Collegevoorstel Managementletter 2023 Baker TIlly (2)

Advies aan B&W

Onderwerp Managementletter 2023 Baker Tilly Datum

24 oktober 2023

Naam en telefoon

Klaas Molthof (9886)

Afdeling

F&C

Portefeuillehouder

Frank den Brok

Wat adviseer je te besluiten? 1.

De managementletter 2023 ter kennisname aan de rekeningcommissie aan te bieden.

Wat is de aanleiding voor dit advies? In opdracht van de gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly de interim-controle uitgevoerd en afgerond. Baker Tilly brengt op basis van dit onderzoek een managementletter voor het bestuur uit. Er is geen afzonderlijke boardletter (samenvatting) voor de gemeenteraad gemaakt, maar in hoofdstuk 1 is een bestuurlijke samenvatting opgenomen. De controle van de accountant is gericht op betrouwbare en jaarverslaggeving mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Tijdens de interim controle kijkt de accountant vooral naar onderwerpen gericht op processen binnen de organisatie. Welk resultaat willen we bereiken? De managementletter start met de bestuurlijke samenvatting met daarin de belangrijkste boodschappen. De accountant concludeert dat we de basis op orde hebben. Kernboodschappen zijn: •

De interne beheersing is op orde de accountant geeft aan dat er zijn geen significante tekortkomingen in uw AO/IC geconstateerd.

•

In het kader van onze jaarrekeningcontrole is de interne beheersing rondom de IT onderzocht. In dat kader is de netwerkomgeving onderzocht, de financiële applicatie K2F, Suites (uitkeringsadministratie) en Motion (salarisadministratie). Met betrekking tot de IT-beheersing constateren we dat onze aanbevelingen onderhanden zijn en ten opzichte van voorgaand jaar ook deels zijn opgevolgd.

•

De onzekerheden vanuit macro-economisch perspectief blijven impact hebben. De hoge inflatie en energiecrisis hebben niet alleen impact gehad op de jaarrekening 2022, ook op de jaarrekening 2023 hebben deze elementen een belangrijke invloed. In het verlengde van de inflatie en energiecrisis neemt de rente fors toe wat zal leiden tot uitdagingen om de ambitieuze investeringsagenda te kunnen realiseren. Vanuit de organisatie herkennen we dit en houden hier rekening mee bij de jaarrekeningcontrole.

•

De accountant geeft aan dat de samenwerking op een effectieve wijze verloopt. Naar aanleiding van de evaluatie van de controle over het boekjaar 2022 zijn op enkele aandachtspunten nadere afspraken gemaakt om de samenwerking nog soepeler te laten verlopen. Er is sprake van proactieve communicatie vanuit beide partijen en er zijn duidelijke afspraken welke worden nagekomen. Wel constateren we dat de doorlooptijd van de IT audit lang is doordat bepaalde

Advies aan B&W

Pagina 1 van 4

Advies aan B&W

stukken vanuit de gemeente Oss lang op zich laten wachten. Wij herkennen dit en zullen dit oppakken richting toekomstige controles. •

Vanaf 2023 dient het college zelfstandig verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid. Om tot een goede verantwoording te komen speelt de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) een belangrijke rol. Baker Tilly geeft aan dat op basis van het controleplan dat de VIC in het systeem Checkpoint borgt toereikend ingericht in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Baker Tilly geeft aan te steunen op de VIC als beheersmaatregel.

•

Voor de jaarrekeningcontrole 2023 krijgt een aantal posten verhoogde aandacht, niet zozeer vanwege het feit dat de beheersing hieromtrent niet op orde is, maar meer vanwege het feit dat bepaalde gebieden een verhoogd risico op fouten kennen. Dit betreffen grondexploitaties, de waardering van langlopende leningen en de controle op de toereikendheid van uw (onderhouds)voorzieningen en de rechtmatigheidsverantwoording. Deze processen en aandachtsgebieden herkennen we vanuit de organisatie.

