Collegevoorstel Managementletter 2025
Tekst van het document
Advies aan B&W Onderwerp Managementletter 2025 Baker Tilly Datum Afdeling
F&C
Naam en telefoon
Mieke Lammers
Portefeuillehouder
Frank den Brok
Wat adviseer je te besluiten? De Managementletter 2025 van Baker Tilly ter kennisname aan de rekeningcommissie aan te bieden. Wat is de aanleiding voor dit advies? In opdracht van de gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly de interim-controle uitgevoerd en afgerond. Baker Tilly brengt op basis van dit onderzoek een managementletter voor het bestuur uit. Er is geen afzonderlijke boardletter (samenvatting) voor de gemeenteraad gemaakt, maar in hoofdstuk 1 is een bestuurlijke samenvatting opgenomen. De controle van de accountant is gericht op betrouwbare jaarverslaggeving, waarbij zij specifiek aandacht hebben voor risico’s en rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. In de rekeningcommissie van 4 september 2025 heeft de accountant het auditplan voor 2025 gepresenteerd. Tijdens de interim-controle kijkt de accountant vooral naar onderwerpen gericht op processen binnen de organisatie. Welk resultaat willen we bereiken? De managementletter bevat een bestuurlijke samenvatting en detailbevindingen. De accountant concludeert dat de basis op orde is. De belangrijkste boodschappen zijn: Algemeen beeld
De interne beheersing is in lijn met voorgaande jaren op orde.
De verbijzonderde interne controle (VIC) is goed ingericht, maar kent tijdelijk capaciteitsproblemen door personele wisselingen (inmiddels opgelost).
De accountant adviseert om de goedkeuringstolerantie van de VIC gelijk te stellen aan die van de accountant (2%). We hebben dit al verwerkt in onze Financiële verordening en ons controleplan die zijn aangeboden via een apart raadsvoorstel.
De organisatie toont continue verbeterkracht, o.a. in het inkoopproces en dossiervorming.
Interne beheersing
De VIC voldoet aan de gestelde eisen en is goed gedocumenteerd.
IT-controles zijn deels geïntegreerd in de VIC, dit kan nog verder ontwikkeld worden.
De accountant ziet kansen om de VIC breder in te zetten, ook op niet-materiële maar foutgevoelige processen.
Advies aan B&W
Pagina 1 van 3
Advies aan B&W
De actualisatie verordeningen en controleprotocol is noodzakelijk i.v.m. gewijzigde wetgeving (BADO/BBV). Deze worden in een apart voorstel aangeboden aan de gemeenteraad.
Bedrijfsprocessen
Geen materiële bevindingen, maar wel aandacht voor: Prestatielevering sociaal domein: risicoanalyse gevraagd om de onzekerheden met
o
betrekking tot het vaststellen van de prestatielevering van zorgleveranciers in kaart te brengen. We hebben dit advies opgevolgd. In de processen rondom de WMO en Jeugd voeren we aanvullende controles uit om meer zekerheid te verkrijgen over de levering van zorg. SiSa-regelingen: toename van regelingen vraagt om goede voorbereiding en
o
dossiervorming. Grondexploitaties: aandacht voor realistische inschattingen en taxaties van
o
strategische gronden. Onderhoudsvoorzieningen: beheerplannen zijn geactualiseerd, financiële verwerking
o
vereist afstemming. Macro-economische ontwikkelingen
Nieuwe BBV-notities en wijzigingen in het grondbeleid hebben impact op verslaggeving:
o
Verhaalsmogelijkheden en kostensoorten zijn uitgebreid.
o
Rente wordt voortaan toegerekend conform gemeentelijke omslagrente. We hebben dit in de Programmabegroting 2025 al toegepast. Winstneming via POC-methode alleen bij exploitaties ≤10 jaar.
o IT-beheersing
Ten aanzien van de IT beheersing is geconstateerd dat ten opzichte van voorgaand jaar stappen zijn gezet om naar een meer beheerste omgeving te komen. We zien dat beheersing van procedures rondom toegang tot systemen en wijzigingen aan systemen (softwareupdates) is geïntensiveerd en geformaliseerd.
o
Positieve ontwikkeling in autorisatiebeheer en wijzigingsbeheer.
o
Overgang naar een nieuwe salaris- en personeelsadministratie van Motion naar AFAS vereist aandacht voor betrouwbare gegevens overdracht.
o
Deelname aan NOREA-pilot voor IT-auditframework (NRI) is positief, doel hiervan is een uniform framework wat leidt tot een IT-statement en auditverklaring.
o
Vooruitlopend op NIS2/Cyberbeveiligingswet zijn al stappen gezet, o.a. via Security Operations Center (SOC) en programmamanagement.
Advies aan B&W
Pagina 2 van 3
Advies aan B&W Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën nvt b. Communicatie De managementletter wordt op 13 november 2025 besproken met de rekeningcommissie. c. Uitvoering d. Overlegd met De managementletter is door Baker Tilly reeds besproken met portefeuillehouder Financiën, de Gemeentesecretaris, de directeur bedrijfsvoering en de concerncontroller.
Bijlagen - Managementletter 2025 Samenvatting (=korte inhoud) In opdracht van de gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly de interim-controle uitgevoerd en afgerond. De accountant brengt op basis hiervan een managementletter uit. De controle van de accountant is gericht op betrouwbare jaarverslaggeving, rekening houdend met actuele ontwikkelingen. Tijdens de interim-controle kijkt de accountant vooral naar onderwerpen gericht op processen binnen de organisatie. Dit is de basis voor de totstandkoming van de cijfers in de jaarrekening. Baker Tilly concludeert dat de interne beheersing op orde is. Ze doen een aantal aanbevelingen op het gebied van verdere verbetering van de verbijzonderde interne controle en de IT-omgeving. Daarnaast geven ze een aantal aandachtspunten welk betrekking hebben op de jaarrekening controle 2025.
Advies aan B&W
Pagina 3 van 3