Raadsinformatiebrief gemeentelijke collecties en collectiebeheer

Maatschappelijke Ontwikkeling Raadhuislaan 2, Oss

Gemeenteraad Oss

Telefoon 14 0412 Fax [0412] 64 26 05 E-mail gemeente@oss.nl www.oss.nl

Postbus 5 5340 BA Oss

Wilt u bij uw reactie de datum van deze brief en ons kenmerk vermelden?

Datum

Ons kenmerk

Behandeld door

Doorkiesnummer

18 juni 2021

4534451

K. Brooijmans

(62)9750

Onderwerp

Gemeentelijke collecties en collectiebeheer

Geachte raadsleden, Als gemeente zijn we sinds 1935 eigenaar van een streekhistorische en kunsthistorische collectie. De basis hiervan is verzameld door archivaris Jan Cunen (1884-1940) en de collecties zijn in de loop van de jaren steeds verder aangevuld. De collecties geven een beeld van onze vroegere leefomgeving door foto’s, documenten, objecten, beelden, bodemvondsten en schilderijen. De collectie wordt beheerd door Museum Jan Cunen als het gaat om objecten (3D) en het Stadsarchief Oss als het gaat om platte voorwerpen zoals beeldmateriaal, kranten en documenten (2D). In 2016 is Museum Jan Cunen verzelfstandigd en is het Stadsarchief Oss ondergebracht bij de Noord Oost Brabantse Bibliotheken (NOBB). De afspraken die op dat moment zijn gemaakt, vragen om een herijking. Met deze brief informeer ik u hierover.

Wat is de aanleiding voor deze informatie? Museum Jan Cunen en het Stadsarchief Oss zorgen naast het beheer van de gemeentelijke collectie ook voor de ontsluiting ervan. Met Museum Jan Cunen is er een Collectiebeheer overeenkomst gesloten als onderdeel van de Dienstverleningsovereenkomst bij de

Volgvel

Ons kenmerk

2

4534451

verzelfstandiging in 2016. Met het Stadsarchief Oss is er sinds 2016 een subsidieafspraak die via de NOBB loopt. De afspraken over collectiebeheer zijn aan een herijking toe omdat beide organisaties tegen problemen aanlopen. Ook als het gaat om samenwerking en afstemming tussen beide instellingen in het beheer en de ontsluiting van de collectie zijn er zaken die aandacht vragen. Wat is de kernboodschap? De gemeente biedt op dit moment onvoldoende financiële ruimte om de gemeentelijke collectie op een goede manier te beheren. Er is zelfs sprake van achterstallig onderhoud. Zonder beheer, is er geen ontsluiting mogelijk. Zonder ontsluiting van de collectie, kan de inwoner van Oss onvoldoende verbinding krijgen met haar eigen historie. Het ontsluiten van de collectie via het publiceren van foto’s, vertellen van verhalen, maken van exposities en podcasts en educatieve programma’s maakt de historie van de gemeente en de stad Oss voelbaar en inzichtelijk voor jong en oud. Het afgelopen jaar heeft eens te meer duidelijk gemaakt hoezeer de eigen leefomgeving aan waardering heeft gewonnen. De waardering bleek heel duidelijk in bijvoorbeeld de reacties op de historische foto’s rondom de oude V&D in het Wallkwartier. Hoe het was, er uit zag en hoe onze voorouders de omgeving hebben gevormd ligt besloten in de door Jan Cunen bijeengebrachte collectie.

Deze gemeentelijke collectie is ondergebracht bij twee verschillende organisaties die apart afspraken met de gemeente daarover hebben gemaakt. Beide organisaties vragen om herijking van de afspraken die in 2016 zijn gemaakt. Het betekent het volgende: 1. De collectiebeheer overeenkomst met Museum Jan Cunen is aan een herijking toe. 2. De afspraken over collectiebeheer met het Stadsarchief zijn aan en herijking toe. 3. Voor een goed collectiebeheer is een extra financiële impuls nodig.

Achtergrond Museum Jan Cunen Bij de verzelfstandiging van Museum Jan Cunen in 2016 is een collectiebeheer overeenkomst opgesteld. Deze overeenkomst was er eerder niet omdat het museum toen onderdeel was van de gemeente. Inmiddels is duidelijk dat de genoemde overeenkomst zeer functioneel was, maar in sommige gevallen ook een zogenaamde ‘educated guess’, die met de wetenschap van toen tot stand is gebracht. Dat maakt dat het museum in de praktijk aanloopt tegen zaken die niet juist zijn ingeschat, anders verliepen dan verwacht of niet (meer) aansluiten bij een

Volgvel

Ons kenmerk

3

4534451

onvermijdbare of actuele ontwikkeling. In deze brief geef ik aan waar we een correctie zouden moeten aanbrengen in onze huidige werkwijze en afspraken met Museum Jan Cunen.

