Bijlage actuele ontwikkelingen ML 21-10-2021 Gemeente Oss.PDF

Bijlage Actuele ontwikkelingen 1

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Wijziging Schatkistbankieren In de beleidsdoorlichting schatkistbankieren van juli 2019 is onder meer geconstateerd dat decentrale overheden kampen met administratieve lasten bij schatkistbankieren. Het kabinet heeft in de beleidsdoorlichting het probleem erkend dat met name decentrale overheden die structureel rood staan en slechts incidenteel overtollige middelen hebben, met hogere administratieve lasten te maken hebben dan gewenst is. Met een eventuele verhoging dan wel een andere berekening van het drempelbedrag komt het kabinet aan deze bezwaren tegemoet. Vanaf 1 juli 2021 is voor gemeenten (en provincies, waterschappen en hun gemeenschappelijke regelingen) met een begrotingstotaal tot € 500 miljoen de drempel voor het verplicht schatkistbankieren verhoogd naar 2% van het begrotingstotaal (was 0,75%) met een minimum van € 1 miljoen (was € 250.000). Voor gemeenten met een begrotingstotaal van € 500 miljoen of meer wordt de drempel € 10 miljoen (was € 3,75 miljoen) plus 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat.

Dit betekent dat provincies, gemeenten en waterschappen op basis van hun verantwoordingsvoorschriften twee drempelbedragen voor 2021 moeten hanteren, te weten: •

een drempelbedrag voor het eerste half jaar (huidige situatie);

•

een drempelbedrag voor het tweede half jaar (nieuwe situatie).

Voor de berekening van het nieuwe drempelbedrag heeft het Rijk de volgende voorbeeld berekening ter beschikking gesteld: https://www.dsta.nl/schatkistbankieren/documenten/publicaties/2021/06/29/voorbeeld-berekening-drempelbedrag In de voorbeeld jaarrekening welke Baker Tilly tegen het einde van het jaar publiceert wordt ook een verantwoordingsvoorbeeld voor de jaarrekening met een splitsing naar de oude en de nieuwe situatie opgenomen.

2

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Notitie Lokale heffingen Deze notitie (ter vervanging van de Notitie Riolering 2014) geeft een overzicht van alle relevante aspecten van lokale heffingen en bijbehorende voorzieningen en reserves met betrekking tot vraagstukken van begroting en verantwoording voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. In deze notitie zijn de volgende stellige uitspraken opgenomen, welke met ingang van begrotingsjaar 2022, of zoveel eerder als mogelijk van toepassing zijn: •

De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan gemeentelijke taakvelden.

•

Indien een voorziening onderhoud (artikel 44, lid 1, sub c BBV) onvoldoende is onderbouwd dan komen deze gelden niet in een reserve maar in een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV. Dit geldt ook voor de baten uit lokale heffingen die aan het einde van het belastingjaar niet zijn besteed omdat begrote investeringen en (onderhouds)werkzaamheden niet zijn uitgevoerd.

•

Als een gemeente spaart in het tarief voor toekomstige vervangingsinvesteringen in de voorziening toekomstige vervangingsinvesteringen ex artikel 44, lid 1, sub d BBV, dan mogen deze niet gebruikt worden om boekwaarden van eerdere, bestaande investeringen af te boeken.

•

Ook wanneer de jaarlijkse spaarbedragen voor de heffing gelijk zijn aan de jaarlijkse vervangingsinvesteringen (=ideaalcomplex) moeten de ‘spaarbedragen’ als last worden geboekt en wordt vervolgens de daarmee gevormde voorziening afgeboekt op de geactiveerde vervangingsinvesteringen.

•

Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten van de heffing) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV. Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd.

•

Indien baten van lokale heffingen in één jaar geraamd en gerealiseerd worden en de lasten zich over meerdere jaren uitstrekken, is het toegestaan deze te matchen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV (baat gaat voor de last uit) of de balanspost ‘nog te verrekenen bedragen’ (last gaat voor de baat uit; dit laatste is enkel toegestaan bij bouwvergunningen).

