Frauderisicoanalyse 2023

Frauderisico analyse

Datum: 9-10-2023

Inhoud Inleiding ............................................................................................................................3 Wanneer is er sprake van fraude? .........................................................................................3 De Fraudedriehoek en algehele maatregelen ...........................................................................4 De frauderisico analyse ........................................................................................................6 Vermoeden van fraude, wat dan? ..........................................................................................7 Advies of ondersteuning ....................................................................................................7 Melden? ..........................................................................................................................7 Hoe te handelen? .............................................................................................................7

Inleiding Fraude binnen een gemeente kan worden gedefinieerd als het bewust en opzettelijk handelen in strijd met de regels en wetten die gelden voor de gemeente, met als doel financieel of ander voordeel te behalen voor zichzelf of voor anderen. Fraude kan zich voordoen op verschillende terreinen, zoals belastingen, subsidies, uitkeringen, aanbestedingen en inkoop. Het kan bijvoorbeeld gaan om het indienen van valse facturen, het verzwijgen van inkomsten, het onterecht ontvangen van uitkeringen of het manipuleren van aanbestedingsprocedures om een voordeel te behalen. Het is belangrijk dat gemeenten fraude serieus nemen en maatregelen nemen om fraude te voorkomen en te bestrijden. Het college is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude. Het college is zich bewust van het risico op fraude en heeft door de gehele organisatie diverse maatregelen genomen om het risico te minimaliseren. Met deze frauderisico-analyse geven we inzicht in de maatregelen die de gemeente Oss heeft ingevoerd om fraude te beperken.

Wanneer is er sprake van fraude? Een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, het bestuur, werknemers of derden met als doel een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen ten laste van de gemeente. Dit gebeurt door misbruik te maken van vertrouwen (misleiding, verhulling van feiten).

De Fraudedriehoek en algehele maatregelen Fraude treed vaak op als er sprake is een of meerdere factoren die voorkomen in de fraudedriehoek (zie onderstaande afbeelding).

Druk (op werk en privé) Vanuit de organisatie of vanuit de privé situatie wordt druk opgelegd die tot fraude kan leiden (prikkel). Het gaat hierbij om druk vanuit de organisatie bij het realiseren van doelen, afgeven van vergunningen, bijstellen budgetten, subsidies e.d.. Ook geld, prestige en de privésituatie (bijvoorbeeld verslaving, echtscheiding, schulden) veroorzaken druk. Er zijn factoren aan te wijzen die druk verhogend werken en daarmee een verhoogd frauderisico voor een organisatie veroorzaken. Gelegenheid (meest te beïnvloeden met hard controls) De gelegenheid is de mogelijkheid die de organisatie openlaat (niet met beheersmaatregelen heeft afgedekt) om te frauderen. Het voorkómen van het frauderisico dient zich met name op het punt ‘gelegenheid’ te concentreren. De beheersmaatregelen ter voorkoming van gelegenheid zijn vooral de meer ‘harde’ procesmaatregelen. Rationalisatie (voor een deel te beïnvloeden via soft controls) Rationalisatie is goedpraten van de fraude; “ze hebben toch geld zat” of “ik heb het risico meerdere keren aangekaart maar ze doen er niks aan”. Goed voorbeeldgedrag (‘the tone at the top’) van de leiding en het bestuur is essentieel, zodat intern geen voedingsbodem voor rationalisatie ontstaat.

Binnen de gemeente Oss hebben we diverse algehele maatregelen geïmplementeerd om deze frauderisico’s zoveel mogelijk te voorkomen. De specifieke procesrisico’s en maatregelen zijn verderop in dit stuk opgenomen.

✓

Toezicht vanuit leidinggevende; leidinggevenden zorgen dat ze op de hoogte en betrokken zijn bij het uitvoeren van de werkzaamheden van hun medewerkers. Hierbij is ook extra aandacht voor veranderende economische omstandigheden (hogere kosten voor medewerkers).

✓

Functiescheiding binnen administratieve processen en 4-ogenprincipe; Binnen financiële administratie is 4 het vierogen principe toegepast waardoor, scheiding tussen prestatieverklaring, controleren en betaling.

✓

Betrokkenheid meerdere functionarissen bij schattingselementen

✓

Training (bv door leerplein);

✓

Operationele controleplannen; dit zijn controle plannen die binnen afdelingen worden opgesteld en getoetst.

