Collegevoorstel Managementletter 2021 Baker TIlly.DOCX

Advies aan B&W

Onderwerp Managementletter 2021 Baker Tilly Datum

2 november 2021

Naam en telefoon

Mieke Lammers (9737)

Afdeling

F&C

Portefeuillehouder

Frank den Brok

Wat adviseer je te besluiten? 1.

Kennis te nemen van de Managementletter 2021 van Baker Tilly;

2.

De managementletter 2021 ter kennisname aan de rekeningcommissie aan te bieden.

Wat is de aanleiding voor dit advies? In opdracht van de gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly de interim-controle uitgevoerd en afgerond. Baker Tilly brengt op basis van dit onderzoek een managementletter voor het bestuur uit. Er is geen afzonderlijke boardletter (samenvatting) voor de gemeenteraad gemaakt, maar in hoofdstuk 1 is een bestuurlijke samenvatting opgenomen. In hoofdstuk 2.7 zijn de bevindingen bij de speerpunten van de rekeningcommissie gerapporteerd. De controle van de accountant is gericht op betrouwbare en rechtmatige jaarverslaggeving mede rekening houdend met de actuele ontwikkelingen. Tijdens de interim controle kijkt de accountant vooral naar onderwerpen gericht op processen binnen de organisatie. Omdat dit het eerste controle jaar van onze nieuwe accountant is, heeft deze periode ook in het teken gestaan van het leren kennen van de organisatie en onze processen. Welk resultaat willen we bereiken? De managementletter start met de bestuurlijke samenvatting met daarin de belangrijkste boodschappen. De accountant concludeert dat we de basis op orde hebben. Kernboodschappen zijn: •

Interne beheersing is op orde.

•

De interne IT-beheersing is in redelijke mate op orde, hier zijn wel verbetermogelijkheden ten aanzien van logische toegangsbeveiliging en wijzigingen beheer. Over deze bevindingen gaan we het gesprek aan met proceseigenaren en betreffende applicatiebeheerders om aanpassingen te doen, danwel om mitigerende maatregelen te treffen.

•

Covid-19 heeft ook in 2021 nog een belangrijke invloed op processen en geldstromen. Via doorlopende regelingen (Tozo, TONK), aanpassingen van regelingen en maatregelen en wijzigende risico’s in bijvoorbeeld de debiteurenpositie heeft dit ook impact op de accountantscontrole. De accountant zal hier dus bij de jaarrekeningcontrole specifiek aandacht aan besteden. Vanuit de organisatie herkennen we dit en hebben hiervoor extra aandacht in het jaarrekeningproces.

•

Samenwerking met de organisatie wordt als goed ervaren, informatie die verder vanuit de organisatie moet komen laat soms wat langer op zich wachten. Voor het jaarrekeningproces zorgen we voor tijdige afstemming.

Advies aan B&W

Pagina 1 van 4

Advies aan B&W

•

Vanaf 2022 dient het college zelfstandig verantwoording af te leggen over rechtmatigheid in de jaarrekening. De organisatie is druk bezig met de voorbereidingen hierop, de accountant wil tijdige afstemming over het definitieve controleplan van de organisatie. Vanuit de organisatie zijn we hier druk mee bezig. Wanneer eind dit jaar er meer duidelijkheid is over landelijke richtlijnen gaan we hier nadrukkelijk het gesprek aan met de accountant om te komen tot goede werkafspraken en afstemmen van elkaars verwachtingen in dit proces.

•

Voor de jaarrekeningcontrole krijgen een aantal posten verhoogde aandacht, niet omdat ze niet op orde zijn, maar omdat hier een verhoogd risico op fouten aanwezig is (door bijvoorbeeld schattingselementen in de waardering van deze posten). Dit betreft: de grondexploitatie, onderhoudsvoorzieningen en naleving van aanbestedingswetgeving. Deze processen herkennen we vanuit de organisatie.

In hoofdstuk 2 van het rapport zijn detail bevindingen een aanbevelingen opgenomen. Er zijn geen significante tekortkomingen geconstateerd. Wel heeft Baker Tilly aanbevelingen op het gebied van: -

Interne beheersing o

Bevoegdheden laag in de organisatie: dit herkennen we en is een bewuste keuze in onze organisatie

o

Inrichting nieuw financieel systeem: we sluiten ons aan bij de opmerkingen van de accountant

o

Procesbeschrijvingen: in het kader van de rechtmatigheidsverklaring gaan we aan de slag met het nadrukkelijker op papier zetten van ons Interne controleplan (risicogerichte aanpak: welke processen controleren we, risico’s, beheersmaatregelen, controles etc. ). We voeren deze controles al jaren uit, in het kader van de rechtmatigheidscontrole is het echter van belang om dit transparanter en meer onderbouwd te doen.

o

Frauderisico-analyse: deze notitie dateert inderdaad uit 2015. Aangezien we op dit moment geen verhoogd risico zien, heeft het actualiseren van deze notitie op dit moment voor ons geen prioriteit. Onze prioriteit ligt nadrukkelijk bij het goed inrichten van het vier-ogen principe in het nieuwe financiële systeem en bij de invoering van de rechtmatigheidsverklaring.