•

Investeringen in riolering in uitbreidingsgebieden kunnen ten laste van de grondexploitatie worden gebracht. De bijdragen die de gemeente via de grondprijs ontvangt, zijn te beschouwen als bijdragen van derden, die de gemeente op grond van artikel 62, lid 2 BBV op de waardering van de investering in mindering brengt.

3

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Notitie Lokale heffingen (vervolg) Naast de bovenstaande stellige uitspraken heeft de commissie ook een aantal aanbevelingen gedaan: •

De commissie BBV adviseert (documenten die ondersteunend zijn aan) onderhouds- en investeringsplannen die basis zijn voor de berekening van tarieven voor heffingen en rechten uiterlijk eens in de vijf jaar te actualiseren en vast te laten stellen door de raad vanuit hun kaderstellende rol en de rechtmatigheidstoets. De raad kan besluiten deze actualisatie uit te stellen op basis van een raadsbesluit. Binnen deze vijf jaar dienen de onderhouds- en investeringsplannen wel tussentijds te worden bijgesteld als ze niet meer actueel zijn.

•

De commissie BBV adviseert dat in het geval dat een gemeente kiest voor tariefegalisatie dit vast te leggen in een raadsbesluit.

•

De commissie BBV adviseert om periodiek een analyse uit te voeren op de begrote en gerealiseerde lasten en baten van de lokale heffingen. Het inzichtelijk maken van de opbouw van de voorzieningen ex artikel 44, lid 1, sub c, lid 1, sub d, en lid 2 BBV vormt een expliciet onderdeel van deze analyse.

•

De commissie BBV adviseert in geval van heffingen die beogen het gedrag te beïnvloeden de risico’s die hiermee samenhangen op te nemen in de paragraaf lokale heffingen.

•

De commissie BBV adviseert om in de paragraaf lokale heffingen onder het onderdeel beleid een overzicht op te nemen van de te onderscheiden lokale heffingen, de maatstaf en de doelstelling die wordt beoogd met het opleggen van de heffing.

•

De commissie BBV adviseert om in het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) eenduidig onderscheid te maken tussen onderhoud en vervangingsinvesteringen.

We adviseren u voor de jaarrekening 2021 kennis te nemen van deze notitie en onder andere na te gaan in hoeverre uw gemeente reeds voldoet aan de stelde uitspraken en de aanbevelingen. Op deze wijze heeft u inzichtelijk of er in 2022 nog herstelacties noodzakelijk zijn. Mocht u nader advies nodig hebben van onze specialisten aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

4

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Rechtmatigheidsverantwoording Inmiddels is duidelijk geworden dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college met een jaar is uitgesteld. Het eerste jaar waarover het college expliciet verantwoording gaat afleggen wordt 2022. Veel gemeenten zijn in 2020/2021 al met de voorbereidingen begonnen. Het jaar uitstel kan dan ook het beste worden gebruikt om de aanpak om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording verder aan te scherpen. Het is wenselijk om over 2021 al ervaring op te doen met het zelfstandig uitvoeren van de benodigde interne controle. Het voordeel daarvan is dat ‘kinderziektes’, discussies en inzicht in de benodigde tijdsbesteding vroegtijdig inzichtelijk zijn. Daar kunt u uw voordeel mee doen in de aanloop naar het eerste verantwoordingsjaar. In de praktijk ervaren wij dat veel gemeenten zich vooral richten op de versterking van de verbijzonderde interne controle. Dat is een prima aanpak die ook goed kan voorzien in de benodigde werkzaamheden om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording. Het instrument is echter ook nadrukkelijk geïntroduceerd om de interne beheersing van de gemeente te versterken. Wij adviseren u dan ook om ook zeker aandacht te besteden aan de interne controlemaatregelen in de primaire processen zelf. Daarbij draait het niet alleen om de handelingen van bij het proces betrokken ambtenaren.

