Intern controle plan 2022 def 17-5-2022.DOCX

INTERN CONTROLE PLAN 2022 GEMEENTE Oss

Oss – mei 2022,

Inhoud 1. Inleiding .......................................................................................................................2 2. Interne controle in Oss anno 2022 ...................................................................................2 2.1. Ontwikkeling interne controlefunctie tot en met 2021 ...................................................... 2 2.2. Gegevensgerichte versus procesgerichte controle ............................................................ 2 2.3. Toekomstige ontwikkelingen ......................................................................................... 3 3. Te controleren processen 2022......................................................................................... 4 3.1. Belangrijke processen .................................................................................................. 4 3.2. Planning uitvoering en rapportage interne controle .......................................................... 7 Bijlage 1: Berekening verantwoordingsgrens ......................................................................... 8

1. Inleiding Voor u ligt het Intern Controle Plan 2022 van de gemeente Oss. Het college van Burgemeester & Wethouders (hierna: B&W) is verplicht (cf. art. 212/213/213a van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Het interne controle plan geeft inzicht in de onderwerpen van interne controle over het boekjaar 2022 en de bijbehorende planning. Op basis van een uitgebreide risicoanalyse wordt jaarlijks bepaald welke processen of thema’s aan bod komen. Ook kunnen door het college en directie onderwerpen aangedragen worden welke tijdens de interne controle meegenomen worden. Het interne controleplan 2022 wordt afgestemd met de accountant om de controles van de organisatie en accountant zo efficiënt mogelijk op elkaar te laten aansluiten. De Interne Controle heeft als uiteindelijk doel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering in alle opzichten te verbeteren. Via de interne controle komen we tot een gefundeerde oordeelsvorming omtrent de juistheid, volledigheid, tijdigheid, het bestaan en de rechtmatigheid van de verantwoorde gegevens in de (financiële) administratie. De uitkomsten van de interne controle geven dus mede een beeld in hoeverre de organisatie ’in control’ is.

2. Interne controle in Oss anno 2022 2.1. Ontwikkeling interne controlefunctie tot en met 2021 De interne controlefunctie in Oss is in 2021 verder geprofessionaliseerd. In 2021 is met 3 FTE intern een gedegen interne controle verricht welke gebruikt kan worden als basis voor de rechtmatigheidsverantwoording 2022. Onze gemeente kent de regels en heeft de kwaliteit en capaciteit om de interne controle ook in 2022 voort te zetten om zo begin 2023 het College van B&W in staat te stellen de rechtmatigheidsverantwoording ook daadwerkelijk op te nemen in de jaarstukken 2022.

2.2. Gegevensgerichte versus procesgerichte controle De theorie onderscheidt twee methoden om een controle uit te voeren: • Procesgericht: de controle is gericht op het toetsen van het proces zelf. Is de opzet (inrichting) van een proces goed en wordt daadwerkelijk gewerkt zoals het proces is opgezet? • Gegevensgericht: hierbij worden de resultaten en producten die uit een proces voortkomen getoetst en niet het procesverloop zelf. Op basis van de theorie kan de organisatie kiezen tussen de uitvoering van beide soorten controles. Om een procesgerichte controle uit te kunnen voeren is het van belang dat alle beheersingsmaatregelen in een proces goed zijn vastgelegd en dat deze achteraf toetsbaar zijn. Dus een goede beschrijving van het proces is dan noodzakelijk en achteraf moet vast te stellen zijn dat het proces consequent gevolgd is. Een belangrijke vereiste daarbij is dat het IT-pakket dat het betreffende proces ondersteund en deze vastlegging mogelijk maakt. Een procesgerichte controle is voor de gemeente Oss niet aan de orde op dit moment. Niet alle relevante beheersingsmaatregelen die uitgevoerd worden binnen de gemeente zijn toetsbaar vastgelegd, hierdoor kan AO/IC daar niet altijd gebruik van maken bij het uitvoeren van controles. Dit zegt niet dat het minder “ goed” is, maar uiteindelijk is het voor de controle minder efficiënt.

Een procesgerichte controle is voor de gemeente Oss niet aan de orde op dit moment.

De situatie in Oss is vergelijkbaar met nagenoeg alle andere gemeenten in Nederland. Ook voor boekjaar 2022 geldt daarmee, evenals voorgaande jaren, de toepassing van gegevensgerichte controle. De kwaliteit van een procesgerichte en een gegevensgerichte controle zijn overigens nagenoeg aan elkaar gelijk. Het uitvoeren van een procesgerichte controle kan echter leiden tot efficiencyvoordelen in de controle. Wij leggen ons de doelstelling op dit jaar verder te onderzoeken hoe dit verder vorm te geven (ook in overleg met de accountant).