-

Bedrijfsprocessen: o

Inkopen, het ontbreken van zichtbare vaststelling van prestatielevering en functievermenging in het inkoopproces. Wij voeren nu controles achteraf uit, we nemen dit expliciet mee bij de inrichting van ons nieuwe financieel systeem.

o

Subsidies, het monitoren van naleving van subsidievoorwaarden ligt niet duidelijk vast. Dit betreft met name de formele eisen uit de verordening (tijdig aanleveren begrotingen/jaarrekeningen).

Advies aan B&W

Pagina 2 van 4

Advies aan B&W

-

Verbijzonderde interne controle en rechtmatigheidsverantwoording, het gestructureerder vastleggen van het denkkader voor de uitvoering van de controlewerkzaamheden en het verder inrichten van Checkpoint als ondersteunend systeem

-

Aandachtspunten jaarrekening: o

Grondexploitaties: gestructureerder documenteren van analyses als gevolg van aanpassingen.

o

Heesch-West en Pivot Park: hier zijn ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op de waardering in de jaarrekening.

Om de rekeningcommissie te ondersteunen in hun toezichthoudende rol, is in het controleplan afgestemd om Tozo/TONK en de onttrekkingen aan onderhoudsvoorzieningen als speerpunt mee te nemen bij de accountantscontrole. In hoofdstuk 2.7 doet de accountant hierover verslag. Voor de verdere inhoud en toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk 2 in het rapport. In hoofdstuk 3 zijn detailbevindingen ten aanzien van de IT-beheersing opgenomen. Deze hebben betrekking op het netwerk, coda en de suite voor het sociaal domein. Risico’s zijn beperkt, maar de accountant vraagt aandacht te hebben voor wachtwoordwijzigingen op een aantal beheer accounts. Daarnaast signaleren ze het risico binnen het sociaal domein dat applicatiebeheerders meerdere accounts kunnen hebben, omdat ze ook uitvoerende werkzaamheden doen, waardoor functiescheidingen doorbroken kunnen worden. Over deze bevindingen gaan we het gesprek aan met proceseigenaren en betreffende applicatiebeheerders om aanpassingen te doen, danwel om mitigerende maatregelen te treffen. Verder bevat dit hoofdstuk adviezen met betrekking tot wijzigingsbeheer en het implementatietraject van onze nieuwe financiële administratie.

In een bijlage bij de managementletter informeert Baker Tilly over algemene ontwikkelingen, waarin ze kort ingaan op schatkistbankieren, de notitie Lokale Heffingen van de commissie BBV, de rechtmatigheidsverantwoording, de kadernota rechtmatigheid, de notitie paragraaf bedrijfsvoering van de commissie BBV, inhuur personeel, digitalisering HR processen, de financiële verordening, wijziging in controlestandaarden, auditplicht politiegegevens, ontwikkelingen vastgoed en de BIO. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën nvt b. Communicatie De managementletter wordt op 18 november 2021 besproken met de rekeningcommissie.

Advies aan B&W

Pagina 3 van 4

Advies aan B&W

c. Uitvoering d. Overlegd met De managementletter is door Baker Tilly reeds besproken met portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en concerncontroller.

Bijlagen -

Managementletter 2021

Samenvatting In opdracht van de gemeenteraad heeft de accountant Baker Tilly de interim-controle uitgevoerd en afgerond. De accountant brengt op basis hiervan een managementletter uit. De controle van de accountant is gericht op betrouwbare en rechtmatige jaarverslaggeving, rekening houdend met actuele ontwikkelingen. Tijdens de interim-controle kijkt de accountant vooral naar onderwerpen gericht op processen binnen de organisatie. Dit is de basis voor de totstandkoming van de cijfers in de jaarrekening. Baker Tilly concludeert dat de interne beheersing op orde is. Ze doen een aantal aanbevelingen op het gebied van inkoop, subsidies en de IT-omgeving. Daarnaast benoemen ze aandachtspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2022 en de inrichting van ons nieuwe financieel systeem.

Advies aan B&W

Pagina 4 van 4