Juist de inzet van de mogelijkheden die de procesondersteunende applicaties bieden kan efficiënt zijn. Een in het systeem ingerichte beheersmaatregel is in beginsel effectiever en efficiënter dan een handmatige beheersmaatregel. In 2021 hebben wij meerdere gemeenten ondersteund bij de inrichting van de rechtmatigheidscontrole in het kader van deze ontwikkeling. Daarbij zijn ook workshops met raden, colleges en ambtelijke organisatie succesvol gebleken om de eigen ambitie, kaders en aanpak te bepalen. We besteden daarbij expliciet aandacht aan verantwoordelijkheden, waarbij juist ook de andere portefeuillehouders dan de wethouder financiën worden betrokken bij deze ontwikkeling. In onze visie kan de wethouder financiën weliswaar systeemverantwoordelijk zijn, de verantwoordelijkheid voor financieel rechtmatig handelen ligt bij ieder collegelid. Ook is het belangrijk om aandacht te besteden aan de verwachtingen van de raad voor wat betreft communicatie over mogelijke rechtmatigheidsfouten. Daarbij gaat het enerzijds om het vroegtijdig informeren als er om specifieke redenen niet rechtmatig gehandeld kan of gaat worden en anderzijds als de interne controle constateert dat er niet rechtmatig is gehandeld. Wij adviseren daar in het eerste jaar praktische afspraken over te maken. De auditcommissie kan hierbij een prima rol spelen.

De rechtmatigheidsverantwoording is onder andere bedoeld om de communicatie tussen college en raad rondom financiële rechtmatigheid te versterken. Ons advies is: benut het moment! Financieel rechtmatig handelen is een belangrijk streven voor een gemeente. De praktijk is wel eens weerbarstig, soms moet snel gehandeld worden (denk aan inkopen in de tijd van de Corona lockdowns: handhaving, verkeersmaatregelen, noodvoorzieningen). Het open en transparante gesprek tussen raad en college is dan raadzaam. Een handreiking om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording is toegezegd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, die is echter nog niet beschikbaar.

5

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Kadernota rechtmatigheid 2021

De commissie BBV heeft recent een addendum op de Kadernota 2018 uitgebracht. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan. We adviseren u hier bij het opstellen van de jaarstukken 2021 rekening mee te houden. We merken daarbij op dat de twee laatste aanbevelingen ook al in de Kadernota 2018 waren opgenomen, maar dat wij constateren dat niet alle gemeenten een duidelijke invulling hebben gegeven aan deze afspraken tussen college en raad. Stellige uitspraken •

Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en bijbehorende regelingen moeten in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen en toegelicht.

Aanbevelingen

2022

•

De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

•

De commissie BBV adviseert om afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vast te leggen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet.

•

De commissie BBV adviseert om kaders op te nemen in de financiële verordening, ex artikel 212 Gemeentewet, indien specifieke budgetten bij onder uitputting op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen.

Met ingang van het verslagjaar 2022 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. De Kadernota Rechtmatigheid is vooruitlopend op de wetswijziging geheel herzien, daarbij zijn een groot aantal stellige uitspraken en aanbevelingen herzien ten opzichte van voorgaande uitingen. We adviseren u integraal kennis te nemen van de notitie. Het is daarnaast belangrijk om op korte termijn voorbereidingen te treffen, daarbij zijn onder andere de volgende stappen van belang: -

Stel het normenkader op en werk deze uit door middel van een toetsingskader en een controleplan. Stem dit controleplan, op basis waarvan het college van plan is de rechtmatigheid in de jaarstukken aan te tonen, vooraf met uw accountant af.

-

Stem tijdig de kaders tussen college en raad af. Doe dit door niet alleen het normenkader en de verantwoordingsgrens vast te laten stellen, maar ook goede afspraken over de inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering te maken. Laat u daarin adviseren door uw accountant.