2.3. Toekomstige ontwikkelingen Ook de wereld om ons heen staat niet stil. Dit heeft gevolgen voor het voorliggende Intern Controle Plan 2022. Hieronder wordt een aantal ontwikkelingen genoemd die impact hebben op dit plan.

2.3.1 Interne ontwikkeling – verwerking leereffect en ervaringen tot en met 2021 Bij het opstellen van dit Intern Controle Plan 2022 is gebruik gemaakt van het Intern Controle Plan 2021 en de ervaringen die in de afgelopen jaren zijn opgedaan. Het Intern Controle Plan 2022 is op onderdelen bijgesteld dan wel aangescherpt, waarvan de belangrijkste zijn: • Heroverweging van de risico’s, werkzaamheden en prioritering; • Uitgebreidere vastlegging van de risicoanalyse en betere verantwoording van de belangrijkste baten en lasten binnen de gemeente Oss zodat duidelijker is waarom we interne controle verrichten op de benoemde processen; • Verfijndere vastlegging van de feitelijke werkzaamheden per proces: wat doen we precies vanuit de interne controlefunctie aan de processen? • Actualisatie van de te toetsen wet- en regelgeving. • Verdere professionalisering interne controle: ter ondersteuning van de IC wordt gebruik gemaakt van digitale ondersteuning.

2.2.2 Interne ontwikkeling – versterking en herinrichting financieel systeem De gemeente Oss is in 2021 gestart met het inrichten van een nieuw financieel systeem Key2Financien. De bevindingen uit de interne controle en Management Letter van 2021 worden daarbij als aandachtspunt meegenomen om de processen in de toekomst te verbeteren. Een belangrijke hierin is de aanscherping van het budgethouderschap in de organisatie en de invoering van een 4-ogen principe bij de afhandeling van facturen. Vanaf 2022 zal het financieel pakket Key2Financien in gebruik worden genomen en worden diverse processen verder aangescherpt. Dit wordt meegenomen bij de IC 2022.

2.2.3 Externe ontwikkeling – Rechtmatigheidsverantwoording 2022 Met ingangsdatum 1 januari 2022 heeft een wetswijziging plaatsgevonden met als gevolg dat het college voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarstukken en verantwoording aflegt over eventuele geconstateerde onrechtmatigheden. De accountant verstrekt met ingang van 2022 dus geen rechtmatigheidsoordeel meer in de controleverklaring, maar beperkt zich tot het getrouwheidsoordeel. Dit houdt in dat de accountant wel moet vaststellen dat de opgenomen rechtmatigheidsverantwoording getrouw is verantwoord in de jaarstukken. Om het college in staat te stellen deze verantwoording af te leggen is een gedegen interne controle nodig. Dit omvat: 1. Normenkader: het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door de gemeenteraad.

2.

3. 4. 5.

Risicoanalyse: in dit Intern Controle Plan 2022 treft u een interne risicoanalyse aan voor de baten, lasten en de balansposten. Wij verwijzen hiervoor naar hoofdstuk 3.2 waarin per proces de aard van het proces, belangrijkste risico’s en bijbehorende controle werkzaamheden uiteengezet zijn. Toetsingskader: de risicoanalyse wordt vervolgens vertaald in het toetsingskader met behulp van checklists en controleplannen. Dossiervorming: de dossiervorming wordt op onderdelen verder verfijnd, maar voldoet aan de gestelde vereisten. Rapportage: vanaf 2022 wordt per half jaar gerapporteerd aan de directie en het College hoe het staat met het “proces” en voorlopige bevindingen omtrent rechtmatigheid. De eindrapportage met daarin een samenvatting van de uitkomsten van de controles, is in 2022 leidend voor het college om tot een rechtmatigheidsoordeel te komen.

Met behulp van voorgaande aanscherping van het controleplan 2022 ligt de gemeente op koers om de aanstaande wijziging in de wet- en regelgeving volledig en tijdig te implementeren. Wij blijven de ontwikkelingen hierin uiteraard volgen. Als er relevante ontwikkelingen zijn te melden inzake de rechtmatigheidsverantwoording dan rapporteren wij dit direct aan het DT en/of College.