✓

Interne controleplannen; Hierin staat beschreven welke risico’s en beheersmaatregelen aanwezig zijn in de processen en waarop deze getoetst worden. Deze zijn in het beheer van het team AO/IC (onderdeel van financiën en control). Dit team voert onafhankelijk van de verantwoordelijke afdelingen controles uit.

✓

Informatiebeveiligingsplan; Het Informatiebeveiligingsbeleid van de Gemeente Oss wordt driejaarlijks vastgesteld.

✓

Gedragscode Natuurlijk Integer; hierin staat beschreven wat de gemeente verwacht van zijn medewerkers. Met deze gedragscode zijn de medewerkers zich bewust van de verantwoordelijkheden en risico’s die het werken bij de overheid met zich meebrengt (te vinden via Internoss).

✓

De ambtseed (vanaf 2006); Met de ambtseed geven alle nieuwe medewerkers aan dat zij zich bewust te zijn van het belang van integer handelen (te vinden via Internoss).

✓

(integriteit) screening en VOG

✓

Aandacht integriteit in voorwaarden van inhuurcontracten

✓

Melding Vermoeden Misstand (voorheen Klokkenluiders); zie voor de inhoud de bijlage

✓

Vertrouwenspersoon; De gemeente heeft een vertrouwenspersoon aangesteld die te benaderen is voor vragen, problemen of twijfels over integriteit (te vinden via Internoss).

De frauderisico analyse In de frauderisicoanalyse is gekeken naar alle processen en of er sprake is van onderstaande “soorten transacties” om een inschatting te maken van de grootte van de frauderisico’s. 1.

grootte omvang

2.

prestatie moeilijk te waarderen

3.

persoonlijke netwerken

4.

besluitvorming in handen van beperkte groep

5.

gebruik contant geld

6.

transacties zonder zichtbare tegenprestatie

7.

management override; hieronder verstaan we het risico dat het management, vanwege hun positie, reguliere processen kunnen doorkruizen of het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen.

Aan de hand van de onafhankelijke interne controles monitort de afdeling Financiën en Control (F&C) periodiek onderstaande aandachtsgebieden bij de diverse afdelingen. Bij aanbestedingen als ook bij het grondbedrijf zal ook extra aandacht zijn voor corruptie. Hierbij wordt getoetst of de beheersmaatregelen nog steeds aanwezig zijn en werken. Als er zaken aan het licht komen, bespreekt F&C deze met de afdelingshoofden. Dat hoeven geen fraudes te zijn, maar kunnen ook aandachtspunten in beheersmaatregelen zijn. Directie ontvangt rapportages met uitkomsten van de controles. Indien nodig stelt F&C de directeuren tussentijds op de hoogte. Daarnaast kan F&C volgens het escalatiemodel van de intern controle tot aan college en gemeenteraad rapporteren.

2. Transacties 1. w aarbij de Transacties prestatie van relatief (goederen of grote omvang dienst) moeilijk te w aarderen is Het risico dat valse facturen door ambtenaren w orden ingediend. Inkoop

Het risico dat privé-uitgaven ten laste van de organisatie w orden gebracht.

Het risico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet w orden nageleefd. Aanbesteding Het risico dat aanbestedingen niet onafhankelijk plaatsvinden of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat.

Subsidies

Grondverkoop

Grondaankoop

4. Transacties 5. Transacties 3. Transacties w aarbij de w aarbij 6. Transacties Risicofactor w aarbij gebruik 7. besluitvorming in gebruik zonder (optelling van gemaakt w ordt Management handen is van een gemaakt (zichtbare) gescoorde van persoonlijke Override beperkt aantal w ordt van tegenprestatie transacties) netw erken personen contant geld

Beheersmaatregelen specifiek per proces

• Functiescheiding tussen inkoop, budgethouder, coderen facturen en betaling facturen. • Alleen originele facturen w orden verw erkt (geen kopieën of faxen). • Bij nieuw e crediteuren raadpleegt medew erker administratie KvK. • Iedere factuur w ordt minimaal volgens het vierogenprincipe goedgekeurd (onderscheid prestatieverlaring en betaalbaarstellen). • Er is vastgesteld beleid dat opdrachten niet mogen w orden opgeknipt. • Er is adequate voorlichting aan de ambtenaren die inkopen over de Europese aanbestedingsrichtlijnen. • Bij de inkoop kan er gebruik gemaakt w orden van de expertise van afdeling Inkoop. • Bij inkopen boven de EU-aanbestedingsgrens dient er verplicht gebruik gemaakt te w orden van het startformulier.

