Bijlage 4b. Adviesnota Jaarstukken 2023 BSOB

ADVIESNOTA Auteur: G. Moltmaker

☒ Dagelijks Bestuur

Team: Kies een item.

☒ Algemeen Bestuur

Volgnr.:  Openbaar  Openbaar na informeren betrokkenen  Niet openbaar  Vertrouwelijk

Effect op de begroting

☐ Ja

☒ Nee

Effect op Privacy

☐ Ja

☒ Nee

☐ Verordening ☐ Beleidsregels ☐ Besluit van algemene strekking ☒ Overige Onderwerp Jaarstukken 2023 Te besluiten om 1. De jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening) 2023 vast te stellen met een nadelig resultaat van € 78.930 (onder voorbehoud van het door EY verstrekken van de controleverklaring en onder de voorwaarde dat er geen materiële aanpassingen meer worden verwerkt in de jaarstukken 2022)

2. Het negatieve resultaat van € 78.930 geheel te verrekenen met de deelnemers. 3. In te stemmen met het afsluiten van het investeringskrediet verbouwing en het restant krediet ad € 13.853 te laten vrijvallen 4. In te stemmen met het afsluiten van het investeringskrediet Gouw _toetreding Dommelvallei (geen restantkrediet) Inleiding / Probleemstelling Jaarlijks stelt het dagelijks bestuur het jaarverslag en de jaarrekening (zijnde de Jaarstukken 2023) op en leggen met deze stukken, aan u als Algemeen Bestuur, verantwoording af over het gevoerde beleid en de financiën. Hierbij bieden wij u ter vaststelling het jaarverslag en de jaarrekening over 2023 aan, zoals opgenomen in de bijlagen. Dit voorstel behandelt een aantal formele punten, geeft een kort beeld van de bereikte resultaten in 2023 en geeft informatie over het proces.

Korte terugblik 2023 Het jaar 2023 kenmerkt zich als een jaar vol uitdagingen. Als gevolg van uitzonderlijke waardeontwikkelingen op de woningmarkt, een sentiment van gebrek aan vertrouwen in de (lokale) overheid en een dalende koopkracht hebben inwoners veelvuldig contact gezocht met BSOB. Ontwikkeling bezwaren Het doorstaan van deze tsunami aan contactmomenten en (WOZ)-bezwaren heeft in 2023 voor BSOB veel impact gehad. Alle zeilen zijn bijgezet om de dienstverlening van BSOB op het vereiste niveau te houden. Om te voorkomen dat inwoners daadwerkelijk geraakt werden door bovenstaande ontwikkelingen heeft BSOB in 2023 gebruik moeten maken van extra inhuur, wat terug komt in de personeelskosten. Daarbij zijn de proceskosten hoger uitgevallen dan vooraf was ingeschat. Door ontzettend hard te werken en door aanpassingen te doen aan onze processen is de impact voor de inwoners beperkt gebleven tot iets langere doorlooptijden van contactmomenten en bezwaarprocedures. Dit is vanzelfsprekend een aandachtspunt voor 2024. Toetreding Dommelvallei Ook de implementatie van Dienst Dommelvallei heeft de bedrijfsvoering van BSOB weliswaar geraakt, maar de impact voor de inwoners hebben we tot een minimum weten te beperken. Financiën Financieel is het boekjaar 2023 afgesloten met een negatief resultaat van € 79.830.

Het resultaat bestaat uit de volgende posten1: Analyse inhuur- salarissen € 225.000 Nadeel Uitbestede diensten € 37.000 Voordeel Uitvoeringskosten € 152.000 Nadeel Onvoorzien € 62.000 Voordeel Repro- en portokosten € 25.000 Voordeel Overige opbrengsten € 50.000 Voordeel Rentebaten € 88.000 Voordeel Kleine afwijkingen diverse posten € 15.000 Nadeel Nadelig saldo Netto-kosten € 130.000 Nadeel BTW € 51.000 Voordeel+ Nadelig saldo Jaarstukken 2024 € 79.000 Nadeel Hieronder worden de grootste financiële afwijkingen kort toegelicht. Voor verdere toelichting wordt verwezen naar de Jaarstukken 2023. Analyse inhuur- salarissen

€ 225.000 nadeel

Bij het opstellen van de 2e begrotingswijziging van de lonen en salarissen is er helaas geen

