Raadsbrief aanbesteding Hbh 23223.DOCX
Tekst van het document
De leden van de gemeenteraad van Oss E-mail gemeente@oss.nl www.oss.nl
Postbus 5 5340 BA Oss
Wilt u bij uw reactie de datum van deze brief en ons kenmerk vermelden?
Geachte raadsleden, Datum
Ons kenmerk
Behandeld door
Doorkiesnummer
J.de Wit
140412
Onderwerp
Aanbesteding Hulp bij huishouden 2024 en verder
Geachte leden van de raad, Met deze brief informeer ik u over stand van zaken in de voorbereiding op de aanbesteding Hulp bij Huishouden (HbH). Achtereenvolgens vindt u informatie over de volgende onderwerpen:
1.
1.
De achtergrond van de aanbesteding
2.
De voorbereiding op de regionale aanbesteding Hulp bij Huishouden
3.
De uitgangspunten van de aanbesteding
4.
De in te kopen producten
5.
Het Kostprijsonderzoek en de tarieven
6.
De overgang van Lumpsum naar Lumpsum+
7.
Landelijke ontwikkelingen
8.
Planning aanbesteding
De achtergrond van de Aanbesteding
De gemeenten Bernheze, Boekel, Maashorst, Meijerijstad en Oss (Regio Brabant NoordoostOost) werken samen bij de inkoop van Hulp bij Huishouden. De bestaande overeenkomst loopt af per 31 december 2023 en kan niet meer verlengd worden. De gemeenten hebben gezamenlijk een werkgroep Aanbesteding HbH opgezet. Deze heeft de aanbesteding in goed overleg voorbereid. We hebben veel aandacht voor een kwalitatief goede voorziening Hulp bij Huishouden voor onze (kwetsbare) Inwoners. Centraal in de aanpak stond het voorkomen, beheersen en waar mogelijk overstijgen van de schaarste aan
Volgvel
Ons kenmerk
2
Hulp bij Huishouden. De startsituatie is helaas dat het beeld voor de regio niet anders is dan het landelijke: er is een grote schaarste aan personeel, terwijl de behoefte aan HbH blijft stijgen. De personele tekorten zien wij als langdurig en moeilijk oplosbaar. De stijging in de vraag wordt veroorzaakt door de vergrijzing en het langer zelfstandig thuis blijven wonen. Het abonnementstarief leidt tot een extra stijging. De mogelijke invoering van een inkomen gebonden eigen bijdrage vanaf 2025 zal het tempo van stijging wat afvlakken; de onderliggende factoren blijven echter bestaan. Tegen deze achtergrond is een aanbestedingsprocedure ontwikkeld die de gemeenten voor een langere periode (vier jaar vast, plus 3 mogelijke verlengingen van ieder 2 jaar) in staat stelt om te beschikken over de noodzakelijke Hulp bij Huishouden. Wachtlijsten zullen daarbij niet altijd kunnen worden vermeden, maar de procedure is zo ingericht dat gemeenten en aanbieders samen de verantwoordelijkheid nemen voor een wachtlijst die zo kort mogelijk is. Spoed- en crisisgevallen zullen altijd met voorrang ondersteuning krijgen. In deze procedure is op verzoek van uw Raad (motie van november 2022) onderzocht of een werknemerscoöperatie of een gezamenlijke thuiszorgorganisatie van meerwaarde kon zijn voor deze aanbesteding.
In de aanbesteding is extra ruimte gecreëerd voor inschrijving van werknemer coöperaties. Het tot stand brengen van een eventuele gezamenlijke thuiszorgorganisaties is niet haalbaar, binnen de termijnen van deze aanbesteding. De uitkomsten van het onderzoek dat hiernaar is verricht, krijgt u separaat aangeboden. 2.
