Bijlage 1_Concept Meerjarenplan 2027-2030 BHIC

Het Geheugen van Brabant, voor de toekomst van Brabant Meerjarenplan 2027-2030

Voorwoord Zodra je door de poort van onze Citadel naar de voormalige kazerne loopt, ervaar je de sereniteit en rust van onze mooie werkplek. Wanneer je in onze depots afdaalt, zie je de dozen en lades gevuld met 40 kilometer papier, te wachten op de eeuwigheid. De tijd lijkt dan stil te staan in ons archief. Maar schijn bedriegt. Het BHIC is, als archieforganisatie midden in de samenleving, volop in beweging. Digitalisering heeft het BHIC fundamenteel veranderd: van ‘sec’ fysieke bewaarplaats naar digitale bewaarplaats van (overheids)informatie en online dienstverlening. Die verandering zet door. We bouwen verder op wat het BHIC de afgelopen decennia al heeft ingezet: digitalisering mét behoud van de persoonlijke benadering. Nog meer dan voorheen zullen we de samenwerking zoeken: met onze overheidspartners, onze digitale dienstverleners en bovenal met onze collega-archiefinstellingen. De ontwikkelingen gaan simpelweg te snel en zijn te veelomvattend om alleen het wiel uit te vinden. De nieuwe Archiefwet beïnvloedt niet alleen de inhoud van ons werk. Zij markeert ook de start van een nieuwe bestuur van het BHIC nu het Rijk per 1 januari 2027 uittreedt uit onze Gemeenschappelijke Regeling. Vanaf dat moment geven we met vertegenwoordigers van onze elf deelnemers en met twee onafhankelijke bestuursleden invulling aan dit nieuwe bestuur.

Wij hebben er alle vertrouwen in dat daarmee de continuïteit van het BHIC in goede handen is. Met het Rijk zijn goede afspraken gemaakt over financiële continuïteit en andere vormen van betrokkenheid. De publieke waarden van ons werk blijven overeind. We koersen verder in onze missie gericht op een breder, meer divers en meer tevreden publiek. We onderstrepen het belang van een transparante overheid, het recht op informatie van inwoners en rechtzoekende burgers, het vertellen van verhalen over Brabant en het context en betekenis geven aan maatschappelijke ontwikkelingen. Dat doen we als BHIC op een betrokken, bevlogen en belangeloze wijze. Met de inzet van vele vrijwilligers. We doen veel voor weinig, maar het is in het licht van de uitdagingen ook nodig om de financiële en organisatorische basis op orde te houden. We willen kunnen blijven rekenen op onze overheidspartners én een samenleving die deze publieke waarden blijven zien en ondersteunen. Dit meerjarenplan 2027-2030 zet daartoe de koers. Het biedt tevens uitnodiging om deze toekomst met onze partners vorm te geven. Zo blijven we werken aan wat het BHIC al decennia kenmerkt: een organisatie die met hoofd én hart zorgt voor het verleden van Brabant- en daarmee bijdraagt aan het vertrouwen in de toekomst. Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

1

1. Inleiding Profiel Het BHIC is het Geheugen van Brabant. We bewaren en beheren de archieven van en voor Brabant en vele anderen en maken ze op veel manieren toegankelijk. Vanuit de Citadel, een prachtige vesting in ’s-Hertogenbosch, werken 53 medewerkers en vele vrijwilligers aan deze missie. De Gemeenschappelijke Regeling (GR), met negen deelnemende gemeenten uit Noordoost-Brabant en twee waterschappen, biedt het fundament van onze organisatie. Daarnaast beheren we via verschillende regelingen de archieven van de rijksinstellingen in onze provincie, de provincie Noord-Brabant en vele uitvoeringsorganisaties. Via de provincie vullen we deze rol ook in bij de Zuidelijke Rekenkamer en de Port of Moerdijk. Wij houden via onze inspectierol toezicht op de eisen die de Archiefwet stelt aan de informatiehuishouding van onze overheidspartners. Deelnemers GR

DVO-Partners (Dienstverleningsovereenkomst)

Rijk: rijksinstellingen in de provincie

Overige partners

Gemeente Bernheze

Provincie Noord-Brabant

TU Eindhoven

Zuidelijke Rekenkamer

Gemeente Boekel

Waterschap Brabantse Delta

Rechtbank Zeeland WestBrabant

Port of Moerdijk

Gemeente Boxtel

Heesch-West

Rechtbank Oost-Brabant

Gemeente Land van Cuijk

Belastingsamenwerking OostBrabant

Gemeente Maashorst

Omgevingsdienst Brabant Noord

Gemeente Meijerijstad

Omgevingsdienst Midden- en WestBrabant

Gemeente Oss

Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant

Gemeente SintMichielsgestel

Aquon

Gemeente Vught

WSD

Waterschap Aa en Maas

Werkvoorzieningschap NoordoostBrabant

Waterschap De Dommel

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

2

We beheren en ontsluiten papieren en digitale archieven. Overheden maken nu alleen nog digitaal archief aan. Daartoe hebben we het e-depot ontwikkeld. Het e-depot is beschikbaar voor medewerkers van onze deelnemers en partners, maar ook voor andere geïnteresseerden. We zijn hét Genealogisch Centrum van Brabant, we zijn er voor de rechtzoekende inwoner, de wetenschappelijke onderzoeker en de geïnteresseerde in de geschiedenis van Brabant. Waar de studiezaal nog altijd een belangrijke plek is voor onderzoek, is onze website dé ingang voor onze collectie en onze dienstverlening. Veruit de meeste archieven zijn afkomstig van onze overheidspartners, maar we beschikken ook over een bijzonder mooie collectie van particuliere archieven. We vertellen de verhalen uit onze archieven en zoeken de interactie met onze bezoekers. Zo maken we gezamenlijk de geschiedenis van én met Brabanders elke dag een stukje rijker. Missie en visie Met de jarenlange inzet op meer, meer divers en meer tevreden publiek heeft het BHIC als archieforganisatie zijn publieksbereik steeds verder uitgebouwd: kwantitatief en kwalitatief. We continueren onze missie om onze collectie zichtbaar, toegankelijk en beleefbaar te maken. Juist in deze tijden van snelle verandering biedt de geschiedenis van de eigen woonplek of afkomst houvast. En draagt zij bij aan eigen en collectieve identiteit én verbondenheid.

