Collegevoorstel Managementletter 2022 Baker TIlly.DOCX

Advies aan B&W

Onderwerp Managementletter 2022 Baker Tilly Datum

1 november 2022

Naam en telefoon

Klaas Molthof (9886)

Afdeling

F&C

Portefeuillehouder

Frank den Brok

Wat adviseer je te besluiten? 1.

Kennis te nemen van de Managementletter 2022 van Baker Tilly;

2.

De managementletter 2022 ter kennisname aan de rekeningcommissie aan te bieden.

Wat is de aanleiding voor dit advies? In opdracht van de gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly de interim-controle uitgevoerd en afgerond. Baker Tilly brengt op basis van dit onderzoek een managementletter voor het bestuur uit. Er is geen afzonderlijke boardletter (samenvatting) voor de gemeenteraad gemaakt, maar in hoofdstuk 1 is een bestuurlijke samenvatting opgenomen. De controle van de accountant is gericht op betrouwbare en rechtmatige jaarverslaggeving mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Tijdens de interim controle kijkt de accountant vooral naar onderwerpen gericht op processen binnen de organisatie. Welk resultaat willen we bereiken? De managementletter start met de bestuurlijke samenvatting met daarin de belangrijkste boodschappen. De accountant concludeert dat we de basis op orde hebben. Kernboodschappen zijn: •

Interne beheersing is op orde.

•

De interne IT-beheersing is in redelijke mate op orde, hier zijn wel verbetermogelijkheden ten aanzien van logische toegangsbeveiliging en wijzigingen beheer. In boekjaar 2022 is ten opzichte van voorgaand boekjaar het wachtwoordbeheer verbeterd voor zowel de financiële administratie als voor het sociaal domein. Over deze bevindingen gaan we het gesprek aan met proceseigenaren en betreffende applicatiebeheerders om aanpassingen te doen, danwel om mitigerende maatregelen te treffen.

•

De hoge inflatie en de energiecrisis hebben voor 2022 een belangrijke invloed op de gemeentelijke uitgaven voor boekjaar 2022. Maar ook in het kader van de jaarrekeningcontrole leiden deze ontwikkelingen tot verhoogde aandachtsgebieden. Allereerst op het gebied van de actualisatie van de grondexploitaties. Daarnaast zijn de waardering van vorderingen, onderhoudsvoorzieningen en begrotings-en kredietrechtmatigheid ook belangrijke aandachtspunten hierbij. De accountant zal hier dus bij de jaarrekeningcontrole specifiek aandacht aan besteden. Vanuit de organisatie herkennen we dit en hebben hiervoor extra aandacht in het jaarrekeningproces.

Advies aan B&W

Pagina 1 van 4

Advies aan B&W

•

Samenwerking met de organisatie wordt als goed ervaren, informatie die verder vanuit de organisatie moet komen laat soms wat langer op zich wachten. Voor het jaarrekeningproces zorgen we voor tijdige afstemming.

•

Vanaf 2023 dient het college van burgemeester en wethouders zelfstandig verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid. De gemeente ligt in de voorbereiding op schema. Er is geconstateerd dat ten opzichte van voorgaand jaar er een duidelijker controleplan is ingebed in het pakket Checkpoint. Hierdoor is het college voldoende in staat om gestructureerd te komen tot een onderbouwd oordeel met betrekking tot de rechtmatigheid. Verder zijn in de managementletter een aantal adviezen opgenomen welke we onderkennen en zullen oppakken.

•

Voor de jaarrekeningcontrole krijgen een aantal posten verhoogde aandacht, niet omdat ze niet op orde zijn, maar omdat hier een verhoogd risico op fouten aanwezig is (door bijvoorbeeld schattingselementen in de waardering van deze posten). Dit betreft: de grondexploitatie, onderhoudsvoorzieningen en naleving van aanbestedingswetgeving. Deze processen herkennen we vanuit de organisatie.