-

Gebruik 2021 als “oefenjaar” om enerzijds de afspraken tussen raad en college op de juiste wijze te krijgen ingericht en anderzijds om uw verbijzonderde interne controle verder te optimaliseren. We adviseren u om dit moment van de invoering van de rechtmatigheidsmededeling te gebruiken om de inrichting van uw administratieve organisatie en interne controle tegen het licht te houden. 6

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Notities BBV

Notitie paragraaf bedrijfsvoering De commissie BBV heeft, mede naar aanleiding van het uitbrengen van de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid, recent de notitie Paragraaf Bedrijfsvoering aangepast. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan. Stellige uitspraken •

In de paragraaf bedrijfsvoering wordt, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de gemeenteraad, aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording.

•

In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie hij onderneemt om de afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen.

•

Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Aanbevelingen •

De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van bedrijfsvoering niet bij begroting vorm te geven, maar door middel van de (financiële) verordening of nota bedrijfsvoering aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien.

•

De commissie BBV adviseert focus aan te brengen in de paragrafen. Minimaliseer herhalingen tussen verordeningen, nota’s, programma’s en paragrafen. Maak hierbij gebruik van verwijzingen binnen begroting of jaarverslag teneinde de omvang van deze documenten te beperken en daarmee de toegankelijkheid voor de raad te vergroten.

•

De commissie BBV adviseert om afspraken te maken tussen raad en college over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Deze afspraken kunnen onderdeel zijn van de nota bedrijfsvoering of de financiële verordening.

•

De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude(s) vanuit de eigen organisatie door bijvoorbeeld eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

7

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten ZZP-ers

Inhuur personeel De gemeente Oss maakt gebruik van ZZP-ers. Aangezien deze inzet risico’s met zich meebrengt vraagt dit om maatregelen om deze risico’s te mitigeren. Een belangrijk risico is dat de Belastingdienst of een rechter (eventueel op verzoek van de zzp’er) de samenwerking bestempelt als een dienstverband. Indien dat het geval is, betekent dit niet alleen dat over de betaalde gelden loonbelasting en premies moeten worden betaald, maar ook dat de ZZP-er ontslagbescherming geniet, recht heeft op doorbetaling van loon tijdens ziekte en mogelijk ook met terugwerkende kracht aanspraak kan maken op deelname aan het pensioenfonds. Een manier om dit risico te beperken is door te werken met een door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst. Onder voorwaarden biedt deze overeenkomst zekerheid dat de Belastingdienst de relatie met de ZZP-er niet als een dienstverband zal beschouwen. De gemeente Oss werkt met deze modelovereenkomsten. Wij hebben deze niet inhoudelijk beoordeeld, maar kunnen wel constateren dat dit de meest recente versies zijn. Deze modelovereenkomsten zijn goedgekeurd tot 5 januari 2022.

Vóór de datum van 5 januari is het daarom raadzaam om de berichtgeving vanuit VNG over nieuwe, door de belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomsten in de gaten houden, want na deze datum kan de gemeente, zonder nieuwe overeenkomst, geen vrijwarend beroep meer doen op de modelovereenkomsten. Dat betekent dat er minder zekerheid is over hoe de Belastingdienst de arbeidsrelatie kwalificeert. Daarnaast is het bij de inzet van ZZP-ers van belang op de volgende aspecten te letten: -

De gezagsverhouding is doorgaans het meest belangrijkste aspect waar naar wordt gekeken. Bij een werkgever en werknemer is die evident aanwezig. Bij een ZZP-er mag een opdrachtgever wel instructies geven (maar enkel ten aanzien van het resultaat en niet hoe dat resultaat behaald wordt). De ZZP-er bepaalt dus zelf of hij een opdracht aanvaardt en/of op welke wijze de opdracht wordt uitgevoerd (bepaalde beroepsgerelateerde voorschriften daargelaten). Indien de ZZP-er daadwerkelijk zelfstandig is, dan komt veel voor zijn rekening en risico.

