Informatienota rechtmatigheidsverantwoording.DOCX

Informatienota

Onderwerp Inrichting interne controle gericht voor de rechtmatigheidsverantwoording. Datum

17-5-2021

Naam en telefoon

Klaas Molthof 9886

Afdeling

F&C

Portefeuillehouder

F. Den Brok

Waarover wil je informeren? 1.

Rechtmatigheidsverantwoording

2.

De inrichting van de interne controle voor de rechtmatigheidsverantwoording

Wat is de aanleiding voor deze informatie? Het college is en blijft ook na 2020 verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de gemeente Oss. In de huidige situatie vormt de accountant hierover een oordeel en brengt hij/zij er verslag over uit. Vanaf verslagjaar 2021 stelt het college deze verantwoording op. Dit is erop geënt dat er een bestuurlijk gesprek plaats vindt tussen college van B&W en gemeenteraad met het oog op rechtmatigheid. Er is binnen de gemeente Oss een grondslag voor deze verantwoording nodig. Doel is met een mate van zekerheid vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving.

Wat is de kernboodschap? 1. Verschuiving van de verantwoordelijkheid voor rapporteren op rechtmatigheid van accountant naar college. 2. In de praktijk geen directe verandering. 3. Creëren van meer inzicht, door een logische en transparante opzet van ons control framework.

Informatienota

Pagina 1 van 5

Informatienota

1.

Rechtmatigheidsverantwoording

Het belangrijkste uitgangspunt voor de wijziging is dat de primaire verantwoordelijkheid van de rechtmatigheid van de kosten en opbrengsten en balansmutaties in de jaarrekening bij het college ligt. In de huidige situatie hoeft het college hier zelf geen uitspraak over te doen en geeft de accountant hier een oordeel over. Dit gaat dus verschuiven. Deze wijziging heeft onder andere tot doel dat er een bestuurlijk gesprek plaats zal vinden tussen college en gemeenteraad met als onderwerp rechtmatigheid. De accountant blijft wel een oordeel geven over de getrouwheid van de jaarrekening (zie de blauwe criteria in onderstaand plaatje). De rechtmatigheidsverantwoording van het college maakt daar vanaf 2021 onderdeel van uit (zie de rode criteria in onderstaand plaatje). De controle op rechtmatigheid heeft een sterke verwevenheid met de controle op de jaarrekening tijdens de controle op de jaarrekening zal ook het interne controle proces worden meegenomen ter beoordeling.

In Oss voeren we vanuit de ambtelijke organisatie al jaren (verbijzonderde) interne controles uit op rechtmatigheid. Dit doen we op alle materiële financiële processen. Inrichting van deze controles (diepgang, methode van selecties, hoeveelheid detailcontroles e.d.) werden steeds met onze accountant afgestemd. Uitkomsten worden intern gerapporteerd en bij grote bevindingen treffen we maatregelen in onze processen. Onze accountant betrok de intern uitgevoerde controles in haar eigen werkzaamheden. In de afgelopen jaren heeft de accountant in hun managementletter en accountantsverslagen slechts beperkt rechtmatigheidsbevindingen gerapporteerd. We beschikken dus in Oss al over een goed werkend systeem van het doen van controles op rechtmatigheid. Dit is de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording die het college moet gaan afleggen. De accountant bevestigt dit ook in het accountantsverslag bij de jaarrekening.

2.

Organisatie van de interne controle

Onderdeel van de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de uitkomsten van de interne controles die binnen de gemeente uitgevoerd worden om vast te stellen of wet- en regelgeving zijn nageleefd. Dit betekent dat we zelf vaststellen dat wordt voldaan aan het normenkader waarin relevante wet- en regelgeving is opgenomen. Hiervoor zijn en worden diverse werkzaamheden uitgevoerd, deze stappen worden hieronder uiteengezet.

Informatienota

Pagina 2 van 5

Informatienota

1.

Bepalen van omvang van de werkzaamheden

De omvang van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de verantwoordingsgrens die is vastgesteld met de gemeenteraad. Deze is vastgesteld op 1% van de lasten. Deze is in overeenstemming met de grens voor de accountantscontrole. 2.

Inventarisatie financiële stromen

Er is op basis van de cijfers over 2019 vastgesteld bij welke financiële stromen zich materiële rechtmatigheidsafwijkingen kunnen voordoen. Het gaat hierbij om de stromen zoals WMO, Jeugd, inkoopproces, subsidieverstrekking, leges, personeel, Treasury en aankoop en verkoop gronden (zie voor het volledige overzicht bijlage 1). Op basis van de verantwoordingsgrens van 1% wordt per stroom de diepgang van de controle bepaald. Aan het eind van het boekjaar zal worden gekeken of deze ‘scoping’ nog “terecht is o.b.v. van het meest recente boekjaar. Dit om vast te stellen of er stromen bij zijn gekomen of in omvang gewijzigd. Deze inventarisatie wordt gedocumenteerd en is onderdeel van het controleplan. 3.