De voorbereiding op de aanbesteding
Als voorbereiding op de aanbesteding is een gedegen consultatie uitgevoerd. Raden van de gemeenten De Raden van de gemeenten zijn voorafgaand betrokken in een reeks informerende bijeenkomsten: 22-11-22
Boekel
24-11-22
Oss (BOT-overleg) Meierijstad
29-11-22
Bernheze
8-12-22
Oss (Opiniërende commissie) Maashorst
Bestaande Aanbieders
Volgvel
Ons kenmerk
3
De bestaande aanbieders zijn betrokken door middel van een marktverkenning. Verder zijn de aanbieders betrokken bij het Kostprijsonderzoek. Daarover leest u meer in paragraaf 5. Alle belangstellende aanbieders Alle belangstellende aanbieders (dus ook organisaties die thans niet werkzaam zijn in de regio) hebben deel kunnen nemen aan een openbare marktconsultaties. De vragen en commentaren die hieruit zijn voortgekomen zijn verwerkt in de rapportage. Adviesraden Sociaal Domein Tenslotte, maar zeker niet in de laatste plaats, is per gemeente een advies gevraagd aan de Adviesraad Sociaal Domein. Bij deze raadsbrief vindt u als bijlage het advies van de adviesraad en de reactie van het college daarop.
3.
De uitgangspunten van de aanbesteding
De aanbesteding is er op gericht, om tegen de achtergrond van de bestaande schaarste, een kwalitatief hoogwaardige voorziening Hulp bij Huishouden te kunnen contracteren. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten: •
De keuze van aanbieders vindt plaats op basis van kwaliteit.
•
Er kan niet worden geconcurreerd op prijs; het tarief staat vast na een kostprijsonderzoek.
•
De gemeenten beperken het aantal aanbieders om daarmee een betere basis neer te leggen voor de samenwerking (we kennen nu 7 aanbieders; het aantal wordt maximaal 10).
•
We kiezen voor een langjarige samenwerking (4 jaar, plus drie optionele verlengingen van ieder 2 jaar)
•
Voor de bestaande Maatwerkvoorziening HbH (gemiddeld 2 uur per week) plaatsen we een Algemene Voorziening (gemiddeld 2 uur per 2 weken). De Algemene Voorziening is bedoeld voor inwoners die eigen regie kunnen voeren, maar die niet alle huishoudelijke taken zelf meer kunnen uitvoeren.
•
We gaan van Lumpsum financiering naar Lumpsum+. Aanbieders kunnen na een intake per inwoner, naar gelang van de ondersteuningsbehoefte, meer of minder uren inzetten dan het genoemde gemiddelde. Echter: bij aanbieders die over een langere periode (> 3 maanden) aanzienlijk (<10%) onder het gemiddelde zitten, kan een verrekening plaatsvinden.
Volgvel
Ons kenmerk
4
•
De lumpsum+ geldt voor zowel de Algemene Voorziening als de Maatwerkvoorziening. We garanderen hiermee dat de levering van de Hulp bij Huishouden op een goed niveau blijft.
•
De gemeenten willen in blijven zetten op verdere ontwikkeling en innovatie. Dat is zichtbaar in het optionele product van een kortdurend instroomtraject, waarin vastgesteld wordt welke ontwikkelmogelijkheden een inwoner heeft en welke ondersteuning nodig is. Verder behouden de gemeenten de mogelijkheid om pilots te ontwikkelen.
Specifiek voor Oss zijn de proeftuinen. Vanaf 2024 zijn dat de wijken Ruwaard en Ussen. De gemeente Oss behoudt zich daarbij de mogelijkheid voor, om vanaf 2028 meer wijken van de gemeente onder de proeftuin te brengen. De mogelijkheid bestaat om dat door te laten groeien naar de gehele gemeente. Vanaf 2024 zullen de proeftuinwijken geen onderdeel zijn van deze aanbesteding HbH. Er worden separate subsidieafspraken voorbereid met proeftuinpartners voor Hulp bij huishouden voor deze wijken. Deze partners zullen vanuit de subsidie als exclusieve leveranciers in deze wijken HbH gaan leveren. Wel is in deze aanbesteding geregeld, dat als deze subsidieafspraken door omstandigheden onvoldoende tot stand komen, deze wijken alsnog worden toegevoegd aan het werkingsgebied van deze aanbesteding.
4.