Herijking afspraken De Collectie Beheer Overeenkomst met Museum Jan Cunen (hierna MJC) verdient een financiële update, waarbij de uitgangspunten geactualiseerd worden. We stellen nu een bedrag van € 94.715 (Prijspeil 2021) beschikbaar voor collectiebeheer. De actualisatie komt uit op een extra jaarbedrag van € 25.500 euro. Dit bedrag is voor het overgrote deel terug te voeren op de aanbevelingen van Helicon Conservation Support en een niet eerder doorgevoerde aanpassing van de uren van de medewerker behoud & beheer (32 uur i.p.v. 16 uur per week). Een tweede punt dat om herijking vraagt, is dat er bij grote legaten en giften geen budget is om de intake te doen. Bij de verzelfstandiging van MJC is door Helicon Conservation Support geadviseerd om per object in de collectie een vast bedrag op te nemen voor behoud & beheer (à € 2,25/object). Dit is niet doorgerekend in de overeenkomst met MJC. Dat geldt ook voor het bedrag van € 4,50 euro dat is geadviseerd bij de intake van nieuwe objecten. De voorgestelde actualisatie van het jaarbedrag biedt ruimte voor de reguliere nieuwe aanwinsten. Als het gaat om grotere giften en legaten dan zal er incidenteel een extra bedrag nodig zijn. Een grote collectie als de BergOss patroontekeningen bijvoorbeeld wacht nog steeds op het voltooien van de intake procedure.

Op een goede manier ontsloten en beschikbaar is de collectie daarom op dit moment niet. Het gebrek aan middelen openbaart zich ook bij restauraties. Het museum is verantwoordelijk voor restauraties onder de € 3.000, maar in de praktijk heeft het deze armslag niet en worden kleine werkzaamheden noodgedwongen uitgesteld; terwijl juist structurele zorg erger kan voorkomen. De correctie van de afspraken brengt het totaalbedrag voor collectiebeheer voor Museum Jan Cunen op € 120.215 per jaar structureel. Incidenteel is er op dit moment een bedrag van € 40.500 nodig om een inhaalslag te kunnen doen voor o.a. de BergOss collectie (9.000 stuks). Het is belangrijk dat we kritisch blijven kijken welke stukken toegevoegd worden aan de collectie die dynamisch is. Dit brengt immers extra kosten met zich mee. Grote collecties als die van BergOss komen echter maar sporadisch voor. Regulier gaat het per jaar om tientallen items. De aanvaarding van nieuwe stukken en objecten wordt conform de collectie beheerovereenkomst eerst voorgelegd aan de portefeuillehouder met een inhoudelijk advies van de collectiebeheerder. Daarna is er pas sprake van het aanvaarden van aanwinsten en toevoegen aan de collectie.

Volgvel

Ons kenmerk

4

4534451

Stadsarchief In 2016 is ook de collectie platte documenten van beheer gewisseld. De collectie werd beheerd door het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) en ook de collectiebeheerder was in dienst van het BHIC. Toen zij met pensioen ging is dat dienstverband en de formatieruimte ook gestopt. De collectie is in beheer gegeven bij het Stadsarchief Oss dat is ondergebracht bij de NOBB (Noord Oost Brabantse Bibliotheken). Met de NOBB heeft de gemeente een subsidierelatie. Er zijn geen subsidieafspraken gemaakt, zoals dat wel met MJC is gedaan, over de wijze waarop de collectie beheerd moet worden. Ook deze situatie vraagt om een herijking van de afspraken.

Herijking afspraken Er is geen financiële- danwel formatieruimte voor het aantrekken van een medewerker behoud & beheer. Daardoor ontstaan er achterstanden in de intake van aanwinsten. Het Stadsarchief Oss pleit voor een dergelijke medewerker voor 8 uur per week. Dat komt neer op een structurele extra bijdrage van € 16.000 per jaar. Het Stadsarchief Oss heeft op dit moment ook geen collectiebeheerder en binnen de huidige formatie is daarvoor slechts 4 uur beschikbaar. Daar kun je geen mensen op aannemen. Het is voor het beheren van een collectie ook te weinig. Met dit gegeven heeft Stadsarchief Oss gekozen voor een onderzoek naar een hernieuwde samenwerking met MJC, dat aangeeft hier ook voor open te staan. Inzet daarbij is een uitbreiding van taken en uren van de collectiebeheerder van MJC, die binnen de hiervoor beschikbare tijd een gedegen begin kan maken met een inventarisatie en nieuw beleid. In dat geval volstaan voorlopig de beschikbare 4 uur. Daarnaast zal het een positief effect hebben op de samenwerking tussen beide organisaties, in hun taken rondom het beheren van de gemeentelijke collecties.