In hoofdstuk 2 van het rapport zijn detail bevindingen en aanbevelingen opgenomen. Er zijn geen significante tekortkomingen geconstateerd en Baker Tilly stelt vast dat de organisatie bezig is de interne beheersing verder te optimaliseren. Dit door de invoering van een nieuw financieel pakket (Key2Financien) als ook het opnemen van het intern controle plan in Checkpoint. Wel heeft Baker Tilly aanbevelingen op het gebied van: -

Interne beheersing o

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording worden een aantal adviezen gegeven voor het documenteren/ vastleggen. We gaan deze adviezen bekijken en waar mogelijk toepassen.

o

Frauderisico-analyse: deze notitie dateert inderdaad uit 2015. We gaan in gesprek met de accountant om te kijken wat we kunnen doen om hier een document op te stellen waar de organisatie waarde aan heeft.

-

Bedrijfsprocessen: o

Inkopen, het is onvoldoende duidelijk waar de verantwoordelijkheid van de codeerder dan wel budgethouder uit bestaat. Ten aanzien van de archivering van de onderbouwing van de prestatielevering bestaat het risico dat deze achteraf onvoldoende kan worden aangetoond. In het systeem is dit alleen zichtbaar met 2 goedkeuringen, documentatie hoeft niet verplicht toegevoegd te worden. Achteraf voeren we hier als organisatie controle op uit. We nemen het advies ter harte om de rollen in de organisatie helder te maken.

o

Subsidies, het monitoren van naleving van subsidievoorwaarden ligt niet duidelijk vast. Dit betreft met name de formele eisen uit de verordening (tijdig aanleveren begrotingen/jaarrekeningen).

Advies aan B&W

Pagina 2 van 4

Advies aan B&W

-

Aandachtspunten jaarrekening: o

Grondexploitaties: onderbezetting en personele wisselingen binnen het grondbedrijf zijn een aandachtspunt. Uit de analyse van het najaarsbericht lijkt dat met name de timing van de te maken kosten optimistisch zijn ingerekend.

o

Macro-economische ontwikkelingen: energie en hoge inflatie kunnen impact hebben op de waardering van de vorderingen als ook onderhoudsvoorzieningen.

In hoofdstuk 3 zijn detailbevindingen ten aanzien van de IT-beheersing opgenomen. Deze hebben betrekking op het netwerk, Key2Financien en de suite voor het sociaal domein. Risico’s zijn beperkt, maar de accountant vraagt aandacht te hebben voor wachtwoordwijzigingen op een aantal beheer accounts. Daarnaast signaleren ze het risico binnen het sociaal domein dat applicatiebeheerders meerdere accounts kunnen hebben, omdat ze ook uitvoerende werkzaamheden doen, waardoor functiescheidingen doorbroken kunnen worden. Het risico wordt deels beperkt door het feit dat de UAB’er enkel beheer (en geen fiatteer) rechten heeft. Wij gaan in gesprek met de proceseigenaren om te kijken of dit moet worden herzien/beoordeeld. Verder bevat dit hoofdstuk adviezen met betrekking tot wijzigingsbeheer. In bijlage 2 bij de managementletter informeert Baker Tilly over algemene ontwikkelingen, waarin ze onder andere kort ingaan op rechtmatigheidsverantwoording, voorziening verlofsparen, SPUK Oekraïne. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën nvt b. Communicatie De managementletter wordt op 17 november 2022 besproken met de rekeningcommissie. c. Uitvoering d. Overlegd met De managementletter is door Baker Tilly reeds besproken met portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en concerncontroller.

Bijlagen -

Managementletter 2022

Advies aan B&W

Pagina 3 van 4

Advies aan B&W

Samenvatting In opdracht van de gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly de interim-controle uitgevoerd en afgerond. De accountant brengt op basis hiervan een managementletter uit. De controle van de accountant is gericht op betrouwbare en rechtmatige jaarverslaggeving, rekening houdend met actuele ontwikkelingen. Tijdens de interim-controle kijkt de accountant vooral naar onderwerpen gericht op processen binnen de organisatie. Dit is de basis voor de totstandkoming van de cijfers in de jaarrekening. Baker Tilly concludeert dat de interne beheersing op orde is. Ze doen een aantal aanbevelingen op het gebied van inkoop, subsidies en de IT-omgeving. Daarnaast geven ze een aantal adviezen voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023.

Advies aan B&W

Pagina 4 van 4