Antwoord op de artikel 41 vragen van VDG over communicatie rondom evenement Eikenboomgaardplein

Fractie VDG T.a.v. Vera van Pelt en Carlo Smits E-mail gemeente@oss.nl www.oss.nl

Postbus 5 5340 BA Oss

Wilt u bij uw reactie de datum van deze brief en ons kenmerk vermelden?

Datum

Ons kenmerk

9 april 2024

Behandeld door

Doorkiesnummer

R. de Leeuw

14 0412

Onderwerp

Aantal bijlagen

Artikel 41 vragen van de fractie VDG over

--

communicatie rondom evenement Eikenboomgaardplein

Geachte mevrouw Van Pelt en de heer Smits, U hebt het college op 11 maart 2024 artikel 41 vragen gesteld. Deze vragen gaan over de communicatie rondom evenement Eikenboomgaardplein. In deze brief beantwoord ik uw vragen puntsgewijs. 1.

Is er voor het verlenen van de betreffende vergunning contact geweest met de centrumondernemers en het CMO, waarbij zij erop geattendeerd werden dat de aanvraag dit jaar een langere periode en een groter gebied zou betreffen? Zo ja, op welke manier? Zo niet, waarom niet? De evenementenvergunning wordt gepubliceerd in Oss actueel, op onze website en via mijn overheid. Dit geldt voor zowel de ontvangen aanvraag als het opvolgend besluit. Daarnaast is de organisatie verantwoordelijk voor het informeren van omwonenden en omliggende bedrijven/winkels. De organisatie heeft geen groter gebied gekregen, wel is de tent anders gesitueerd. Hierbij is rekening gehouden met de markt. Uit de evaluatie van 2023 is gebleken dat de opbouw te kort was. Daarom heeft de organisatie toestemming gekregen om een dag eerder, in dit geval op zondag, te starten met de opbouw. Om verwarring te voorkomen is ervoor gekozen om het eikenboomgaardplein gedurende de festival periode (inclusief op- en afbouw) af te sluiten voor verkeer.

2.

Klopt het dat er met de ondernemers op Terwaenen bij de herontwikkeling van het Terwaenenpark afspraken zijn gemaakt dat dit parkje te allen tijde een open karakter zal hebben en hun winkels te allen tijde zichtbaar moeten zijn vanaf het Eikenboomgaardplein? Er zijn bij de herontwikkeling geen afspraken gemaakt over een blijvend open karakter van het plein of zichtbaarheid van winkels bij evenementen. Tijdens het ontwerp in 2020 is het open karakter wel onderwerp van gesprek geweest. Daar is nooit een afspraak over gemaakt.

Volgvel

Ons kenmerk

2

Tijdens het opstellen van de locatieprofielen voor evenementen in het centrum is een open karakter of zichtbaarheid van winkels niet aan de orde geweest. 3.

Zo ja, in hoeverre is het afwijken van de afspraak bij dit evenement gecommuniceerd met de centrumondernemers op Terwaenen? Informatie vanuit de organisatie aan omwonenden of omliggende bedrijven/winkels of de publicatie van de evenementenvergunning door de gemeente Oss is gericht op het totale evenement. De informatie of publicatie voorziet niet in veranderingen ten op zichtte van eerdere edities.

4.

Wie is verantwoordelijk voor de communicatie over het evenement richting bewoners en ondernemers? De gemeente of de organisator? Zie beantwoording vraag 1.

5.

In geval dat de organisator verantwoordelijk voor de communicatie is: in hoeverre wordt er door de gemeente getoetst of dit ook daadwerkelijk gebeurd is? Het is een voorschrift in de evenementenvergunning dat de organisatie omwonenden en aangrenzende bedrijven ten minste twee weken voor het evenement informeert. Er wordt niet gecontroleerd op uitvoering van dit voorschrift.

6.

In hoeverre is er bepaald wie er allemaal moet worden meegenomen in de communicatie rondom het evenement? Zie 5

7.

In hoeverre heeft het consequenties als blijkt dat de verantwoordelijke nalatig is geweest op het gebied van communicatie? Wanneer dit uit de evaluatie naar voren komt, wordt het een punt van aandacht bij een volgende editie.

8.

VDG constateert dat er tussen gemeente, CMO, de organisatie en de ondernemers verschillende verwachtingen leven met betrekking tot de communicatie rond dit evenement. Deelt het college deze constatering? Zo niet, waarom niet? Omdat wij de verwachtingen van genoemde partijen niet kennen, kunnen we deze constatering niet bevestigen. Wat betreft communicatie is de lijn helder, zie beantwoording onder vraag 1.

9.

VDG vindt het problematisch dat het onduidelijk is wat reeds genoemde partijen van elkaar kunnen verwachten op het gebied van communicatie. In hoeverre deelt het college deze mening? Als een belanghebbende vind dat zij onvoldoende is geïnformeerd is het haar verantwoordelijkheid om extra informatie te verkrijgen. Carnaval is een jaarlijks terugkerend evenement met landelijke bekendheid. Iedere aanvraag wordt gepubliceerd en kan worden ingezien. Alle besluiten worden gepubliceerd en staan open voor bezwaar

Volgvel

Ons kenmerk

3

en beroep. De afdeling VTH is telefonisch en per mail bereikbaar voor vragen. Ook kunnen ze vragen stellen aan de organisatie. 10. Deelt het college de mening dat het problematisch is dat de communicatie rond dit evenement tussen gemeente, de organisator, CMO en de centrumondernemers niet goed is verlopen? Het evenement is nog niet geëvalueerd. Maar tot op heden hebben wij dergelijke signalen niet ontvangen. 11. Deelt het college de mening van VDG dat de communicatie rondom dit evenement tussen reeds genoemde partijen in de toekomst aanzienlijk verbeterd dient te worden? Wij zien hiervoor geen aanleiding. 12. Zo ja, in hoeverre is het college bereid zich daarvoor in te zetten? Welke acties kan men verwachten? N.v.t. Wellicht goed om te weten. In 2024 worden alle inwoners van de Gemeente Oss geïnformeerd over de service ‘berichten uit uw buurt’. Hierin staan onder andere publicaties van evenementen.

Met vriendelijke groet,

Dolf Warris Wethouder Openbare Ruimte