De in te kopen producten
De inkoop van Hulp bij Huishouden wordt verdeeld in twee producten plus een optioneel product. Algemene voorziening Hulp bij Huishouden (werknaam is Hulp Thuis) Het resultaat van de ondersteuning is dat de Inwoner langer in staat is om zelf - en onder eigen regie - de huishouding te voeren. Het gaat om het overnemen van of ondersteunen bij die taken, die de Inwoner zelf niet meer kan uitvoeren. •
De inzet is in principe 2 uur per 2 weken en maximaal 52 uur per kalenderjaar. De inzet wordt daarbij evenredig over het jaar verdeeld.
•
De toegang van de gemeente voert de lichte toets uit om te bepalen of de inwoner in aanmerking komt voor de Algemene Voorziening HbH. Zo realiseren we een administratieve lastenreductie.
•
De Algemene Voorziening HbH kan worden ingezet voor de reguliere taken die binnen Hulp bij Huishouden aan de orde zijn.
Volgvel
Ons kenmerk
5
•
De verwijzing naar een Algemene voorziening HbH kan voor bepaalde tijd zijn, bijvoorbeeld als iemand tijdelijke ondersteuning nodig heeft door ontslag uit het ziekenhuis.
•
Signalering of een Inwoner mogelijk meer of andere hulp of ondersteuning nodig heeft, is onderdeel van het eisenpakket.
Het heffen van een eigen bijdrage voor de Algemene Voorziening Hulp Thuis is lokaal beleid. Oss kiest ervoor om voor “Hulp thuis” wel een eigen bijdrage te heffen. Maatwerkvoorziening Hulp bij Huishouden (werknaam is Hulp bij huishouden) Als ten gevolge van objectiveerbare (medische) beperkingen de Inwoner onvoldoende wordt ondersteund door de Algemene Voorziening Hulp Thuis, kan een Maatwerkvoorziening Hulp bij Huishouden worden aangevraagd. Deze bevat het verzorgen van een schoon en leefbaar huis, het zorgdragen dat de Inwoner kan beschikken over schone en draagbare kleding en de verzorging van minderjarige kinderen die tot het huishouden behoren. •
De inzet binnen deze maatwerkvoorziening is gemiddeld 2 uur per week, maar wordt altijd op maat van de Inwoner geconcretiseerd. Een Inwoner met veel beperkingen kan meer dan 2 uur hulp krijgen; een andere Inwoner minder.
•
Een Inwoner ontvangt alleen een Maatwerkvoorziening als een gemeentelijke professional in een brede integrale intake - zoals door de betreffende gemeente is ingericht - (bv. in de vorm van een keukentafelgesprek) heeft vastgesteld, dat de Inwoner hiervoor in aanmerking komt. De aanbieder gaat met de Inwoner in gesprek over welke taken de Inwoner zelf nog kan uitvoeren en welke taken de aanbieder overneemt. Uitgangspunt is ook hier dat de Inwoner zoveel als mogelijk zelf de verantwoordelijkheid houdt voor de activiteiten die deze zelf nog kan uitvoeren.
•
De aanbieder stelt een ondersteuningsplan op waarin de te verrichten werkzaamheden en de afspraken zoals het volume worden geconcretiseerd en vastgelegd. Dit ondersteuningsplan wordt ingestuurd naar de gemeente en wordt onderdeel van de toekenningsbeschikking.
•
Signalering of een Inwoner mogelijk meer of andere hulp of ondersteuning nodig heeft, is onderdeel van het eisenpakket.
•
Er is tijd voor sociaal contact tussen hulp en Inwoner.
Niet meer in de producten:
Volgvel
Ons kenmerk
6
•
Boodschappen doen: door de sterke groei van boodschappendiensten van supermarktketens en gespecialiseerde aanbieders die tegen relatief geringe kosten lokaal bezorgen, vervalt hiervoor de noodzaak.
•
Strijken: het strijken van kleding kan worden voorkomen door de aanschaf van kreuk/strijkvrije kleding. Deze kreuk-/strijkvrije kleding is niet speciaal bedoeld voor gehandicapten, is in de reguliere handel verkrijgbaar, qua prijs vergelijkbaar met gewone kleding en kan dus als algemeen gebruikelijk worden gezien.