1

Alle afwijkingen >€25.000 (+/-) zijn weergegeven in dit overzicht 2

rekening gehouden met kosten die gekoppeld zijn aan vaststellingsovereenkomsten, waardoor de realisatie hoger ligt dan opgenomen de 2e BW 2023. Daarnaast is er op gestuurd om de inhuur te beperken waardoor de realisatie van de inhuur afgezien van de overhead lager ligt dan begroot. Uitvoeringskosten €152.000 nadeel De hogere realisatie van de uitvoeringskosten, ten opzichte van de 2° BW 2023 wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere proceskostenvergoedingen ( + €135.000), doordat in 2023 een verhoogd aantal bezwaren is ingediend met behulp van bureaus die deskundigenrapporten toevoegen. Dit heeft geleid tot een gemiddeld hogere proceskostenvergoeding per bezwaar. Overige opbrengsten €50.000 voordeel Voor de overige opbrengsten is er meer ontvangen in 2023 ten opzichte van 2e BW 2023. Dit heeft te maken met de opbrengsten die ontvangen zijn voor ondersteuning vanuit BSOB voor de toetreding van de Dommelvallei.

Conclusie Hoewel het bovenstaande impact heeft gehad op de begroting, kunnen we constateren dat BSOB haar reguliere processen op het vereiste niveau heeft kunnen realiseren. Als een van de weinige belastingsamenwerkingen is het BSOB gelukt om tijdig de aanslagoplegging 2024 te verzorgen en om alle bezwaren tijdig af te handelen. We zijn trots te constateren dat BSOB op dit gebied nog altijd aanzienlijk beter scoort dan collega-uitvoerders in het land. De financiële impact op de begroting van dit uitdagende jaar blijkt uit de bijgevoegde jaarstukken. Tot slot heeft de onvermijdelijk opgelopen werkdruk alle aandacht. Met de komst van de nieuwe directeur worden maatregelen ontwikkeld om meer stabiliteit en rust te brengen in alle lagen van de organisatie.

Beoogd effect Een bestuurlijk vastgestelde jaarrekening te verkrijgen. Argumenten Conform wettelijke voorschriften dient het Dagelijks Bestuur bij overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag een controleverklaring bij te voegen. De volgende punten zijn op moment van schrijven nog onderhanden in de accountantscontrole: - Rechtmatigheidsverantwoording De opzet van deze rechtmatigheidsverantwoording is momenteel onderdeel van de accountantscontrole, daarom is deze paragraaf in deze adviesnota nog blauw gearceerd. De volgende onrechtmatigheden zijn geconstateerd 3

Bedragen *€ 1.000 Onder deel

Cr it er ium

Overschrijding baten

Begroting

Soor t inkoop

Opvolging Onr echt mat igheden Onduidelijkheden -144

Zowel over- als onderschrijdingen ten opzichte van de begroting zijn formeel begrotingsonrechtmatigheden, tenzij deze tijdig afgestemd zijn met het algemeen bestuur. De P&C-cyclus van BSOB is zodanig opgesteld dat het algemeen bestuur

Overschrijding lasten

Begroting

223

Inkoop/aanbesteding

Voorwaarden

zo tijdig mogelijk geïnformeerd wordt.

Repro- en portokosten

159

Inkoop/aanbesteding

De onrechtmatigheid is geëindigd in 2023.

Voorwaarden

Software

181

Inkoop/aanbesteding

Voorwaarden

Inhuur

965

De algemene conclusie is dat BSOB weliswaar onrechtmatig gehandeld heeft op verschillende inkooppakketten, maar dat dit de inkooppakketten zijn die essentieel en cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering van BSOB. Voor BSOB is het van belang om rechtmatig te handelen waarbij de continuïteit van BSOB gewaarborgd blijft. Het algemeen bestuur zal in de 2e vergadercyclus van het algemeen bestuur in 2024 nader geïnformeerd worden hoe de organisatie verwacht dit te kunnen waarborgen en eventuele mogelijke consequenties in verschillende

Inkoop/aanbesteding

Voorwaarden

Bankkosten

118

scenario's.

1.502

- Niet uit de balans blijkende verplichting inzake proceskostenvergoeding In de jaarrekening zijn alle proceskostenvergoedingen verwerkt waarover in 2024 een uitspraak is gedaan. Voor komende uitspraken over heffingsjaar 2023 en eerder is geen inschatting te maken over de hoogte van de te betalen proceskostenvergoedingen en deze zijn daarom als P.M. opgenomen. Dit geldt ook voor de proceskostenvergoedingen beroep. Op moment van schrijven is dit punt onderdeel van de accountantscontrole en zal er in de vast te stellen jaarstukken 2023 nadere toelichting opgenomen worden. Controleverklaring In de laatste decembercirculaire voor zowel het gemeente- als provinciefonds is aangekondigd, dat de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording zou moeten bevatten. De verwachting was dat de wijzigingen in het BBV en BADO in het voorjaar 2024 in het Staatsblad gepubliceerd zouden worden. In het wetgevingstraject is overleg tussen de minister van BZK en de Algemene Rekenkamer (AR) voorgeschreven. Hierbij heeft de AR fundamentele bezwaren geuit tegen de genoemde wijzigingen in het BBV en BADO. Verder overleg tussen het ministerie van BZK en de Algemene Rekenkamer is daarom noodzakelijk geweest en heeft tot onderstaande conclusie geleid met betrekking tot de accountantscontrole.

