B&W advies jaarverslag archief- en informatiebeheer 2020.DOCX

Advies aan B&W Onderwerp Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2020. Datum

13 april 2021

Naam en telefoon

Davy Doll / 06-29233445

Afdeling

ICTGB

Portefeuillehouder

Buijs-Glaudemans, Wobine

Wat adviseer je te besluiten? 1.

Kennis te nemen van het jaarverslag archief- en informatiebeheer 2020;

2.

Het jaarverslag ter informatie aan de raad toe te sturen.

Wat is de aanleiding voor dit advies? In artikel 3 van de “Archiefverordening Oss 2018” staat vermeld dat wij de raad elk jaar informeren over ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer. Deze verplichting is ook opgenomen in het beleidskader interbestuurlijk toezicht 2020-2023 van de provincie Noord-Brabant. Aan welke opdracht draagt dit advies bij? Het beheren van informatie is van cruciaal belang om betrouwbaar, betrokken en deskundig te kunnen optreden richting burgers, bedrijven en ketenpartners. Daarnaast gebruiken wij informatie in de eigen organisatie om beleidsmatige beslissingen te nemen, onszelf te besturen en te controleren. De status en kwaliteit van het archief- en informatiebeheer zelf wordt jaarlijks geëvalueerd via een jaarverslag. Dit jaarverslag baseert zich onder andere op het inspectieverslag van de gemeentearchivaris. Daarnaast voldoen we via het jaarverslag aan de verplichting uit het beleidskader interbestuurlijk toezicht 2020-2023 van de provincie Noord-Brabant. Welk resultaat willen we bereiken? De status, kwaliteit en activiteiten van het archief- en informatiebeheer over het jaar 2020 in beeld brengen en daar de raad en provincie over te informeren. Welke argumenten zijn er voor dit advies? Goed archief- en informatiebeheer is een belangrijke voorwaarde voor het functioneren van de organisatie.

Hierbij kan gedacht worden aan het ondersteunen van de bedrijfsvoering, de mogelijkheid om als organisatie verantwoording te kunnen afleggen en tenslotte voor het behoud van cultuur- historisch erfgoed. Daarnaast is het informeren van de raad over het archief- en informatiebeheer een verplichting uit het beleidskader interbestuurlijk toezicht 2020-2023 van de provincie. Wat zijn kanttekeningen, tegenargumenten of risico’s? N.v.t.

Advies aan B&W

Pagina 1 van 3

Advies aan B&W Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën N.v.t. b. Privacy N.v.t. c. Communicatie Nadat de raad is geïnformeerd, sturen wij het verslag naar: 1.

Het Brabants Historisch Informatie Centrum.

2.

De afdeling Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Brabant.

d. Uitvoering N.v.t. e. Overlegd met N.v.t. Bijlagen -

Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2020 (DMS #4436704);

-

Toezichtoordeel Provincie informatie- en archiefbeheer over 2019 (DMS #4276214);

-

Inspectieverslag archief- en informatiebeheer Gemeente Oss maart 2021 (DMS #4479714);

-

Actielijst informatiebeheer 2019-2022 (DMS #4477100)

Samenvatting Het jaarverslag archief-en informatiebeheer 2020 is opgesteld om de raad te informeren over de ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer binnen de gemeente Oss. Hiermee voldoen we aan de verplichting vanuit het provinciale interbestuurlijk toezicht om jaarlijks een voortgangsverslag op te stellen. In het eerste hoofdstuk van het jaarverslag wordt een reactie gegeven op het inspectieverslag van de gemeentearchivaris (BHIC). De gemeentearchivaris is over het algemeen zeer positief, maar signaleert wel enkele risico’s. Deze risico’s sluiten aan bij ons beeld van hoe we het archief- en informatiebeheer de komende jaren willen verbeteren: -

Onvoldoende inzicht in afspraken tussen de gemeente en gemeenschappelijke regelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer; actie: we maken hier een eenmalig overzicht van.

-

Ontbreken alomvattend overzicht van welke informatie zich op welk moment waar bevindt; actie: via informatiebeheerplannen brengen we dit per team in kaart.

Advies aan B&W

Pagina 2 van 3

Advies aan B&W -

Daadwerkelijke digitale vernietiging wordt nog niet uitgevoerd; actie: hierover loopt nu een pilot.

-

Ontbreken van een hotspotmonitor; actie: we onderzoeken hoe dit vorm te geven.

In het tweede hoofdstuk van het jaarverslag worden noemenswaardige ontwikkelingen behandeld, zoals: -

We hebben een informatiebeleidsplan en bijbehorende actielijst opgesteld;

-

Informatiebeheer is een integraal onderdeel geworden van de impactanalyse ICT;

-

We hebben intensief bijgedragen aan de proeftuin ‘informatiehuishouding op orde’ van de VNG.

Advies aan B&W

Pagina 3 van 3