Advies_BW_aanwijzen_FG_2024
Tekst van het document
Advies aan B&W Onderwerp Benoeming functionaris voor gegevensbescherming (FG) Datum
17 april 2024
Naam en telefoon
Coen van den Hout
Afdeling
F&C
Portefeuillehouder
Wobine Buijs-Glaudemans
Wat adviseer je te besluiten? 1.
De heer A. Commandeur met terugwerkende kracht vanaf 1 mei 2024 tijdelijk te benoemen tot functionaris voor gegevensbescherming (FG) voor het college en de burgemeester conform artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
2.
De heer A. Commandeur met terugwerkende kracht vanaf 1 mei 2024 tijdelijk te benoemen tot als functionaris voor gegevensbescherming (FG) conform artikel 36 lid 1 Wet politiegegevens (Wpg);
3.
De benoeming te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zoals bedoeld in artikel 37 van de AVG;
4.
De gemeenteraad voor te stellen de heer A. Commandeur met terugwerkende kracht vanaf 1 mei 2024 tijdelijk te benoemen als functionaris gegevensbescherming (FG) voor de gemeenteraad en alle ingestelde commissies als conform artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
5.
De gemeenteraad voor te stellen de benoeming van een functionaris gegevensbescherming in de toekomst te mandateren aan het college van B&W.
Wat is de aanleiding voor dit advies? De Algemene verordening gegevensbescherming schrijft voor dat een overheidsorgaan een functionaris gegevensbescherming (FG) moet aanwijzen. Binnen een gemeente moet een FG worden aangewezen door elk van de aanwezige bestuursorganen. Voor de gemeente Oss zijn dit: raad, college en burgemeester. De concerncontroller zal indien nodig optreden als plaatsvervanger. De Wet politiegegevens schrijft voor dat een functionaris gegevensbescherming moet worden benoemd als een gemeente buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst heeft. Binnen de gemeente Oss benoemt het college deze FG Welk resultaat willen we bereiken? •
De gemeente voldoet aan haar wettelijke plicht om een FG aan te wijzen voor elk bestuursorgaan.
Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1.1 Waarom wijzen we een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan? Op grond van art. 37 lid 1 sub a AVG zijn het college, de raad en de burgemeester verplicht tot het aanstellen van een FG. Dit blijkt uit de definitie van ‘overheidsinstantie of overheidsorgaan’ die gehanteerd moet worden. In de Europese 'Richtlijnen voor functionarissen voor gegevensbescherming' is vastgesteld dat de definitie van deze twee begrippen ingevuld moet
Advies aan B&W
Pagina 1 van 3
Advies aan B&W worden naar nationaal recht. Ze zijn dus niet omschreven in de AVG zelf. Volgens de Nederlandse wetgeving betekent dit dat de raad, het college en de burgemeester kwalificeren als afzonderlijke overheidsorganen, waardoor zij verplicht zijn om ieder een FG aan te stellen. Op grond van artikel 36 lid 1 Wpg moet een verwerkingsverantwoordelijke een functionaris gegevensbescherming benoemen. Het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren definieert het begrip ‘verwerkingsverantwoordelijke’ nader: het gaat om de werkgever van de boa’s. Binnen de gemeente is het college als werkgever van boa’s de (enige) verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Wpg. Alleen het college hoeft in dit verband dus een FG te benoemen. 1.2 Waarom de gemeenteraad voorstellen om de benoeming van de FG voor de gemeenteraad te mandateren aan het college? Het is binnen gemeenten algemene praktijk om de rol van FG voor de verschillende bestuursorganen door dezelfde persoon in te laten vullen. Dit is praktisch en efficiënt. Op basis van wettelijke kader mag een FG ook tegelijkertijd voor het college, de burgemeester en de raad van dezelfde gemeente werken, zolang er geen sprake is van een belangenverstrengeling. De FG houdt toezicht op en adviseert over de verwerkingen van persoonsgegevens waar een bestuursorgaan voor verantwoordelijk is.
Binnen de gemeente is het college verantwoordelijk voor (verreweg) de meeste verwerkingen van persoonsgegevens. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën De positie van de FG is voorzien binnen de bestaande begroting. b. Communicatie •
Het besluit hoeft niet gepubliceerd of ter inzage gelegd te worden.
•
De FG is het directe aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG zal daarom met zijn contactgegevens worden aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
•
De FG is het centrale aanspreekpunt voor betrokkenen wanneer deze aanspraken willen maken op hun rechten in het kader van de AVG. De FG is voor hen bereikbaar via een algemeen emailadres dat op de website is gepubliceerd.
c. Tijdelijke invulling functie De functie FG wordt op dit moment tijdelijk ingevuld totdat we via een nieuwe werving weer een vaste bezetting hebben op deze functie.
Advies aan B&W
Pagina 2 van 3
Advies aan B&W
d. Overlegd met - Alex Commandeur (voorzien als tijdelijke FG) - Nanda Laagland (huidige FG) - Michel Wolters (directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening)
Advies aan B&W
Pagina 3 van 3