3. Te controleren processen 2022 Bij het bepalen van het onderwerp/proces, de diepgang en omvang van een controle wegen een aantal aspecten mee, zoals: De invoering van nieuwe wet- en of regelgeving (normenkader). De introductie van een nieuw proces voor de gemeente of een procesherziening; De mate van risicobeheersing van het proces (analyse van de opzet, werking en naleving van het proces en de beheersmaatregelen) waarbij ook aandacht is voor fraudegevoeligheid en risico’s omtrent informatiebeveiliging; De financiële relevantie (de omvang van de geldstroom/uitgaven volgens de begroting) en het aantal posten / mutaties; De mate waarin er (on)zekerheden in de (proces ondersteunende) informatiesystemen zitten; De bevindingen uit eerdere controles en de daarop uitgevoerde corrigerende maatregelen;

3.1. Belangrijke processen Wij hebben op basis van begroting 2022 de financiële stromingen geanalyseerd voor wat betreft . baten en lasten. In de interne controle worden alle baten en lasten groter dan de verantwoordingsgrens (bedrag 2022: € 3.378.000) opgenomen. Ook worden hier processen aan toegevoegd met een hoger risico op bijvoorbeeld misbruik en oneigenlijk gebruik (bijvoorbeeld bij gebruik van cashgeld). Zie voor een berekening van de verantwoordingsgrens bijlage 1. Dit zijn ook minimaal die processen die voor de accountant uiteindelijk relevant zijn. Per proces is beschreven in welke mate er binnen de gemeente Oss sprake is van risico’s binnen de betreffende processen en welke werkzaamheden worden verricht. Deze werkzaamheden zijn leidend in de samenstelling van de controleplanning. Uiteindelijk zal de interne controle worden begeleid door de interne controlemedewerkers in samenwerking met de afdeling of gebruik makend van de werkzaamheden van de kwaliteitsmedewekers in het sociaal domein. Waar nodig zal ook de afstemming gezocht worden met de accountant in het kader van efficiency, maken van selecties, bepalen toetspunten. Legenda “prioriteit” en “risicoclassificatie” uit de volgende tabel: Prioriteit H M L

Toelichting prioriteit

Toelichting risicoclassificatie (verslaggeveving)

Elk kwartaal in IC Elk halfjaar in IC Minimale IC

Hoog Midden Laag

Hieronder worden de processen toegelicht per onderwerp daarbij is het volgende behandeld: • Aard van de post: wat houdt deze post / dit proces in en welke zaken spelen er? • Risicoanalyse. • De wet en regelgeving is per proces opgenomen in het normenkader (separaat document). • Interne controle: op welke aspecten is de interne controle gericht?

Nr. Baten 1.

2.

Algemene uitkering, inclusief Uitkeringen participatiewet (als onderdeel van integratie-uitkering Sociaal Domein) Belastingen en heffingen

Prio L

5.

6.

L

M

Verhuuropbrengsten

- Aanslag afvalstoffenheffing is onjuist - Aanslagen afvalstoffenheffing zijn niet volledig opgelegd - Afvalstoffenheffing niet volledig geregistreerd - Bedrag aanslag afvalstoffenheffing niet ontvangen - Bezwaarprocedure aanslag afvalstoffenheffing niet juist doorlopen - Foutief tarief afvalstoffenheffing - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Onjuiste toerekening begrotingsjaar opbrengsten afvalstoffenheffing - Onjuistheid grootboekrekening/kostenplaats afvalstoffenheffing - Opbrengsttransactie afvalstoffenheffing onjuist Presentatie opbrengsten afvalstoffenheffing - Bedrag grondverkopen onjuist - Geen vastgesteld Grondbeleid - Grootboekrekening opbrengsttransactie grondverkopen onjuist - Kadaster onjuist en onvolledig - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Opbrengst niet toegerekend aan het juiste jaar - Opbrengsttransactie grondverkopen onjuist - Opbrengsttransacties grondverkopen onvolledig - Transactie grondverkoop onjuist (beleid)

L

L

- Facturatie verhuur en pacht is niet volledig - Foutief tarief verhuur en pacht - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Niet voldaan aan Wet Markt en Overheid - Onjuistheid grootboekrekening/kostenplaats verhuur en pacht - Opbrengst niet toegerekend aan het juiste jaar - Opbrengst Verhuur en pacht niet volledig geregistreerd - Opbrengsttransactie verhuur en pacht onjuist

L

L

- Onjuistheid grootboekrekening/kostenplaats parkeeropbrengsten - Opbrengst niet toegerekend aan het juiste jaar - Opbrengst parkeren niet volledig geregistreerd

Parkeeropbrengsten

Omgevingsvergunning

L

7.

L

Grondexploitatie (In deze IC baten grondverkopen, lasten grondaankopen). H

4.

Risico's - Inkomensoverdrachten rijk; geen directe risico's aanwezig

L

3.

