Gemeentelijke reactie op de 3 onderzoeken van de Provincie naar digitale archivering.DOCX

Gemeente Oss

Onderzoeken Provincie naar digitale archivering

Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................................3 1.

Onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeenten ......................................................3 Uitkomsten van het provinciaal onderzoek ...........................................................................3 De stand van zaken in Oss.................................................................................................4 Verwerking van de aanbevelingen.......................................................................................4

2.

Onderzoek archivering digitale agenda's.......................................................................5

3.

Onderzoek archivering audio- en videotulen .................................................................5

2

Inleiding In 2019 en 2020 heeft de Provincie Noord-Brabant binnen het kader van interbestuurlijk toezicht een 3-tal onderzoeken bij Brabantse gemeenten gedaan met betrekking tot digitale archivering. Het gaat in detail om de volgende drie onderzoeken: 1.

Onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeenten,

2.

Onderzoek archivering digitale agenda's,

3.

Onderzoek archivering audio- en videotulen.

De onderzoeken zijn als bijlage bij dit verslag toegevoegd. In dit verslag lichten we de onderzoeken toe. Per onderzoek delen we conclusies, gaan we in op de specifieke situatie in Oss en eventuele verbeteracties.

1. Onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeenten Aan het onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeenten hebben 17 gemeenten in NoordBrabant meegewerkt, waaronder Oss. Bij iedere gemeente zijn twee subsidiedossiers en twee dossiers van omgevingsvergunningen bekeken. Het beeld voor Oss is dat onderzoekers constateren dat de digitale dossiers in Oss compleet zijn en dat alle belangrijke informatie en documenten zijn aangetroffen. Op sommige vlakken zijn er wel verbeteringen geadviseerd. Deze aanbevelingen worden op verschillende manieren opgepakt binnen ons documentair informatiebeheer. Hieronder staan opeenvolgend de uitkomsten van het totale onderzoek onder de 17 gemeenten, de stand van zaken in Oss en de wijze waarop we de aanbevelingen in Oss verwerken. Uitkomsten van het provinciaal onderzoek Op basis van het totale onderzoek onder de 17 gemeenten vat de provincie de conclusies als volgt samen: 1.

Er ontbreekt in de dossiers informatie die je op grond van de Archiefwet 1995 wel mag verwachten. Het gaat hier met name om e-mails, adviezen en vooroverleg.

2.

Die informatie ontbreekt ook bij twee gemeenten die het proces van de omgevingsvergunning hebben uitbesteed aan een gemeenschappelijke regeling.

3.

De aanvraag, beschikking en bijlagen bij de aanvraag en de beschikking zijn in de onderzochte dossiers wel aangetroffen.

4.

Gemeenten hebben onvoldoende grip op het beheer van de informatie in procesapplicaties en op netwerkschijven. Daardoor wordt de informatie niet voldoende beheerd en dezelfde informatie kan dubbel vastgelegd worden.

3

5.

De eenduidige vastlegging van de uitvoerende verantwoordelijkheid voor de volledigheid van dossiers in een generieke regeling is bij 70% van de onderzochte gemeenten niet geregeld.

Daarbij worden de volgende aanbevelingen gedaan: 1.

Maak een overzicht van alle informatie die in de gemeente voorkomt. Het gaat om alle informatie die voortvloeit uit taken en processen die de gemeente uitvoert.

2.

Maak concrete afspraken over het beheer van die informatie overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995. Zorg ervoor dat de afspraken worden uitgevoerd en gehandhaafd.

3.

Regel de eindcontrole op volledigheid van de dossiers en maak die onderdeel van het bij wet verplichte kwaliteitssysteem archiefbeheer. Het kwaliteitssysteem wordt gekoppeld aan de andere interne audit- en controleprocessen.

4.

Zorg ervoor dat bij de bouw of aanschaf van nieuwe applicaties de eisen voor het duurzaam beheer van de informatie overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995 kunnen worden ingericht en uitgevoerd.

