Auditplan gemeente Oss DEF 23-8 (002)

Auditplan Gemeente Oss Boekjaar 2024

Aan de gemeenteraad van de gemeente Oss Postbus 5 5340 BA Oss

Geachte leden van de gemeenteraad,

ONDERWERP: Auditplan 2024

In dit auditplan vindt u een uiteenzetting over onze risicoanalyse, de voorgenomen controleaanpak, een planning met de geplande communicatiemomenten en een samenvatting van onze en uw verantwoordelijkheden in relatie tot de jaarrekening en de controleopdracht. Op basis van onze verwachtingen en de ontwikkelingen in de wet– en regelgeving hebben wij daarnaast een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd en opgenomen in dit auditplan.

KENMERK: 23 augustus 2024

Het doet ons genoegen om u ons auditplan met betrekking tot de controle van de jaarrekening van de gemeente Oss voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024 aan te bieden. De opdrachtvoorwaarden zijn in de afzonderlijke opdrachtbevestiging d.d. 11 juni 2024 met u overeengekomen.

Op 22 augustus 2024 hebben wij ons auditplan met de rekeningcommissie van de gemeente Oss besproken. Het doel van onze controle is om te onderzoeken of de jaarrekening van de gemeente Oss, het in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet, vereiste inzicht geeft. De jaarrekening wordt opgesteld in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. B. Smeenk RA Eindverantwoordelijk accountant

2

Inhoudsopgave Management samenvatting

Inleiding

Controleaanpak

4

6

8

Controleteam en planning

Raadsaandachtspunten

Randvoorwaarden

15

19

21

3

Management samenvatting

1. Management samenvatting In deze management samenvatting zijn de belangrijkste elementen van ons auditplan voor u uiteengezet. Nadere informatie is opgenomen in de rest van deze rapportage. Audit time table  Wij zullen onze interim werkzaamheden uitvoeren in week 37 2024.  De managementletter wordt eind september met de ambtelijke organisatie besproken en 7 oktober met de wethouder en gemeentesecretaris. Vervolgens wordt de managementletter met de rekeningcommissie besproken op 21 november.  Start jaareindecontrole is week 10. Bijzondere aangelegenheden zullen wij zoveel mogelijk voortijds met u afstemmen.  Bevindingen stemmen wij doorlopend met de organisatie af tijdens de controle. De bespreking van het concept accountantsverslag met organisatie en college vindt medio/eind april plaats.  Wij streven naar de rapportering van de controleverklaring en het definitief uitbrengen van het accountantsverslag medio mei.  De presentatie van het accountantsverslag aan de gemeenteraad vindt begin juni plaats.

Significante aandachtsgebieden  Op basis van de begroting 2024 verwacht het college een totale last inclusief dotaties aan de reserves van EUR 422.544.608 en een saldo baten en lasten van EUR 38.000 (voordelig).  De materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Oss bedraagt voor 2024 EUR 4.200.000. De materialiteit is gebaseerd op de begroting 2024 en de wettelijk voorgeschreven basis van 1%. Op basis van de definitieve cijfers 2024 zal de definitieve materialiteit worden geëvalueerd en worden bijgesteld. De voorlopige uitvoeringsmaterialiteit voor 2024 bedraagt EUR 2.940.000.  We zullen, in lijn met het door u vastgestelde controleprotocol afwijkingen boven de EUR 420.000 aan de gemeenteraad communiceren.  Het auditplan is opgesteld op basis van de kennis die wij hebben opgedaan door middel van de controle van het boekjaar 2021 tot en met 2023, gevoerde besprekingen en recente ontwikkelingen in de sector.

    

Waardering van de grondexploitaties; Getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording; Materiële vastgoedtransacties; Doorbreking van AO/IB door het management; Schattingsposten en veronderstellingen van het management.

Attentie- en aandachtspunten 2024  Toereikende onderbouwing onderhoudsvoorzieningen;  Waardering activa (waaronder strategische gronden en leningen);  Beheersing SiSa-verantwoording.

De bevindingen ten aanzien van de interne beheersing worden opgenomen in de managementletter en met u besproken. Onze jaareinde bevindingen naar aanleiding van de balanscontrole zullen we aan u rapporteren in de vorm van een accountantsverslag.

