Fiscaal beleidskader Gemeente Oss.PDF

Fiscaal Beleidskader Gemeente Oss

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ..........................................................................................................................3 Doelstelling fiscaal beleidskader .....................................................................................3

2.

3.

4.

5.

Fiscaal beleid ...................................................................................................................4 2.1

Organisatie visie ..........................................................................................................4

2.2

Fiscale visie .................................................................................................................4

2.3

Fiscale doelstellingen ....................................................................................................4

2.4

Relatie met de belastingdienst .......................................................................................5

Fiscale besluitvorming .......................................................................................................6 3.1

Afwegingskader ...........................................................................................................6

3.2

Besliskader ..................................................................................................................6

Fiscale risicoanalyse en –monitoring ....................................................................................7 4.1

Fiscale risico’s ..............................................................................................................7

4.2

Tax Control Framework (TCF) ........................................................................................7

4.3

Fiscale kennis op peil ....................................................................................................7

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ..................................................................8 5.1

College .......................................................................................................................8

5.2

Directie .......................................................................................................................8

5.3

Management en procesverantwoordelijke budgethouders ..................................................8

5.4

Fiscaal Kernteam..........................................................................................................8

5.5

Verbijzonderde interne controle .....................................................................................9

Pagina 2 van 9

1.

Inleiding

De gemeente Oss heeft te maken met fiscale regels en wetten. Deze moeten goed worden opgevolgd. De complexiteit van de belastingwetgeving voor gemeenten blijft echter onverminderd hoog. Door jurisprudentie zijn er veel veranderingen in de juiste toepassing van wet- en regelgeving. Dit op het gebied van onder meer loonheffingen, omzetbelasting, het btw-compensatiefonds en de vennootschapsbelasting. De Belastingdienst legt verdergaande verantwoordelijkheid neer bij belastingplichtigen met de Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht (DHT). De Belastingdienst verwacht meer van organisaties. Waar dit in het verleden meer een "vertel het ons" dynamiek had, wordt het meer een "laat het ons zien" dynamiek. DHT past goed binnen andere ontwikkelingen bij gemeenten, namelijk dat van een gemeente in toenemende mate verwacht wordt dat zij "in control" is. Wij gaan deze DHT-uitdaging aan. Sterker nog, wij willen als organisatie toewerken naar een vernieuwd HT-convenant met de Belastingdienst volgens de richtlijnen van het DHT. Wij willen onze fiscale huishouding op orde hebben en voldoen aan alle verplichtingen en voorwaarden die daarbij horen. Dit fiscaal beleidskader benadrukt het belang dat we als college hechten aan het goed op orde hebben van de fiscaliteit. Het beleidskader geeft tegelijk invulling aan de eerste verbeteractie.

Door het vastleggen van onze fiscale visie, het fiscale beleid als ook de hoofdlijnen van de fiscale processen, de organisatie- en informatiestructuur kaderen we de vervolgstappen die we gaan zetten en geven we richting aan de versterkende maatregelen die we de komende tijd gaan treffen.

Doelstelling fiscaal beleidskader Het doel van dit fiscaal beleidskader is om de kaders en de uitgangspunten van de fiscale visie, het fiscale beleid, de fiscale processen en de organisatie- en informatiestructuur vast te leggen. Verder geeft dit beleidskader een aanzet tot de afbakening van de fiscale taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Uitgangspunt is dat dit statuut bij alle handelingen en beslissingen waarbij fiscaliteit een rol speelt -of kan spelen - in acht wordt genomen.

Pagina 3 van 9

2.

Fiscaal beleid

2.1 Organisatie visie De gemeente Oss is een organisatie die toegerust is op een 100.000+ opgave, waar vernieuwing en bestendiging hand in hand gaan en waar het fijn werken is. Nu en in de toekomst. Onze organisatieontwikkeling staat beschreven in het Koersdocument 3x3. De essentie is eenvoudig: We zijn keigoed in ons werk; Samenwerken is vanzelfsprekend; We werken vanuit de bedoeling. Onze fiscale visie en uitgangspunten zijn gebaseerd op deze punten.