-

Andere aspecten zijn bijvoorbeeld of de ZZP-er zelf kan bepalen waar en wanneer hij werkt, of hij met eigen ondersteuning zoals een laptop en/of mobiel werkt (of indien het aan hem ter beschikking wordt gesteld, hij daar een vergoeding voor betaalt), maar ook dat hij niet dezelfde voordelen geniet als een gewone werknemer.

-

Maar ook aspecten als de duur van de samenwerking, de omvang van de opdracht, de afhankelijkheid van de opdrachtnemer (heeft hij substantieel andere opdrachtgevers) en de vraag of de opdrachtgever ook personeel heeft wat hetzelfde werk doet als de opdrachtnemer, spelen een belangrijke rol bij de beoordeling.

Het is dus noodzaak om gedurende de samenwerking te beoordelen en te documenteren of nog altijd volgens de uitgangspunten van de modelovereenkomst wordt gehandeld, en daarnaast om leidinggevenden en andere betrokkenen in de organisatie te informeren over aspecten waarop gelet moet worden in de samenwerking met een ZZP-er. Wij begrijpen dat bij gemeente Oss de leidinggevenden zelf verantwoordelijk zijn voor het in de praktijk bewaken van de samenwerkingsvorm met de ZZP-er. In het kader van risicobeperking raden wij aan om de lopende contracten met ZZP-ers met regelmaat te beoordelen en dit centraal te organiseren. Indien er behoefte bestaat aan nadere toelichting, of ondersteuning op dit onderwerp zijn wij u graag van dienst.

8

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten HR-proces

Digitalisering HR processen Veel organisaties zijn bezig met het digitaliseren van standaard HR-processen. De komende jaren zal deze ontwikkeling sterk doorzetten. Als gevolg van digitalisering zullen nog meer HR-processen geautomatiseerd worden en kunt u uw data binnen uw organisatie steeds beter benutten. Human Resources is een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Vroeger bestond de afdeling voor het merendeel uit handmatige en administratieve processen. De technische ontwikkelingen binnen het HR vakgebied hebben een ware evolutie ondergaan. HR processen kunnen tegenwoordig vergaand geautomatiseerd worden, waardoor we meer tijd kunnen besteden aan de werknemers en ons als bedrijf kunnen focussen op de strategie. Daarnaast wordt uw werknemersbestand steeds meer ingevuld door de Generatie Z. Deze generatie is opgegroeid in het digitale tijdperk en verwacht van hun werkgever ook deze manier van werken. Digitalisering is dan ook zeker een onderdeel van het binden en boeien van uw (toekomstige) werknemers. Om als organisatie in control te blijven is het belangrijk dat: •

•

• •

U er voor zorgdraagt dat u voor uw werknemers de HR processen zo innovatief mogelijk heeft geregeld. Digitalisering kan namelijk bijdragen aan werknemerstevredenheid en meer betrokkenheid. In zijn algemeenheid heeft digitalisering een gunstig effect op de verdieping van de functie-inhoud van de werknemer. U als gevolg daarvan uw administratieve processen efficiënt heeft ingeregeld, wat verlaging van kosten met zich meebrengt. Deze besparingen kunnen substantieel zijn. Daarnaast is personeel schaars en willen we ze vooral de juiste dingen laten doen, die bijdragen aan het succes van uw organisatie. U dus ook de beschikking heeft over realtime personeelsdata, waar u gericht op kunt sturen als onderdeel van uw strategie. Data-analyse wordt hierin steeds belangrijker, ook als onderdeel van bijvoorbeeld strategische personeelsplanning of bijvoorbeeld uw verzuim. U door het automatiseren van uw HR-processen uw administratie op orde heeft conform de geldende wettelijke en fiscale richtlijnen. Denk hierbij ook aan bijvoorbeeld de AVG-wetgeving of de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Deze onderwerpen kunnen, indien niet goed toegepast, grote financiële risico’s met zich mee brengen.