Op pagina 18 is de gedetailleerde planning van de jaarrekeningcontrole opgenomen.

5

Inleiding

2. Inleiding Graag stemmen wij met u, aan de hand van dit auditplan, de voorgenomen reikwijdte van onze accountantscontrole, de controle-aanpak van Baker Tilly, het tijdspad van de controle en de geplande momenten van communicatie af. Met dit plan willen wij aan de interne en externe verwachtingen voldoen ten aanzien van onze objectieve en onafhankelijke dienstverlening, gericht op de belangen van Oss en onze samenwerking op de lange termijn.

Actuele ontwikkelingen Oss Ook voor de jaarrekening 2024 zijn er actuele ontwikkelingen waar wij in onze controle rekening mee houden. Enerzijds betreffen dit actuele ontwikkelingen in de branche, zoals: - Ontwikkelingen binnen de woningmarkt, enerzijds is er sprake van een woningentekort anderzijds is er nog steeds sprake van onzekerheden, zoals beschikbaarheid van personeel, netwerkvoorzieningen en milieueisen. Deze factoren hebben mogelijk effect op de waardering van de grondexploitaties. Daarnaast is de gemeente Oss bezig om gronden te verwerven om de woningbouwopgave te realiseren. We besteden hier aanvullend aandacht aan de marktconformiteit van de totstandkoming van dergelijke grondtransacties. - Aankomende rijksbezuinigingen en mogelijke wijzigingen vanuit nieuwe kabinet. Dit resulteert niet zo zeer in specifieke risico’s in het kader van de jaarrekeningcontrole, echter raakt op langere termijn wel de financiële huishouding van de gemeente Oss. Ten aanzien van wet- en regelgeving zijn er zowel binnen de gemeentelijkeals de accountantsregelgeving ontwikkelingen: - De doorontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf 2024 zal ook de wettelijke grondslag aanwezig zijn waarop het college zelfstandig verantwoording af te leggen aangaande de rechtmatigheid.

Wij controleren de getrouwheid van deze verantwoording; - Er zijn (beperkte) wijzigingen in het kader van de BBV aanstaande, en de commissie BBV heeft een herziening op de notitie grondexploitaties, rente en overhead gepubliceerd. De gemeente dient met de effecten van deze notitie rekening te houden vanaf de begroting 2025, echter eerdere toepassing is mogelijk. - In lijn met voorgaande jaren constateren we dat het aantal en de complexiteit van de SiSa-regelingen toeneemt. Wij controleren de getrouwheid en rechtmatigheid van deze verantwoording conform de eisen die het Rijk daaromtrent stelt.

Actuele ontwikkelingen: - Rechtmatigheid - Woningmarkt

Wijzigingen in Markt: accountantsKrapte arbeidsmarkt regelgeving: en lange levertijden - NBA-Handreiking 1152 op materialen. Rechtmatigheidstoelichting

Wet- en regelgeving: - Rechtmatigheidsverantwoording - SiSa - Update BBV

Automatisering: -

Europese Cyberwetgeving (NIS II)

7

Controleaanpak

3. Controleaanpak 3.1 Algemene uiteenzetting en materialiteit Een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole is belangrijk voor zowel de gemeente Oss als Baker Tilly. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een efficiënter controleproces en aan de verhoging van het kwaliteitsniveau door een toename van de effectiviteit van onze werkzaamheden bijvoorbeeld als gevolg van de inzet van specialisten op onder meer het gebied van grondexploitaties, belastingen of IT. In dit kader is een helder controleplan een essentieel onderdeel. In de schematische weergave komt het controleplan tot uitdrukking met daarbij de stappen die voor de uitvoering van de controle noodzakelijk worden geacht.

Controle aanpak

 Verkrijgen van kennis van de gecontroleerde entiteit, waaronder de interne beheersing;

 Vaststellen materialiteit;  Risicoanalyse;  Systeemgerichte controlewerkzaamheden;

 Gegevensgerichte controlewerkzaamheden; en

 Evaluatie en afronding.

