Informatienota raad FG jaarverslag 2021 1 1.DOCX

E-mail gemeente@oss.nl www.oss.nl

Postbus 5 5340 BA Oss

Wilt u bij uw reactie de datum van deze brief en ons kenmerk vermelden?

Datum

Ons kenmerk

17 mei 2021

Behandeld door

Doorkiesnummer

Nanda Laagland

Onderwerp

Jaarverslag functionaris voor gegevensbescherming 2021

Geachte raadsleden, De functionaris voor gegevensbescherming (FG) heeft het jaarverslag 2021 opgesteld waarin de stand van zaken rondom het borgen van privacymaatregelen is beschreven. Het verslag hiervan vindt u in de bijlage. Conform het privacybeleid worden het college en de gemeenteraad geïnformeerd.

Wat is de aanleiding voor deze informatie? De FG ziet toe op de naleving van het beleid en de privacy wet- en regelgeving en informeert en adviseert de organisatie daarover. In dit jaarverslag brengt de FG verslag uit over de stand van zaken over 2021. De AVG en het privacybeleid van de Gemeente Oss schrijven voor dat de FG jaarlijks verslag uitbrengt aan het college en de raad. De FG geeft daarbij aanbevelingen voor een verdere optimalisering van de privacybeleidsvoering.

Volgvel

Ons kenmerk

2

Wat is de kernboodschap? Sinds mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dit is het algemene normenkader voor de bescherming van persoonsgegevens. Binnen veel van onze opgaven en ambities hebben we te maken met gegevens van onze inwoners en daardoor met gegevensbescherming. De AVG geeft kaders hoe we dit (systematisch) kunnen aanpakken. In het jaarverslag is uitgewerkt in welke mate de organisatie de door de AVG voorgeschreven beheersmaatregelen gebruikt om de risico’s rondom het verwerken van persoonsgegevens te beheersen. De afgelopen jaren is er in de organisatie een basis gelegd voor gegevensbescherming. Er is bewust gekozen om met beperkte capaciteit in te zetten op een ontwikkelingsgerichte aanpak, waarbij bij de start de focus gelegd is op urgente en wettelijke taken. Er kon op dat moment geen extra formatie vrijgemaakt worden. Gevolg is dat er zeker stappen zijn gezet, maar dat implementatie van de AVG nog niet is voltooid. Het inbedden van gegevensbescherming in de dienstverlening, werkprocessen en planning- en control-cyclus kost tijd, energie en geld. Dat gaat niet vanzelf. Belangrijk is dat de organisatie blijft bouwen aan een fundament dat als basis dient voor een betrouwbare overheid.

Specifieke aandacht zal vanaf 2022 moeten uitgaan naar het gestructureerd integreren van gegevensbescherming in de organisatie en het verhogen van het privacy bewustzijn. Belangrijke aspecten daarbij zijn: 1.

Het actualiseren van het privacybeleid, met inbegrip van de ‘privacyorganisatie’ en deze communiceren.

2.

Het tijdig betrekken van privacy bij nieuwe ontwikkelingen: in het ontwerpproces van nieuwe producten, diensten en processen. Bij voorkeur al bij de beleidsontwikkeling.

3.

Gaan werken met een vastgesteld jaarplan waarin (organisatiebrede) prioriteiten worden bepaald.

4.

Het voeren van een actueel privacymanagement o.a. ten aanzien van het verwerkingsregister, hoog risico verwerkingen/processen en (verwerkers)overeenkomsten.

5.

Het plannen en uitvoeren van DPIA’s voor risicovolle verwerkingen/processen om risico’s en mitigerende maatregelen in beeld te krijgen en deze te kunnen uitvoeren.

6.

Interne bewustwording en doelgroepgerichte training van medewerkers.

7.

Het opstellen van een gemeentebreed communicatieplan voor privacy.

Volgvel

Ons kenmerk

3

Vanuit de programmabegroting 2022-2025 is er inmiddels capaciteit beschikbaar gesteld voor de invulling van twee privacy-functies. Momenteel wordt er een ‘centrale privacy officer’ en een ‘privacy officer sociaal domein’ geworven. De komende jaren kan daarmee verder gebouwd worden aan het fundament voor gegevensbescherming. Wat is het vervolg? De gemeente wil een betrouwbare organisatie zijn voor inwoners, (keten)partners en bedrijven. Door steeds veranderende omstandigheden vraagt dit een continue doorontwikkeling op het gebied van gegevensbescherming. In dit jaarverslag wordt inzicht gegeven over de stand van zaken. Aan de hand daarvan kan een plan van aanpak worden opgesteld en kunnen verbeteringen worden doorgevoerd. Met de aanstelling van twee privacy officers in de organisatie ontstaat ruimte om hiermee aan de slag te gaan. Communicatie Het jaarverslag is in het directieteam besproken. De ambtelijke organisatie wordt over het jaarverslag geïnformeerd. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Oss, Namens dezen,

Samenvatting De functionaris voor gegevensbescherming (FG) heeft het jaarverslag 2021 opgesteld waarin de stand van zaken rondom het borgen van privacymaatregelen is beschreven. De belangrijkste conclusie is dat de organisatie moet blijven bouwen aan het fundament voor gegevensbescherming. Door steeds veranderende omstandigheden vraagt dit een continue doorontwikkeling.