Het risico dat (te hoge) subsidies w orden verstrekt w aarbij een ambtenaar of bestuurder privébelangen heeft, bijvoorbeeld: • doorbetaling aan ambtenaar, bestuurder en/of relaties; • bevoordeling van organisaties w aarbij een ambtenaar/bestuurder belang of privévoordeel heeft

• Functiescheiding tussen behandeling subsidieaanvraag, toekenning aanvraag, registratie toegekende subsidie en uitbetaling. • Duidelijke subsidieverordening. • Vaststellen subsidieverordening door gemeenteraad. • Functiescheiding tussen behandeling subsidieverantw oording en definitieve vaststelling. • Aanvragen w orden middels een standaard checklist gecontroleerd op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. • Goede dossiervorming. • In de subsidietoezegging is de informatieverplichting uiteengezet. • Het besluit en de afrekening vindt plaats op basis van authentieke documenten.

Het risico dat het verkopen van grond/grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat.

• Vaststellen door gemeenteraad van grondexploitatieopzet. • Vaststellen grondprjzenbrief door gemeenteraad en publicatie ervan. • Vaststellen bestemmingsplannen door gemeenteraad. • Verkoopbesluit door bevoegd ambtenaar of college van B en W (bij een afw ijking). • Verkoopw aarde getaxeerd door taxateur w elke onafhankelijk is van de makelaar-> prijs w ordt vastgesteld obv grondprijzenbeleid en anders een onafhankelijke taxateur. • In geval van verkoop via loting, loting verricht door notaris.-> openbare loting in gemeentehuis, w aarbij een van de bestuurders (meestal w ethouder) de loting uitvoert. Eea volgens de Spelregels van Loting, w elke zijn vastgesteld door het college. • Toew ijzingscriteria zijn eenduidig vastgelegd en gepubliceerd. Loting obv vastgestelde Spelregels • In geval van verkoop aan ambtenaren of bestuurders besluitvorming via gemeenteraad..-> conform spelregels • Goede dossiervorming.

Het risico dat het aankopen van grond/grondposities niet onafhankelijk plaatsvindt of dat een schijn van afhankelijkheid ontstaat.

• Vaststellen door gemeenteraad van grondexploitatieopzet. • Vaststellen bestemmingsplannen door gemeenteraad. • Aankoopbesluit door college van B en W of bevoegd ambtenaar. • Taxatierapport niet ouder dan één jaar. • Vaststellen identiteit verkoper (ter voorkoming van o.a. ABC-constructies). Dat doen de afdeling middels KvK of BSN • Vierogenprincipe (onderhandelingen door 2 of meer personen namens gemeente) (ter voorkoming van o.a. ABC-constructies). • Raadplegen Bureau Bevordering IntegriteitsBeoordeling door Openbaar Bestuur (BIBOB), als BIBOB daar aanleiding toe geeft. • Goede dossiervorming.

2. Transacties 1. w aarbij de Transacties prestatie van relatief (goederen of grote omvang dienst) moeilijk te w aarderen is

Het risico dat valse cliënten w orden opgenomen in de uitkeringenadministratie en hierdoor te veel uitkeringen w orden verstrekt. Uitkeringen Het risico dat ten onrechte voorzieningen aan nietbestaande cliënten w orden verstrekt of het risico dat te hoge vergoedingen w orden verstrekt.

4. Transacties 5. Transacties 3. Transacties w aarbij de w aarbij 6. Transacties Risicofactor w aarbij gebruik 7. besluitvorming in gebruik zonder (optelling van gemaakt w ordt Management handen is van een gemaakt (zichtbare) gescoorde van persoonlijke Override beperkt aantal w ordt van tegenprestatie transacties) netw erken personen contant geld

Beheersmaatregelen specifiek per proces

• Functiescheiding tussen het vaststellen van de verordening, behandelen van de aanvraag en dossiervorming, het besluiten op de aanvraag en voorstel tot betaling. • Een onafhankelijke functionaris stelt vast of de procedure w ordt nageleefd en/of het besluit in overeenstemming is met het intern en extern w ettelijk kader. • Deugdelijke dossiervorming op basis van archiveringsrichtlijnen. • Indien noodzakelijk zal het verstrekken van een uitkering plaats vinden op basis van authentieke documenten. • Alle toekenningen w orden vastgelegd in de uitkeringenadministratie. • Periodiek vaststellen van de aansluiting tussen de financiële administratie en de uitkeringenadministratie. • Periodiek uitvoeren van heronderzoeken. • Functiescheiding tussen het vaststellen van de verordening, behandelen van de aanvraag en dossiervorming, het besluiten op de aanvraag en voorstel tot betaling. • Een onafhankelijke functionaris stelt vast of aan de bepalingen in de verordening is voldaan en of de juiste tarieven zijn toegepast. • Betaling vindt plaats op basis van een geautoriseerde beschikking.

