Def overeenkomst ondertekend WK Wheelchair.PDF

OVEREENKOMST

2022 ITF Wheelchair Tennis Masters Gemeente Oss TennisEvents B.V.

l\tEc Effi lilÍheelchair SINGLES

'.IASTERs

ulfi{lL0

H|CFU$*N

001il"!] HrÍfst

o,*,."í8t31

NEc Ëru ttVheelchair SINGLES MASTERS

U}IIQLO HtcErJÈnn GtrÀcÉilr; oorttt tatttrt

Oss

De ondergetekenden: 1. TennisEvents B.V., gevestigd te Oss, vertegenwoordigd door haar directeur, de heer E, Kersten, hierna te noemen TennisEvents B'V'; en

2. Gemeente Oss, gevestigd te Oss, vertegenwoordigd door de heer K. van Geffen, wethouder Sport, hierna te noemen 'GEMEENTE OSS';

In aanmerking nemende:

-

-

dat de International Tennis Federation (ITF) de organisatie van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters, hierna te noemen '2022ITF Wheelchair Tennis Masters' heeft toegewezen aan Nederland/Oss; de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB) de organisatie van de2022ITF Wheelchair Tennis Masters heeft uitbesteed aan TennisEvents B.V'; dat de publieksrechtspersoon GEMEENTE OSS met betrekking tot de 2O22ITF Wheelchair Tennis Masters, als contractpartner van TennisEvents B,V', op zal treden;

en in aanmerking nemende dat de doelstellingen van GEMEENTE OSS met betrekking tot de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters, de volgende zijn;

. . . . o o .

Beleidsmatig aanknopingspunt is Uniek Sporten - sporten met een lichamelijke beperking; Aansluiten op het Osse Sport Akkoord Aansluiten op Global Goal 3 - goede gezondheid en welzijn, Global Goal 10 ongelijkheid verminderen en Global Goal 17 - partnerschap om doelstellingen te bereiken internationale profilering en positionering van Oss als'sportgemeente Oss'; promotionele en economische spin off voor Oss; promotie van de (rolstoel)tennissport in Oss en in Nederland; grote stimulerende werking bij organisatiekader, sportbeoefening in het algemeen en de topsport in het bijzonder;

Verklaren als volgt te zijn overeengekomen: Artikel 1: Onderwerp van de Overeenkomst TennisEvents B.V. sluit op basis van de toewijzing van de 2022ITF WheelchairTennis Masters een contract af met de ITF voor het organiseren van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters. Omdat het evenement in Oss plaatsvindt, sluit TennisEvents B.V. een overeenkomst met de Gemeente Oss. Zij komen samen het navolgende overeen:

-1-

NEC Effi Wheelchair SINGLÊS I"IASTERS

ulfiqL0

wrcËrilAn G:urtxr:

0qntÍ xstnl

Oss

Op de voorwaarden en condities van deze overeenkomst: a. verbindt TennisEvents B.V. er zich toe de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters, van zondag 30 oktober 2022 t/m zondag 6 november 2022, plaats te laten vinden in Oss (exclusief loting op 29 oktober 2022);

b, is TennisEvents B.V. verantwoordelijk en aansprakelijk voor de organisatie en de volledige uitvoering van de 2022IïF Wheelchair Tennis Masters, waaronder begrepen een adequate verzekering van deelnemers en officials;

c. verbindt GEMEENTE OSS zich jegens TennisEvents B.V. tot de hierna omschreven inspanningen en bijdragen ter ondersteuning van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters;

d. ontvangt GEMEENTE OSS de hierna omschreven rechten in verband met de 2022 ITF Wheelchair Tennis Masters.

Artikel 2: Financiële bijdrage

2.I

GEMEENTE Oss zal een bijdrage leveren ter waarde van € 150.000 (excl. BTW) aan de organisatie van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters.

