Concept-Raadsbesluit Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oss 2021.DOCX

Gemeenteraad

Onderwerp: Verordening ambtelijke bijstand en

Volgnummer: Afdeling: RG

fractieondersteuning Oss 2021

De raad van de gemeente Oss;

gelezen het voorstel van de Raadsgriffie van 31 mei 2021; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; gezien het advies van de Adviescommissie Sociaal Bestuurlijk van 24 juni 2021;

besluit:

De volgende verordening vast te stellen:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oss 2021

Paragraaf 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: 

ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;



bijstand : ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning, waaronder het geven van een objectief inhoudelijke opvatting, niet zijnde een verzoek om informatie;



fractiemedewerker: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffier formeel is aangemeld als medewerker.

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of bijstand Artikel 2 Verzoek om informatie

1.

Een raadslid of burgerlid kan de griffier of een ambtenaar verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en

ander materiaal dat gegevens bevat. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker. 2.

De griffier of de ambtenaar verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris de resterende informatie zo spoedig mogelijk te (laten) verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand 1.

Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractiemedewerker.

2.

De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

3.

De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als: a.

naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

b.

dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden;

c.

het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

4.

Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door (of namens) wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

1.

Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

2.

Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

2

Paragraaf 3 Fractieondersteuning Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

1.

De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

2.

De maximale jaarlijkse financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 2.000,per fractie en een variabel deel van € 100,- per raadszetel van de fractie.

3.

In een verkiezingsjaar gelden de jaarlijkse bedragen genoemd onder 2. naar rato van het aantal zittingsmaanden.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

1.

De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan fractie brede scholing die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de gemeenteraad te versterken.

2.

De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van: a.

betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie als bedoeld onder 1. op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

b.

giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

c.

uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

Artikel 8 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

1.

Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt. Dit gebeurt vanaf het eerstvolgende kalenderjaar.

2.

Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

Artikel 9 Declareren van kosten

3

1.

De betaling van gemaakte kosten waarvoor het recht bestaat op een financiële bijdrage op grond van deze verordening, vindt plaats door: a.

betaling uit gemeentelijke middelen, op basis van rechtstreeks aan de gemeente toegezonden factuur

b. 2.

betaling vooruit uit eigen middelen.

Een aanvraag om een vergoeding van de gemaakte kosten als bedoeld in dit artikel gaat vergezeld van een declaratieformulier en bewijsstukken.

3.

De griffier beslist op de aanvraag op basis van de overlegde stukken of legt de aanvraag ter besluitvorming voor aan het fractievoorzittersoverleg.

4.

Het declaratieformulier en de bewijsstukken worden binnen 12 maanden na factuurdatum of betaling door de raadsfractie ingediend bij de griffier.

5.

De gemeente draagt zorg voor de betaling aan de raadsfractie binnen 3 maanden na het indienen van de aanvraag.

Artikel 10 Besteding en verantwoording financiële bijdrage

De griffier zorgt voor een jaarlijks overzicht van de besteding en de uitbetaalde declaraties. Dit overzicht wordt opgenomen in de jaarrekening. Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 11 Intrekking oude verordening

De ‘Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Oss 2011’ wordt ingetrokken. Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel 1.

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie.

2.

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oss-2021.

4

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 8 juli 2021. De gemeenteraad voornoemd, Mede namens de voorzitter, De griffier,

Coll:

drs. P.H.A. van den Akker

5

Toelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oss2021

Algemeen Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om bijstand. Bijstand is voorbehouden aan de raadsleden. Dat geldt niet voor verzoeken om informatie. Die kunnen zowel door raads- als burgerleden worden ingediend. Voor een verzoek om informatie kunnen de raads- en burgerleden terecht bij de griffie, maar ook rechtstreeks bij de ambtenaar.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

6

Artikel 1. Definities Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning, waaronder het geven van een objectief inhoudelijke opvatting, kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 2. Verzoek om informatie Raadsleden en burgerleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier of rechtstreeks aan de ambtenaar kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier of aan de ambtenaar gericht. Een verzoek kan ook namens een raadslid door een fractiemedewerker worden gedaan.

De griffier (of één van de griffiemedewerkers) of de ambtenaar verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken. Ingeval de ambtenaar de gevraagde informatie niet naar tevredenheid van het raadslid of het burgerlid kan verstrekken, kan het raadslid of burgerlid zich alsnog tot de griffier wenden met het verzoek. Die volgt dan het in dit artikel omschreven proces. Artikel 3. Verzoek om bijstand Verzoeken om bijstand kunnen alleen worden gedaan door raadsleden (of door fractiemedewerkers namens hen) en moeten aan de griffier gericht worden. Bijstand wordt niet verleend aan burgerleden of aan fractiemedewerkers. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet.

Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het

7

college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid). Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer. Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar.

Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. Dit laat onverlet dat de ambtenaar in het contact met het raadslid zelf kan aangeven dat hij de informatie over de ambtelijke bijstand met zijn wethouder wil delen. Mocht het raadslid dit niet op prijs stellen, dan kan dit voor de ambtenaar een reden zijn om de opdracht niet zelf op te pakken, maar terug te leggen bij de secretaris. Die moet dan op zoek naar een andere ambtenaar die de bijstand kan verlenen. Op deze manier is er ook oog voor de positie van de individuele ambtenaar. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 6. Recht op financiële bijdrage Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid).

Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

8

De bijdrage wordt verstrekt voor de duur van de zittingsperiode van de raad (eerste lid). Ook na een gemeentelijke herindeling waarbij de nieuwe raad vanaf 1 januari aantreedt, zal de bijdrage voor de duur van de zittingsperiode van die raad verstrekt worden (op basis van een door de nieuwe raad vastgestelde verordening). De herindelingsverkiezingen zijn dan in november van het jaar daarvóór geweest. Artikel 7. Besteding financiële bijdrage De besteding van de fractieondersteuning is bedoeld voor fractie brede scholing die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de gemeenteraad te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief. Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.

Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren. Ook de kosten van een fractiemedewerker mogen niet uit de financiële bijdrage worden betaald. De fractievergoeding kan bijvoorbeeld wel worden gebruikt voor teambuilding voor de fractie.

Artikel 8. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid).

9

Bij splitsing van een fractie zal het variabele deel vanaf het eerstvolgende kalenderjaar worden toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij wordt aangesloten.

Artikel 9. Declareren van kosten Het systeem van declareren van kosten vindt plaats nagenoeg conform de regeling van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden Oss 2019. Declaraties worden met een declaratieformulier ingediend bij de griffie. De griffier toetst de declaraties aan deze verordening en bij vragen neemt hij contact op met de indieners. De griffier neemt een besluit over de uitbetaling van de ingediende declaraties. Het is aan de griffier om ingediende declaraties eventueel voor te leggen aan het fractievoorzittersoverleg ter besluitvorming. De griffie stuurt de geaccordeerde declaraties door ter betaling naar de financiële afdeling. Declaraties moeten door de fractievoorzitter worden ondertekend en medeondertekend door een ander raadslid van de fractie. Indien het een eenmansfractie betreft kan medeondertekening plaatsvinden door een burgerlid van de fractie. Artikel 10. Besteding en verantwoording financiële bijdrage Op grond van artikel 33 lid 3 van de Gemeentewet moet de verordening voor fractieondersteuning ook regels bevatten over de besteding en de verantwoording van de financiële bijdrage. In de gemeente Oss is geregeld dat de griffie jaarlijks zorgt voor een overzicht van de declaraties en uitbetalingen. Dit overzicht wordt opgenomen in de jaarrekening die door de raad wordt vastgesteld.

10