Collegevoorstel Wijzigingsbesluiten Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

Advies aan B&W Onderwerp Vaststellen gemeenschappelijke regeling BHIC Datum

24 september 2024

Naam en telefoon

O. van Leeuwen

Afdeling

MO

Portefeuillehouder

D. Warris

Wat adviseer je te besluiten? 1.

Het wijzigingsbesluit 2024 Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie

Centrum (BHIC) vast te stellen onder voorbehoud van toestemming gemeenteraad; 2.

De raad voor te stellen om het college toestemming te verlenen om in te stemmen met de

Wijzigingsbesluiten 2024 en 2025 Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Wat is de aanleiding voor dit advies? De Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: "Wgr") is gewijzigd. Deze wetswijziging leidt er toe dat de tekst van de gemeenschappelijke regeling moet worden aangepast. Er wordt geen inhoudelijke aanpassing gedaan. Op grond van de nieuwe Archiefwet zal de Minister van OCW uit de huidige gemeenschappelijke regeling stappen. De nieuwe Archiefwet is uitgesteld. Het integrale wijzigingsbesluit is als gevolg hiervan gesplitst in Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling 2024 (bijlage 3) en Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling 2025 (bijlage 4), zodat de wijzigingen gefaseerd in kunnen gaan. De Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum is een collegeregeling. Dat betekent dat uitsluitend de colleges van burgemeester en wethouders deelnemen. De gemeenteraden zijn dus geen deelnemer. De beslissing tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling is dan ook voorbehouden aan het college. Op grond van de Wgr heeft het college vooraf toestemming nodig van de gemeenteraad voor het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling. Inhoudelijke zienswijze gemeenteraad. De gemeenteraad van Oss heeft als enige gemeenteraad een inhoudelijke zienswijze ingediend.

Deze zienswijze betreft het voorleggen van een verzoek tot uitbreiding van de mogelijkheden tot het geven van een zienswijze in het geval van een financiële wijziging of een wijziging van politiek belang aan het BHIC. Dit is aangenomen als amendement en uitgevoerd. De portefeuillehouder heeft dit besproken met de directeur van het BHIC. Het BHIC heeft hierop aangegeven deze inhoudelijke zienswijze niet te willen overnemen in de gemeenschappelijke regeling. Dit enerzijds omdat de regeling hierin al deels in voorziet: er wordt een zienswijze gevraagd bij elk onderdeel van de P&Ccyclus van het BHIC. Anderzijds is het BHIC een organisatie met een beperkte overhead: het aanpassen van de Gemeenschappelijke Regeling betekent dat het proces wat al doorlopen is, opnieuw moet en dat kost veel arbeidscapaciteit. Het BHIC gaat graag in op het voorstel om het gesprek met gemeente Oss aan te gaan. Dit zal ambtelijk opgepakt worden.

Advies aan B&W

Pagina 1 van 3

Advies aan B&W

Kanttekening Voor de besluitvorming gaat het om twee documenten: Wijzigingsbesluit GR 2024 en Wijzigingsbesluit GR 2025. Het definitieve besluit voor het Wijzigingsbesluit GR 2025 wordt aangehouden tot het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet. Vóór het nemen van dit besluit door het college kunnen er nog redactionele wijzigingen worden doorgevoerd, zonder dat opnieuw toestemming gevraagd hoeft te worden aan de raad. Aan welke opdracht draagt dit advies bij? Niet van toepassing Welk resultaat willen we bereiken? Dat het BHIC voldoet aan de wettelijke vereisten voor informatievoorziening en archivering. Welke argumenten zijn er voor dit advies? (=want) 1. Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum 2024 In het Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling (GR) 2024, waarin de wijzigingen met betrekking tot de nieuwe Wgr zijn opgenomen, is artikel 40 toegevoegd. Dit betreft een overgangsbepaling om de splitsing mogelijk te maken. De Minister is in dit Besluit nog gewoon deelnemer, dus wordt opgenomen als deelnemer in dit Besluit. Dit geldt ook voor de Algemene Besturen van de waterschappen. In het Besluit wordt verwezen naar de huidige Archiefwet. De beoogde ingangsdatum van het Wijzigingsbesluit GR 2024 is 1-1-2025. 2.

Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum 2025 In het Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling 2025 zijn de wijzigingen voortkomend uit de nieuwe Archiefwet, de hiermee samenhangende uittreding van het Rijk en de uittreding van de Algemene Besturen van de waterschappen (DB in plaats van AB in de regeling), opgenomen. De Minister is in dit Besluit geen deelnemer meer. In het Besluit wordt verwezen naar de nieuwe Archiefwet. Na het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet en het uittreden van de Minister, vervalt artikel 40 (overgangsbepaling), een maand nadien van rechtswege. Ingangsdatum van het Wijzigingsbesluit GR 2025 is het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet en daarmee de uittreding van de Minister, prognose 1-1-2026. Vanaf de daadwerkelijke ingangsdatum geldt de nieuwe bestuurssamenstelling. 3. Het BHIC gaat graag in gesprek om te bezien of het mogelijk is om de gemeenteraden meer te betrekken Hoewel in het amendement wordt voorgesteld om de zienswijze-mogelijkheden via de gemeenschappelijke regeling te vergroten, wenst het BHIC de regeling niet opnieuw aan te passen. Zij geven daarbij wel aan dat zij graag het gesprek aangaan om te bezien hoe dit verzoek tot meer betrokkenheid handen en voeten gegeven kan worden.

Aangezien het een collegeregeling betreft, is het aan het college om dit gesprek in eerste instantie te voeren. Wat zijn kanttekeningen, tegenargumenten of risico’s? (=maar)

Advies aan B&W

Pagina 2 van 3

Advies aan B&W Niet van toepassing Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën De aanpassing van de gemeenschappelijke regeling heeft geen financiële gevolgen voor de deelnemers. b. Informatiebeveiliging en Privacy De aanpassing van de gemeenschappelijke regeling heeft geen gevolgen voor de informatiebeveiliging. c. Communicatie In de conceptregeling is opgenomen dat overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het college van de gemeente Oss wordt aangewezen als college dat de bekendmaking regelt. d. Uitvoering Het BHIC stelt het besluitvormingsproces van de wijzigingsbesluiten als volgt voor: 1) Vaststellen beide wijzigingsbesluiten door College 2) Aanbieden beide wijzigingsbesluiten aan Raad 3) Toestemmingsbesluit beide wijzigingsbesluiten door Raad 4) Definitief besluit Wijzigingsbesluit GR 2024 door College* * Het definitieve besluit voor het Wijzigingsbesluit GR 2025 wordt aangehouden. Het is wachten op het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet. e. Overlegd met D. Warris M. Kurvers Bijlagen 1. Raadsvoorstel Wijzigingsbesluiten 2024 en 2025 Gemeenschappelijke regeling BHIC 2. Raadsbesluit Wijzigingsbesluiten 2024 en 2025 Gemeenschappelijke regeling BHIC 3. Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum 2024 4. Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum 2025

Advies aan B&W

Pagina 3 van 3