In hoofdstuk 2 van het rapport zijn detail bevindingen en aanbevelingen opgenomen. Er zijn geen nieuwe tekortkomingen geconstateerd. Baker Tilly maakt in de management letter de volgende opmerkingen op het gebied van: -

Interne beheersing o

Ten opzichte van voorgaand jaar constateren we dat de organisatie bezig is de inrichting van de interne beheersing verder te optimaliseren. Wij constateren dat de eerdere aanbevelingen aandacht hebben en acties zijn ondernomen.

o

Frauderisico-analyse: deze notitie dateert inderdaad uit 2015, de nieuwe concept versie is inmiddels door BT beoordeeld en de gemeente heeft de opmerkingen opgevolgd. De nieuwe analyse ligt voor bij het college.

o

Er is geconstateerd dat de bezetting van de planeconomen qua kwaliteit en kwantiteit versterkt is. Deze afdeling fungeert inmiddels op volle kracht en is proactief bezig om de beheersing rondom de grondexploitaties verder aan te scherpen.

-

Bedrijfsprocessen: o

Inkopen, de tekortkomingen uit voorgaande jaar zijn adequaat afgehandeld. Het was onvoldoende duidelijk waar de verantwoordelijkheid van de codeerder dan wel budgethouder uit bestaat.

o

Subsidies, de tekortkomingen uit voorgaande jaar zijn adequaat afgehandeld. Het monitoren van naleving van subsidievoorwaarden lag niet voldoende duidelijk vast.

-

Aandachtspunten jaarrekening: o

Grondexploitaties: De optimistische inschattingen qua timing ten aanzien van de kosten en opbrengsten en aandacht voor de actualiteit van de kostenramingen.

o

Actualiteit van uw onderhoudsvoorzieningen als gevolg van stijgende bouwkosten en inflatie. De jaarlijkse analyse op de onderhoudsvoorzieningen kan aan kwaliteit winnen.

Advies aan B&W

Pagina 2 van 4

Advies aan B&W

Hierbij is het van belang om de verwachte kosten te actualiseren naar het prijspeil 2023. Tevens is het van belang om een juiste en volledige analyse op te stellen inzake doorgeschoven onderhoud. In hoofdstuk 3 zijn detailbevindingen ten aanzien van de IT-beheersing opgenomen. Deze hebben betrekking op het netwerk, Key2Financien, Motion en de suite voor het sociaal domein. Risico’s zijn beperkt en geen implicaties voor de controle, maar de accountant vraagt aandacht te hebben voor wachtwoordwijzigingen op een aantal beheer accounts. Daarnaast signaleren ze het risico binnen het sociaal domein dat applicatiebeheerders meerdere accounts kunnen hebben, omdat ze ook uitvoerende werkzaamheden doen, waardoor functiescheidingen doorbroken kunnen worden. Het risico wordt deels beperkt door het feit dat de UAB’er enkel beheer (en geen fiatteer) rechten heeft. Verder bevat dit hoofdstuk adviezen met betrekking tot wijzigingsbeheer bij Motion en Suites. Wij gaan in gesprek met de proceseigenaren om te kijken of dit moet worden herzien/beoordeeld. In bijlage 2 bij de managementletter informeert Baker Tilly over algemene ontwikkelingen, waarin ze onder andere kort ingaan op Notitie overhead, wetswijzigingen BBV en Bado en besluit accountants controle decentrale overheden. In bijlage 3 zijn de actuele ontwikkelingen t.a.v.

IT opgenomen zoals bijvoorbeeld de mogelijke impact van NIS2-richtlijn. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën nvt b. Communicatie De managementletter wordt op 16 november 2023 besproken met de rekeningcommissie. c. Uitvoering d. Overlegd met De managementletter is door Baker Tilly reeds besproken met portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris, directeur bedrijfsvoering en concerncontroller.

Bijlagen -

Managementletter 2023

Advies aan B&W

Pagina 3 van 4

Advies aan B&W

Samenvatting In opdracht van de gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly de interim-controle uitgevoerd en afgerond. De accountant brengt op basis hiervan een managementletter uit. De controle van de accountant is gericht op betrouwbare jaarverslaggeving, rekening houdend met actuele ontwikkelingen. Tijdens de interim-controle kijkt de accountant vooral naar onderwerpen gericht op processen binnen de organisatie. Dit is de basis voor de totstandkoming van de cijfers in de jaarrekening. Baker Tilly concludeert dat de interne beheersing op orde is. Ze doen een aantal aanbevelingen op het gebied van inkoop, subsidies en de IT-omgeving. Daarnaast geven ze een aantal adviezen welk betrekking hebben op de jaarrekening controle 2023.

Advies aan B&W

Pagina 4 van 4