Controleprotocol 2023

Controleprotocol accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente Oss

1. Doelstelling Bij de Europese aanbesteding accountantsdiensten 2021-ev (per raadsbesluit van 25 juni 2020) zijn de uitgangspunten voor de accountantscontrole van de jaarrekening door de gemeenteraad via het programma van eisen vastgesteld. Door de kaders bevestigen in een controleprotocol blijven de aanwijzingen ten aanzien van de reikwijdte van de accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties helder. Hiermee houdt de gemeenteraad inzicht in het juist hanteren van de door haar vastgestelde uitgangspunten en kan zij deze bijstellen als zij dat noodzakelijk vindt. Daarnaast zullen deze uiterlijk bij het wijzigen van accountant opnieuw worden (her)bevestigd. Het is de taak van het college een normenkader op te stellen voor de controle op rechtmatigheid. Het actuele normenkader voor de controle van de jaarrekening van het lopende (nog te controleren) zal via een apart stuk jaarlijks worden bekrachtigd dit normenkader zal dan ook de basis zijn voor het komend jaar .

2. Formeel kader voor de controle De accountantscontrole richt zich op het geven van een oordeel over: •

De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

•

De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken;

•

Het in overeenstemming zijn van de door het College opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

•

De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording is vanaf 2023 verschoven van de accountant naar het college.

3. Toleranties 3.1 Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, 1

zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de door de accountant af te geven controleverklaring. Voor de controle van de jaarrekening zijn de onderstaande toleranties conform de minimumeisen zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) van toepassing:

Fouten in de jaarrekening (% van de lasten incl. mutaties reserves) Onzekerheden in de controle (% van de lasten incl. mutaties reserves)

Strekking van de controleverklaring Goedkeurend Met beperking OordeelAfkeurend onthouding ≤ 1% > 1 % < 3% ≥ 3% ≤3%

> 3% < 10 %

≥ 10 %

-

3.2 Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstolerantie is er een rapporteringstolerantie. De gemeenteraad heeft besloten dat de accountant tenminste elke fout of onzekerheid in de jaarrekening ≥10 % van de goedkeuringstolerantie rapporteert in het verslag van bevindingen. Rapportering vindt plaats op productniveau of op balanspostniveau. Via een aparte bijlage bij de jaarrekening zal verantwoording worden afgelegd over aantal specifieke uitkeringen. Het Ministerie van BZK heeft voorgeschreven dat de getrouwheid deze bijlage met dezelfde toleranties gecontroleerd dient te worden als de jaarrekening, wel geldt een specifieke rapporteringstolerantie. In het kader van de Single information single audit (Sisa) zijn door het Ministerie van BZK de rapporteringstoleranties voorgeschreven ten aanzien van de geconstateerde fouten bij deze specifieke uitkeringen:

Omvang van de specifieke uitkering ≤ € 125.000 > € 125.000 en ≤ € 1.000.000 ≥ € 1.000.000

Rapporteringstolerantie € 12.500 10% van de omvang € 125.000

Verder geldt ten aanzien van de Sisa-bijlage dat de accountant in het verslag van bevindingen altijd een tabel opneemt met fouten en onzekerheden met betrekking tot de verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen. Ook specifieke uitkeringen waarbij geen bevindingen zijn geconstateerd moeten worden opgenomen in de tabel in de rapportage.

2

4. Reikwijdte rechtmatigheidsverantwoording college Het college zal aansluiten bij de landelijke richtlijn die tot nu toe ook voor de accountantscontrole op rechtmatigheid word gehanteerd. Deze sluiten aan bij de landelijk voorgeschreven toleranties voor getrouwheid. Door aan te sluiten, zorgen we dat er geen problemen ontstaan door het afwijken van mate van detail van de controles die ten grondslag liggen aan de rechtmatigheidsverantwoording en de controles die de accountant nog moet doen. Omdat de accountant een oordeel moet blijven geven over de jaarrekening, inclusief de verantwoording van het college over rechtmatigheid.

De bovenste zes(blauwe)criteria zien toe op de getrouwheid en blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door het College. Over deze criteria wordt niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze zes criteria blijven wel onderdeel uitmaken van het control-framework van het College. Daarnaast blijven deze criteria onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole en de controleverklaring van de accountant. De laatste drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium, misbruik & oneigenlijk gebruik komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid zullen eventuele onderschrijdingen van de lasten als ook onder- en overschrijdingen van de baten gemeld worden gelijktijdig met de jaarrekening en zijn indien dit het geval is tijdig verantwoord. De overschrijdingen van de lasten zullen conform verordening 212 gerapporteerd worden. Op basis van deze afspraken kunnen deze (indien deze niet in de begrotingswijzigingen zijn opgenomen) begrotingsonrechtmatig zijn.

3

De reikwijdte van de rechtmatigheidsverklaring betreft de volgende toleranties (vastgesteld door de Raad op 25-6-2020): Bevindingen rapporteren in verantwoording van college Rechtmatigheidsfouten in de ≥ 1% jaarrekening* Onduidelijkheden mbt ≥ 3% rechtmatigheid in de jaarrekening* * % van de totale gemeentelijke lasten inclusief stortingen in reserves. Dit sluit aan bij de grens die de commissie BBV nu aangeeft van maximaal 3%. Afwijkingen boven deze grenzen zullen gerapporteerd worden in de rechtmatigheidsverantwoording. 4.2 Normenkader Het college is primair verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving en moet dus permanent inzicht hebben in de van toepassing zijnde relevante wet- en regelgeving. Het normenkader zal jaarlijks via een apart stuk door de raad worden vastgesteld.

5. Inrichtingseisen rapportage accountant Naast de controleverklaring bij de jaarrekening verstrekt de accountant de volgende rapportages naar aanleiding van de controle: 5.1 Managementletter/Boardletter Na afronding van de interim-controle brengt de accountant een managementletter uit. Hierin rapporteert de accountant de risico’s, verbeter- en aandachtspunten met betrekking tot processen en procedures (beheersingsstructuur) evenals overige van belang zijnde onderwerpen. 5.2 Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet brengt de accountant na afronding van de controle een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college. Hierin rapporteert de accountant over de opzet en uitvoering van het financiële beheer, beheersing specifieke uitkeringen (Sisa) en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer waarborgen. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in 3.2 overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

4