke mate de jaarlijkse bijdrage stijgt. Er is aangegeven dat het maximale bedrag € 0,85 per inwoner zal zijn. Al langer is de verhoging voor de e-depot voorziening aangekondigd. Tussen scenario 1 en 3 is er ruimte om de groei per jaar (vanaf 2024) anders in te richten. Dit willen we in onderling overleg bespreken en vastleggen. Door de portefeuillehouder hiervoor te mandateren kan voor zowel de gemeente Oss als voor het BHIC een goede uitkomst gegarandeerd worden. Wat zijn tegenargumenten of risico’s? Niet aansluiten op het e-depot van het BHIC De keuze om wel of niet aan te sluiten bij het e-depot van het BHIC is er feitelijk niet. Het is niet wenselijk om een eigen e-depot op te zetten en onze huidige systemen zijn niet geschikt als e-depot voor de langere termijn. Een e-depot opzetten en beheren, is een aparte tak van sport waarvoor de nodige kennis, ervaring en personeel nodig is. In de kadernota 2023 beschrijft het BHIC haar voornemens daaromtrent. Het is een kostbare aangelegenheid en het aanbod van het BHIC waar ook onze andere archieven worden bewaard is er een waarbij we de kostprijs betalen die naar verwachting kan worden gedeeld met andere gemeenten en waterschappen. Dat levert schaalvoordeel op.
Er zijn ons inziens voldoende redenen om deze taak voor de gemeente Oss te beleggen bij het BHIC die er vanuit de historie gezien connectie mee heeft en ook de inhoudelijke en technische ervaring heeft. We zullen in de aansluiting op het e-depot en de afstemming met het BHIC nog wel stappen moeten maken, daarvoor vragen we aandacht in de zienswijze. Stijging inwoneraantal Met het ingaan van een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling op 1 januari 2024 zullen de financiële kaders voor de gemeente Oss ook vanwege een stijging van het inwoner aantal wijzigen. Nu betaalt zij voor 87.082 inwoners. Het huidige inwoneraantal telt 92.526 (2021). Het is een omissie in de huidige regeling, die bij de totstandkoming van de nieuwe regeling wordt hersteld. In de Kadernota van 2024 zal dit dan worden opgenomen. Sommige gemeenten hebben niet dezelfde sprong in aantal inwoners gemaakt als Oss. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën Bijdrage 2023 De bijdragen zijn gebaseerd op de inwoneraantallen zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2023 € 3,97. De bijdrage van de
Volgvel
Ons kenmerk
6
gemeente Oss voor 2023 staat geraamd op € 345.300 inclusief indexering. Dit betreft een verhoging van € 6.800 ten opzichte van 2022 en deze stijging betalen we uit de stelpost loonen prijscompensatie. Met het oog op de verwachte loon-en prijsontwikkeling, wordt voor de kadernota 2023 uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage van 2%. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2021 was ten tijde van het opstellen van deze kadernota nog niet bekend, zodat de hierboven genoemde correctie nog niet te berekenen is. Voor de meerjarenbegroting BHIC wordt vanaf 2024 een verhoging van de bijdrage per inwoner voor de regio-deelnemers voorzien tussen de € 0,85 en € 1,15 per inwoner, afhankelijk van de deelname van de Provincie Noord-Brabant. Het betreft de bekostiging van de e-depotvoorziening van het BHIC, een nieuwe vorm voor de uitvoering van de wettelijke taak, waarover nog besluitvorming moet plaatsvinden. Vanuit de drie beschreven scenario’s zijn de consequenties voor de gemeente Oss als volgt: De verhoging van de bijdrage voor de gemeente Oss zijn tot en met 2027 (bij gelijkblijvende inwoneraantallen) en prijspeil 2022 2024
2025
2026
2027
Scenario 1
€ 22.000
€ 39.400
€ 56.900
€ 74.300
Scenario 2
€ 26.400
€ 52.500
€ 78.600
€ 100.400
Scenario 3
€ 61.200
€ 61.200
€ 74.300
€ 74.300
De extra kosten nemen we mee bij de integrale afweging van de programmabegroting 20232026. Ook zal de herberekening op basis van geactualiseerde inwoneraantallen leiden tot een kostenverhoging die in deze berekeningen nog niet is meegenomen. b. Communicatie Het besluit van de gemeenteraad over de zienswijze wordt toegezonden aan het bestuur en de directie van het BHIC. c. Uitvoering De Kadernota is de voorloper op de begroting. Met deze nota worden de hoofdlijnen van de begroting 2023 aan de aangesloten gemeenten en waterschappen voorgelegd voor een zienswijze. Het bestuur van het BHIC kan daardoor, bij zijn uiteindelijke afweging, rekening houden met de zienswijzen van de deelnemers. Vervolgens wordt de Kadernota door het Algemeen Bestuur van het BHIC vastgesteld.
Volgvel
Ons kenmerk
7
Er is aanleiding om een zienswijze kenbaar te maken met betrekking tot het e-depot, de voorgenomen stijging van de kosten en de hernieuwing van het beleidsplan. Dit zal na de gemeenteraadsvergadering worden meegedeeld aan het BHIC en in het portefeuillehouder overleg op 8 april 2022 zullen de aandachtspunten worden geagendeerd. d. Overlegd met -
Binnen de regio Brabant-Noord werken gemeenten met elkaar samen bij toetsing en beoordeling van de kadernota’s en begrotingen die gemeenschappelijke regelingen opstellen, het zogeheten adoptieproces. In het voorbereidingstraject voor de zienswijze heeft ambtelijk overleg plaatsgevonden. De gemeente Meierijstad heeft het adoptie-advies opgesteld over de concept-Kadernota 2023 van het BHIC (zie bijlage 2a en 2b).
-
F&C - René van Boekel
-
ICT – informatiebeheer - Michel Goossens
-
Programmamanager Sport, Cultuur, Ontmoeten – Peter Noten
Bijlage 1. Concept kadernota 2023 Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) 2. Adoptie advies Gemeente Meierijstad a.
collegeadvies
b.
raadsvoorstel
Samenvatting Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) heeft de kadernota 2023 aangeboden aan de deelnemende gemeenten en waterschappen. De gemeenteraden krijgen de mogelijkheid om conform het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen een zienswijze ten aanzien van de kadernota kenbaar te maken. Het college stelt de raad voor een zienswijze kenbaar te maken inzake de kadernota 2023. We stellen voor aandacht te vragen voor de ontwikkelingen, zowel inhoudelijk als financieel, inzake het op te zetten e-depot voor de deelnemende gemeenten, waterschappen en Provincie. We spreken de voorkeur uit voor scenario 1. Daarin groeit de bijdrage van de gemeente geleidelijk en wordt een deel afgewend op de reserves van het BHIC. We stellen als zienswijze voor om in het portefeuillehouders overleg van 8 april 2022 het groeipad van de bijdrage per inwoner in onderling overleg aan te laten passen om de reserves van het BHIC minder te belasten. Tevens vragen we aandacht voor de vernieuwing van de beleidsnotitie ‘Waarheen leidt de weg?’ die tot eind 2022 leidend is voor de ambities, opdrachten en werkwijze van het BHIC.
Volgvel
8
Ons kenmerk