2.2

Fiscale visie

Onze fiscale visie is:

De gemeente is een betrouwbare, transparante en betrokken partner en streeft er naar te handelen conform wet- en regelgeving, waarbij fiscale kansen worden benut en fiscale grensverkenning wordt vermeden.

Dit betekent dat: We handelen afgewogen kritisch, zijn fiscaal scherp en volgen onze eigen koers. Bij onze besluiten hebben we oog voor te behalen fiscale voordelen. We houden ons hierbij aan de fiscale wet- en regelgeving. De risico’s beperken we zo goed mogelijk, zodat de eventuele nadelige gevolgen zo minimaal mogelijk zijn. We richten onze processen fiscaal gezien zo goed mogelijk in en maken daarbij optimaal gebruik van moderne hulpmiddelen. We betalen onze belastingen op tijd en we willen vooraf goed inschatten hoeveel en wanneer we belasting moeten betalen. Hiervoor is fiscaal bewustzijn nodig binnen alle lagen van onze organisatie en dienen er voldoende middelen aanwezig te zijn: capaciteit, tijd en geld. Dit betekent ook dat geen structuren worden opgezet waarvan belastingbesparing het hoofddoel is. Structuren worden slechts aangegaan als en wanneer deze een reëel maatschappelijk doel dienen.

2.3 Fiscale doelstellingen In lijn met de fiscale visie hebben we de volgende fiscale doelstellingen geformuleerd: 1. Het inzichtelijk en beheersbaar hebben van fiscale risico’s en kansen deze zijn opgenomen in het Tax Control Framework (TCF), waarin ook het fiscaal controleplan is uitgewerkt; 2. Het aanwezig zijn van fiscaal bewustzijn bij medewerkers. We hebben per 01-2023 een inventarisatie gemaakt van het bestaande en het wenselijke fiscale kennisniveau per rol en/of afdeling binnen de gemeente. 3. Een transparante en betrouwbare partner voor interne en externe stakeholders; 4. Het vastleggen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden op het gebied van fiscaliteit in de organisatie. Per 01-2023 is hiervoor een kernteam ingericht; 5. Fiscale werkzaamheden verrichten conform de wet- en regelgeving; 6. Het tijdig en op correcte wijze voldoen aan de diverse fiscale verplichtingen.

Pagina 4 van 9

Hiermee willen we bereiken dat we op basis van het DHT haalbaarheidsonderzoek in 2022 voldoende inzicht hebben in onze fiscale positie en dat we op basis hiervan verbetertrajecten opstarten. Met als doel dat we uiterlijk 01-2023 voldoen aan de toelatingscriteria DHT, zodat de gemeente een Horizontaal Toezicht convenant met de Belastingdienst kan afsluiten. Na het convenant is onze ambitie om in control te blijven. Hier moeten we aan blijven werken.

2.4 Relatie met de belastingdienst Een goede relatie met de Belastingdienst vinden we belangrijk. We communiceren open en transparant met de Belastingdienst over fiscale aangelegenheden. De kerntermen in onze relatie met de Belastingdienst zijn: wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie. De relatie met de Belastingdienst is coöperatief, maar ook zelfstandig. Dit uit zich onder meer in de standpunten die we innemen. Deze hoeven niet altijd in lijn te liggen met die van de Belastingdienst (“agree to disagree”). Dit kan tot gevolg hebben dat er gerechtelijke procedures worden gevolgd als er geen overeenstemming kan worden bereikt over de fiscale duiding. Na het tekenen van het convenant, verrichten wij zelf werkzaamheden die moeten leiden tot bevindingen over de juistheid en volledigheid van de aangifte, waarbij de monitoring van het Tax Control Framework belangrijk is. We bespreken periodiek met de Belastingdienst de actuele fiscale aandachtspunten, de fiscale risicoanalyse, de uitkomsten van de fiscale monitoring en de uitoefening van het toezicht. Voor ons heeft een convenant voordelen, omdat in de actualiteit kan worden gewerkt (de Belastingdienst belooft een snellere terugkoppeling over standpunten) en dat op basis van vertrouwen over de beheersen controlemaatregelen van de gemeente minder vaak en ook minder uitgebreid wordt gecontroleerd.

