Raadsvoorstel_benoemen_FG

Datum

Onderwerp

Benoemen Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Wat adviseert het college te besluiten? 1.

De heer A. Commandeur met terugwerkende kracht vanaf 1 mei 2024 tijdelijk te benoemen tot functionaris voor gegevensbescherming (FG) voor de gemeenteraad en alle ingestelde commissies conform artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);

2.

Het college mandaat te verlenen om in de toekomst namens de gemeenteraad een functionaris gegevensbescherming te benoemen.

Wat is de aanleiding voor dit advies? Een gemeente verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van haar publiekrechtelijke bevoegdheden. De Algemene verordening gegevensbescherming schrijft voor dat een overheidsorgaan een functionaris gegevensbescherming (FG) moet aanwijzen. Binnen een gemeente moet een FG worden aangewezen door elk van de aanwezige bestuursorganen. Voor de gemeente Oss zijn dit: raad, college en burgemeester.

Volgvel

Ons kenmerk

2

Welk resultaat willen we bereiken? 1.

Het college, de burgemeester en de gemeenteraad zijn dus ieder op zichzelf verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG en moeten élk zelf een FG aanwijzen. In verband met vertrek van de huidige FG wordt voorgesteld op de heer A. Commandeur met terugwerkende kracht vanaf 1 mei 2024 te benoemen als functionaris voor gegevensbescherming (FG) voor de gemeenteraad en alle ingestelde commissies conform artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De concerncontroller zal indien nodig optreden als plaatsvervanger.

2.

Mandaat aan het college: om te voorkomen dat steeds bij wisseling van de FG een raadsbesluit tot aanwijzing van de FG genomen moet worden, is het efficiënter dat de gemeenteraad het college mandaat geeft om voor hem een FG aan te wijzen. Dan is in het vervolg slechts een collegebesluit nodig. Het is binnen gemeenten algemene praktijk om de rol van FG voor de verschillende bestuursorganen door dezelfde persoon in te laten vullen. Dit is praktisch en efficiënt. Dit is ook wettelijk toegestaan, zolang er geen sprake is van een belangenverstrengeling. De FG houdt toezicht op en adviseert over de verwerkingen van persoonsgegevens waar een bestuursorgaan voor verantwoordelijk is. Binnen de gemeente is het college verantwoordelijk voor (verreweg) de meeste verwerkingen van persoonsgegevens.

Welke argumenten zijn er voor dit advies? (=want) Zie bovenstaande. Met dit voorstel voldoen we aan een wettelijke plicht. Wat zijn tegenargumenten of risico’s? (=maar) Het niet benoemen van een FG is in principe geen optie. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën De positie van de FG is voorzien binnen de bestaande begroting.

Volgvel

Ons kenmerk

3

b. Communicatie •

Het besluit hoeft niet gepubliceerd of ter inzage gelegd te worden.

•

De FG is het directe aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG zal daarom met zijn contactgegevens worden aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

•

De FG is het centrale aanspreekpunt voor betrokkenen wanneer deze aanspraken willen maken op hun rechten in het kader van de AVG. De FG is voor hen bereikbaar via een algemeen emailadres dat op de website is gepubliceerd.

c. Uitvoering d. Overlegd met -

Samenvatting (=korte inhoud) Met het benoemen van een (tijdelijke) FG voldoet de gemeenteraad aan haar wettelijke plicht. Voor de toekomst mandateert de gemeenteraad deze bevoegdheid aan het college.