WNT en SiSa (Single Information, Single Audit) Voor de controle op de opgenomen gegevens in het kader van de WNT geldt de materialiteit zoals opgenomen in de Regeling Controleprotocol WNT 2024 op www.topinkomens.nl. De materialiteit varieert van 0% met betrekking tot de volledigheid van de vermelding topfunctionarissen op naam tot maximaal € 10.000 voor de juistheid en volledigheid van de werkelijke bezoldiging. Voor de controle van de SiSa hanteren we dezelfde materialiteit als bij de jaarrekeningcontrole, hier wijkt enkel de voorgeschreven rapporteringstolerantie af.

Materialiteit De voorlopige materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Oss bedraagt voor 2024 EUR 4.200.000. De voorlopige uitvoeringmaterialiteit voor 2024 bedraagt EUR 2.940.000. De materialiteit is gebaseerd op de wettelijk voorgeschreven 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan reserves. De materialiteit zal op basis van de definitieve cijfers 2024 worden geëvalueerd en worden bijgesteld. We zullen niet-gecorrigeerde afwijkingen die door het management als niet-materieel werden aangemerkt, zowel afzonderlijk als geaggregeerd, boven EUR 420.000 rapporteren aan de gemeenteraad. Daarnaast zullen we een overzicht van de gecorrigeerde afwijkingen verstrekken. Wij stemmen de aard, het tijdstip en de omvang van onze controlewerkzaamheden af op het risiconiveau dat is vastgesteld voor elke belangrijke jaarrekeningpost, soort transactie of toelichting en de relevante beweringen op het niveau van deze posten, transacties of toelichtingen.

Risicoanalyse Op basis van onze kennis van Oss worden de belangrijkste specifieke risico’s in kaart gebracht die mogelijk een afwijking van materieel belang veroorzaken in de jaarrekening van de gemeente Oss. Onze controlewerkzaamheden focussen zich op die jaarrekeningposten, schattingen, processen of transacties waarvan wij van mening zijn dat het grootste risico bestaat op een afwijking van materieel belang in de financiële overzichten, hetzij als gevolg van fouten hetzij als gevolg van fraude. We houden hierbij rekening met de effecten van de huidige risicofactoren in de sector en leggen ook de nadruk op die gebieden die door het management subjectieve beslissingen vereisen. We zullen tijdens onze controle voortdurend aandacht houden voor wijzigingen van interne en externe factoren die onze initiële risico-inschatting kunnen beïnvloeden. Indien noodzakelijk zullen wij onze initiële risico-inschatting aanpassen en u hiervan op de hoogte stellen. In hoofdstuk 3.2 hebben wij o.a. een overzicht opgenomen van de door ons onderkende significante en frauderisico’s, alsmede de aanpak om deze risico’s te mitigeren. Continuïteit, afhankelijkheid en aansturing IT-systemen Onderdeel van onze controle aanpak is de zogenaamde geïntegreerde controle aanpak waarbij IT een belangrijk onderdeel is binnen de jaarrekeningcontrole.

Aandachtspunten zijn hierbij de continuïteit en betrouwbaarheid van de gegevensverwerkende processen, de mate van afhankelijkheid en de centrale aansturing en monitoring van IT Controls voor met name de systemen zoals Key2F en Suites. In het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij ook aandacht schenken aan de General IT Controls en Application Controls. Als onderdeel hiervan zullen continuïteit van de systemen, monitoring controls vanuit de centrale organisatie en de mate van afhankelijkheid worden beoordeeld. 9

3. Controleaanpak 3.2 Significante en frauderisico’s Significant (fraude)risico

Toelichting

Geplande controleaanpak Baker Tilly

In exploitatie genomen bouwgronden - significant

Onjuiste waardering grondexploitaties

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het opstellen van de exploitatieopzetten.

Grond- en vastgoedtransacties

In exploitatie genomen bouwgronden zijn niet op juiste wijze gewaardeerd doordat gehanteerde schattingsposten c.q. uitgangspunten in de kostprijsberekeningen ten aanzien van de verwachte kosten en de te realiseren opbrengsten onnauwkeurig zijn, waardoor er sprake is van een onjuiste tussentijdse winstneming, danwel een onjuiste verliesvoorziening.