De stand van zaken in Oss De onderzoekers constateren dat de digitale dossiers in Oss compleet zijn en dat alle belangrijke informatie en documenten zijn aangetroffen. Daarnaast wordt opgemerkt dat de toegankelijkheid in het documentmanagementsysteem goed is. In lijn met de conclusies van het totale onderzoek, wijzen de onderzoekers erop dat (proces) informatie die bij de afhandeling van een zaak ontstaat, in verschillende Osse applicaties zit. Denk bijvoorbeeld aan een backoffice applicatie die bij het werkproces wordt ingezet. Ook deze informatie dient als onderdeel van het archief beheerd te worden (ofwel in die applicatie zelf, ofwel door exporteren ervan naar een documentmanagementsysteem). Het ontbreken van een totaaloverzicht van applicaties die in gebruik zijn in de gemeentelijke organisatie en de archiefbescheiden die daarin voorkomen, wordt als een gemis benoemd. In Oss ligt de verantwoordelijkheid voor de compleetheid van dossiers bij de behandelaar. Dit komt overeen met het totaalbeeld van de 17 gemeenten. Het past binnen het uitgangspunt dat de leidinggevende integraal verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoeringstaken en is bijvoorbeeld ook vastgelegd in werkafspraken. De onderzoekers benadrukken het belang van het zo eenduidig mogelijk vastleggen van de verantwoordelijkheid, bij voorkeur in een generieke regeling.

Verwerking van de aanbevelingen De conclusies en aanbevelingen die voor Oss van belang zijn, worden opgepakt binnen ons documentair informatiebeheer. Belangrijk instrument daarbij is het Informatie Beheerplan, dat voor elk team/cluster opgesteld gaat worden. Daarin wordt beschreven welke werkprocessen er

4

uitgevoerd worden, waar we de informatie uit dat werkproces vastleggen en uiteindelijk vernietigen of permanent bewaren. Hierdoor ontstaat ook een beeld van de applicaties die in gebruik zijn. Daarnaast wordt de verantwoordelijkheid voor de compleetheid van dossiers hierin uitdrukkelijk benoemd. De beheerplannen zullen een beeld geven van de kwaliteit, risico’s en benodigde verbeteracties met betrekking tot de informatie opslag. De applicatie I-Navigator is in gebruik genomen om een totaaloverzicht op te bouwen van de digitale archiefbescheiden en de applicaties waarin ze voorkomen. Om meer grip te krijgen op archiefwaardige informatie in procesapplicaties, is documentair informatiebeheer een vast onderwerp geworden in de ICT-impactanalyses. Op die manier komt het onderwerp als ‘vast agendapunt’ aan bod bij de aanschaf van nieuwe systemen.

2. Onderzoek archivering digitale agenda's Het onderzoek archivering digitale agenda’s is in 2012, 2015 en 2019 uitgevoerd en had de vorm van een enquête. In de onderzoeken is gekeken naar het gebruik van digitale agenda’s en hoe deze worden gearchiveerd. Uit onderzoek blijkt dat een derde van de onderzochte Brabantse gemeenten hier geen nog geen voorzieningen heeft getroffen. In Oss archiveren wij de digitale agenda’s van bestuurders in ons Document Management Systeem. De aanbeveling die gedaan wordt is periodiek kijken of de getroffen voorzieningen nog voldoen of dat deze verbeterd kunnen worden.

3. Onderzoek archivering audio- en videotulen In het onderzoek is gekeken naar de aanwezigheid van voorzieningen voor het beheer en de archivering van audio- en videotulen van Raads- en Commissievergaderingen. Het onderzoek van 2019 is een hercontrole van een eerder onderzoek uit 2016. Uit onderzoek blijkt dat meer gemeenten gebruik maken van audio- en videotulen voor hun raadsvergaderingen. Met de stijging van gebruik van audio- en videotulen wordt echter geen stijging in maatregelen met betrekking tot archivering geconstateerd. Het onderzoek stelt dat Brabantse gemeenten daarmee onder andere een risico op een gebrekkige verantwoording van het democratische proces lopen. Gemeenten bij wie de archivering van de audio- en videotulen niet goed geregeld is worden aanbevolen om hiertoe voorzieningen te treffen en aanvullende acties te ondernemen. De situatie in Oss is zo dat de audio- en videotulen van de Osse Raads- en Commissievergaderingen voor lange termijn zijn veiliggesteld. De bestanden worden direct gearchiveerd in het e-depot van de Osse archiefbewaarplaats; het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in ’s-Hertogenbosch. Dit wordt uitgevoerd door het bedrijf Company Webcast dat tevens zorg draagt voor ontsluiting van de audio- en videotulen naar het publiek.

5