Bent u in controle omtrent deze onderwerpen? Wij kunnen passende oplossingen bieden die passen bij de omvang van uw organisatie, danwel met onze professionals met u meedenken hoe en met welke instrumenten we dit onderwerp binnen uw organisatie verder kunnen brengen. Mocht u over dit onderwerp en de bijbehorende uitdagingen meer willen weten kunt u contact opnemen met onze HR consultants binnen Employment Advisory. 9

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Financiële verordening

Grensbedrag belangrijke verplichtingen Vanuit de wetgeving is voorgeschreven om belangrijke financiële verplichtingen op te nemen en toe te lichten onder de ‘Niet in de balans opgenomen verplichtingen’. Er is echter geen nadere duiding gegeven aan het begrip ‘belangrijk’ waardoor dit ter interpretatie is door de gemeente zelf. Om te waarborgen dat dit op een consistente wijze en in overeenstemming met de verwachtingen vanuit de raad wordt toegepast adviseren wij u om een grensbedrag op te nemen in de financiële verordening.

Aankondiging impact NV COS 315 Wijziging in controlestandaarden

Vanaf boekjaar 2022 treedt de nieuwe controlestandaard 315 in werking. Deze standaard vormt het ‘hart’ van de controleaanpak en behandelt de risicoanalyse. Er wordt meer nadruk gelegd op het risico-inschattingsproces wat de basis verschaft voor het identificeren en inschatten van de risico’s op een afwijking van materieel belang en het opzetten van verdere controlewerkzaamheden. Daarnaast komen er wijzigingen ten aanzien van indirecte en directe interne beheersingsmaatregelen en in hoeverre deze geëvalueerd worden bij de opzet of implementatie. De exacte impact op de uitwerking voor de controleopdracht 2022 zal in de komende periode meer duidelijk worden en in aanloop naar de controle 2022 zullen wij dit met u bespreken.

10

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Auditplicht bij de Wet politiegegevens

Auditplicht bij de Wet politiegegevens U heeft als gemeente boa’s in dienst. Dat betekent dat de Wet politiegegevens (WPG) en Besluit politiegegevens (BPG) voor u van toepassing is. Voor het uitvoeren van de opsporingstaken van sommige boa’s is toegankelijkheid van bevoegde medewerkers tot politiegegevens van belang. Dit betreft zeer gevoelige informatie. Bij specifieke taken op het gebied van opsporing is voor de beveiliging van persoonsgegevens de Wet politiegegevens (WPG) van toepassing en niet de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Boa’s combineren vaak opsporingstaken met toezichthoudende taken in hun werkzaamheden. Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitoefenen van opsporingstaken voor strafbare feiten valt onder de WPG. Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitoefenen van toezichthoudende taken valt onder de AVG. Dit betekent dat registratie en toezicht vanuit twee perspectieven plaats moeten vinden. De WPG komt in grote lijnen overeen met de AVG. Toch zijn er ook belangrijke verschillen. De WPG is een wet die de rechten en plichten van de politie en de burger regelt voor het verwerken van deze politiegegevens. Verschillen met de AVG zijn onder meer dat er specifieke verwerkingsgrondslagen met eigen voorwaarden en verwerkingstermijnen zijn voor politiegegevens. Daarnaast is de rol van de privacyfunctionaris anders ingericht.

Het meest in het oog springende verschil tussen AVG en WPG is de auditplicht op de gegevensverwerking bij opsporingstaken voor de WPG. Jaarlijks voert u een interne audit uit. Eenmaal in de vier jaar moet u een externe audit laten uitvoeren. Het eerste jaar waarin deze externe audit uitgevoerd dient te worden is 2021 (twee jaar na invoering van deze wet in 2019). Om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen zijn de volgende stappen van belang: 1. Stel een normenkader op voor uw interne beheersing en om de interne en externe audits te kunnen voorbereiden en uitvoeren. Dit normenkader dient tenminste de verplichte elementen in het kader van de privacy audit te bevatten. 2. Verkrijg inzicht in de scope van de audit. Breng daarbij in beeld - welke medewerkers en applicaties betrokken zijn; - welke type boa’s worden gebruik; - welke alle gegevensverwerkingen in het kader van de WPG worden gebruikt; - of door de door de leverancier al een WPG audit op de applicatie is uitgevoerd; - welke verantwoordelijkheden er over blijven voor uw organisatie. 3. Voer een nulmeting uit. Hierna weet u waar uw organisatie staat en welke verbeterslagen u nog kunt maken. 4. Laat de interne en/of externe audit uitvoeren c.q. voer de interne en/of externe audit uit. Wij kunnen u, indien gewenst, op verschillende manieren helpen aan het tijdig voldoen aan uw auditverplichtingen in het kader van de WPG. 11