Het risico dat de grond- en vastgoedtransacties ten behoeve van o.a. gebiedsontwikkeling niet marktconform heeft plaatsgevonden De gemeente Oss gaat, mede vanwege de gebiedsontwikkeling, omvangrijke grond- en vastgoedtransacties aan. Daar er sprake is van een omvangrijke transactie met een hogere mate van subjectiviteit, merken we dit aan als frauderisico. Management doorbreekt bewust de interne beheersingsmaatregelen

Management override – fraude

Wellicht ten overvloede merken we op dat dit risico’s zijn die in theorie kunnen voordoen binnen de gemeente Oss. Wij richten onze controle door middel van de gestelde controleaanpak zo in dat wij kunnen vaststellen dat de risico’s zich niet hebben voorgedaan.

Onze beroepsregels schrijven voor dat wij als accountant specifieke aandacht besteden aan dit risico. Wij zien dit risico met name op het gebied van schattingen ten aanzien van de waardering van de grondexploitaties en de voorzieningen met betrekking tot risico’s en verplichtingen. Daarnaast bestaat dit risico bij het proces aangaande de memoriaalboekingen.

Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de waardering zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle op de uitgangspunten van grondexploitaties (waaronder rente en indexering).  Controle op de prognoses (kosten en opbrengsten).  Controle op de grondaankopen, grondverkopen en de geactiveerde kosten. Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de waardering zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle op van de onafhankelijke taxatierapporten.  Controle van de totstandkoming van de prijzen;  Controle of de juiste kaders van de raad zijn toegepast. Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent schattingen en memoriaalboekingen. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Toetsen (o.a. middels data-analyse) of de in het grootboek vastgelegde journaalposten en andere aanpassingen die tijdens het opstellen van de financiële overzichten zijn aangebracht aanvaardbaar zijn.

 Controleren van schattingen op tendenties en vaststellen of er eventuele omstandigheden zijn die tot de tendentie hebben geleid en daarmee en risico vormen op een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude.  Identificeren en nader onderzoeken van grote ongebruikelijke transacties. 10

3. Controleaanpak 3.3 Controleaanpak belangrijkste posten, transacties en toelichtingen met een hoger ingeschat risico op een afwijking van materieel belang Post, transactie of toelichting

Toelichting

Geplande controleaanpak Baker Tilly

Getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording

Getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan en werking van de interne beheersing omtrent de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Belangrijk hierin is de werking van de verbijzonderde interne controle (VIC).

De rechtmatigheidsverantwoording geeft geen getrouw beeld doordat het college rechtmatigheidsfouten niet volledig heeft opgenomen.

Gegevensgerichte werkzaamheden Afhankelijk van de uitkomsten van de systeemgerichte controle voeren we aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uit, zoals het evalueren van de uitkomsten van de VIC en indien noodzakelijk zelfstandige controlewerkzaamheden.

Kosten – nauwkeurigheid betalingen

Onterechte betalingen waardoor de lasten ten onrechte zijn verantwoord.

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het betaalproces. Vaststellen van de effectieve en blijvende werking van de interne beheersingsmaatregelen:  Aanwezigheid van functiescheiding binnen betaalpakket.  omtrent de zichtbare controle op de juistheid van de betaalvoorstellen.  omtrent mutaties crediteurenstamgegevens.

Wellicht ten overvloede merken we op dat dit risico’s zijn die in theorie kunnen voordoen binnen de gemeente Oss. Wij richten onze controle door middel van de gestelde controleaanpak zo in dat wij kunnen vaststellen dat de risico’s zich niet hebben voorgedaan.

Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op de juistheid van de betalingen zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle van de significante transacties vanuit het bankboek direct op een andere rekening dan de crediteuren (afwijkingen van de gebruikelijke procedure via de crediteuren).  Controle op batch- en handmatige betalingen door middel van een gegevensgerichte steekproef.