Vanzelfsprekend blijven rechten en plichten op basis van wet- en regelgeving van toepassing.

Pagina 5 van 9

3.

Fiscale besluitvorming

In de besluitvorming binnen de gemeente komen de fiscale mogelijkheden tot uitdrukking. Om tijdig te kunnen sturen op de fiscale mogelijkheden is het van belang dat fiscaliteit integraal onderdeel is van het proces van het tot stand komen van een besluit. Besluitvorming rondom fiscaliteit of besluitvorming met fiscale aspecten doet zich binnen gemeente op verschillende niveaus en binnen diverse processen voor. De gemeente streeft ernaar dat de fiscale besluitvorming gestructureerd en op een verantwoorde wijze plaatsvindt. Richtlijnen hieromtrent worden uitgesplitst in een afwegingskader en een besliskader.

3.1 Afwegingskader Het afwegingskader ziet op het tot stand komen van het besluit en betreft een inventarisatie van de fiscale kwestie, de probleemstelling, de oplossingen, opties en alternatieven, de overwegingen en de criteria. Bij het afwegen van beslissingen met fiscale impact wordt gelet op de volgende criteria: Financiële impact Maatschappelijke impact Organisatorische impact Politiek bestuurlijke impact en afbreukrisico Slagingskans

3.2

  







Besliskader Beslissingen worden genomen door vorenstaande afwegingscriteria te wegen. De afweging leidt tot een standpuntbepaling. Bij beslissingen waarvan we achten na de standpuntbepaling dat de fiscale impact groot is wordt er altijd eerst extern advies ingewonnen. Bij beslissingen met fiscale impact is het uitgangspunt dat een fiscaal pleitbaar standpunt wordt ingenomen op advies van het fiscaal kernteam. Indien onzekerheid ontstaat over de beslissing, stemt het kernteam vooraf af met de Belastingdienst om zekerheid te verkrijgen. Fiscale grensverkenning wordt hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. Als het fiscale kernteam een ander standpunt dan de Belastingdienst pleitbaar en verdedigbaar acht, kan worden afgeweken van het standpunt van de Belastingdienst. In dit geval hebben wij geen zekerheid over de fiscale positie. De vastgestelde mandaten vanuit de budgethoudersregeling zijn leidend voor de fiscale besluitvorming. Bij een specifieke casus, waarbij het fiscale risico groot is, zal het kernteam richting afdelingshoofd F&C en/of teamleider FA gaan. Om zo samen met de budgethouder te bepalen of het college hierover specifiek eerst nog een besluit over moet nemen. Bij investeringen van meer dan een miljoen wordt er eerst fiscaal extern advies ingewonnen, tenzij de afwegings- en besliskaders voldoende duidelijk zijn.

Pagina 6 van 9

4.

Fiscale risicoanalyse en –monitoring

4.1 Fiscale risico’s Voor het beheersen van de fiscaliteit binnen de organisatie is het belangrijk inzicht te hebben in de fiscale risico’s van de organisatie. Voor de Belastingdienst is het van belang dat we een aanvaardbare aangifte indienen. Dat is concreet het geval als deze voldoet aan wet- en regelgeving en vrij is van materiële fouten. Bij materiele fouten stelt de Belastingdienst hogere eisen dan de accountant. Gezien de omvang van onze gemeentelijke activiteiten en daaruit voortvloeiende fiscale verplichtingen, ontstaan er onvermijdelijk gangbare fiscale risico’s in de processen. Gezien onze fiscale strategie zijn we zeer beperkt bereid risico’s te accepteren, waarbij we de risicobereidheid vaststellen op ‘mijdend’.