2.2

Deze bijdrage bestaat uit drie componenten r Het inbrengen van sportcentrum de Rusheuvel inclusief faciliteiten voor de duur van het evenement inclusief de op- en afbouw ter waarde van € 70,000 (excl. BTW).

o Een minimale financiële bijdrage van € 15.000 (excl. BTW) . Een garantstelling van het vinden van een commerciële partner van € 65.000 (excl. BTW)

2.3

Om een transparante administratie te laten zien hebben beide partijen het navol gende afgesproken : De betalingstermijnen met betrekking tot bovenstaande bijdragen zijn bepaald op: a

a

Voor het gebruik van de Rusheuvel inclusief alle faciliteiten zal de gemeente Oss een factuur sturen van € 70,000 (excl, BTW) in juni 2022 met als omschrijving: 1 1.0 t huur wedstrijdaccommodatie Rusheuvel. TennisEvents B.V. zal een partnerfactuur sturen naar de Gemeente Oss van € 85.000 (excl. BTW). De gemeente Oss zal de balans, zijnde € 15.000 (excl. BTW) in juni 2022 overmaken op het bankrekeningnummer van TennisEvents B.V. Mocht de gemeente Oss op 1 oktober 2022 nog geen partner hebben gevonden om de garantie te lichten zal TennisEvents B.V. een factuur sturen van € 65.000 (excl. BTW) of het bedrag wat nog over is van de garantstelling.

2

NEC Effi Wheelchair SINGLÉS I4ASTENS

ulilqL0

YICELCnAN G

.*..,,íL=l

2.4 Gemeente Oss zal de volgende onderdelen beschikbaar stellen aan de organisatie van de 2O22ITF Wheelchair Tennis Masters: a

a

a

a

a

a

a

a

a

Gebruik van de complete tennishal de Rusheuvel, de sporthal de Rusheuvel en al haar nevenruimten op de begane grond inclusief vroege opening t.b.v. de opbouw (6.00 uur). Uiteraard excl. Kantoor Keijzers horeca. Gebruik van de bestaande elektriciteitsaansluitingen en het energieverbruik van maandag 24 oktobert/m dinsdag 8 november2022 in zowel de Rusheuvel als de bestaande stroomkasten op het P-terrein van de Rusheuvel (waar de kermis ook gebruik van maakt). Eventuele bekabeling zal door TennisEvents B.V. worden verzorgd. De schoonmaak van de kleedkamers en toiletten tijdens het evenement (nu door IBN) en afvalverwerking a.d.h.v. afvalcontainers van de gemeente inclusief frequente ledigingen; Het leegmaken en weer inrichten van tennisbaan 5 (nu gymtoestellen)' Het dichtleggen en weer weghalen van de vloerbescherming in zowel de sporthal als tennishal. Het dichtleggen dient uiterlijk zondag 23 oktober 2022 afgerond zijn in de avond. (deze beschermingsvloeren zijn aanwezig in de Rusheuvel) Het tijdelijk verwijderen van de lantaarnpaal op het parkeerterrein aan de achterzijde van de Rusheuvel t.b.v. het bouwen van een tijdelijke accommodatie Toestemming om tijdelijke accommodaties te bouwen conform de aangeleverde tekeningen, Uiteraard zullen de lokale eisen t,a.v. brandweereisen / vergunningen gevolgd worden. TennisEvents B.V.

gaat ervan uit dat er geen brandwachten hoeven worden ingezet tidjens het evenement. Indien de Gemeente Oss dit toch wenst zal zij hiervoor ook de kosten dragen. Alle benodigde legeskosten. TennisEvents zal uiteraard wel een reguliere vergunning aa nvra9en. Indien er door de (lokale) overheid specifieke corona of andere pandemiemaatregelen opgelegd worden wordt er'in good faith'overlegd tussen beide partijen hoe de eventuele bijkomende kosten zo minimaal mogelijk gehouden kunnen worden. Gemeente Oss stelt ongeveer 50 gratis dranghekken ter beschikking voor het afzetten van parkeerterreinen. Deze worden door GEMEENTE Oss geleverd op vrijdag 28 oktober 2022 en opgehaald worden op 7 november 2022 bij het parkeerterrein van de Rusheuvel. TennisEvents B.V. gaat ervan uit dat er geen verkeersmaatregelen getroffen hoeven te worden. Indien dit wel het geval is, zullen de bebording en bemensing bekostigd worden door de Gemeente Oss.