11

3. Controleaanpak 3.3 Controleaanpak belangrijkste posten, transacties en toelichtingen met een hoger ingeschat risico op een afwijking van materieel belang Post, transactie of toelichting

Toelichting

Geplande controleaanpak Baker Tilly

Bedrijfskosten - prestatielevering

Prestatielevering kan niet worden vastgesteld

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het factuurautorisatieproces.

Lasten zijn niet nauwkeurig verantwoord doordat de inkoopfactuur niet in overeenstemming is met de geleverde prestatie, de inkoop niet tegen de juiste prijs is gefactureerd of de inkoopfactuur op een foutieve grootboekrekening is geregistreerd.

Vaststellen van de effectieve en blijvende werking van de interne beheersingsmaatregelen:  Aanwezigheid van functiescheiding binnen de factuurstraat.  omtrent de zichtbare controle op de juistheid van de factuur. Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van de kosten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Controle door middel van een steekproef of prestatielevering bij inkopen afdoende is onderbouwd, e.e.a. conform de notitie BADO ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheden’.

Uitkeringen (lasten participatiewet, WMO, Jeugd)

Wellicht ten overvloede merken we op dat dit risico’s zijn die in theorie kunnen voordoen binnen de gemeente Oss. Wij richten onze controle door middel van de gestelde controleaanpak zo in dat wij kunnen vaststellen dat de risico’s zich niet hebben voorgedaan.

Onnauwkeurige lasten sociaal domein Uitkeringen voortvloeiend uit de WMO/Jeugd/Participatiewet zijn niet nauwkeurig verantwoord doordat deze niet in overeenstemming zijn met de door de gemeente afgegeven beschikkingen ofwel niet nauwkeurig verantwoord doordat deze niet zijn toegekend in overeenstemming met de wet en gemeentelijke verordeningen. Aanvullend voor de uitvoering van de WMO en Jeugd hebben we het risico aangemerkt dat lasten niet nauwkeurig zijn doordat de gefactureerde kosten niet geleverd zijn, dan wel tegen de onjuiste prijs in rekening zijn gebracht.

Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent uitkeringen in geld en natura. Vaststellen van de effectieve en blijvende werking van de interne beheersingsmaatregelen:  Aanwezigheid van functiescheiding middels controle op de inrichting van de subadministratie (IT-audit). Gegevensgerichte werkzaamheden Met betrekking tot de controle op nauwkeurigheid van deze lasten zullen de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:  Verbandscontrole tussen de subadministratie en financiële administratie.  Middels steekproeven voeren wij een detailcontrole uit op de nauwkeurigheid (incl. prestatielevering) van de verstrekte uitkering.  Detailcontroles op de levering van zorg (door middel van de controleverklaringen van de leveranciers, dan wel vanuit de gemeente ‘s-Hertogenbosch). 12

3. Controleaanpak 3.4 Aandachtspunten Aandachtspunt

Toelichting

Onderhoudsvoorzieningen

Onnauwkeurige verantwoording van de onderhoudsvoorzieningen doordat de voorschriften vanuit de BBV en de commissie BBV niet nageleefd zijn.

Waardering activa

Geplande controleaanpak Baker Tilly  Controle of de raad de kaders en het te hanteren kwaliteitsniveau van de activa heeft vastgesteld. Controle op de betrouwbaarheid van het onderhoudsplan.  Middels een steekproef vaststellen dat de lasten die onttrokken worden aan de onderhoudsvoorziening, ook betrekking hebben op de desbetreffende voorziening.

Controle op de waardering aan de hand van (externe) documentatie, waaronder recente Onnauwkeurige waardering van materiële vaste activa, waaronder (strategische) gronden en financiële vaste activa taxatierapporten, marktgegevens (MVA), dan wel controle aan de hand van recente (gecontroleerde) jaarcijfers (FVA). (verstrekte leningen).

Wellicht ten overvloede merken we op dat dit risico’s zijn die in theorie kunnen voordoen binnen de gemeente Oss. Wij richten onze controle door middel van de gestelde controleaanpak zo in dat wij kunnen vaststellen dat de risico’s zich niet hebben voorgedaan.

