B&W_Advies_Toezichtoordeel_provincie_Noord-Brabant_over_informatie-_archiefbeheer_2022_over_het_jaar_2021.DOCX

Advies aan B&W Onderwerp Toezichtoordeel provincie Noord-Brabant over informatie- archiefbeheer 2022 over het jaar 2021. Datum

13-12-2022

Naam

Michel Goossens

Afdeling

ICTGB

Portefeuillehouder

Buijs-Glaudemans, Wobine

Wat adviseer je te besluiten? 1.

Kennis te nemen van het positieve toezichtoordeel informatie- archiefbeheer 2022;

2.

Het positieve toezichtoordeel ter informatie aan de raad toe te sturen.

Wat is de aanleiding voor dit advies? Ieder jaar brengen wij (in lijn met de archiefverordening Oss en het interbestuurlijk toezichtkader van de provincie Noord-Brabant) de gemeenteraad op de hoogte van de ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Dit verslag wordt ook beoordeeld door de provincie. Op 5 oktober 2022 hebben wij dit toezichtoordeel ontvangen. Aan welke opdracht draagt dit advies bij? Het beheren van informatie is van cruciaal belang om betrouwbaar, betrokken en deskundig te kunnen optreden richting burgers, bedrijven en ketenpartners. Daarnaast gebruiken wij informatie in de eigen organisatie om beleidsmatige beslissingen te nemen, onszelf te besturen en te controleren. De status en kwaliteit van het archief- en informatiebeheer zelf wordt jaarlijks geëvalueerd via een jaarverslag dat wij zelf opstellen. Dit jaarverslag geeft de stand van zaken weer van de actuele ontwikkelingen binnen het archief- en informatiebeheer van de gemeente Oss. Daarnaast voldoen we via het jaarverslag aan de verplichting uit het beleidskader interbestuurlijk toezicht 2020-2023 van de provincie Noord-Brabant welke toezicht houdt op het informatie- en archiefbeheer. Welk resultaat willen we bereiken? De raad informeren over het positieve toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022 over het jaar 2021.

Welke argumenten zijn er voor dit advies? Goed archief- en informatiebeheer is een belangrijke voorwaarde voor het functioneren van de organisatie. Hierbij kan gedacht worden aan het ondersteunen van de bedrijfsvoering, de mogelijkheid om als organisatie verantwoording te kunnen afleggen en tenslotte voor het behoud van cultuur- historisch erfgoed. Daarom is het van belang de raad hierover te informeren. Daarnaast is deze verslaglegging een verplichting uit het beleidskader interbestuurlijk toezicht 2020-2023 van de provincie. Wat zijn kanttekeningen, tegenargumenten of risico’s? N.v.t.

Advies aan B&W

Pagina 1 van 2

Advies aan B&W

Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën N.v.t. b. Privacy N.v.t. c. Communicatie Nadat de raad is geïnformeerd, stellen wij hiervan in kennis; 1.

De afdeling Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Brabant.

d. Uitvoering N.v.t. e. Overlegd met N.v.t. Bijlagen -

Toezichtoordeel Provincie informatie- en archiefbeheer 2022 (DMS # 4973489);

-

Jaarverslag archief- en informatiebeheer over 2021 (DMS # 4765584)

Samenvatting Het jaarverslag archief-en informatiebeheer over 2021 is opgesteld om de raad te informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen op het gebied van informatie en archiefbeheer binnen de gemeente Oss (opiniecommissie sociaal-bestuurlijk op 12-05-2022). Het jaarverslag wordt vergezeld van een actielijst met daarin concrete acties / projecten om het informatiebeheer te verbeteren. Een belangrijke actie is de uitvoering van informatiebeheerplannen in de organisatie (per team) waarmee we overzicht, inzicht en grip krijgen op de informatiehuishouding. De informatiebeheerplannen bevatten op detailniveau aanbevelingen om verbeteringen door te voeren of eventuele risico’s te verminderen. De provincie Noord-Brabant houdt aan de hand van het jaarverslag toezicht op het informatie- en archiefbeheer van alle Brabantse gemeenten en brengt hierover een toezichtsoordeel uit (er zijn 3 opties, voldoet, voldoet gedeeltelijk en voldoet niet). De beoordeling van de provincie voor het jaarverslag informatie- en archiefbeheer 2021 is vastgesteld als voldoet. Over dit positieve toezichtoordeel willen wij de raad informeren.

Advies aan B&W

Pagina 2 van 2