Accountantscontrole De controlerend accountant geeft een getrouwheidsoordeel af, conform de Gemeente- en Provinciewet. Dit getrouwheidsoordeel ziet ook op de rechtmatigheidsverantwoording. • Voorts wordt in de controleverklaring expliciet opgenomen, dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen rechtmatig tot stand zijn gekomen. In het verslag van bevindingen blijft de accountant de tabel van fouten en onzekerheden opnemen. Het rechtmatigheidsoordeel over de specifieke uitkeringen is wel gelijk aan voorgaande jaren en omvat een toets aan alle rechtmatigheidscriteria. 4

Toelichting EY op bovenstaande Belangrijk punt is de NBA alert op korte termijn gaat verschijnen inzake de rechtmatigheidsverantwoording en waar wij als accountant op moeten wachten voordat wij onze controleverklaring kunnen verstrekken. ‘De NBA bereidt een nadere uitwerking voor die ingaat op de verantwoording en accountantscontrole ten aanzien van de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2023 bij decentrale overheden. De NBA raadt controlerend accountants aan te wachten op deze nadere guidance. Het ministerie van BZK heeft recentIBI nieuwsbrief 121 (maart 2024) gepubliceerd waarin uitleg wordt gegeven over verantwoording en accountantscontrole van de jaarrekening 2023 van decentrale overheden. Beoogd was dat in de jaarrekening 2023 van de decentrale overheden op grond van aangepaste wet-en regelgeving een rechtmatigheidsverantwoording zou worden opgenomen. Hiervoor is de wet-en regelgeving op dit moment echter onvolledig aangepast. Hierdoor is voor de controlerend accountant een onduidelijke situatie ontstaan ten aanzien van de accountantscontrole en oordeelsvorming bij de jaarrekening 2023. De NBA werkt aan uitingen over de 1) uitwerking van de accountantscontrole en 2) formats voor de controleverklaringen 2023 van gemeenten / gemeentelijke gemeenschappelijke regelingen en provincies / provinciale gemeenschappelijke regelingen.

Deze NBA uitingen zijn relevant voor openbare accountants van decentrale overheden om toe te passen en de controles 2023 te kunnen afronden.’

Het is niet geheel duidelijk wanneer de NBA alert exact wordt gepubliceerd. We verwachten ergens begin tot medio april. Pas na de NBA publicatie kunnen wij de laatste zaken gaan afronden en concluderen.

Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af Conform wettelijke voorschriften legt het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Het jaarverslag geeft een goed beeld van de bereikte resultaten in 2023. Informatie medebepalend voor de eerste begrotingswijziging 2024 Zoals reeds is aangegeven, legt het dagelijks bestuur met het jaarverslag en jaarrekening verantwoording af over de uitvoering van het beleid in 2023, zowel inhoudelijk als financieel. Als onderdeel van het cyclisch proces, levert deze verantwoording stuurinformatie op. De financiële ontwikkelingen uit de jaarstukken 2023 hebben op hoofdlijnen ook als input gediend voor de eerste begrotingswijziging 2024. Resultaatsbestemming van het nadelige saldo geschiedt volgens de vastgestelde kaders Conform artikel 5 lid 8 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212

5

Gemeentewet) BSOB 2024 wordt het nadelige saldo in rekening gebracht bij de deelnemers. De verrekening vindt plaats over het betreffende jaar.

Kanttekeningen N.v.t. Financiën Het resultaat en de resultaatbestemming is hiervoor reeds toegelicht. Risico’s N.v.t. Communicatie De Jaarstukken 2023 worden ter informatie verzonden aan de raden/algemeen bestuur van onze deelnemers. De Jaarstukken 2023 worden na vaststelling op onze website geplaatst. Privacy N.v.t. Vervolg Na vaststelling worden de Jaarstukken 2023 binnen twee weken doch uiterlijk voor 15 juli 2024 verzonden aan GS. Bijlagen Jaarstukken 2023 Oss, 28 maart 2024 De voorzitter Algemeen Bestuur,

De secretaris,

G.T. Buter

E.M. van der Reijden

6