Onze dienstverlening en onze expertise zijn onze kracht. Of het nu gaat om een gemeente die advies zoekt over digitaal informatiebeheer of over de Archiefwet, een onderzoeker die diep graaft in een archiefstuk, of een inwoner die zijn familiegeschiedenis ontrafelt of op zoek is naar een bouwtekening: iedereen mag rekenen op onze aandacht en deskundigheid. Wij luisteren, denken mee en helpen verder. Met het duurzaam bewaren en ontsluiten van informatie zijn we één van de pijlers van de rechtsstaat: het recht op betrouwbare en authentieke (overheids)informatie voor elke inwoner. Dit is een wettelijke taak en extra relevant in een tijd waarin het vertrouwen in de rechtsstaat en in informatie onder druk staat. De verdergaande digitalisering stelt bovendien andere eisen aan archivering en duurzame toegankelijkheid. Daarin hebben we vroeg geïnvesteerd. De snelheid van veranderingen vereist dat we hierin blijven ontwikkelen. Wij willen een representatief geheugen zijn en meerdere perspectieven uit de geschiedenis kunnen laten zien. We geven onze bronnen bovendien betekenis door ze te verbinden aan vraagstukken van vandaag, voor de toekomst. We verstevigen onze collectie en brengen de verborgen parels actief voor het voetlicht. We vertellen de verhalen van Brabant. Laagdrempelig, in schrift, beeld en geluid en allemaal vindbaar Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

3

via onze nieuwe website. Samen met onze partners in BrabantinBeelden, onze fellows, andere archief- en erfgoedorganisaties en de vele vrijwilligers. We bouwen voort op een stevig fundament. Onze kracht ligt in een organisatie waar stabiliteit én ruimte voor innovatie samengaan. Daarbij houden we vast aan onze kernwaarden. In een tijd waarin informatie vluchtig is en verandering de enige constante lijkt, blijven wij werken vanuit onze drie kernwaarden - betrokken, bevlogen en belangeloos. Betrokken, omdat we ons verbonden voelen met onze partners, ons publiek en onze vrijwilligers. Bevlogen, omdat we geloven in de kracht van onze bronnen voor het schrijven van geschiedenis, het begrijpen van het heden en het inspireren voor de toekomst. Belangeloos, omdat we als archief de verantwoordelijkheid hebben voor het publieke belang van beheer en toegang tot authentieke informatie. Vanuit deze missie en visie gaan we de komende vier jaar aan de slag gaan met de uitdagingen in het snel veranderende archieflandschap.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

4

2. De wereld om ons heen Digitalisering en AI Omgaan met data en informatie is de basis van ons werk en loopt als een rode draad door onze organisatie. Digitalisering is een drijvende kracht achter onze werkzaamheden en vormt een essentiële voorwaarde voor toekomstbestendigheid. Met de voortschrijdende ontwikkelingen in digitalisering en AI nemen de mogelijkheden én uitdagingen toe. We kunnen informatie slimmer en efficiënter beheren en taken sneller uitvoeren, archieven breder delen en verhalen op nieuwe manieren tot leven brengen. Maar met de snelle beschikbaarheid van veel data en informatie stijgen de verwachtingen van onze bezoekers en moeten ze weten hoe deze data te vinden. Bovendien moeten data veilig en betrouwbaar zijn en op lange termijn toegankelijk, ongeacht veranderingen in de systemen. Digitalisering en inzet op AI vragen de komende periode om nieuwe afwegingen en werkwijzen: •

‘De gebruiker centraal’. De sector streeft naar een toekomst waarin data uit verschillende bronnen eenduidig vindbaar zijn, ongeacht de opslaglocatie. De wenselijkheid en haalbaarheid hiervan is nog een flink vraagstuk. Het is nog niet zo helder dat de gebruiker ook daadwerkelijk geholpen is met data uit alle bronnen. Daarnaast omvat de weg ernaartoe nog een flink aantal stappen. Denk bijvoorbeeld aan de noodzaak om alle fysieke archieven te digitaliseren en aan het eenduidig ontsluiten van alle data in de verschillende systemen die de archieforganisaties nu hanteren;

•

Duurzaam toegankelijke en betrouwbare informatie en selectie aan de bron. Met de groeiende omvang en grotere complexiteit aan informatie en informatiebronnen worden ook de uitdagingen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid groter. Bovendien wordt voor overheden ‘selectie aan de bron’ steeds relevanter, waarbij naast de Archiefwet ook wetgeving als de Wet Open Overheid (Woo) of de privacywetgeving een rol spelen. Het is balanceren om enerzijds te voldoen aan de eisen van openbaarheid en anderzijds aan de vereisten vanuit de informatiebeveiliging en privacywetgeving;

•

Informatieveiligheid. De toenemende digitalisering en de inzet van AI vraagt om extra investeringen in informatieveiligheid. Normenkaders, zoals Baseline Informatie Overheid (BIO) en Network and Information Security (NIS2) verplichten ons daartoe. De Nationale Digitaliseringsstrategie zet bovendien in op grotere soevereine Cloud en open-source modellen. Ook bewustwording en training van medewerkers in de veilige omgang met data is relevant. De opkomst van AI vraagt om verantwoorde inzet, maar heeft ook consequenties voor de taken van onze medewerkers en van vrijwilligers;

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

5

•

Stijgende kosten van digitale diensten. Door digitalisering en ICT inzet stijgt de productiviteit. Maar met het aantal Terabytes nemen de energiekosten en de kosten van hosting en opslag bij de digitale aanbieders ook toe. Deze kosten stijgen al jaren harder dan de geïndexeerde bijdragen. Dat vereist strategische keuzes: welke dienstverlening richting onze aangesloten overheidsorganisaties en het publiek willen we kunnen bieden, kunnen we variëren in kwaliteitsnormen, hoe werken we in onze steeds complexere omgeving samen met de digitale dienstverleners in onze branche zonder dat we er al te veel afhankelijk van worden, waar kunnen we krachten bundelen met collega-organisaties uit de archiefsector?