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Ontwikkelingen op het gebied van gebiedsontwikkeling en vastgoed

Toenemende vraag naar woningen en verduurzaming maatschappelijk vastgoed vraagt extra aandacht van de interne organisatie “Het woningtekort is opgelopen tot meer dan 300.000 woningen. Als er niet rigoureus wordt ingrepen wordt het alleen maar erger. De sleutel ligt in meer aanbod, vooral in het middensegment. Om weer naar gezonde regionale woningmarkten te groeien, moet de woningbouwproductie in alle prijssegmenten verhoogd worden.” * Omvang en complexiteit van de woningbouwopgave neemt toe Gemeentes krijgen door het woningtekort te maken met een sterke kwantitatieve groei van het te realiseren aanbod. De huidige prognoses gaan uit van een woningbouw opgave van 900.000 tot 1,0 miljoen woningen voor 2030, welke zelfs oploopt tot 1,7 miljoen woningen in 2050. Daarbij komt ook een toenemende complexiteit bij het invullen van deze woningbouwopgave, op termijn zijn er geen ‘eenvoudige’ ontwikkellocaties meer. Deze groei en complexiteit zal enerzijds leiden tot een capaciteitsvraagstuk (voldoende mensen/ planeconomen) om de opgave aan te kunnen, en anderzijds tot een toenemende behoefte aan efficiëntie en beheersing (organisatorische optimalisatie en risicomanagement). Verduurzaming van maatschappelijk vastgoed zet door De verduurzaming van maatschappelijk vastgoed vraagt om een grote financiële impuls, zonder dat daar concrete opbrengsten tegen overstaan.

Daarbij komt de verplichting vanuit het Bouwbesluit dat kantoorgebouwen waarbij de gebruiksoppervlakte aan kantoorfuncties 50% of meer beslaat van het totaal én groter is dan 100m2 in 2023 minimaal moet beschikken over een energielabel C. Er wordt van (lokale) overheidsinstanties verwacht dat zij een voortrekkersrol in de verduurzaming vervullen. Lokale overheden zijn nu met name gericht op de Regionale Energie Strategieën. Aandacht voor de verduurzaming van de (eigen) maatschappelijke vastgoedportefeuille neemt, mede door de aanscherpende wet- en regelgeving, toe. De vraag is wat dit betekent voor de financiële positie van de gemeente. Waarbij de impact van disrupters als stikstof/ PAS en PFAS nog steeds niet zijn opgelost. De impact van de verduurzaming(-splicht) leidt tot (1) een toenemende financiële impuls voor extra benodigde investeringen in het vastgoed en (2) impact op het bouwvolume door vertraagde (bouw)aanvragen in relatie tot stikstof/ PAS en PFAS. Nu tijd om te anticiperen Tijdig anticiperen op de groeiende vraag en complexiteit van de woningbouw en de verduurzaming van de maatschappelijke vastgoed portefeuille is noodzakelijk om de gevolgen voor de (interne) organisatie te kunnen inschatten en beheersen. Denk daarbij aan capaciteit, sturing en beheersing en procesoptimalisatie.