Risico

L

leges burgerzaken (secretarieleges) L

L

- Aanvragen vergunningen onvolledig - Bezwaarprocedure omgevingsvergunning niet juist doorlopen - Grootboekrekening opbrengsttransactie omgevingsvergunningen onjuist - Bedrag leges omgevingsvergunning niet ontvangen - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Omgevingsvergunningenprocedure onjuist - Onjuiste/ onvolledige vastlegging aanvraag - Opbrengst niet toegerekend aan het juiste jaar - Opbrengst vergunningen niet volledig in financiele administratie - Opbrengsttransactie vergunningen onjuist - Opbrengsttransacties vergunningen onvolledig - Tarief leges omgevingsvergunningen onjuist op aanslag - Tarieven niet conform beleid - Tarieven niet kostendekkend - Tarieven onjuist verwerkt in systeem - Afgifte document Burgerzaken onjuist - Grootboekrekening opbrengsttransactie leges burgerzaken onjuist - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Opbrengst leges Burgerzaken niet toegerekend aan het juiste jaar - Opbrengsttransactie leges burgerzaken onjuist - Opbrengsttransacties leges burgerzaken onvolledig - Tarief leges burgerzaken onjuist

Nr. Lasten 8.

Prio

H

9.

Risico

Inkopen en aanbestedingen

H

Sociaal Domein: WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning)

H

H

Risico's - Aanbestedingsprocedure niet cf beleid - Aanbestedingsprocedure niet juist uitgevoerd - Bedrag onjuist - Betaling onjuist bankrekening - Betaling onjuist bedrag - Budget wordt overschreden - Geen vastgesteld inkoop- en aanbestedingsbeleid - Grootboekrekening kostentransactie onjuist - Kostentransactie onjuist - Kostentransacties onvolledig - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Presentatie kosten inkoopfacturen - Aanbestedingsprocedure niet cf beleid - Beschikkkingen Wmo worden onjuist/onterecht afgegeven - Aanbestedingsprocedure niet juist uitgevoerd - Betaling onjuist bankrekening - Bedrag Wmo-transacties onjuist - Betaling onjuist bedrag - Budget wordt overschreden - Geen vastgesteld beleid Wmo - Geen vastgesteld inkoop- en aanbestedingsbeleid - Grootboekrekening Wmo onjuist - Kosten Wmo-transacties onjuist - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Onjuiste toerekening begrotingsjaar kosten Wmo - Onvolledigheid eigen bijdrage CAK - Onvolledigheid registratie beschikkingen Wmo - Wet en regelgeving niet juist toegepast

10. Sociaal Domein: jeugdzorg

- Aanbestedingsprocedure niet cf beleid - Bedrag jeugdhulp-transacties onjuist - Bedrag jeugdhulp-transacties onjuist - Beschikkkingen Jeugd worden onjuist/onterecht afgegeven - Betaling onjuist bankrekening - Betaling onjuist bedrag - Budget wordt overschreden -Aanbestedingsprocedure niet juist uitgevoerd - Geen vastgesteld beleid Jeugd - Geen vastgesteld inkoop- en aanbestedingsbeleid - Grootboekrekening jeugdhulp onjuist - Is beschreven in proces Inkoop en aanbestedingen - Kosten jeugdhulp-transacties onjuist - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Onjuiste toerekening begrotingsjaar kosten jeugdhulp - Onvolledigheid registratie beschikkingen Jeugd - Wet en regelgeving niet juist toegepast - Woonplaatsbeginsel onjuist toegepast

11. Sociaal Domein: participatiewet (excl. verbonden partijen)

- Bedrag Participatie-transacties onjuist - Betaling onjuist bankrekening - Beschikkkingen Participatie worden onjuist/onterecht afgegeven - Betaling onjuist bedrag - Budget wordt overschreden - Geen vastgesteld beleid Participatie - Grootboekrekening Participatie onjuist - Kosten Participatie-transacties onjuist - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Onjuiste toerekening begrotingsjaar kosten participatiewet - Onvolledigheid registratie beschikkingen Participatie

12. Subsidieverlening en bijdragen aan verbonden partijen

- Bedrag subsidieverstrekkingen onjuist - Betaling onjuist bankrekening subsidieontvanger - Betaling onjuist subsidiebedrag subsidieontvanger - Grootboekrekening subsidieverstrekking onjuist - Geen vastgesteld subsidiebeleid - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Subsidiebudget/plafond wordt overschreden - Subsidie niet toegerekend aan het juiste jaar - Subsidieprocedure niet cf beleid - Subsidieprocedure niet juist uitgevoerd - Subsidies onvolledig - Subsidietransactie onjuist - Uitgangspunten raad niet juist toegepast in beleid - Vastlegging onvolledig