Wat zijn de gevolgen? Als we de afspraken over collectiebeheer aanpassen aan de ervaring die de afgelopen jaren is opgedaan in de relatie tussen beheerder en eigenaar, levert dat duidelijkheid op. We doen daarmee recht aan de actuele situatie die in 2016 nog onvoldoende helder was. We doen daarmee ook recht aan onze plicht als eigenaar van een kunst- en streekhistorische collectie die voor onze inwoners van belang is. Bij de voorjaarsnota stel ik daarom een structurele verhoging van het budget voor beheer en ontsluiting van onze gemeentelijke collectie voor. Dat is uitgesplitst naar Museum Jan Cunen

Volgvel

Ons kenmerk

5

4534451

en het Stadsarchief Oss. Ook leg ik uw raad de offerte voor ten behoeve van de inhaalslag die we moeten maken. Wat is het vervolg? De knip in de gemeentelijke collectie tussen MJC en Stadsarchief Oss is een vreemde. Ruimtelijke of 3D objecten voor het MJC en platte of 2D documenten voor het Stadsarchief. Soms gaat het om eenzelfde collectie. Het is niet mijn bedoeling om in deze situatie verandering aan te brengen maar het benadrukt de noodzaak van een samenwerking voor de beide collectiebeheerders wel. Ik juich dan ook het initiatief om te komen tot een gezamenlijke collectiebeheerder binnen de huidige formatieruimte toe. Zo werkt straks één medewerker zowel aan de collectie van MJC als voor Stadsarchief Oss.

Er is geen geld voor nieuw beleid. Alhoewel het hier niet om nieuw beleid gaat is er niet meteen geld om deze correctie door te voeren. Om de taken rondom het beheer van onze gemeentelijke collectie goed te kunnen doen is er wel extra geld nodig en dat is hopelijk met deze informatie duidelijk voor het voetlicht gekomen. Ten behoeve van de programmabegroting vertaal ik met deze brief het beeld hoe om te gaan met onze gemeentelijke verantwoordelijkheid voor onze collectie, in een offerte.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Oss, Namens dezen,

Frank den Brok Wethouder van o.a. Cultuur

Volgvel

Ons kenmerk

6

4534451

Samenvatting

We zijn als gemeente sinds 1935 eigenaar van een kunst- en streekhistorische collectie. Het is een collectie in de basis verzameld door Jan Cunen (1884-1940) die een beeld geeft van onze vroegere leefomgeving door foto’s, documenten, objecten, beelden, bodemvondsten en schilderijen. De collectie is belangrijk voor onze inwoners. De waardering voor de eigen leefomgeving groeit en daarmee ook de interesse daarin. Het beheer van de collectie loopt tegen problemen aan. Zonder beheer is er echter geen ontsluiting. Het ontsluiten van de collectie via het publiceren van foto’s, vertellen van verhalen, maken van exposities en podcasts en educatieve programma’s maakt de historie van de gemeente en de stad Oss voelbaar en inzichtelijk.

De collectie is in beheer gegeven aan Museum Jan Cunen als het gaat om objecten (3D) en aan het Stadsarchief Oss als het gaat om platte documenten (2D). Museum Jan Cunen is in 2016 verzelfstandigd. We hebben met hen een collectiebeheer overeenkomst gesloten. Daar staat een bepaald bedrag tegenover. Met het Stadsarchief Oss heeft de gemeente sinds 2016 een subsidierelatie die loopt via de Bibliotheek (NOBB). Beide organisaties lopen nu tegen zaken aan die in 2016 niet helemaal juist zijn ingeschat, anders verliepen dan verwacht of niet (meer) aansluiten bij een onvermijdbare of actuele ontwikkeling. Er is een herijking van de afspraken voor beide organisaties nodig. Die herijking heeft inhoudelijke maar ook financiële consequenties. We hebben de financiële consequenties van hoe om te gaan met onze gemeentelijke verantwoordelijkheid voor onze collectie, ter voorbereiding op de kadernota verder uitgewerkt in deze brief.