Kwaliteits- en risicobeoordeling van interne processen

Na de inventarisatie van financiële stromen is een analyse gemaakt van de kwaliteit en de belangrijkste risico’s van de bijbehorende interne processen. Op basis van de beoordeling zijn de hoog risico processen geclassificeerd. Dit betreffen bijvoorbeeld de processen waarbij directe geldtransacties plaatvinden. De interne controles worden op dit moment vastgelegd in Word en zullen op korte termijn vastgelegd gaan worden in specifieke tooling. 4.

Controleplan

De werkzaamheden per proces zullen bestaand uit het vaststellen van hoe het proces is bedacht (opzet), werkt het proces zoals men zegt (bestaan) en test werkzaamheden op het proces (werking). De werkzaamheden in het controleplan bestaan uit de uitvoering van verschillende controlemethoden. • Procesgerichte en gegevensgerichte werkzaamheden • Aselecte deelwaarnemingen • Risicogerichte deelwaarnemingen bijv. op basis van boekingen, omschrijvingen etc. • Toepassing van de 80/20 regel: 80% van de financiële omvang wordt veroorzaakt door 20% van de financiële transacties • Data-analyse De uitkomsten van de risico inschatting zijn vastgelegd in het controleplan. Hierin wordt beschreven welke interne controlewerkzaamheden uitgevoerd worden en voor welke processen. Dit plan geeft dus in hoofdlijnen de interne controlewerkzaamheden weer. Belangrijk om hierbij te realiseren is dat de controle niet tot doel heeft om de controleren maar verder te helpen met het verbeteren van de processen. Vervolgens is per proces een diepgaander controleplan opgesteld. Hierin is aandacht geschonken aan de risico’s van het betreffende proces, de mix van werkzaamheden die gehanteerd wordt bij de uitvoering, de diepgang van de controle en de aantallen deelwaarnemingen. Als gedurende het jaar belangrijke wijzigingen zich voordoen, zal bepaald worden wat het effect is op de controleaanpak.

De wijzigingen kunnen leiden tot een bijstelling van het controleplan. 5.

Dossiervorming en rapporteren

Informatienota

Pagina 3 van 5

Informatienota

De werkzaamheden en bevindingen na de controlewerkzaamheden worden vastgelegd in een controledossier. In het dossier zal worden vastgelegd waarop de bevindingen zijn gebaseerd en op welke wijze de werkzaamheden hebben plaatsgevonden. Belangrijk is dat de zogenaamde ‘audittrail’ gevolgd kan worden. Per proces zal een verslag over uitkomsten van interne controles worden gemaakt. Per proces wordt, door AO/IC een conclusie getrokken ten aanzien van de rechtmatigheid. Als er bevindingen zijn, wordt een afweging gemaakt of deze bevindingen geïsoleerd kunnen worden of dat de bevindingen leiden tot een uitbreiding van werkzaamheden. Periodiek worden de uitkomsten gerapporteerd aan management, college, raad en accountant. Dit gaat de basis vormen voor de verantwoording van het college in de jaarrekening.

Informatienota

Pagina 4 van 5

Informatienota

Bijlage 1 Specifieke organisatie onderdelen Processen die specifieke rechtmatigheidsaandacht betreffen zijn onderstaand opgenomen. De risico analyse en werkzaamheden voor deze processen worden zowel decentraal binnen SD als centraal binnen Ao/IC uitgevoerd. In onderstaande tabellen zijn de hoog risico processen met betrekking tot rechtmatigheidsaspecten en geplande controles opgenomen (Voor verdere details zie controle planning). Organisatieonderdeel WMO Jeugd

Rechtmatigheid (wet en regelgeving extern) Rechtmatigheid (regelgeving intern) - Algemene wet bestuursrecht Voor de rechtmatigheid aansluiten bij Controleplan SD - Verordening maatschappelijke ondersteuning - Wet maatschappelijke ondersteuning Oss 2020 (Raad 13-01-2020) - Jeugdwet - Participatiewet - Wet educatie beroepsonderwijs

- Verordening jeugdhulp gemeente Oss 2020 (Raad 23-04-2020) - Re-integratieverordening Participatiewet 2017 (Raad 06-07-2017 m.i.v. 01-01-2017) - Verordening cliëntenparticipatie Sociaal Domein 2016 (Raad 14-07-2016 geldt m.i.v. 14-07-2016)