H

M

13. Personeel (mutaties declaraties en betalingen)

H

M

14. Grondaankopen

L

L

- Aanname niet cf CAO - Betaling onjuist bedrag - Betaling onjuist bankrekening - Fictieve medewerker - Declaraties niet conform personeelsbeleid - Geen vastgesteld personeelsbeleid - Grootboekrekening personeelskosten onjuist - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - onjuiste contractgegevens - Onjuistheid bedrag personeelskosten - Onvolledig personeelsdossier - Personeelskosten onjuist - Personele mutaties onjuist - Sociale lasten en afdracht loonheffing onjuist berekend - Uitdiensttreding niet verwerkt - Wet- en regelgeving niet juist toegepast - Bedrag grondaankoop onjuist - Betaling onjuist bankrekening grondeigenaar/ notaris - Betaling onjuist bedrag grondaankoop - Geen vastgesteld Grondbeleid - Grondaankoop onvolledig - Grootboekrekening grondaankoop onjuist - Kadaster onjuist en onvolledig - Mandaat- en budgethoudersregeling niet gevolgd - Onjuiste toepassing Wet Voorkeursrecht Gemeente - Onjuiste toerekening begrotingsjaar kosten grondaankoop - Onjuistheid grondaankoop - Transactie grondaankoop onjuist (beleid) - Overschrijding kredietlimiet grondaankopen

Nr. Balansposten

Prio

Risico

H

M

M L

L L

L

L

Nr. Overige onderwerpen

Prio

Risico

19. Memoriaalboekingen 20. Kascontrole 21. Themaonderzoek/ speerpunt: Key2Finance

M M

M M

M

M

15. Immateriële en materiële vaste activa 16. Eigen vermogen 17. Voorzieningen 18. Treasury: kortlopende en langlopende geldleningen

Risico's - Boekwaarde gecontroleerde jaarrekening 2021. - Boekwaarde gecontroleerde jaarrekening 2021. - Boekwaarde gecontroleerde jaarrekening 2021. - Geen vastgesteld treasurybeleid - Niet voldaan aan bankconvenant - Kasgeldlimiet wordt overschreden - Niet voldaan aan eis publieke taak - Niet voldaan aan mandaat- en budgethoudersregeling - Niet voldaan aan treasurystatuut - Niet voldoen aan wet- en regelgeving - Renterisiconorm wordt overschreden

Risico's - Memoriaal niet juist, tijdig, volledig - Risico op fraude bij gebruik contact geld - Controle op conversie code naar K2F - Zijn de controles en werkprocesen juist en volledig geimplementeerd in K2F - Onjuiste mandaten verwerkt

3.2. Planning uitvoering en rapportage interne controle Op hoofdlijnen is de planning als volgt opgesteld: Uit te voeren werkzaamheden Procesbeschrijvingen & bijbehorende lijncontrole (opzet en bestaan proces) Start gegevensgerichte werkzaamheden: maandelijks dan wel per kwartaal bijhouden tot en met afronding boekjaar. 1ste halfjaar rapportage interne controle: hierin rapporteren over alle procesbeschrijvingen, lijncontroles en gegevensgerichte werkzaamheden tot dan toe. Voorbereiding interim-controle accountant; procesbeschrijvingen en lijncontroles zijn beschikbaar. 3e kwartaalrapportage interne controle : hierin rapporteren over alle procesbeschrijvingen, lijncontroles en gegevensgerichte werkzaamheden tot dan toe. Voorbereiding jaarrekening. Gegevensfgerichte werkzaamheden afgerond t/m Q4 4e kwartaal en tevens eindrapportage interne controle. Bevindingen 2e halfjaar aanvullen, verbeteringen / ontwikkelingen t.o.v. 1e rapportage benoemen en attentiepunten accountant (o.b.v. ML) meenemen (opvolging / status)

Doelgroep

Start

Einde

Interne organisatie

maart

Mei

Interne organisatie

April

Maart

Interne organisatie

Juni

Augustus

Externe Accountant Interne organisatie / externe accountant (t.b.v. interim controle) Interne organisatie / externe accountant

Januari

Oktober

Oktober

November

Oktober

Maart

Oktober

Maart

Interne organisatie / externe accountant

Bijlage 1: Berekening verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is op 25-6-2020 door de gemeenteraad vastgesteld. Dit is het bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Afwijkingen kunnen bestaan uit: Rechtmatigheidsfouten; Onzekerheden qua rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens is vastgesteld op 1% (deze moet vallen binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente (€3.378.161 zijnde 1% van € 337.816.055), inclusief de stortingen in de reserves aan de reserves). Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage van 1%. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld.