Memo_bestuur_evaluatie_Intaketafel_fase_1.pdf

Interne memo

Aan

Raad en College

Betreft

Dienstverlening - Intaketafel fase 1, evaluatie pilot

Van

Marrie van Rijn – Opdrachtgever Dienstverlening Omgevingswet Charlotte Aarns – Projectleider Intaketafel

Datum

17 juni 2021

Aanleiding Voor de invoering van de Omgevingswet adviseerde de VNG gemeenten en hun ketenpartners om zo snel mogelijk te starten met het inpassen van de Intaketafel en Omgevingstafel voor het behandelen van complexe ruimtelijke initiatieven. Het is heel zinvol om de nieuwe werkwijze te oefenen met echte cases in het lopende werk; werk met werk maken dus! Zo hebben alle betrokkenen ruim de tijd om aan deze werkwijze te wennen. De gemeente Oss is daarom, met ondersteuning vanuit de VNG, gestart met een pilot voor de Intaketafel voor fase 1, beoordeling van de wenselijkheid (ook wel voorstelbaarheid) van initiatieven. Deze pilot liep vanaf 1 december 2020 tot 1 juni 2021. Daarna zou een eindevaluatie plaatsvinden. De pilot loopt nu een half jaar. Vraag is nu: zijn we geslaagd met de pilot? Gaan we door met de Intaketafel fase 1? Ontwikkelen we de Intaketafel door en werken we verder aan het proces van de Intaketafel fase 2? Samenvatting en conclusie Er is voldoende basis en vertrouwen om de werkwijze van de Intaketafel voort te zetten, door te ontwikkelen en ook de Intaketafel 2e fase inclusief de Omgevingstafel op te pakken met een plan van aanpak en invoering daarvan. Met de Intaketafel zijn het werkproces voor initiatieven en de inhoudelijke afwegingen bij de behandeling ervan transparanter geworden.

Het belang ervan is duidelijker geworden voor de initiatiefnemer, voor meer afdelingen binnen de organisatie en voor het bestuur. Het werkproces en het resultaat er van, is voor complexere ontwikkelingen de opmaat naar andere nieuwe werkprocessen van de Omgevingswet, zoals de vergunning met een buitenplanse omgevingsplanafwijking of wijziging van het omgevingsplan en moet daarmee aansluiting krijgen. Met het werkproces voor initiatieven is de eerste stap gezet in de invoering van een vernieuwd klantproces zoals dat onder de Omgevingswet verder vorm krijgt binnen het domein van Ruimte & Economie. Het is ons steeds duidelijker geworden dat de klant er bij gebaat is dat de verschillende werkprocessen binnen ons klantproces op elkaar afgestemd zijn. We zijn er enthousiast over dat alle disciplines hun rol pakken, en bijdragen aan een proces dat de afdelingen overstijgt.

1

Interne memo

De pilot heeft nog duidelijker gemaakt dat actueel integraal beleid nodig is voor een goede uitvoering. De bruggen tussen uitvoering en beleid moeten opnieuw, en steviger, gebouwd worden onder invloed van de Omgevingswet. Verder valt op dat het merendeel van de initiatieven het landelijk gebied (kernen en buitengebied) betreft (circa 2/3). In het buitengebied zijn kleinere initiatieven vaak ook complex. Opvallend is ook dat het merendeel van de adviezen van de Intaketafel wordt overgenomen door het college. Bijzonder vermeldenswaardig is dat de VNG de opzet en uitwerking van onze Intaketafel als goed voorbeeld gebruikt, om andere gemeenten bij de ontwikkeling hiervan te ondersteunen. Aandachtspunten zijn er ook. De bureaucratie moet minder, de bezetting moet duurzaam worden geregeld, als ook dat onderwerpen zoals communicatie, de afstemming met de 2e fase en nieuw beleid op de agenda blijven de komende tijd. Het proces van de Intaketafel 1e fase passen we naar aanleiding van onze bevindingen verder hierop aan. De pilot is onder meer geslaagd omdat: 1. de initiatiefnemer snel weet waar hij aan toe is voor wat betreft wenselijkheid/ voorstelbaarheid/kansrijkheid. 2. we initiatieven beter filteren door de Intaketafel een poortwachter te laten zijn voor wat betreft wenselijkheid van een initiatief. 3.