4.2 Tax Control Framework (TCF) Voor het zoveel mogelijk beperken van fiscale risico’s, dragen we zorg dat we een goed controle framework hebben dat de organisatie, risico’s en beheersmaatregelen voor de fiscaliteit binnen de organisatie in beeld brengt. Deze beheersmaatregelen omvatten beleid, procedures, hard en soft controles die zijn onderworpen aan een continu verbeterproces. Het TCF is op deze wijze een onlosmakelijk onderdeel van het gemeentelijk risicobeheersings- en controlesysteem en borgt de fiscale processen in de primaire verslagleggings- en controleprocessen. De uitkomst van het TCF wordt jaarlijks besproken met het directie team en maatregelen worden genomen het TCF in lijn te brengen met de risicobereidheid van de gemeente; In dit TCF zijn de volgende aspecten beschreven: Waaruit bestaat het risico? Wat is het fiscale belang van het risico in termen van belastingnadeel / voordeel? Wat is de frequentie en kans van optreden van het risico? Welke maatregelen zijn nodig om het risico tot een aanvaardbaar niveau terug te dringen. We voldoen aan compliance verplichting zoals deze is opgedragen door de wetgever. Mocht blijken dat hieraan niet wordt voldaan dan wordt een verbetertraject gestart. Indien een incident optreedt welke invloed heeft op de aangifte, dan maken we hier melding van bij de Belastingdienst.

Ook bij veranderingen in wet- en regelgeving zal er opnieuw gekeken worden of het goed is ingeregeld.

4.3 Fiscale kennis op peil Om de interne controle op peil te houden moet er kennis, kunde en bemensing op afdoende niveau zijn binnen de organisatie. Dit ondervangen we door binnen de organisatie medewerkers interne opleidingen te geven over fiscaliteit. Deze cursussen worden verzorgd door een externe fiscalist. Het doel van de trainingen is om het signaleringsniveau van deze groepen medewerkers naar een zo hoog mogelijk niveau te brengen. Deze trainingen worden minimaal één maal per jaar verzorgd op basis van actualiteiten en relevantie.

Pagina 7 van 9

5.

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

5.1 College Het college biedt de raad ter informatie eens in de 5 jaar een notitie aan over het fiscaal beleid. Het college tekent het convenant Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst.

5.2 Directie De directie geeft in de lijn sturing aan de invulling van de verantwoordelijkheid van het management, ook ten aanzien van de fiscale aspecten. De concerncontroller is verantwoordelijk voor het TCF en de doorlopende verbetering hiervan. Eens per jaar wordt het TCF onder de loep genomen.

5.3 Management en procesverantwoordelijke budgethouders De manager/ teamleider is verantwoordelijk voor- en eigenaar van, de processen die plaatsvinden binnen zijn of haar domein, inclusief voor de juiste toepassing van fiscale wet- en regelgeving. Dit betekent dat de manager/ teamleider, geadviseerd door zijn of haar financieel consulent/ business controller, fiscaal verantwoordelijk is voor: - het raadplegen van het fiscale kernteam via de financiële consulent/ business controller als er twijfel is over fiscale impact of bij gebrek aan kennis over fiscale zaken; - het informeren van de financiële consultent als de aard van de activiteiten op een kostenplaats gaat wijzigen of is gewijzigd. Mocht de financiële consultent/ business controller hier twijfels over hebben kan deze het fiscale kernteam inschakelen; - het raadplegen van het fiscale kernteam via de financiële consulent/ business controller als er nieuwe activiteiten worden gestart, zodat zij de fiscale impact daarvan kunnen beoordelen; - het zorgdragen dat het fiscaal bewustzijn, het kennisniveau op adequaat niveau is.