13

3. Controleaanpak 3.5 Inzet van IT specialisten in de controle Gemeente Oss is in significante mate afhankelijk van de automatiseringsomgeving met betrekking tot de goedkeuring van facturen, salarisverwerking, verkooptransacties en de algehele registratie van transacties in de financiële administratie. Wij zullen bij het vaststellen van de interne beheersing nagaan in hoeverre de General IT Controls (GITC’s) en application controls waarborgen dat risico’s worden ondervangen en zullen eventuele tekortkomingen in de interne beheersing rapporteren in onze managementletter.

General IT Controls en Application Controls In onze jaarrekeningcontrole maken wij waar mogelijk gebruik van interne beheersingsmaatregelen bij de gemeente Oss. Interne beheersingsmaatregelen (voor zover voor onze jaarrekeningcontrole relevant) zijn voor een groot deel ingericht in:    

De financiële administratie, zijnde Key2F; Workflow inkopen geïntegreerd binnen Key2F; De uitkeringsadministratie zijnde Suites; De HR/salarisadministratie zijnde BCS (voorheen MotionPro).

De inrichting van logische toegangsbeveiliging (o.a. wachtwoordbeleid, rollen en rechten) en wijzigingsbeheer (o.a. testen van updates) bepaalt in hoeverre we gebruik kunnen maken van deze beheersingsmaatregelen.

14

Controleteam en planning

4. Controleteam en planning 4.1 Controleteam Ons controleteam wordt geleid door Barry Smeenk (director Audit) ondersteund door Rianne van Uden, (senior manager Audit) en Pim Smulders (manager IT Advisory). Het controleteam wordt door meerdere controleleiders en (senior) assistenten ondersteund. Rik Opendorp functioneert als quality partner op de gemeente Oss en adviseert de raad vanuit zijn helikopterview over datgene wat actueel is binnen de branche.

drs. B. (Barry) Smeenk RA Director Audit

Drs. R. (Rik) Opendorp RA Partner Audit

+31 6 1559 1758

+31 6 1009 0464

b.smeenk@bakertilly.nl

r.opendorp@bakertilly.nl

21 jaar ervaring in publieke sector. Eindverantwoordelijk accountant en sparringpartner en adviseur voor de gemeenteraad rekeningcommissie, het college en de ambtelijke organisatie.

R. (Rianne) van Uden MSc RA Senior Manager Audit +31 6 5522 0248 r.vanuden@bakertilly.nl 16 jaar ervaring, waarvan 8 jaar in de publieke sector. Verantwoordelijk voor de aansturing van de opdracht en het team

24 jaar ervaring in publieke sector. Sparringpartner en adviseur voor de gemeenteraad, rekeningcommissie en het college.

P. (Pim) Smulders RE CISA Manager IT Advisory +31 6 5276 5627 p.smulders@bakertilly.nl 9 jaar ervaring in publieke sector. Auditor en adviseur IT voor gemeenten en specialist ten aanzien van o.a. Key2F en Suites voor sociaal domein.

16

4. Controleteam en planning 4.2 Planning inzet van het controleteam Op basis van de opdrachtkenmerken, onze risicoanalyse en bepaalde materialiteit hebben wij de controleaanpak bepaald. De controleaanpak hebben wij vervolgens vertaald naar de inzet van het aantal uren per functieniveau. Bij afronding van de controle zullen wij de daadwerkelijk bestede uren met u bespreken.

Voor de controle verwachten wij de volgende uren benodigd te hebben:

Functieniveau

Uren

Partner / externe accountant

100

Senior manager

160

Controleleiders

640

IT-auditors

80

Overige teamleden

600

Totaal aantal uren

1.580

In deze urencalculatie is, in tegenstelling tot het audit plan 2023 rekening gehouden met de aanvullende uren ten aanzien van de SiSaverantwoording, uitgaande van de te controleren regelingen zoals bekend bij de jaarrekening 2023.

17

4. Controleteam en planning 4.3 Planning van de uitvoering Nevenstaand is de planning van de jaarrekeningcontrole in de tijd weergegeven. Door nauwe samenwerking en goede afstemming streven wij naar een korte doorlooptijd van de controle.

Aug

Sep

Okt

Nov

Dec

Jan

Feb

Mrt

Apr

Mei

Jun

Jul

Voorbereiding controle Bespreking auditplan met gemeenteraad

Belangrijke data

 Wij zullen onze interim werkzaamheden uitvoeren in week 37.