we voordat we een verzoek daadwerkelijk in behandeling nemen de initiatiefnemer laten weten hoe we denken over de wenselijkheid. Alleen bij wenselijkheid nemen we het initiatief in behandeling, vraagt de gemeente leges voor de behandeling en toetsen we op haalbaarheid. 4. de één-loket gedachte meer vorm krijgt doordat, ongeacht wie de initiatiefnemer is, in- of extern, of hoe het initiatief ook binnenkomt, een initiatief naar de Intaketafel wordt doorgeleid. 5. we met een ‘ja, mits-houding’ kijken naar initiatieven. 6. we meer integraal kijken naar initiatieven en met de juiste deelnemers en disciplines aan tafel zitten. Vanuit efficiency zouden dat ook niet meer deelnemers moeten zijn. Alleen indien nodig maken we daarvoor een uitzondering. 7. het college op deze manier in een vroeg stadium kennis heeft van politiek gevoelige initiatieven. 2

Interne memo

8. het college geeft de organisatie een duidelijke koers mee over de wenselijkheid van initiatieven, waardoor we verderop in het proces minder werk hebben aan initiatieven; de inzet in de uitvoering is efficiënter geworden. 9. er bewustwording ontstaat over de complexiteit van de afwegingen en de verschillende perspectieven die daarbij een rol spelen. Dat er waardering is uitgesproken door leden van het gemeentebestuur voor het kijken naar een initiatief met een bredere blik. 10. we meer initiatieven in kortere tijd behandelen, in deze en een volgende fase, voor zover nu te overzien. Hoewel die vergelijking nog niet goed te maken is, omdat we nu alleen nog maar in fase 1 op deze wijze initiatieven beoordelen, lijkt het er op dat er meer dossiers in kortere tijd behandeld kunnen worden. 11. we ondanks en misschien ook wel dankzij Corona een goede digitale en hybride werkwijze hebben ontwikkeld. Dat is een ervaring die ook naar de toekomst toe, voor het proces van de omgevingstafel van belang is. 12. ambtelijk en bestuurlijk overwegend positief is gereageerd op de nieuwe werkwijze.

Aandachtspunten en opgaves (en/of oplossingsrichtingen) zijn nog: A. Bureaucratie a. verschillende digitale systemen binnen fysiek domein b. verschillende lijstjes c. de werkwijze is arbeidsintensief Opgaves en oplossingsrichtingen bureaucratie ad c. - Voorzitter en secretaris/ondersteuner doen dit werk als deel van hun werk en hebben hier tijd voor gekregen. Verslaglegger, adviseurs en inbrengers besteden ook zonder de Intaketafel tijd aan regie en advisering over initiatieven. Dat kost nu wel meer tijd aan het begin van het proces dan voorheen. Verderop in de keten bespaart dat tijd. - Behandeling in het college van het bestuurlijk verslag van de Intaketafel (van initiatieven met advies nee en de politiek gevoelige initiatieven) verloopt steeds vlotter door goede verslaglegging en documentatie, en ontwikkeling van ervaring en vertrouwen. Voordeel van behandeling van de initiatieven in de vergadering van het college is dat het college de geadviseerde koers voor het initiatief integraal weegt en dat een besluit daarover 3

Interne memo

(instemming of niet) college-breed gedragen wordt. Dit levert tijd op bij de uitvoerende afdelingen en in het vervolgproces, omdat de koers duidelijk en eenduidig is. B. Continue en relevante bezetting Intaketafel a.

afhankelijkheid en beschikbaarheid van mensen

b.

