Actielijst archief- en informatiebeheer 2019-2022 bij jaarverslag 2021.XLSX

Nr. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Actiepunt 1 Informatiebeheerplannen (IBP) Inventarisatie en inzicht werkprocessen per team Risico inventarisatie per proces ahv bewaartermijnen Opstellen sjablonen vragenlijst, interviews en gesprekken Training gevolgd voor gebruik i-Navigator Pilot en evaluatie eerste team Applicatie overzicht waar mogelijk archiefwaardige informatie aanwezig is; standenregister ICT Uitrol IBP voor overige afdelingen en teams

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

2 Vernietigen vanuit DMS Inventarisatie: in kaart brengen wat we moeten doen Huidige situatie fysieke vernietiging in kaart brengen Huidige mogelijkheden digitale vernietiging in kaart brengen Vergelijking situatie fysiek en digitaal (IST situatie) SOLL situatie in beeld brengen: hoe moet het proces gaan lopen Technische analyse: wat moet er gebeuren om SOLL situatie te krijgen? Afstemmen BHIC over doorlopende machtiging Proefdraaien met twee processen (niet doorgegane bouwvergunningen en facturen) Protocol vernietiging opstellen Evaluatie project en vervolgstappen opstellen

3.1 3.2 3.3 3.4

3 Toepassen en gebruik i-Navigator Gebruikerstraining gebruik Inrichten ten behoeve van informatiebeheerplannen Inrichten ten behoeve van overzicht archiefbescheiden Inrichten ten behoeve van overzicht gemeenschappelijke regelingen

4.1 4.2 4.3

4 Overzicht gemeenschappelijke regelingen Onderzoek naar welke gemeenschappelijke regelingen en bijbehorende afspraken er zijn Afspraken verder uitzoeken; door middel van een informatiebeheerplan op te stellen Overzicht verwerken in i-Navigator

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

5 Hotspotmonitor Vooronderzoek: wat is het, wat houdt het in, plan van aanpak opstellen Organiseren startbijeenkomst met gegadigden vanuit de organisatie Vaststellen shortlist van hotspots Uitwerken onderwerpen shortlist Vaststellen hotspotmonitor gemeente Oss Nieuwe inventarisatie onderwerpen

6 Overige werkzaamheden Instructiefilmpjes DMS voor het Leerplein Belang van informatiebeheer plek geven bij 'onboarden' nieuwe medewerkers Werkprocessen Burgerzaken koppelen via het zaaksysteem aan DMS Positiebepaling DMS: is de huidige positie van DMS toekomstbestendig? Anonimiseren / Wet Open Overheid (deelnemen aan projectgroep) Afstemming met informatieadviseurs over contact richting afdelingen en gebruik van de impactanalyse 6.7 Betrokkenheid bij implemenatie diverse applicaties (Motion, Key2Financien en Office 365) 6.8 Overzicht fysieke archiefbescheiden 6.9 Update DMS 6.10 Aanhaken bij implementatie en uitrol processen ten behoeve van Omgevingswet Herzien beleid informatiebeheer 6.11 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Status

Q2-2020 Q2-2020 Q3-2020 Q1 - 2021 Q1 - 2021 Q2 - 2021

Q3 - 2020 Q3 - 2020 Q4 - 2020 Q1 - 2021 Q2 - 2021 Q3 - 2021

Voltooid Voltooid Voltooid Voltooid Voltooid Voltooid

Q2-2021

Q4-2023

Lopend

Q4 - 2020 Q4 - 2020 Q4 - 2020 Q4 - 2020 Q4 - 2020 Q1 - 2021 Q3 - 2021 Q1-2020 Q1 - 2022 Q3 - 2022

Q4 - 2020 Q4 - 2020 Q4 - 2020 Q4 - 2020 Q4 - 2020 Q2 - 2021 Q4 - 2021 Q2-2022 Q2 - 2022 Q3 - 2022

Voltooid Voltooid Voltooid Voltooid Voltooid Voltooid Voltooid Lopend Lopend Nog starten

Q1 - 2021 Q2 - 2021 Q3 -2021 Q4 - 2021

Q1 - 2021 Q2 - 2021 Q4 - 2021 Q4 - 2021

Voltooid Voltooid Voltooid Voltooid

Q2 - 2021 Q4-2021

Q2 - 2021 Q4-2023 Zie actiepunt 3.4

Voltooid Lopend

Q2 - 2021 Q1 - 2022 Q1 - 2022 Q1 - 2022 Q3 - 2022 2023

Q4 - 2021 Q1 - 2022 Q1 - 2022 Q3 - 2022 Q3 - 2022 2023

Voltooid Voltooid Voltooid Nog starten Nog starten Nog starten

Q4-2020 Q2 - 2022 Q4-2020 Q1-2021 Q4-2020 Q3-2021

Q1-2021 n.t.b. Q1-2021 Q3-2021 Q3-2022 2022

Voltooid Nog starten Voltooid Voltooid Lopend Lopend

Q2-2021 Q3-2021 Q4-2021 Q2-2021 Q3-2022

2022 Q4-2021 Q1-2022 Q4-2022 Q3 - 2022

Lopend Voltooid Lopend Lopend Nog starten

Opmerking

Doel is om eind 2023 voor alle teams in ieder geval een eerste versie van het IBP te hebben opgeleverd.

Samen oppakken met actie 1.7

In samenwerking met PenO

Doorlopend Doorlopend