De nieuwe Archiefwet De start van dit meerjarenplan is gelijk met de start van de nieuwe Archiefwet per 1 januari 2027. De belangrijkste verandering in de Archiefwet voor de Regionale Historische Centra (RHC’s), de centrale rijksarchiefbewaarplaatsen zoals het BHIC, is dat de digitale rijksarchieven centraal bij het Nationaal Archief worden ondergebracht. Wel blijven de RHC’s verantwoordelijk voor de fysieke archieven van de rijksinstellingen in de provincies. Nu het Rijk heeft besloten om uit te treden, hebben we de afgelopen periode voorzien in goede afspraken over de toekomstige samenwerking: inhoudelijk, bestuurlijk en financieel. De inhoudelijke uitdagingen van de nieuwe Archiefwet vragen de komende periode nog volop inzet. De wet verplicht elke overheid om vanaf 2027 haar archieven binnen een termijn van tien jaar over te brengen naar een archiefbewaarplaats in plaats van twintig jaar. Digitalisering maakt deze snellere overbrenging mogelijk en gewenst. Tegelijkertijd zijn er in de nieuwe Archiefwet voor het eerst (veel) relatieve openbaarheidsbeperkingen opgenomen. Dat is met het oog op vraagstukken als privacy een pré, maar dat maakt de afweging, samen met de eerdere overbrenging, voor onze advisering wel complexer. Dat raakt onze inspectietaak, onze advisering en onze publieke dienstverlening.

We zien het beroep dat onze overheidspartners doen op onze advisering voor hun eigen informatiehuishouding toenemen. Bovendien zullen we ook zelf selectiever moeten zijn in wat we voor het publiek toegankelijk maken.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

6

Geheugen van en voor de samenleving Het bewaren van overheidsinformatie is onderdeel van goed bestuur en is een wettelijke taak. Maar elke archieforganisatie heeft ook een verantwoordelijkheid die verder reikt en kijkt dan overheidsinformatie. De samenleving is immers zoveel meer. Om het verleden van Brabant goed te kennen, is het van belang om ook andere bronnen te kennen. Centraal hierin staan de particuliere collecties: vaak de pareltjes uit de collectie die de bijzondere verhalen vertellen van en in Brabant. Het eigenaarschap voor de werving van deze collecties is niet wettelijk geborgd. Waar het Rijk hierin voorheen veel ruimte bood voor regionale invulling, wordt zij daarin nu selectiever. Daarmee wordt de vraag pregnanter wie van de overheidspartijen aan zet is als zorgdrager en hoe we daarin selecteren. Wat zijn gewenste aanvullingen om het landelijke verhaal, het lokale verhaal of het verhaal van Brabant vanuit meerdere perspectieven te kunnen vertellen? In aansluiting met het recent door Nederland geratificeerde Europese verdrag van Faro zien we de meerwaarde van samenwerking met het bredere erfgoedveld en met gemeenschappen in de samenleving. We geven ruimte aan participatie en de vele stemmen uit en perspectieven op de geschiedenis. Dat komt ook tot uiting in de bijdragen die ánderen leveren aan ons werk.

Door andere perspectieven aan te boren betrekken we een breder en diverser publiek. We creëren zo een stem voor mensen die zich minder goed herkennen in onze archieven. We kunnen onze archieven bovendien nog meer betekenis geven door ze te verbinden aan de vraagstukken die voor het Brabant van morgen relevant zijn. Financiële uitdagingen Het BHIC biedt al jaren een solide basis en dienstverlening. De deelnemers en aangesloten partners moeten kunnen blijven rekenen op onze goede prijs-kwaliteit verhouding en een organisatie die op orde is. We willen een betrouwbare partner zijn. Tot op heden zijn we daar goed in geslaagd. Ook met de bezuinigingsrondes in de afgelopen jaren, het maken van keuzes en door het vroegtijdig voorsorteren op nieuwe investeringen zoals het e-depot. We zijn ons bewust van de financiële uitdagingen bij onze deelnemers. Zij kampen in deze tijden met forse financiële uitdagingen en krappe begrotingen. Tegelijkertijd stijgen onze kosten voor personeel, ICT en digitale infrastructuur en gebouwenbeheer. Het is daarom van belang dat we mét onze deelnemers goed in gesprek blijven over het gezamenlijk oppakken van de uitdagingen die er liggen.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

7

3. Onze doelstellingen 2027-2030 We bouwen voort op de resultaten uit de afgelopen periode en vertalen de uitdagingen in doelstellingen voor de komende periode. Dat doen we aan de hand van vier hoofdlijnen: •

Toonaangevende dienstverlening: met de verdergaande digitalisering blijven we innoveren in onze dienstverlening richting onze overheidspartners en in de ondersteuning van inwoners, onderzoekers en andere geïnteresseerden bij het zoeken in de archieven. Goed collectie- en databeheer en duurzame toegankelijkheid blijven daartoe de basis.

•

Geheugen van Brabant als inspiratiebron. We zetten in op een representatief Geheugen van Brabant en we versterken zo onze collectie. We belichten de geschiedenis vanuit verschillende perspectieven, we verbinden verhalen aan maatschappelijke vraagstukken van vandaag en geven ze zo extra betekenis.

•

De Citadel als plek voor geheugen voor de toekomst. Daar zien we kansen voor de Citadel als dé Brabantse archief- en erfgoedlocatie, in samenwerking met Erfgoed Brabant, in de context van de stedelijke ontwikkelingen rondom de Citadel.