Artikel 3 : Cateringrechten TennisEvents B.V. heeft de intentie om samen te werken met horeca Keijzers. Indien er

buiten het pand extra faciliteiten worden gebouwd heeft TennisEvents B.V. deze intentie nog steeds voor die tijdelijke accommodaties, De verwachte kwaliteit dient wel geleverd te kunnen worden (VIP catering en topatleten catering), Indien er een official supplier wordt meegebracht door de ITF of TennisEvents op het gebied van F&B zal dit worden gerespecteerd door Keijzers horeca zonder kosten voor beide partijen, Deze productpartner (denk aan bv energydrink) zal zich vooral richten op de atleten en hospitality.

-3-

NEc ËM llVheelchair SINGLES HASTERS

ut{tqlo [tcEr.cH^n

oor,t ft tI.I!8t

orr.r*íL O,, -_

Artikel 4: Promotie- en Communicatieplan

4.L

GEMEENTE OSS en TennisEvents B.V. stellen samen, mede in overleg met de mediapartners van GEMEENTE OSS en de KNLTB, een promotie-/ communicatieplan

vast ten behoeve van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters. Dit promotie/communicatieplan is er op gericht om in gezamenlijkheid activiteiten te ontwikkelen voor een optimale promotie van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters met Oss als gaststad (gedacht wordt onder meer aan city dressing, driehoeksborden e.d.).

4.2

Voor het verzorgen van de citydressing stelt GEMEENTE OSS om niet haar communicatiekanalen ter beschikking zoals'Oog voor Oss borden', haar social mediakanalen, haar print uitingen en alle middelen die tot haar beschikking staan;

4.3

TennisEvents B.V. en GEMEENTE OSS spreken de intentie uit om in 2022 de 2O22ITF Wheelchair Tennis Masters mede te benutten ter promotie van de (rolstoel)tennissport in Oss e.o,, van breedtesport tot topsport. Bij dit overleg wordt ook de KNLTB betrokken alsmede het SEC.

Artikel 5: Hospitalitvplan (genodigden)

5.1

5.2

Er is vooralsnog qeen rekening gehouden met VIP faciliteiten in deze overeenkomst. GEMEENTE OSS en TennisEvents B.V. stellen samen, in overleg met de KNLTB en

rekening houdend met de vereisten van de ITF, indien gewenst, een hospitalityplan op ten behoeve van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters. Dit hospitalityplan is gericht op het bieden van gastvrijheid aan gasten tijdens de2022ITF Wheelchair Tennis Masters en tevens bij een official dinner, officiële loting, prijsuitreiking etc. De Gemeente Oss heeft aangegeven graag een rol te willen spelen in deze ceremoniële activiteiten maar hierover zijn nog geen financiële afspraken gemaakt. Dit geldt ook voor de nog af te nemen (VIP) tickets en welk tarief (representatie), Tevens heeft de Gemeente Oss aangegeven na te willen denken over een welkomstcadeautje voor de spelers / organisatie. Hieraan kan later invulling worden gegeven. Ditzelfde geldt voor de prijsuitreikingen.

Artikel 6: Overioe ondersteuninq door GEMEENTE OSS

6.1

GEMEENTE OSS zal ten behoeve van TennisEvents B,V. de communicatie en

afstemming verzorgen tegenover haar inwoners en het gemeentebestuur in het kader van protocollaire zaken, vergunningen e.d. en eventuele overige gemeentelijke diensten alsmede communicatie over het evenement. Inhoudelijk wordt dit altijd uiterlijk 2 weken vooraf afgestemd met TennisEvents B.V. Daarbij zal zij o.a. medewerking verlenen aan uitnodigingen voor het College van Burgemeester en Wethouders van Oss ten behoeve van officiële en protocollaire zaken.

6.2

Meer in het algemeen verbindt GEMEENTE OSS zich ertoe de 2022lTF Wheelchair Tennis Masters actief te zullen ondersteunen, Met de (gezamenlijke) doelstelling om dit evenement tot een succes te maken voor TennisEvents B.V., de KNLTB, de ITF, Gemeente Oss, bezoekers, deelnemers, officials, media en partners,

Artikel 7: Exposure voor GEMEENTE OSS

7.L

Het WK-logo wordt in goed overleg tussen TennisEvents B.V,, KNLTB en GEMEENTE OSS op een nader te bepalen tijdstip openbaar gemaakt, de wijze waarop wordt eveneens in goed overleg tussen TennisEvents B.V. en GEMEENTE OSS vastgesteld.