Kortdurend instroomtraject (optioneel product) Dit instroomtraject kan worden ingezet als een aanvraag voor Hulp bij Huishouden is gedaan. Het product is gericht op versterking van de zelfredzaamheid van de Inwoner, op basis van een deskundige ondersteuning en beoordeling van de situatie. Indicatieve beschrijving: •
Dit is een verlengd intaketraject waarbij een aanvullend opgeleide professional een aantal weken meeloopt en waar nodig meewerkt in de uitvoering van de huishoudelijke taken.
•
De inzet richt zich op versterking van de zelfredzaamheid en biedt coaching en advies.
•
In het traject wordt bepaald wat de Inwoner aan ondersteuning nodig heeft en welke taken deze nog zelf kan uitvoeren.
•
Het resultaat van dit korte traject is een veranderplan voor de Inwoner om de eigen zelfredzaamheid op het gebied van de Hulp bij Huishouden te vergroten.
•
Doorverwijzing naar de Algemene Voorziening HbH of naar de Maatwerkvoorziening HbH is mogelijk.
Het kortdurende instroomproject wordt momenteel getest in de vorm van een pilot. Na evaluatie van deze pilot, volgt een besluit van de gemeenten of dit product daadwerkelijk aanbesteed en ingekocht wordt. Door het nu alvast mee te nemen, wordt voorkomen dat straks weer een aparte aanbesteding nodig is. Als besloten wordt tot inkopen van dit product zal de kostprijs hiervan worden bepaald.
5.
Het Kostprijsonderzoek en de tarieven
In het sociaal domein is het op grond van de regelgeving en tarieven onontkoombaar om een gedegen kostprijsonderzoek uit te voeren voorafgaand aan een aanbesteding. Ook om inhoudelijke redenen is dit gewenst. De aanbieders worden door de gemeenten verplicht om de CAO-VVT te volgen; het tarief moet daarop afgestemd zijn.
Volgvel
Ons kenmerk
7
In de voorbereiding op de aanbesteding is een kostprijsonderzoek uitgevoerd. Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van de door de VNG en de brancheorganisaties ontwikkelde Rekentool. De bestaande 7 deelnemers hebben hun gegevens daarin ingevoerd Op basis van de inbreng van de aanbieders en met gebruik van de VNG-rekentool komen we tot gemiddelde gewogen uurprijs (prijspeil 2023) van € 35,90. De huidige gemiddelde uurprijs (prijspeil 2022) is € 29,69. Dat betekent dat de gemiddeld gewogen uurprijs op basis van het kostprijsonderzoek +20,90% hoger is. In 2022 hanteren de gemeenten een Lumpsum tarief van € 289,28 per maand op basis van een gemiddelde inzet per cliënt van 2,25 uur per week. Dit rekent terug naar een gemiddelde uurprijs van € 29,69. Dat betekent dat de gemiddeld gewogen uurprijs op basis van het kostprijsonderzoek +17,33% hoger is dan de bestaande feitelijke uurprijs. Hierbij past de kanttekening dat de gemeenten qua systematiek overgaan van Lumpsum naar Lumpsum+. Voor de komende aanbesteding worden de volgende tarieven (prijspeil 2023) gebruikt: Tarief per
Gemiddeld
Gemiddeld
Maandtarief
uur
aantal uren
aantal weken
Prijspeil 2023
per week
per maand
Algemene voorziening HbH
€ 35,90
1
4,33
€ 155,56
Maatwerkvoorziening HbH
€ 35,90
2
4,33
€ 311,12
6.
De overgang van Lumpsum naar Lumpsum+
In de huidige situatie hebben aanbieders de mogelijkheid om per inwoner vast te stellen hoeveel uur nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. Er wordt altijd een vast bedrag per inwoner per maand betaald: de Lumpsum In de huidige situatie is dit bedrag gebaseerd op een gemiddelde inzet van 2,25 uur per maand. Uit de monitor HbH blijkt echter dat aanbieders over 2022 gemiddeld steeds minder uren gingen leveren. Op het laagste niveau was dit 1,8 uur per inwoner per maand. In het bestaande contract hadden de gemeenten echter geen mogelijkheid om hier stappen op te ondernemen. In de nieuwe aanbesteding gaan we over naar Lumpsum+ (plus). In de inkoopdocumenten en de overeenkomst wordt duidelijk vastgesteld wat er gebeurt als een aanbieder langdurig (=meer dan drie aaneengesloten maanden) gemiddeld aanzienlijk minder (= 10% op meer onder de norm van 1 of 2 uur per week) uren inzet. Dat is: •
Altijd overleg tussen gemeente en aanbieder.