•

Een veerkrachtige en toekomstbestendige organisatie. We investeren in onze mensen en in goed werkgeverschap, we bieden ruimte aan innovatie en ontwikkeling, we investeren in professionele eigentijdse processen voor het behoud van een solide basis.

3.1 Toonaangevende dienstverlening Onze publieke dienstverlening: meer digitaal, mét behoud van de menselijke maat Dienstverlening is onderdeel van ons DNA. Al vroeg hebben we ingezet op de digitale mogelijkheden daarin. De combinatie van digitale mogelijkheden en de persoonlijke benadering wordt door onze bezoekers gewaardeerd en steevast gehonoreerd met een hoge score op klanttevredenheid: in 2024 scoorden we een 8,5 in de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven. Uit de benchmark in de archiefsector blijkt bovendien telkens een uitstekend resultaat in de prijs-kwaliteit van de dienstverlening. Vele vormen van publieke dienstverlening We zijn een vraagbaak en bieden onze dienstverlening voor een breed publiek aan in vele vormen. Onze studiezaal is onze ‘toegang’ voor fysieke dienstverlening, onze website is dat voor digitale dienstverlening. Via de chatfunctie op de website geven we direct én persoonlijk antwoord op gestelde vragen. Met ‘Scannen op verzoek’ bieden we overheden en andere klanten een vergevorderde service om via maatwerk fysieke documenten digitaal te ontvangen. Met het e-depot voorzien we in één centrale plek voor onze deelnemers voor langdurig beheer en beschikbaarstelling van hun digitaal Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

8

gevormde archieven. En verschaffen we ook een aparte toegang voor andere geïnteresseerden. Veel van onze bezoekers zijn op zoek naar hun stamboomgegevens. Genealogie gaat over onderzoek naar je wortels: over waar je vandaan komt, waar je bij hoort en met wie je je verbonden voelt. Het gaat over onderzoek naar je identiteit. Onze doelstelling om hét genealogisch centrum van Brabant te zijn, hebben we de afgelopen periode waargemaakt. Met dank aan onze vrijwilligers hebben we alle hiervoor belangrijke bronnen, waaronder de Burgerlijke Stand, gedigitaliseerd en op naam toegankelijk gemaakt. Onze dienstverlening is natuurlijk breder dan stamboomonderzoek. We beschikken immers over veel meer bronnen: van kadastergegevens tot aan rechtbankarchieven, van bouwtekeningen tot aan persoonlijke dagboeken. We bieden geïnteresseerden extra handreikingen in onderzoek. Denk bijvoorbeeld aan de online oefentool ‘Wat staat daer?’ voor het lezen van oud schrift. Nieuwe website In 2026 hebben we een forse stap gezet in de vernieuwing van onze website. Met 1,4 miljoen bezoekers is deze dé cruciale schakel tussen onze bezoekers en onze data en bronnen.

Onze website moet verschillende soorten publiek kunnen bedienen: de geïnteresseerde bezoeker met themaverhalen en beeldmateriaal, de onderzoeker met een gemakkelijke toegang tot al onze bronnen en de medewerker van een deelnemende gemeente met kaartmateriaal of eerdere besluitvormingsstukken. In de komende periode willen we de verschillende bronnen op onze website gemakkelijker doorzoekbaar maken. En leveren we open data aan anderen zodat onze gegevens ook in portals van derden kunnen worden doorzocht. Daarmee leveren we een concrete bijdrage in de route naar ‘de gebruiker centraal’. De mogelijkheden van AI ter ondersteuning van onze dienstverlening Met een interne multidisciplinaire AI-werkgroep verkennen we de mogelijkheden van de verdere inzet van AI ter ondersteuning van ons eigen werk en dat van onze vrijwilligers. Denk aan chatbots die ons helpen zoeken in onze eigen bronnen of de inzet van AI voor de vertaling van oude handschriften. We werken in deze ontwikkelingen samen met de relevante partners binnen de archiefsector: onze deelnemers, digitale dienstverleners en onze collega-archieforganisaties. Onze werkwijze in deze verkenning is zoals we gewend zijn: met inzet van onze eigen expertise, door kennis van buiten naar binnen te halen en door te starten en al werkenderwijs te leren en af te wegen.

Wanneer we AI inzetten, doen we dat op gerichte, veilige en betrouwbare wijze. We benutten open source tools, trainen AI met eigen data en toetsen de uitkomsten. We geven ons rekenschap van de ethische aspecten van AIConcept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

9

inzet en de negatieve externe effecten van AI op duurzaamheid. Daarom schalen we alleen op bij bewezen toegevoegde waarde. Acties •

We investeren door in de digitalisering van onze dienstverlening. We betrekken daarbij de mogelijkheden van AI-inzet ter ondersteuning van ons werk. We werken daartoe samen met partnerorganisaties en digitale dienstverleners. We betrekken onze vrijwilligers bij veranderende taken.

•

We verrijken onze nieuwe website met tools om de doorzoekbaarheid van verschillende bronnen te vergroten. Denk bijvoorbeeld aan speciale pagina’s voor stamboomonderzoekers met hulp, tips, verwijzingen naar zoekmachines en informatie over bronnen.

Onze dienstverlening voor de overheidspartners: digitale innovatie voor duurzame toegankelijkheid Digitalisering en duurzame toegankelijkheid Actuele overheidsinformatie is inmiddels (vrijwel) volledig digital born. Dat stelt eisen aan duurzaamheid, veiligheid en authenticiteit. Het BHIC heeft als eerste RHC een gecertificeerd e-depot kunnen aanbieden aan onze aangesloten overheden en, via een andere toegang, aan alle andere bezoekers. Zij weten de weg naar het e-depot inmiddels uitstekend te vinden. Het gebruik ervan groeit hard. Tegelijkertijd verkennen we mét onze overheidspartners verder hoe we onze expertise kunnen inzetten in duurzame toegankelijkheid. De veranderende eisen in duurzame en betrouwbare toegankelijkheid door snelle technologische ontwikkelingen, nieuwe regelgeving, zorgen rond privacy en data-opslag en stijgende kosten vragen van ons een bredere strategie. Inspectie en advies We bewaren en beheren niet alleen overgebrachte informatie van onze deelnemers, we houden conform onze wettelijke taak ook toezicht op de archieven die nog niet zijn overgebracht. We voeren daartoe op regelmatige basis inspecties uit bij al onze aangesloten deelnemers en overheidspartners. We bieden advies en dragen bij aan kennisontwikkeling.