5.4

Fiscaal Kernteam

Het fiscale kernteam bestaat uit: Loonheffing Coördinator fiscaliteit (Mirjam van der Heijden) Salarisadministrateur (Ans Poelman) Beleidsadviseur P&Oarbeidsvoorwaarden (Gerard Brinkman)

Vennootschapsbelasting Coördinator fiscaliteit (Mirjam van der Heijden) Extern fiscaal adviseur (Deloitte) Teamleider FC (Mieke Lammers) Planeconoom vastgoed (Willemien Schriemer) Financieel consulent grondbedrijf (Rene van Boekel)

Omzetbelasting, het btw compensatiefonds Coördinator fiscaliteit (Mirjam van der Heijden) Senior financiële administratie (Anke van der Wielen) Financieel consulent vastgoedmanagement (Peter Cortjens) Adviseur vastgoed (Annemieke Verstraten)

Team wordt ondersteund door EFK Belastingadviseurs Gezien de specialistische kennis wordt de aangifte op het gebied van vennootschapsbelasting uitbesteed aan Deloitte adviseurs.

Pagina 8 van 9

Dit team heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: - Ze komen periodiek bijeen, minimaal eenmaal per kwartaal; - Ze geven opvolging aan gesignaleerde fiscale risico’s en bespreken de bevindingen; - Er wordt pro- actief geadviseerd richting de organisatie bij fiscale kwesties die voordoen; - Actuele ontwikkelingen worden bijgehouden en afdelingen worden hierover geïnformeerd; - Signaleren van fiscale ontwikkelingen die voor de gemeente van belang kunnen zijn; - Nieuwe fiscale ontwikkelingen implementeren; - Zorgdragen voor een juist onderhouden TCF; - Bewaken van tijdig in te dienen fiscale aangiften; - Afstemming met de Belastingdienst. Het kernteam maakt indien haar eigen kennis tekort schiet gebruik van een extern belastingadvieskantoor (op dit moment EFK belastingadviseurs). Dit gebeurt om een second opinion te krijgen over belangrijke fiscale vraagstukken, gebruik te maken van specialistische kennis, een beter begrip te krijgen van nieuwe belastingwetgeving en assistentie te verkrijgen bij het opzetten en aanpassen van fiscale beheersprocessen. Met name wanneer sprake is van een ingewikkeld issue of van grote onzekerheid rond een issue, worden externe adviseurs ingeschakeld om te assisteren. Periodiek worden actualiteitensessies met externe adviseurs gehouden of worden kennisgerichte trainingen gevolgd.

5.5 Verbijzonderde interne controle Het VIC (Verbijzonderde Interne Controle) stelt buiten de lijn van de afdeling vast of de interne controlemaatregelen (controle binnen de processen) zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt. Met behulp van de Verbijzonderde Interne Controle wordt op een onafhankelijke wijze de naleving van interne controlemaatregelen, waaronder de fiscale, getoetst. VIC ziet toe op de drie lijnen van het risicomanagement. Jaarlijks bespreekt het VIC en het fiscaal kernteam met de directieteam de volgende onderwerpen in samen span met de andere uitkomsten van het VIC:  Aangiften (tijdigheid, juistheid, volledigheid en betaalstatus);  Uitvoering controleplan en belangrijkste verbeterpunten;  Incidenten;  Overzicht fiscale adviezen en geadviseerde projecten;  Verslag bedrijfsgesprek Belastingdienst;  Standpuntverschillen Belastingdienst;  Status fiscale organisatie (kennis, kunde, bemensing);  Kenbare fiscale risico’s voor de gemeente. Uiteraard voor zover de onderwerpen op dat moment relevant zijn.

1e lijn Lijnmanagement procesverantwoordelijke bugdethouders

2e lijn Fiscaal kernteam Adviseurs

3e lijn Interne controle

Team P&O

Pagina 9 van 9