Raadsvoorstel GR BHIC begroting 2027 en jaarrekening 2025

26

Datum

12 mei 2026 Onderwerp

Aantal bijlagen

Begroting 2027 en Jaarverslag/jaarrekening 2025

5

GR Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC)

Wat adviseert het college te besluiten? 1. De volgende zienswijze te geven op het concept Meerjarenplan “Het Geheugen van Brabant, voor de toekomst van Brabant Meerjarenplan 2027-2030” van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC): a.

Wij nemen met waardering kennis van het voorliggende Meerjaren Beleidsplan. Het is belangrijk dat de balans bewaakt wordt tussen de ambitie in het meerjarenbeleidsplan en de uitvoeringscapaciteit. Om die reden vragen wij aandacht voor de financiële haalbaarheid, mede in het licht van externe ontwikkelingen en toenemende data(-kosten). Wij verzoeken het BHIC ons tijdig te informeren bij een (dreigende) overschrijding van de begroting, inclusief scenario’s om binnen budget te blijven dan wel een onderbouwde noodzaak voor aanvullende investeringen.

b.

Wij verzoeken betrokken te worden bij de ontwikkelingen rondom digitalisering, AI en de effecten van de nieuwe Archiefwet op onze afspraken.

2. De volgende zienswijze te geven op de Begroting 2027 en Jaarverslag/jaarrekening 2025 van GR Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC): a.

Wij waarderen de zorgvuldige wijze waarop de inhoudelijke en financiële uitgangspunten voor 2027 zijn uiteengezet, mede in het licht van de nieuwe Archiefwet en de uittreding van het Rijk per 1 januari 2027.

Volgvel

Ons kenmerk

2

5681766

b.

Wij ondersteunen de begroting 2027 welke gebaseerd is op het actuele (concept) beleidsplan “Het Geheugen van Brabant, voor de toekomst van Brabant Meerjarenplan 2027-2030” van het BHIC. De kadernota gaat financieel in op de verdere ontwikkeling van het e-depot, de duurzame invulling van de maatschappelijke opgave, het schrijven van de Brabantse geschiedenis en het verwelkomen van een breder publiek door het terrein van De Citadel meer in te zetten;

c.

We ondersteunen de financiële uitwerking van het beleid voor 2027.

Volgvel

Ons kenmerk

3

5681766

Wat is de aanleiding voor dit advies? Het BHIC (Brabants Historisch Informatiecentrum) voert namens de deelnemende organisaties de taken uit gericht op het beheren en toegankelijk maken van het te bewaren archiefmateriaal van deze organisaties voor het publiek. De komende jaren kenmerken zich door veranderingen in de sector: digitalisering en Al vragen om nieuwe afwegingen in archivering en dienstverlening. De nieuwe Archiefwet leidt niet alleen tot uittreding van het Rijk uit deze GR, maar stelt ook nieuwe eisen aan de overbrengingstermijn en te maken afwegingen in openbaarheid en privacy. De nieuwe Archiefwet beïnvloedt niet alleen de inhoud van het werk. Zij markeert ook de start van een nieuw bestuur van het BHIC nu het Rijk per 1 januari 2027 uittreedt uit deze Gemeenschappelijke Regeling. Vanaf dat moment geeft het BHIC met vertegenwoordigers van de elf deelnemers en met twee onafhankelijke bestuursleden invulling aan dit nieuwe bestuur. Welk resultaat willen we bereiken? We bereiken duidelijkheid over de koers die de BHIC hanteert en over de plannen en projecten voor 2027 (en verder).

Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2027 naast de reguliere activiteiten veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot, de verdieping van de maatschappelijke functie en verbreding van het publieksbereik door het terrein van de Citadel meer hiervoor in te zetten.

Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1.1 Het Meerjaren Beleidsplan 2027-2030 sluit aan bij de invoering van de nieuwe Archiefwet. De besluitvorming over de Kadernota loopt vooruit op het Meerjaren Beleidsplan 2027-2030. De inhoudelijke accentverschuivingen uit dit Beleidsplan hangen onder meer samen met de nieuwe Archiefwet, maar leiden nu niet tot financiële verschuivingen die eerst instemming met het Meerjaren Beleidsplan zouden vereisen. 2.1 De ontwerpbegroting 2027 is een nadere uitwerking van de kadernota 2027. De gemeenteraad is 5 maart 2026 geïnformeerd over de kadernota 2027. In lijn met de ingediende zienswijze voor de kadernota 2027 is de ontwerpbegroting 2027 aangepast. Onze zienswijze betrof de afspraak dat voor het jaar 2026 de bijdrage niet zou worden geïndexeerd. De bijdrage per inwoner in dat jaar bedroeg € 4,92. Abusievelijk is in de concept-kadernota 2027 gerekend met € 5,06 per inwoner, waarin wel een indexatie over 2026 was opgenomen. Dit is in de ontwerpbegroting 2027 gecorrigeerd. De begroting 2027 is een uitwerking van de Kadernota en is structureel sluitend.

