B&W advies verslag onderzoeken Provincie naar digitale archivering.DOCX

Advies aan B&W Onderwerp Onderzoeken Provincie Noord-Brabant naar digitale archivering Datum

04-02-2021

Naam en telefoon

Roel Wagemakers / 06-32451323 Michel Goossens / 06-32451441

Afdeling

ICT Informatiebeheer

Portefeuillehouder

Buijs-Glaudemans, Wobine

Wat adviseer je te besluiten? 1.

Kennis te nemen van het verslag “Gemeentelijke reactie op de 3 onderzoeken van de Provincie naar digitale archivering”;

2.

Het verslag “Gemeentelijke reactie op de 3 onderzoeken van de Provincie naar digitale archivering” ter informatie aan de raad toe te sturen.

Wat is de aanleiding voor dit advies? In het kader van het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht 2016-2019 van de Provincie NoordBrabant zijn er een drietal onderzoeken uitgevoerd naar digitale archivering. Van deze onderzoeken zijn nu de resultaten bekend. In de bijlage “Gemeentelijke reactie op de 3 onderzoeken van de Provincie naar digitale archivering” hebben wij de Osse situatie en aanbevelingen, en de verwerking van de aanbevelingen beschreven. De aanbevelingen worden door middel van verschillende acties opgevolgd (zie de bijlage´Gemeentelijke reactie’). Over deze resultaten willen wij in lijn met het horizontaal toezicht de raad informeren. Aan welke opdracht draagt dit advies bij? Het beheren van informatie is van cruciaal belang om betrouwbaar, betrokken en deskundig te kunnen optreden richting burgers, bedrijven en ketenpartners. Daarnaast gebruiken wij informatie in de eigen organisatie om beleidsmatige beslissingen te nemen, onszelf te besturen en te controleren. De onderzoeken van de Provincie stellen ons in staat de kwaliteit van onze digitale dossiervorming te toetsen en waar nodig te verbeteren. Welk resultaat willen we bereiken? Door mee te werken aan de onderzoeken van de Provincie naar digitale dossiervorming willen we deze kwalitatief toetsen en waar nodig verbeteren.

Vanwege het belang van archief- en informatiebeheer voor de gemeente Oss willen wij hierover de raad informeren. Welke argumenten zijn er voor dit advies? Het informeren van de Raad over het archief- en informatiebeheer is een verplichting uit het beleidskader interbestuurlijk toezicht van de Provincie. Wat zijn kanttekeningen, tegenargumenten of risico’s? (=maar) N.v.t.

Advies aan B&W

Pagina 1 van 2

Advies aan B&W Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën N.v.t. b. Privacy N.v.t. c. Communicatie N.v.t. d. Uitvoering N.v.t. e. Overlegd met N.v.t. Bijlagen -

Gemeentelijke reactie op de 3 onderzoeken van de Provincie naar digitale archivering

-

Begeleidende brief rapport onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeenten

-

Rapport onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeenten

-

Provinciaal verslag onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeente Oss

-

Resultaten onderzoek archivering digitale agenda’s

-

Resultaten onderzoek archivering audio- en videotulen

Samenvatting Gemeente Oss vindt goed archiefbeheer belangrijk. We informeren de raad over de onderzoeken naar digitale archivering uitgevoerd door de Provincie Noord-Brabant. Hiermee voldoen we aan de eisen die binnen het interbestuurlijk toezicht worden gesteld.

Advies aan B&W

Pagina 2 van 2