Zo organiseren we jaarlijks kennisbijeenkomsten voor alle medewerkers Dienst informatievoorziening (DIV) en sluiten we aan bij Strategische Informatie Overleggen van onze overheidspartners. Als partner in de vormgeving van het toekomstige informatiebestel willen we zo goed mogelijk voorzien in het toenemend aantal adviesvragen van de aangesloten overheidsorganisaties. We verwachten dat deze trend doorzet. Wij intensiveren daarom onze inzet op advisering. Daarbij houden we de focus op onze eigen expert-rol binnen de Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

10

samenwerking met onze deelnemers en met digitale dienstverleners. Vanuit onze inspectie- en toezichtrol moeten we soms een lastige boodschap kunnen blijven brengen als verbeteringen nodig zijn. Maar hoe beter het proces bij onze overheidspartners is ingericht, des te gemakkelijker de toetsing wordt aan het eind van de keten. We bereiden ons voor op de verplichting in de nieuwe Archiefwet voor overheden om hun archief vervroegd, na tien jaar, over te brengen richting de archiefbewaarplaats. We willen voorkomen dat we in 2037 een stevige piek hebben in overbrenging. Door nu al te starten, verdiepen we bovendien onze expertise van de nieuwe kaders in de Archiefwet al werkenderwijs. Materieel beheer Ook het fysiek archief blijft uiteraard aandacht vragen. Denk bijvoorbeeld aan het materieel beheer van onze fysieke archieven en de particuliere collecties. We inventariseren, beschrijven en beheren onze archiefstukken. Dat zijn onmisbare stappen om alle informatie vervolgens te kunnen digitaliseren voor onze online bezoekers. Ook voor de ondersteuning van dit type werkzaamheden verkennen we de mogelijkheden van AI-inzet. Zo zijn we bijvoorbeeld partner in het KVAN-project ‘Tot op de bodem’, een pilot gericht op AI-inzet voor inventarisatie van ongeordende archieven. Acties •

We richten ons op de borging van het e-depot in samenwerking met onze digitale dienstverleners en aangesloten overheidspartners. We adviseren op het gebied van metadatering om het groeiende digitale archief gemakkelijk vindbaar te houden en we houden de certificering up-to-date.

•

We maken keuzes in onze eigen ICT-architectuur die zoveel mogelijk voorziet in Open Source, waar mogelijk onze afhankelijkheid verkleint en voorziet in langetermijn betaalbaarheid.

•

We investeren in productontwikkeling in kennis en advies op maat vanuit onze eigen expertise. We informeren en adviseren onze deelnemers en overheidspartners proactief en we bundelen inzichten op basis van veel gestelde vragen in handreikingen.

•

We verkennen met een aantal gemeenten proces van vervroegde overbrenging, vooruitlopend op de nieuwe Archiefwet. Om zo inzicht te krijgen in de gewenste aanpak, de kosten en de baten. Eind 2027 willen we de wensen van onze partners en onze inzichten in beeld hebben gebracht.

•

We verkennen met onze partners in de archiefsector de mogelijkheden van verantwoorde inzet van AI voor inventarisatie, beschrijving en beheer van overgebrachte en niet-overgebrachte archieven.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

11

3.2 Geheugen van Brabant als inspiratiebron Verhalen uit ons archief vertellen De geschiedenis van je omgeving of je eigen wortels leren kennen draagt bij aan identiteit en verbondenheid. Al jarenlang zetten we om die reden in op een groot bereik door onze collectie op veel manieren te laten zien en beleefbaar te maken. In onze missie om een meer, meer divers en meer tevreden publiek te bereiken, vertellen we de geschiedenis uit onze archieven aan de hand van thema’s die mensen aanspreken. We brengen feiten, kaarten en beelden op een laagdrempelige manier naar buiten. We vertellen verhalen via onze website, socials en podcast. We nodigen mensen uit om zelf verhalen aan te dragen en het Brabantse verleden te ontdekken in beeld en geluid. Denk aan onze themawebsite ‘wierook, wijwater en worstenbrood’ over het Rijke Roomse Leven met verhalen van vele kostschoolgangers of aan ons foto- en filmgeheugen ’BrabantinBeelden’. Met deze jarenlange inzet hebben we inmiddels een flink (digitaal) publieksbereik én kunnen we rekenen op een netwerk van vrijwilligers, verhalenvertellers en ambassadeurs. Deze verbondenheid biedt wellicht mogelijkheden voor een meer structurele verankering via een netwerk ‘Vrienden van het BHIC’. Representatief geheugen Als geheugen van Brabant willen we niet alleen onze trouwe bezoekers blijven bereiken, maar ook publiek dat verder afstaat van archieven.