Bij niet tijdig anticiperen neemt de risicoblootstelling toe met mogelijke financiële consequenties tot gevolg. Verandering vraagt tijd. Nu actief inspelen op deze ontwikkelingen stelt u in staat de organisatie bewust te maken van de opgave en maatregelen te treffen om de verandering succesvol en tijdig te laten verlopen. * Actieagenda Wonen 2021, Opgesteld door 33 organisaties die allemaal dagelijks bezig zijn met wonen, bouwen, zorg en welzijn

12

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Per 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. De BIO betreft een aanscherping van de “oude” normen van de BIR, BIWA en IBI die het rijk, waterschappen en provincies hanteren. Daarnaast brengt de BIO een vermindering van de administratieve last met zich mee. De IBD heeft een stappenplan gepubliceerd aan de hand waarvan een goede BIOimplementatie kan worden opgestart. Op deze pagina geven wij daar een nadere toelichting op.

Meer aandacht voor risicomanagement In tegenstelling tot de “oude” normen is er bij de BIO meer aandacht voor risicomanagement en verschuiving van verantwoordelijkheden naar proceseigenaren. Als organisatie dient u aantoonbaar grip te houden op de processen ten aanzien van informatiebeveiliging.

Stap 4: Beleg de uitvoering van de BIO-maatregelen in de lijn Vanuit de BIO-systematiek is de uitvoering van en verantwoording over beheersingsmaatregelen de verantwoordelijkheid van de lijn. Betrek deze functionarissen tijdig bij het proces.

Werk volgens een gefaseerde aanpak Wij raden u aan om de implementatie van BIO binnen uw organisatie gefaseerd aan te pakken. Hiermee onderneemt u op een gestructureerde wijze actie en zet u de beschikbare middelen efficiënt in om tijdig aan de BIO te kunnen voldoen.

Stap 5: Monitor en verbeter Informatiebeveiliging is een continu proces. Periodieke monitoring op uitvoeringskwaliteit van beheersmaatregelen is daarom essentieel.

Stap 1: Zet BIO op de bestuurlijke agenda Vraag op bestuurlijk niveau aandacht om het onderwerp informatiebeveiliging op de kaart te zetten. Stap 2: Verkrijg inzicht in de huidige stand van zaken middels een nulmeting Middels het uitvoeren van een BIO-nulmeting op de belangrijkste processen van uw organisatie krijgt u inzicht in de huidige stand van zaken ten aanzien van de BIO. Daarnaast identificeert u middels een nulmeting de aspecten die nog aandacht nodig hebben en kan gericht een plan van aanpak voor het oplossen van deze ‘gaps’ worden opgesteld. Stap 3: Voer actief risicomanagement Voer risicoanalyses uit die als input dienen voor het BIOverbeterplan. Het BIO-verbeterplan kunt u gebruiken als instrument om informatiebeveiliging binnen uw organisatie te verbeteren, de voortgang van verbeteracties te bewaken en hierover te rapporteren.

Baker Tilly helpt De IT-auditors en adviseurs van Baker Tilly hebben ruime ervaring met informatiebeveiliging bij overheidsinstanties. Zij zijn bekend met het nieuwe normenkader en kunnen u begeleiden bij de implementatie van BIO. Van aandacht vragen voor informatieveiligheid tot en met het verschaffen van inzicht in de huidige stand van zaken ten aanzien van de BIO. Daarnaast adviseren wij over de te zetten stappen en bieden praktische ondersteuning tijdens de implementatie. Doordat onze IT-auditors en adviseurs ervaring inbrengen uit andere sectoren, waar het gedachtegoed van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid al geruime tijd wordt gehanteerd, kunnen zij u ondersteunen vanuit de theorie en de praktijk. Wij kunnen u middels een quick scan een snel eerste inzicht geven waarmee u vervolgens de BIO-implementatie goed kunt opstarten. Bij deze quick-scan besteden wij een beperkte, vaste hoeveelheid tijd om (met u) binnen uw organisatie het net op te halen en een eerste beeld te schetsen. Daarbij tonen we gelijk ook de kracht van het gebruik van ISMS-software om uw risicomanagement proces te ondersteunen, conform aanbeveling van IBD.

.

21/10/2021

© Baker Tilly

13