-4-

NEC Effi ttVheelehair SINGLËS MASTER$

U}IIQLO rlCErêHAn Grtrrsrlv: o0ur.tt tattlm

Oss

7.2

TennisEvents B.V. verbindt zich ertoe medewerking te verlenen aan vermelding van de naam Oss en / of het beeldmerk op alle uitingen in het kader van de 2022ITF Wheelcha ir Ten n is Masters (zoals posters, prog ra m mablad, tickets, parkeerkaarten, badges enz.).

7.3

TennisEvents B.V. zal aan GEMEENTE OSS de volgende exposure mogelijkheden beschikbaar stellen waarbij de precieze en definitieve specificaties nog nader worden overeengekomen:

a) één 1/1-pagina advertentie (full colour) en één 1/1-pagina advertorial (full colour) in het programmaboek/dagjournaal van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters (digitaal materiaal aan te leveren door GEMEENTE OSS inclusief eventuele vertaling(en));

b) vermelding van het logo/uiting Oss dan wel de naam 'Oss'op alle uitingen;

c) Overige posities, buiten de Rusheuvel, worden in onderling overleg tussen GEMEENTE OSS en TennisEvents B,V. bePaald;

d) vermelding van de website van de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters respectievelijk de website www.oss.nl op elkaars website;

e) het tonen van een video- en/of audio-commercial (max 30 seconden) ter promotie van Oss, welke tijdens niet wedstrijdmomenten te horen/zien zal zijn (aangeleverd door gemeente Oss);

f) indien gewenst recht op plaatsing van een promostand voor Oss op het

evenemententerrein (inrichting, aankleding e,d. komen voor rekening van Gemeente Oss);

g) alle persconferenties, sponsor- en overige fysieke bijeenkomsten (maximaal 3) voor de2022ITF WheelchairTennis Masters vinden in Oss plaats voor zover binnen de bevoegdheid van TennisEvents B.V. ligt. Gemeente Oss en TennisEvents B.V. overleggen omtrent persberichten/persconferenties inzake de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters. Over eventuele kosten worden in een later stadium afspraken gemaakt; h) De Gemeente Oss verkrijgt hierbij het recht om het officiële logo van het event in haar oorspronkelijke vorm te gebruiken in haar uitingen en zich te afficheren als

7.4

7.5

'Host city', Algehele eventuitingen met meerdere logo's zoals backdrops zijn voor rekening van de organisatie. Extra (standalone) uitingen van Gemeente Oss zijn voor rekening van Gemeente Oss evenals bijvoorbeeld boarding langs de banen indien gewenst. De uitingen dienen voor zover van toepassing te voldoen aan de eventuele eisen dienaangaande van de ITF / KNLTB / internationale media. Gemeente Oss heeft het recht om met betrekking tot de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters in eigen opdracht en/of in opdracht van gemaakte foto's en beeldmateriaal

vrij van copyright te benutten voor promotionele doeleinden, een en ander met

inachtneming van het (individueel) portretrecht van de deelnemers. Gebruik door

Gemeente Oss van het hiervoor omschreven recht voor (commerciële) doeleinden behoeft voorafgaande toestemming van TennisEvents B.V.

-5-

NEC Ëru llVheelchair SINGLES IIIASTERS

uilnL0

flCErcHAn Grur:xr:

Oss

Artikel 8: Side events Gemeente Oss zal in aanloop naar de WK investeren in side events georganiseerd door SEC Namens Gemeente Oss zal er desgewenst ook iemand in de werkgroep side events plaatsnemen die door SEC wordt geleid. In de bijdrage aan het evenement is geen afdracht inbegrepen t.b.v, side events. De eventuele financiële afhandeling tussen SEC en gemeente Oss zal rechtstreeks tussen deze beide partijen geschieden. TennisEvents B.V. zal in nauw overleg met SEC een bijdrage leveren door het te bouwen tenniscomplex op een aantal momenten beschikbaar te stellen aan het SEC voor bijvoorbeeld tennisclinics alsmede de inzet van de atleten tijdens hun aanwezigheid. Te denken valt bijvoorbeeld aan een kids persconferentie of leveren van ballenkids. De Gemeente Oss is (eventueel samen met SEC) (financieel) verantwoordelijk voor het faciliteren van bestaande huurders van zowel de tennishal als de sporthal tijdens de gehele periode..