Geschiedenis uit onze archieven verbindt en inspireert, maar laat ook verscheidenheid in onze samenleving zien. We brengen steeds vaker ook de minder bekende verhalen voor het voetlicht. Verhalen van mensen die niet vanzelfsprekend, of niet vanuit een gelijkwaardig perspectief, in onze archieven zijn vertegenwoordigd. Dat vraagt om een proactieve benadering richting gemeenschappen die verder van ons afstaan. Het representatief geheugen is terug te vinden in onze producten: denk aan thema’s op de website over het feminisme en het actieverleden van Brabant, de podcast over de Brabantse identiteit, de komst van nieuwe Brabanders of het project om het verleden van de lhbtiq+ gemeenschap zichtbaar te maken. Geheugen voor de toekomst van Brabant De komende periode verkennen we met partnerorganisaties welke bijdrage ons archief kan leveren aan verhalen en projecten die een breder perspectief geven op actuele en toekomstige maatschappelijke ontwikkelingen. Zo bieden archieven van de waterschappen mogelijkheden om de geschiedenis van ons watersysteem goed te begrijpen. De betekenis hiervan voor klimaatverandering in Brabant, kan betrokken partijen en inwoners helpen in een beter begrip voor noodzakelijke veranderingen.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

12

Onze bronnen vertellen verhalen over bijzondere plekken in Brabant, bijvoorbeeld de Brabantse landgoederen. Of ze bevatten getuigenissen uit het Meierij-gebied ten tijde van de opstand en het beleg van ’s-Hertogenbosch dat de komende jaren in de schijnwerpers staat. We zijn initiatiefnemer wanneer we zélf het beste verhalen uit ons archief kunnen vertellen. We sluiten aan bij partnerorganisaties, zoals Erfgoed Brabant of het Brabants Landschap, als we een relevante bijdrage aan andere initiatieven kunnen leveren. We verkennen de mogelijkheid van tijdelijke financiering voor projecten die hieruit voortkomen. Acties •

We laten minder bekende perspectieven uit onze archieven spreken en verkennen hoe we daar ook de komende periode met gemeenschappen in Brabant en Brabantse partners op kunnen inzetten.

•

We verkennen hoe we inzichten uit onze archieven kunnen verbinden aan actuele en toekomstige vraagstukken in Brabant. We geven actief duiding aan de betekenis en waarde van archief;

•

We verkennen de potentie van een netwerk van ‘Vrienden van het BHIC’. In samenwerkingsprojecten verkennen we de mogelijkheden voor tijdelijke financiering op projectbasis, zoals subsidies.

Versterking van onze particuliere collectie Onderdeel van een representatief geheugen is ook het beschikken over bronnen die verschillende perspectieven laten zien. Vanuit onze wettelijke taak ligt de focus in onze collectie logischerwijs op de over te brengen publieke archieven: overheden, rechtbanken en andere rijksinstellingen in onze provincie. Daarmee werken we aan belangrijke waarden van het archief: het recht op informatie en bewijslast voor de rechtzoekende burger. Tegelijkertijd is daardoor ook een disbalans in onze archieven aanwezig. Deze archieven vertellen immers maar één perspectief op de geschiedenis. We versterken de collectie al jarenlang met bijzondere particuliere archieven. Ons beleid is dat we selectief acquireren uit de particuliere archieven die bij ons worden aangeboden. Dat zijn vaak archieven van kerken en kloosters, andere maatschappelijke organisaties, maar ook persoonlijke archieven. Ze vertellen bijzondere verhalen en geven een goed tijdsbeeld: van nationaal of Brabants belang, of met een duidelijke oorsprong in één van onze aangesloten gemeenten of waterschappen. De komende periode verkennen we hoe we onze collectie representatiever kunnen maken. Dat gaat niet alleen over het verleden, maar ook over de toekomst.

De Brabantse samenleving wordt in een rap tempo diverser en het is zaak om nu na te denken over welke archieven straks van nationaal, lokaal en regionaal belang zijn. Zodat we selectief maar ook proactief kunnen verwerven. Wij gaan hierover graag het gesprek aan met onze overheidspartners en onze collega-instellingen in en buiten Brabant. Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

13

Acties •

We houden ons acquisitieprofiel tegen het licht en brengen in beeld wat we hebben en wat we écht missen. Om zo te kunnen prioriteren in wat we acquireren. Selectief, maar ook proactief, op basis van wat er ontbreekt. Dat doen we in goed overleg met andere archieforganisaties in en buiten Brabant.

•

We gaan met de provincie en onze deelnemers in gesprek als zorgdragers en leveren onze bijdrage om met onze collectie invulling te geven aan hun erfgoedbeleid en deze bredere maatschappelijke rol.

•

We leveren onze bijdrage aan de visie op particuliere collecties die het Nationaal Archief namens het Rijk in 2027 gaat ontwikkelen.

Selectieve groei van BrabantinBeelden Het zien van bewegend beeld is veel laagdrempeliger dan het lezen en duiden van teksten uit het archief. Beeld geeft in één oogopslag een indruk, het trekt de aandacht, kan op een veel directere wijze gevoel opwekken en draagt zo bij aan herkenning en identiteit. Mensen herkennen een tijdsbeeld, een plek uit hun jeugd of leren uit filmmateriaal hoe het er vroeger uitzag. Daarmee kunnen we een breed publiek aan de geschiedenis binden en verlagen we de drempel om ons digitaal aanbod verder te verkennen. In 2021 zijn we gestart met ons foto- en filmgeheugen van Brabant: BrabantinBeelden. Bewegend beeld is daarbij de drijvende kracht. Met het BHIC als dragende partij groeit het aantal partners in Brabant gestaag verder en daarmee ook de basis en het bereik van deze foto- en filmcollectie. Een collectie waar anderen aan bijdragen en via de website uit kunnen putten: denk aan de vele heemkundekringen die materiaal leveren én raadplegen. Net als bij de acquisitie van particuliere archieven, zijn we selectief en verwerven we op basis van kwaliteit en gewenste aanvullingen voor de collectie. BrabantinBeelden is inmiddels een bron voor programma’s als ‘Nederland op Film’, voor lokale en regionale redacties, musea en onderzoekers.

We vervullen daarmee bovendien een rol in het delen van expertise op het gebied van beheer, behoud en beschikbaarstelling van bewegend beeld. Acties •

We gaan op zoek naar de blinde vlekken in de collectie van BrabantinBeelden.