Voor de rechtmatigheid aansluiten bij Controleplan SD

Voor de rechtmatigheid aansluiten bij Controleplan SD

- Wet inburgering - Vreemdelingenbesluit - Wet Sociale werkvoorziening Werk en Inkomen

- Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW) - Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (Bbz) - Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ)

- Verordening Meedoen is belangrijk 2020 (Raad 23-04-2020) - Verordening Individuele inkomenstoeslag 2015 (Raad 12-02-2015 terugwerkend 01-012015) - Afstemmingsverordening 2018 (Raad 08-032018 geldt m.i.v. 19-12-2017) - Verordening tegenprestatie participatiewet 2015 (Raad 12-02-2015) - Handhavingsverordening 2015 (Raad 12-022015 terugwerkend 01-01-2015) - Verordening Individuele studietoeslag 2020 (Raad 23-03-2020) - Verordening Verrekening bestuurlijke boete 2015 (Raad 12-2-2015)

- Wabo - Gemeentewet

- Bouwverordening 2020 (Raad 24-9-2020) - Verordening Leges 2020 (Raad 19-12-2019 m.i.v. 1-1-2020)

- wet op de Ruimtelijke Ordening - Besluit op de Ruimtelijke Ordening -BBV

- Exploitatieverordening gemeente Oss 2008 (Raad 26-06-2008 m.i.v. 17-09-2008) - nota grondbeleid (Raad 14-7-2016)

Leges & Vergunningen

Aan en verkoop gronden

-Aansluiting van tarieven in Key2vergunningen met de legesverordening voor APV en bijzondere wetten -Aansluiting van tarieven in Key2vergunningen met de legesverordening voor omgevingsvergunningen -Detailcontrole op beschikkingen Omgevingsvergunningen -controle verkopen bouwterreinen particulieren -controle verkopen bedrijventerreinen

Organisatie onderdelen overstijgende processen Processen die alle organisatie onderdelen raken zijn: personeel, inkopen en subsidieverstrekkingen. De risico analyse en werkzaamheden voor deze processen worden door AO/IC centraal uitgevoerd. In Risico's Rechtmatigheid Audit * controle personeelsmutaties en onkostendeclaraties * Verbandscontrole subadministratie hypothecaire CAO / WNRA geldleningen met de financiële administratie * Onjuiste verwerking mutaties Sociale verzekeringswetten * digitale marktplaats / inhuur tijdelijk personeel * Onrechtmatige declaraties Wet op de loonbelasting * controle gebruik poolauto's en afdelingsauto's * Misbruik bevoegdheden salarismedewerkers Werkkostenregeling * Controle WKR voor eigen vergoedingen Wet Normering Topinkomens * Controle WNT Personeel * Controle aanbestedingen (proces) * Controle inkopen - Europese aanbestedingsregels * Controle Financiële mandatering * Uitvoeren onrechtmatige betalingen - Aanbestedingswet 2012 * controle crediteurenanalyse * Betaling voor niet-verrichte prestaties - Gids proportionaliteit * steekproef contractbeheer en opslag originelen * Inefficiënte inkoop - Aanbestedingsreglement werken 2012 (volledigheid archivering) Crediteuren

Treasury

Subsidies

- Wet houdbare overheidsfinanciën - Wet Financiering decentrale overheden (Fido) - Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) - Treasurystatuut Gemeente Oss (Raad 19-122013) - Verordening geldlening zonnepanelenproject Oss 2020 (Raad 30-1-2020 m.i.v. 1-1-2020) * Onrechtmatig onttrekken kasgelden - Verordening duurzaamheidsleningen Oss * Onrechtmatig verstrekken van leningen 2017 (Raad 26-01-2017 m.i.v. 11-02-2017) * Onrechtmatig aangaan van leningen - Verordening blijverslening (Raad 15-12-2016 * Controle Treasurystatuut * Risico dat niet voldaan wordt aan de eisen van m.i.v. 01-01-2017) * Controle Hypothecaire leningen het Treasurystatuut * * Onrechtmatige subsidieverstrekkingen * Bestedingen toegekende subsidies niet conform de door de gemeente gestelde * Detailcontrole op verstrekte subsidies voorwaarden (oneigenlijk gebruik) * Detailcontrole monumentensubsidies Susidieverordening

IT & Privacy Naast deze processen is ook de IT beheersing & Privacy een onderwerp dat organisatie breed speelt. Met het toenemende gebruik van automatisering in processen, is de IT & privacy beheersing een belangrijk aspect geworden bij het in control zijn van de organisatie. Voor AO/IC zal de samenwerking met IT en in het specifiek de CISO & FG van belang zijn voor de controles.

Informatienota

Pagina 5 van 5