Artikel 9: Transport TennisEvents B.V, zal tijdens de eventperiode maximaal5 gebrande Official cars in gebruik hebben om officials van en naar de accommodaties (hotels, vliegvelden, event venues) te brengen. Voor deze auto's en nog enkele auto's van atleten zal de organisatie een aantal parkeerplaatsen (MV) afzetten op de openbare parkeerplaats van de Rusheuvel.

Artikel 10: Geheimhoudino Behoudens de wet openbaarheid van bestuur zullen TennisEvents B.V. en Gemeente Oss strikte geheimhouding betrachten met betrekking tot de (financiële) inhoud van deze overeenkomst ten aanzien van derden met uitzondering van de KNLTB, ITF, Provincie, VWS en de door TennisEvents B,V. ingeschakelde en in te schakelen partijen voor zover de inhoud van deze overeenkomst dienstig is in die relatie en bij dat gebruik. Indien het toch noodzakelijk is om de inhoud van deze overeenkomst aan derden te verstrekken, dan zullen de Gemeente Oss en TennisEvents B.V. met elkaar afstemmen welke onderdelen er gedeeld worden.

Artikel 1 1 : Aansprakelijkheid

11.1 TennisEvents B,V. kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade, in welke

vorm dan ook, indien de 2022ITF Wheelchair Tennis Masters op de aangegeven data geen doorgang kan vinden, behoudens wanneer dit is te wijten aan opzet of grove nalatigheid van haar zijde. Voor zover TennisEvents B.V. (anderszins) aansprakelijk zou zijn, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot de directe schade met een maximum van de door de verzekeraar uit te keren schade.

LL.2 Indien er sprake is van force majeur (bijvoorbeeld vanwege gestelde maatregelen om verspreiding van het corona-virus tegen te gaan), en het evenement niet of niet in zijn geheel kan plaatsvinden, dan kunnen de reeds betaalde bedragen aan TennisEvents B.V. door Gemeente Oss niet worden teruggevorderd. Deze bedragen hangen samen met de reeds gemaakte voorbereidingskosten en zijn aantoonbaar. Indien er onverhoopt zonder publiek gespeeld dient te worden als gevolg van een pandemie blijft deze overeenkomst gelden maar zullen beide partijen 'in good faith' met elkaar in overleg treden over de uitvoering.

-6-

NEC Wheelchair STNGLES FrÀSïÉRS

ffi

UilIqLO mcf,$uAn 6:Mggxr: oort fl xaÍtrit

Oss

Artikel 12: Ontbindino en duur van de overeenkomst

t2.I

Indien één der partijen haar verplichtingen uit deze overeenkomst niet nakomt, failleert, (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt, dan wel ontbonden respectievelijk geliquideerd wordt, is de andere partij gerechtigd deze overeenkomst bij aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang te ontbinden, onverminderd de overige (wettelijke) rechten van de benadeelde parti;.

L2.2 Deze overeenkomst eindigt op 1 december 2022. Mocht er door een overmacht situatie een nieuwe editie later worden ingepland wordt deze overeenkomst automatisch verlengd en zal er gezamenlijk met alle betrokken partijen worden overlegd hoe om te gaan met de nieuwe situatie'

Artikel 13: Toepasseliik recht en bevoeqde rechter

13,1 Op deze overeenkomst is uitsluitend het Nederlands Recht van toepassing

I3.2 Geschillen die in verband met de totstandkoming of uitvoering van deze

overeenkomst mochten ontstaan, zullen uitsluitend ter berechting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het Arrondissement's-Hertogenbosch'

Aldus opgemaakt en in tweevoud ondertekend, Plaats:

Datum:

aart 2022

De We

7