 De managementletter wordt 1 oktober met de ambtelijke organisatie besproken worden en 7 oktober met de wethouder en gemeentesecretaris.

 Op 21 november wordt de managementletter met de rekeningcommissie besproken.

 Start jaareindecontrole is week 10. Bijzondere aangelegenheden zullen wij zoveel mogelijk voortijds met u afstemmen.

 Bevindingen stemmen wij doorlopend met de organisatie af tijdens de controle. De bespreking van het concept accountantsverslag met organisatie en college vindt medio/eind april plaats.

 Wij streven naar de rapportering van de

Uitvoering interim-controle Rapportering concept managementletter en bespreking met organisatie en college Definitieve managementletter t.b.v. college en gemeenteraad Afstemming bijzondere aangelegenheden jaarrekeningcontrole Oplevering rapportages, concept jaarrekeningen en start van de controle Bespreking van de bevindingen en het concept accountantsverslag met de college en organisatie Rapportering en definitief accountantsverslag t.b.v. gemeenteraad Evaluatiebespreking

controleverklaring en het definitief uitbrengen van het accountantsverslag medio mei 2025.

 De presentatie van het accountantsverslag aan de gemeenteraad vindt begin juni 2025 plaats.

18

Raadsaandachtspunten

Raadsaandachtpunten Raadsaandachtspunten

Totstandkoming paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement De accountant rapporteert in het accountantsverslag over de totstandkoming van de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement. Daarbij gaat de accountant onder andere in op de wijze waarop de college risico’s uit hoofde van projecten en het sociaal domein inschat en kwantificeert.

20

Randvoorwaarden

5. Randvoorwaarden 5.1 Communicatie Een effectieve wederzijdse communicatie bij een controle van financiële overzichten is belangrijk voor een goed verloop van de opdracht.

Het doel van dit auditplan is om details van de belangrijkste onderdelen van onze voorgestelde controleaanpak te verstrekken aan de met governance belaste personen, in het geval van een gemeente, de gemeenteraad. De Nadere voorschriften en overige standaarden (NV-COS), waaronder in het bijzonder Standaard 260, vereisen dat we formeel communiceren met "degenen belast met de governance" (zoals gedefinieerd in de NV-COS) over relevante aangelegenheden met betrekking tot onze controle. Onze formele schriftelijke communicatie omvat dit auditplan, een managementletter en een accountantsverslag, dat zal worden verstrekt na afronding van de controle. De bevindingen ten aanzien van de interne beheersing worden opgenomen in de managementletter. Daarnaast zullen wij besprekingen met u houden, zoals opgenomen in hoofdstuk 4.3 ‘planning van de uitvoering’. Hierin hebben wij ook de verwachte timing van de verschillende communicatiemomenten opgenomen. Als er zich zaken voordoen waarvan het belang van dien aard is dat ze eerder onder uw aandacht moeten worden gebracht, dan zullen wij dit doen op basis van onze verplichtingen uit de NV-COS. De doelstellingen van de afstemming met u zijn: • • • •

Ervoor zorgen dat er wederzijds begrip is van de reikwijdte en timing van de controle en de respectieve verantwoordelijkheden van onszelf als controlerend accountant en die van de gemeenteraad, als degenen belast met governance van de gemeente Oss. Informatie te communiceren om zowel onszelf als controlerend accountant en de gemeenteraad te helpen bij het vervullen van hun respectieve verantwoordelijkheden. De gemeenteraad tijdige en constructieve observaties verstrekken die voortvloeien uit het controleproces. Tweerichtingscommunicatie tussen ons aan te moedigen over aangelegenheden die relevant zijn voor de controle (bijvoorbeeld over risicogebieden en materialiteit).

22

5. Randvoorwaarden 5.2 Verantwoordelijkheden Zowel u als wij hebben verantwoordelijkheden met betrekking tot de te controleren financiële overzichten. De belangrijkste verplichtingen lichten wij hier toe. In onze opdrachtbrief zijn deze verder toegelicht (1/2).

Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol WNT en het normenkader wat is vastgesteld door uw gemeenteraad. Verantwoordelijkheden van de accountant Onze verantwoordelijkheden, en hun beperkingen, zijn formeel uiteengezet in onze opdrachtbrief van 11 juni 2024. Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Nota verwachtingen accountantscontrole 2024, het controleprotocol, het normenkader voor de financiële rechtmatigheid dat is vastgesteld door de raad en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2024. Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Hoewel de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude bij het college van burgemeester en wethouders, onder toezicht van de gemeenteraad, ligt hebben wij, als accountant, de verantwoordelijkheid om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevatten, ongeacht of deze veroorzaakt worden door fraude of fouten. Daarbij zullen we de vereisten van Standaard 240 “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten” volgen. Onze controleaanpak met betrekking tot fraude wordt toegelicht in dit auditplan.

23

5. Randvoorwaarden 5.2 Verantwoordelijkheden Zowel u als wij hebben verantwoordelijkheden met betrekking tot de te controleren financiële overzichten. De belangrijkste verplichtingen lichten wij hier toe. In onze opdrachtbrief zijn deze verder toegelicht (2/2).

Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Wij lichten uw verantwoordelijkheden toe in onze opdrachtbrief van 11 juni 2024. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening die de grootte en samenstelling van zowel de activa en passiva als de baten en lasten getrouw dient weer te geven, in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Daarnaast is het college verantwoordelijk voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording waarin opgenomen is: • datum vaststelling normenkader; • het door de raad vastgestelde grensbedrag; • wel of niet voldoen aan de rechtmatigheidscriteria; • geconstateerde afwijkingen boven de verantwoordingsgrens. Voorts is het college verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder gemeentelijke verordeningen, zoals opgenomen in het normenkader, dat tenminste ter kennisname is verzonden aan de raad. Bij het opstellen van de jaarrekening dient u onder andere: • • • •

geschikte grondslagen voor financiële verslaggeving te selecteren en deze vervolgens consequent toe te passen; oordelen en schattingen te maken die redelijk en voorzichtig zijn; erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht; en bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking te brengen.

Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als u noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten; en voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

24

5. Randvoorwaarden 5.3 Onafhankelijkheid Wij dienen te voldoen aan relevante ethische voorschriften, inclusief die inzake onafhankelijkheid, met betrekking tot opdrachten voor de controle van financiële overzichten.

Het is van fundamenteel belang voor onze aanstelling als controlerend accountant dat onze onafhankelijkheid en objectiviteit te allen tijde behouden blijft. Hierom zijn wij verplicht om alle relaties tussen de gemeente Oss, het college van burgemeester en wethouders haar ambtelijk management op sleutelposities en onszelf in overweging te nemen die van invloed kunnen zijn op de onafhankelijkheid van ons kantoor en de objectiviteit van de opdrachtpartner en het controleteam. Bedreigingen voor de onafhankelijkheid kunnen zijn: bedreigingen als gevolg van eigenbelang, bedreigingen als gevolg van zelftoetsing, bedreigingen als gevolg van belangenbehartiging, bedreigingen als gevolg van vertrouwdheid en bedreigingen als gevolg van intimidatie. In veel gevallen kunnen waarborgen worden getroffen om dergelijke bedreigingen tegen te gaan. Om ervoor te zorgen dat onze onafhankelijkheid behouden blijft, nemen we de volgende stappen: • Het maken van een beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en van de waarborgen die in de gegeven omstandigheden vereist zijn om de onafhankelijkheid te beschermen. • Het met u communiceren van de resultaten van deze beoordeling en van de passende waarborgen die moeten worden genomen.

• Het met u communiceren van alle andere relevante informatie over ons algemene beleid en onze procedures die zijn ingesteld om de objectiviteit en onafhankelijkheid te waarborgen. Onze voorlopige beoordeling van mogelijke bedreigingen voor onze onafhankelijkheid heeft geen bedreigingen geïdentificeerd waarvan wij u op de hoogte moeten stellen.

25

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Bijster 39 4817 HZ BREDA Postbus 3814 4800 DV BREDA T: 076 525 00 00