Volgvel
Ons kenmerk
8
•
Uitgangspunt daarbij is de mogelijkheid voor de gemeente om tot verrekening over te gaan.
7.
Landelijke ontwikkelingen
Abonnementstarief De minister van VWS heeft aangekondigd dat regels voor de eigen bijdrage in de Wmo aangepast worden: •
Voor inwoners met een inkomen tot 185% minimumloon blijft het abonnementstarief van (nu) € 19 per maand
•
Voor inwoners met een hoger inkomen komt een inkomensafhankelijke bijdrage die oploopt naar (gepland) € 215 per maand
•
De geplande invoeringsdatum is 1 januari 2025
De aanbesteding is zo ingericht dat deze ontwikkeling niet tot een aanpassing in de overeenkomst hoeft te leiden. CAO-VVT 2024 De CAO-VVT heeft een looptijd tot 31 december 2023. Het is momenteel nog niet bekend wat de voornemens zijn van de vakbonden en de brancheorganisaties. In de inkoopdocumenten en in de overeenkomst is opgenomen dat de gemeenten en de aanbieders met elkaar in overleg treden indien er in de CAO sprake is van grote veranderingen. Dit laatste kan, gezien de huidige inflatie en de looneisen in andere branches, niet worden uitgesloten. De gemeenten, en evenmin de VNG, zijn echter geen partij in de CAO besprekingen. Het is dus op dit moment niet mogelijk om enige inschatting te maken. 8. Planning De aanbesteding kent de volgende planning:
Selectiefase aanbesteding (beoordeling aanbieders op formele geschiktheid)
Datum: 21 april 2023 9 mei 2023 10:00 uur 16 mei 2023 23 mei 2023 10:00 uur
Activiteit: Publicatie van de aanbesteding op TenderNed. De Selectieleidraad incl. bijlagen worden beschikbaar gesteld op TenderNed. Uiterlijke ontvangst van vragen over de Selectieleidraad (eerste Nota van Inlichtingen). Streefdatum beschikbaarstelling eerste Nota van Inlichtingen. Sluiting termijn voor het indienen van vragen over de gegeven antwoorden in de eerste Nota van Inlichtingen.
Volgvel
Ons kenmerk
9
26 mei 2023 6 juni 2023 10:00 uur t/m 19 juni 2023 20 juni 2023 10 juli 2023
11 juli 2023*
Datum: 12 juli 2023 21 juli 2023 10:00 27 juli 2023 2 augustus 2023 7 augustus 2023 21 augustus 2023 Tot 31 augustus 2023 31 augustus 2023 21 september 2023
Streefdatum beschikbaarstelling tweede Nota van Inlichtingen. Sluiting aanmeldingstermijn. Beoordeling verzoeken tot aanmelding. Verwachte datum bekendmaken van de selectiebeslissing. Aanbieders hebben ten minste 20 dagen, maar in elk geval tot deze datum gelegenheid tot het stellen van vragen en het indienen van eventuele bezwaren. Verwachte datum bekendmaken van de definitieve selectiebeslissing. Gunningsfase aanbesteding (Beoordeling inhoudelijke offertes aanbieders) Activiteit: Versturen van uitnodigingen met de gunningsleidraad tot inschrijving. Uiterlijke ontvangst van vragen gunningsfase (eerste Nota van Inlichtingen). Bekendmaking eerste Nota van Inlichtingen gunningsfase. Sluiting termijn voor het indienen van vragen over de gegeven antwoorden in de eerste Nota van Inlichtingen. Streefdatum beschikbaarstelling tweede Nota van Inlichtingen. Sluiting inschrijftermijn. Evaluatie en beoordeling inschrijvingen. Verwachte datum voorlopige gunning. Verwachte datum definitieve gunning.
De WMO verordening, de Lokale beleidsregels en nadere regels en de werkinstructies HbH zullen waar nodig op deze aanbesteding aangepast worden. De aangepaste verordening zal later in het jaar aan uw Raad worden voorgelegd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Oss, Namens dezen,