Volgvel

Ons kenmerk

4

5681766

2.2 De begroting 2027 sluit aan bij het vastgestelde beleid. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier. De besluitvorming over deze begroting 2027 vindt plaats in een overgangsjaar naar de nieuwe Archiefwet en de uittreding van het Rijk. De uittreding van het Rijk heeft geen financiële en inhoudelijke consequenties, maar leidt wel tot aanpassingen in de bestuursvorm en de financieringswijze. Daartoe is al besloten tot wijzigingen in de Gemeenschappelijke Regeling. 2.3. De jaarrekening en het jaarverslag 2025 zijn door het bestuur van het BHIC vastgesteld. Overeenkomstig de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kent de vaststelling van de jaarrekening geen procedure waarbij de raad bedenkingen of zienswijzen kan indienen. De raad wordt wel geïnformeerd over de jaarrekening. De jaarrekening is door de accountant gecontroleerd en goedgekeurd. Het positieve resultaat van € 20.818 wordt toegevoegd aan de algemene reserve. We nemen de jaarrekening en het jaarverslag over 2025 ter kennisgeving aan. Wat zijn tegenargumenten of risico’s? 1.1 Indexeringsverschillen kunnen leiden tot hogere lasten dan vooraf begroot. Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage voor loon-en prijsontwikkeling.

Het actuele gehanteerde indexeringspercentage van 4,6% is hoger dan waarmee in eerste instantie is gerekend. Dit verschil wordt verwerkt in de gemeentelijke begroting 2027 en wordt gedekt via bestaande stelposten voor loon– en prijsstijgingen. 1.2 De groeiende digitale opgave kan in de toekomst financiële gevolgen hebben. Meer digital born archief, AI-ontwikkelingen, vervroegde overbrenging en strengere wettelijke kaders kunnen extra investeringen vereisen. In 2027 leidt dit nog niet tot kostenstijging; middels het beleidsplan 2027–2030 worden keuzes tijdig voorgelegd. 1.3 De instandhouding en verduurzaming van De Citadel kan kosten met zich meebrengen. Hoewel dit in 2027 geen verhoging veroorzaakt, is de beheerlast op termijn onzeker. Er is een bestemmingsreserve voor onderhoud en verduurzaming; evaluatie van huisvestingsstelsel volgt in 2026. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën

Volgvel

Ons kenmerk

5

5681766

Onze financiële bijdrage aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) bedraagt in 2027 € 5,35 per inwoner, wat neerkomt op een totaalbedrag van € 509.200. Deze bijdrage is gebaseerd op het inwonersaantal per 1 januari 2025 (Oss: 95.239 inwoners). De stijging van de kosten is het gevolg van 4,6% indexatie. Dit betekent dat het huidige budget voor 2027 (€ 484.500) waarmee in eerste instantie is gerekend, moet worden verhoogd met € 24.700. Wij dekken deze verhoging uit de stelpost loon- en prijscompensatie. Sinds 2024 betalen wij via een groeimodel (looptijd vier jaar) een aanvullende bijdrage aan het BHIC voor het e-depot. In 2027 bedraagt deze bijdrage € 0,85 per inwoner, wat neerkomt op ongeveer € 81.000. Dit groeimodel hebben we in 2024 al structureel opgenomen in onze programmabegroting. Opbouw gemeentelijke bijdrage 2027 Per inwoner

Gemeentelijke bijdrage 2026

€ 4,92

Indexering 2027 € 0,23 E-depot 2027

€ 0,20

Gemeentelijke bijdrage /inwoner

€ 5,35

Bijdrage 2027 Begroting BHIC

€ 509.200

Begroot 2027 Gemeente Oss

€ 484.500

Extra kosten 2027 Gemeente Oss

€ 24.700

b. Communicatie We maken de zienswijze kenbaar. Dit zal na de gemeenteraadsvergadering worden meegedeeld aan het BHIC. c. Uitvoering nvt d. Overlegd met

Volgvel

Ons kenmerk

6

5681766

Ton Derkx – F&C Ron Schoonwater – beleidsmanager

Bijlagen: 1. Het concept Meerjarenplan 2027-2030 BHIC; 2. De Ontwerpbegroting 2027 BHIC_getekend; 3. Kadernota 2027 BHIC 2027 incl Addendum_vastgesteld; 4. Jaarverslag BHIC 2025_vastgesteld; 5. Jaarrekening BHIC 2025_vastgesteld en getekend.

Volgvel

Ons kenmerk

7

5681766

Samenvatting Het BHIC voert namens deelnemende gemeenten taken uit voor het ordenen, beheren, ontsluiten en toegankelijk maken van het archiefmateriaal. Het jaarverslag en de jaarrekening geven aan hoe het jaar 2025 inhoudelijk en financieel verlopen is. De gemeenteraad wordt hierover geïnformeerd. Er is geen procedure waarbij de raad bedenkingen of zienswijzen kan indienen. Voor het concept Meerjaren Beleidsplan 2027-2030 geven we een positieve zienswijze waarin we aandacht vragen voor betrokkenheid van ons als partners in de verdere inhoudelijke en financiële uitwerking van de doelstellingen en ambities. De ontwerpbegroting geeft aan welke koers zij hanteert voor 2027 en welke plannen en projecten zij daarvoor wil uitvoeren. De gemeenteraad heeft een zienswijze gegeven op de kadernota 2027. De ontwerpbegroting 2027 sluit hierop aan en geeft om die reden geen aanleiding tot het maken van nadere op- of aanmerkingen. Dit maken we in de zienswijze kenbaar.