inbreng relevante beleidsterreinen

Opgaves bezetting Intaketafel ad a. Duurzame rollen zijn nodig. Het streven zou moeten zijn dat de vaste medewerkers van de Intaketafel, in de rollen van voorzitter, verslaglegger en secretaris/ondersteuner, werken in duo-functies. Verder zou de lijnorganisatie (meer) verantwoordelijk moeten zijn voor (vervanging van) de benodigde adviseurs en inbrengers. ad b. Betrokkenheid bij de Intaketafel is er binnen domein R&E, maar ook daarbuiten, bijvoorbeeld in het sociaal domein, over benodigde dienstverlening aan de Intaketafel en daarmee aan initiatiefnemers. Nadere afspraken zijn nodig mede gezien het doel van de Omgevingswet: het bereiken van een balans tussen: 

een veilige en gezonde fysieke leefomgeving en een goede omgevingskwaliteit bereiken en in stand houden



de fysieke leefomgeving doelmatig beheren, gebruiken en ontwikkelen om er maatschappelijke behoeften mee te vervullen.

C. Communicatie - spreken we allemaal dezelfde heldere taal? - is de casus voldoende duidelijk voor ieder? - snapt initiatiefnemer het proces? - snapt initiatiefnemer de inhoudelijke terugkoppeling over het initiatief. Kan de inbrenger/contactpersoon voor initiatiefnemer de nuances en voorbehouden goed overbrengen? - zijn de mitsen uit te leggen aan bestuur, aan de behandelaars van het vervolg? - zijn de verwachtingen bij initiatiefnemer over het vervolg, de beoordeling van de haalbaarheid, maar ook over het juridische en bestuurlijke traject daarna, niet te hoog? - als dingen niet expliciet gezegd of beschreven zijn, wil het niet zeggen dat het niet is afgewogen (vertrouwen hebben in professionaliteit en ervaring van met name de adviseurs Intaketafel. Dit is van belang voor de waardering en het werkplezier van medewerkers en het draagvlak voor dit nieuwe werkproces).

4

Interne memo

Opgaves communicatie Kritisch blijven op communicatie, standaardbrieven evalueren, voorbehouden goed blijven formuleren in mondelinge en schriftelijke communicatie, communicatie afstemmen op betreffende doelgroep. D. Goede afstemming met haalbaarheidsadvies in de 2e fase a.

sluit de 1e fase aan bij de 2e, de fase van haalbaarheid?

b.

haalbaarheid niet in 1e maar in 2e fase beoordelen

Opgaves afstemming met 2e fase Draagvlak voor het proces vergroten door - behandelaars initiatieven (meer en beter) te betrekken bij ontwikkeling proces 2e fase - elkaars werk en oordeel te (leren) respecteren E.

Beleid en afwegingsruimte a.

geeft het geldende beleid en (bestemmingsplan-)regelgeving voldoende handvatten voor beoordeling wenselijkheid?

b.

actueel en integraal beleid is nodig voor een goede uitvoering

c.

op welke onderdelen heeft de Intaketafel en het bestuur nog iets af te wegen? Bijvoorbeeld over de planologische of stedenbouwkundige beoordeling? Of over de uiteindelijke integrale beoordeling? In welke fase?

d.

wanneer is nieuw beleid wenselijk om meer initiatieven mogelijk te maken?

Opgaves/oplossingsrichtingen beleid en afwegingsruimte Ad c. Bestuurlijke terugkoppelingen adviezen Intaketafel goed blijven motiveren en indien nodig duidelijk(er) de afwegingsruimte voor het bestuur aangeven. Ad d. De Intaketafel heeft een signaleringsfunctie op dit punt. Daarvoor zal halfjaarlijks een lijst worden aangeboden aan het college. Vraag aan de organisatie en het bestuur is: hoe verbinden we beleid en uitvoering beter? Via de beleidscyclus visie-programma-planuitvoering of via de jaarlijkse begrotingscyclus?

De genoemde opgaves en oplossingsrichtingen worden opgepakt door de werkgroep Intaketafel. De werkgroep, onder leiding van de projectleider, komt de komende maanden tot verbeterplannen.

5