Onkostenvergoedingen

Het risico dat niet-gemaakte kosten w orden gedeclareerd en/ of het risico dat privé-uitgaven w orden gedeclareerd.

• Er is een toereikend en helder beleid ten aanzien van het declareren van onkosten. Dit beleid is voldoende gecommuniceerd naar de medew erkers. • Declaraties moeten (voor een groot gedeelte) zijn voorzien van originele bew ijzen. • De leidinggevende tekent (voor een groot deel van de declaraties) voor akkoord. Dit is een voorw aarde voor verw erking in de salarisadministratie. • Declaraties die via de financiele adminnistratie w orden ingediend volgen het reguliere facturen proces en daarmee is 4-ogenprincipe geborgt. • Periodieke analyse door consulenten op opvallende afw ijkingen. • Declaraties van leidinggevende w orden door een hogere managementlaag gecontroleerd en geautoriseerd.

2. Transacties 1. w aarbij de Transacties prestatie van relatief (goederen of grote omvang dienst) moeilijk te w aarderen is

Het risico dat in de personeels en salarisadministratie personen zijn opgenomen die niet in dienst zijn. Personeels- en salarisadministratie

Het risico dat personeelsleden een hogere beloning of hogere (variabele) emolumenten krijgen, dan w aar zij op grond van hun functie en/of prestatie recht op hebben.

Kasgelden

Het risico dat op onrechtmatige w ijze gelden aan de kas w orden onttrokken

Leningen

Het risico dat het aantrekken van leningen niet onafhankelijk plaatsvindt.

Tussenrekeningen

Het risico dat onrechtmatige handelingen door het oneigenlijk gebruik van tussenrekeningen w ordt gemaskeerd.

Memoriaalboekingen

Het risico dat memoriaalboekingen niet juist, tijdig en volledig zijn geautoriseerd en verw erkt, w aardoor het identificeren van afw ijkingen w ordt bemoeilijkt.

Rapportering

Het risico dat in de verslaggeving / budgetten (extern en intern) bew ust aanpassingen plaatsvinden om prestatiecijfers, afrekeningen etc. te beïnvloeden.

4. Transacties 5. Transacties 3. Transacties w aarbij de w aarbij 6. Transacties Risicofactor w aarbij gebruik 7. besluitvorming in gebruik zonder (optelling van gemaakt w ordt Management handen is van een gemaakt (zichtbare) gescoorde van persoonlijke Override beperkt aantal w ordt van tegenprestatie transacties) netw erken personen contant geld

Beheersmaatregelen specifiek per proces

• Deugdelijke dossiervorming. • Periodiek bespreken consulenten personeelsstaatjes met de verantw oordelijke managers. De leidingevende controleert de juistheid en volledigheid van het personeel dat volgens de salarisadministratie op zijn afdeling w erkzaam is. • Invoer van nieuw e medew erkers kan alleen op basis van een onderliggend persoonsdossier met daarin een door bevoegd gezag ondertekend aanstellingsbesluit. • Invoer van nieuw e medew erkers in de salarisadministratie kan alleen met een geldig sofinummer. Het systeem dw ingt dit af. • Invoer van mutaties w orden in functiescheiding verw erkt. Het systeem dw ingt dit af. • Salarismutaties w orden alleen verw erkt op basis van door bevoegd gezag geautoriseerde besluiten. • Controle betalingen aan personeelsleden buiten de salarisadministratie om. • Functiescheiding tussen aanname en ontslag, bew aren en bijhouden van het personeelsdossier en verw erking in de salarisadministratie. • Minimaliseren kasgeld en activiteiten die kasgeld vereisen. • Controle kasstaten aan de hand van onderliggende bescheiden. • Kasopname protocol. • Beoordeling van kasverschillen door leidinggevende. • Periodieke analyse van omvang kassaldi. • De financiële administratie stelt vast dat de afdrachten met betrekking tot de kas tijdig en volledig volgens de hiervoor geldende procedures bij de bank of de centrale kas w orden afgestort.