•

We versterken het netwerk van BrabantInBeelden verder en bekijken hoe we de collectie nog beter in de spotlight kunnen zetten.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

14

We koesteren onze fellows De onderzoeken van onze fellows leveren altijd nieuwe inzichten op: juist door de interesse van jonge mensen te volgen en ze de ruimte te geven. De presentaties van hun resultaten trekken steevast veel publiek, of dat nu gaat over moffenmeiden tijdens de bevrijding van Brabant, de geschiedenis van het woonwagenbeleid in Oss, of het belang van oral history als extra bron voor geschiedschrijving. Zo dragen ook onze fellows bij aan de vele perspectieven op de Brabantse geschiedenis en voegen ze steeds nieuwe bladzijden toe aan het geschiedenisboek van Brabant. We betrekken begeleiding en kennis van partnerorganisaties. We stimuleren hiermee het wetenschappelijk onderzoek in onze archieven. We bieden kansen aan jonge talentvolle onderzoekers en versterken zo ons eigen netwerk voor de toekomst. Met ons fellowship-programma hebben we ook aan andere archieforganisaties inspiratie geboden en daarmee krijgt dit initiatief elders navolging. Dat biedt mogelijkheden voor samenwerking, zeker als de reikwijdte van het archiefonderzoek door fellows regio- en provinciegrenzen overstijgt. Acties •

We versterken de samenwerking met partners zoals Erfgoed Brabant en verkennen de mogelijkheden van samenwerking met andere Brabantse archiefinstellingen die een fellowship-programma zijn gestart of overwegen.

•

We verkennen de ruimte voor uitbreiding van het programma, bijvoorbeeld met inzet van fondsen of subsidieregelingen.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

15

3.3 De Citadel als plek van geheugen voor de toekomst Onze studiezaal blijft relevant om beperkt openbaar materiaal in te zien of om ter plekke handreikingen te krijgen in onderzoek. Tegelijkertijd zien we een groei in fysieke bezoekers die vooral nieuwsgierig zijn naar onze activiteiten en de historie van de Citadel. We zijn trots op onze plek die we met zorg beheren en onderhouden. Onze dienstverlening en gastvrijheid zetten wij breed in, passend bij de locatie en bij wie we zijn. We zijn publiek toegankelijk en de geschiedenis van ons gebouw en terrein kan aan de hand van een app en rondleiding worden beluisterd en beleefd. Onze binnenlocatie is een gewaardeerde plek voor onze eigen evenementen en voor onze partnerorganisaties. We stellen ons buitenterrein beschikbaar voor kleinschalige evenementen: zo hebben we voorstellingen gefaciliteerd voor Theaterfestival Boulevard, de ruimte gegeven aan kleinschalige concerten, het startschot gegeven voor de Spaanse wiellerronde Vuelta en een herdenking onder de titel ‘Namen en Nummers’ georganiseerd. In de aanloop naar 2029 ter viering van ’s-Hertogenbosch 1629 faciliteren we de bijzondere voorstellingen die op en rondom ons terrein gaan plaatsvinden: van lichtshow tot bijzonder buitentheater. De komende periode gaat de poort van onze voormalige dwangburcht verder open. We hebben Erfgoed Brabant als nieuwe buur verwelkomd.

Samen met Erfgoed Brabant geven we een eigentijdse invulling aan de Citadel als ontmoetingsplaats voor Brabants archief en erfgoed. Daarmee zetten we ook het bijzondere werk van het BHIC op de kaart. De stedelijke ontwikkelingen rondom de Citadel zullen straks merkbaar zijn op ons terrein. Het woongebied en de parkeergarage aan de noordzijde gaan ertoe leiden dat meer omwonenden en stadsbezoekers het terrein gaan bezoeken. We willen de rust en sereniteit van de Citadel vasthouden en tegelijkertijd de kansen van meer bezoekers benutten. We willen verkennen hoe we ons terrein kunnen verduurzamen en nog groener kunnen maken. Acties: •

Samen met Erfgoed Brabant maken we de Citadel als plek van historie zichtbaar en geven de activiteiten van het BHIC bredere bekendheid. Bijvoorbeeld door verbinding te maken tussen het buitenterrein en het binnenplein, waarbij we laten zien wat we ‘in huis’ hebben. We betrekken daarbij de ontwikkelingen rondom het terrein.

•

We dragen bij aan de bredere maatschappelijke opgave om de Citadel te verduurzamen. Naast onze wettelijke verplichtingen in de verduurzaming van het gebouw, verkennen we de mogelijkheden voor bijv. meer natuurlijk groen om bij te dragen aan biodiversiteit op ons terrein.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

16

3.4 Onze organisatie biedt een stevige basis voor nu én de toekomst Toekomstgericht organisatie- en personeelsbeleid De kracht van het BHIC zijn de mensen die er werken. Hun kennis, vakmanschap en passie vormen de ruggengraat van onze organisatie. Onze kernwaarden – betrokken, bevlogen en belangeloos, zijn kenmerkend voor onze cultuur: open, collegiaal en samenwerkingsgericht, met respect voor ieders rol en expertise. De komende jaren versterken we via ons personeelsbeleid ons profiel als lerende organisatie. We weten wat we goed doen, maar durven ook te reflecteren, feedback te geven en te ontvangen en te verbeteren. We geven richting en we sturen op resultaten, we geven ruimte en vertrouwen. We kijken vooruit, we benutten kansen en spelen in op de veranderingen in de omgeving. Wij innoveren bij het BHIC door te doen en te leren, projectmatig in multidisciplinaire teams, met inzet van interne en externe kennis. Zo creëren we een werkomgeving waarin medewerkers zich kunnen ontwikkelen, hun talent kunnen inzetten en zich gewaardeerd en veilig voelen. Innovaties kunnen leiden tot andere inzet van structurele capaciteit en verandering in taken. Die wendbaarheid is en blijft nodig. We hebben nieuwe afwegingen te maken in digitalisering en AI-inzet.

We zorgen voor professionele eigentijdse interne processen die het primaire proces ondersteunen en die voldoen aan wet- en regelgeving. We zetten in op informatiebeleid en informatieveiligheid waarbij we aansluiting zoeken bij het uitgangspunt van de Nationale Digitaliseringstrategie om de digitale soevereiniteit te versterken. Innoveren vraagt om verandercapaciteit. Met name bij de afdelingen collectie en bedrijfsvoering is dit een aandachtspunt, gezien de kleine omvang van de teams en de gesignaleerde uitdagingen. Met een strategische personeelsplanning sorteren we hierop voor. We voorzien een groeiende behoefte aan ICT-expertise en datadeskundigheid met kennis van de archiefsector. De leeftijdsopbouw binnen onze organisatie verandert snel. Met het vertrek van een aantal gepensioneerden, verliezen we enerzijds kennis en kunde. Anderzijds slagen we er nog goed in om jonge werknemers aan te trekken. We kijken actief naar doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie. We streven naar een representatief personeelsbestand. Acties •

We ontwikkelen door in onze eigen ‘basis op orde’ door te investeren in digitalisering, informatiebeleid en onze interne processen. Voor een toekomstbestendige organisatie voorzien we in een strategische personeelsplanning.

•

We behouden onze kracht van een betrokken organisatie en zetten in op personeelsbeleid gericht op een lerende, wendbare en samenwerkingsgerichte

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

17

organisatie. We vernieuwen projectmatig en zorgen voor structurele borging ervan. •

We investeren in borging van kennis door het invullen van meester-gezel constructies en we bieden ruimte voor vernieuwing.

•

We creëren instroom- én doorstroommogelijkheden binnen en tussen de afdelingen door strategisch en organisatiebreed personeelsbeleid.

Gebouwenbeheer: duurzaam en ARBO-proof De rust op de vesting, de prachtige gerestaureerde kazerne als kantoorplek en depot voor onze archieven, de reuring in de hal met de vrijwilligers en bezoekers: de fijne fysieke werkomgeving is steevast één van de genoemde voordelen van werken bij het BHIC. Toch zijn er de komende jaren investeringen nodig om ons gebouw weer ‘toekomstproof ‘te maken. We willen onze verantwoordelijkheid nemen in de bredere maatschappelijke opgave om te verduurzamen. Voor het onderhoud en beheer van ons gebouw en terrein is het Meerjaren Onderhouds- en Investeringsplan (MIOP) leidend. Uiteraard voldoen we minimaal aan de nieuwe wettelijke duurzaamheidsverplichtingen. Aangezien we aan de vooravond van enkele grotere investeringen staan, verkennen we de mogelijkheden om extra stappen in duurzaamheid te zetten, met de kanttekening dat deze wel kosteneffectief moeten zijn. De kosten van verduurzaming zullen deels gefinancierd worden vanuit de daling van andere uitgaven, bijvoorbeeld energiekosten. Daarnaast zijn we met het Rijk in gesprek en verkennen we de financiering van de benodigde investeringen volgens de afspraken in de huurovereenkomst en het Bestuursconvenant. Het binnenklimaat voldoet niet meer aan de ARBO-vereisten en de installaties zijn aan vervanging toe.

De nieuwe Archiefwet biedt ruimte om onze installaties slimmer te laten werken en zo energie te besparen. Acties •

We investeren in de nieuwe minimale wettelijke duurzaamheidseisen voor ons gebouw en terrein en verkennen de ruimte om extra kosteneffectieve stappen te zetten.

•

We investeren in een ARBO-proof binnenklimaat.

Solide financieel beleid Het BHIC is financieel gezond en dat willen we graag zo houden. Met de bijdragen van onze overheidspartners zijn we tot op heden in staat om voor een uitstekende prijs onze kwalitatieve dienstverlening voor archiefbeheer te realiseren. Bovendien reikt de waarde voor onze partners verder doordat we met onze archieven verhalen en inzichten in relevante lokale geschiedenis ontsluiten en aanreiken. Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

18

De uittreding van het Rijk uit onze organisatie heeft weliswaar geen financiële consequenties, maar markeert wel een overgang naar een grotere verantwoordelijkheid voor de achterblijvende deelnemers. De archiefwettelijke taken zijn onderdeel van de ‘basis op orde’ voor onze aangesloten overheidspartners. Dat vraagt inzet van ons, maar ook van de partners zelf. Als een informatiehuishouding bij onze partners goed op orde is, maakt dat onze taak tijdens overdracht, beheer en toegankelijk maken gemakkelijker. Uiteraard investeren we gericht en blijven we scherp op kosten en baten. We streven er zoveel mogelijk naar om onze begroting niet meer dan trendmatig te laten stijgen. We zetten onze bestemmingsreserves in voor éénmalige investeringen met duurzame impact. Maar kostencomponenten voor digitalisering en wettelijke verplichtingen voor informatieveiligheid, duurzaamheid en vervroegde overbrengingstermijnen stijgen meer dan trendmatig. De uitdaging is om de balans te blijven vinden tussen onze doelstellingen en wettelijke verplichtingen, de kwaliteit van onze dienstverlening en de budgettaire ruimte. We verkennen de mogelijkheden van alternatieve opbrengsten danwel besparingen. Maar we blijven ook in gesprek met onze aangesloten overheidspartners.

Eerdere ervaring met het e-depot heeft laten zien dat een vooruitziende strategie en de financiële vertaling daarvan op draagvlak van onze deelnemers kan rekenen. Want juist de goede samenwerking met de aangesloten overheidspartners biedt de meeste kansen om tot een (kosten)efficiënt en effectief beleid te komen. Acties: •

We behouden onze jarenlange solide (financiële) basis door toekomstgericht te investeren

•

Waar mogelijk maken we gebruik van aanvullende geldstromen.

•

We blijven in gesprek met onze deelnemers en het Rijk over ons beleid en de begroting, ook met het oog op meer dan trendmatige kostenstijgingen en mogelijke scenario’s om dit op te vangen.

Tot slot Met de inzet uit dit MJP blijven wij de komende jaren met hoofd én hart zorgen voor het verleden van Brabant en dragen wij, in het licht van alle uitdagingen, ons steentje bij aan vertrouwen in de toekomst. Een toekomst die we graag samen met onze partners en de Brabantse samenleving vormgeven.

Concept meerjarenplan 2027-2030 BHIC

19