• Uitgangspunten en randvoorw aarden benoemen in treasury-statuut en jaarplan. • Procedure offerteaanvraag vastleggen (altijd meerdere). • Periodieke rapportage activiteiten. • Functiescheiding tussen aanvrager en beslisser. • Deugdelijke dossiervorming. • Aanmaken nieuw e grootboekrekeningen bij beperkt aantal functionarissen. • Periodiek inhoudelijk beoordelen aanvullingen (w ijzigingen) van grootboekrekeningen. • Gebruik tussenrekeningen zoveel mogelijk beperken. • Periodiek tussenrekeningen specificeren, analyseren en verschillen laten verklaren. Vaststellen dat dit afdoende gebeurt. • Gebruik zoveel mogelijk beperken, memorialen kunnen alleen w orden aangemaakt en inhoudeljk getoetst door financieel consulenten (afdeling F&C), de financiele administratie voeren controle hierop uit op aanw ezige onderbouw ing. • Memoriaalboekingen dienen boven 20K altijd te w orden gefiatteerd door een budgethouder. • Niet-structurele (en ‘vreemde’) memoriaalboekingen kritisch beoordelen en goed documenteren. Vaststellen dat dit ook gebeurt. • Duidelijk omschrijven van de aard en de reden van de memoriaalboeking • Het opstellen van de cijfers in de rapportages gebeurd geautomatiseerd via LIAS, dat voorkomt al dan niet opzettelijk w eglaten van cijfers bij handw erk. Verantw oording hierop w ordt afgelegd vanuit de organisatie.

• Budgethouders/afsdelingshoofden geven toelichtingen bij afw ijkingen of dragen 3Oontw ikkelignen/nieuw beleid aan. Adviseurs P&C toetsen en verw erken dit in de rapportages. Businesscontroller BBC en Concerncontroller toetsen aangeleverde toelichtingen/onderbouw ingen. • Rapportages w orden vastgesteld door DT en college. • De in rekening gebrachte leges w orden geautoriseerd op basis van onderliggende documentatie/ berekeningen. • Tarieven w orden door de gemeenteraad vastgesteld. • De tarieven van de leges zijn vastgelegd in het systeem. • De mutaties in de tarievenlijst w orden in functiescheiding gew ijzigd. Het systeem dw ingt dit af.

Het risico dat de verschuldigde leges niet of te laag w orden opgelegd. Vergunningen

Markt en Havengelden

Het risico dat een vergunning of onjuiste vergunning w ordt afgegeven terw ijl niet is voldaan aan de w ettelijke/gemeentelijke eisen.

Het risico dat gelden niet of te laag w orden ontvangen en/of verantw oord

• Duidelijke richtlijnen w aaraan de vergunning dient te voldoen. • Functiescheiding tussen steller en beslisser. • Goede dossiervorming. • Voordat de vergunning w ordt verstrekt, w ordt deze eerst inhoudelijk door de leidinggevende gecontroleerd. • Vergunningen w orden alleen verstrekt op basis van een inhoudelijke en schriftelijk vastgelegde rapportage. • Er is (steekproefsgew ijze) interne controle op de verstrekte vergunningen. • Interne controle op de juistheid van het besluit en de datum van het besluit. • Er is functiescheiding tussen de registratie en facturatie van de gelden. • Er is een (elektronisch) registratiesysteem, w aarin de bezette plaatsen w orden vastgelegd. • Tarieven w orden door de gemeenteraad vastgesteld. • Toepassen van het vierogenprincipe. • Steekproefsgew ijze interne controle ter plaatse op verantw oorde opbrengsten. • Er w ordt surveillance uitgevoerd door havenmeester, (haven)politie.. ed

Vermoeden van fraude, wat dan? Hieronder beschrijven we de stappen die gevolgd zullen worden in geval we vermoedens hebben van fraude: Advies of ondersteuning? Indien er een vermoeden is van fraude kan men besluiten om advies of ondersteuning in te winnen bij een van onderstaande; a. een adviseur in vertrouwen raadplegen; b. de vertrouwenspersoon als adviseur in vertrouwen raadplegen; c. de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen. Melden? Melden kan bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt, maar ook kun je melding maken bij de vertrouwenspersoon (wie dit is staat op Internoss). De leidinggevende of vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de gemeentesecretaris of naar het college als de werknemer een vermoeden heeft dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is. De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een misstand meldt, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie. Hoe te handelen? De gemeentesecretaris stelt onverwijld een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand.

De gemeentesecretaris draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn. De gemeentesecretaris zal ook beoordelen in hoeverre er moet worden gecommuniceerd met interne en externe partijen. Voor verdere details over hoe melding van vermoedelijke fraude is er bij P&O een procedure beschikbaar voor het melden van vermoeden misstanden en integriteitsschending.