6.2 memo, beantwoording vraag 20-044 Besloten Besluitenlijst.docx

Aan

Adviescommissie Ruimte

Betreft

Beantwoording vraag 20-044 Besloten Besluitenlijst

Van

Burgemeester, Wobine Buijs-Glaudemans

Datum

1 juni 2021

Het college neemt besluiten. Uitgangspunt is dat besluiten openbaar zijn , tenzij…Een enkele keer gaat het om niet-openbare besluiten. Dan zijn de besluiten vooralsnog niet inzichtelijk voor de samenleving, maar wel voor de gemeenteraad. De gemeenteraad krijgt deze besluiten op de nietopenbare besluitenlijst te zien, de pers krijgt ze niet te zien. Dat kunnen besluiten of niet-openbare of zelfs vertrouwelijke bijlagen van besluiten. Denkt bijv aan een C.V. van een nieuw dorpsraadslid. In incidentele gevallen neemt het College van BenW besluiten, die niet inzichtelijk zijn voor gemeenteraad en samenleving. Dat zijn vertrouwelijke besluiten. Vanzelfsprekend gaat het College hier zeer terughoudend mee om. Het betreft veelal besluiten rondom zakelijke deals, zoals de aankoop van grond of panden, of voorlopige gunningen. Van deze besluiten wordt een lijst aan gelegd en wekelijks wordt gekeken of ze alsnog openbaar gemaakt kunnen worden. Daarnaast zijn er zaken die direct anderen aangaan, die als eerste geïnformeerd moeten worden, zoals de antwoorden op art. 41 vragen totdat de betreffende fractie de antwoorden heeft ontvangen. Dan betreft het geen vertrouwelijk besluit . Het is vertraagd openbaar. Soms betreft het een bestuurlijke reactie op een rekenkameronderzoek , deze reactie is niet-openbaar totdat de Rekenkamer haar onderzoeksrapport openbaar heeft gemaakt.

De Raad ziet dit op de nietopenbare besluitenlijst. Op de College-agenda staan ook C-stukken, waar over sommige onderwerpen wordt gesproken zonder dat dit tot besluiten leidt. In 2020 was er een speciale situatie rondom het onderzoek rondom de Lithse Polder. Door COVID was het vergaderstelsel gemankeerd en was het lastig om met de inwoners in contact te gaan. Dit betekende dat een goede openbare bespreking op dat moment niet mogelijk was. Het college was van mening, dat het rapport zou kunnen leiden tot onrust, zonder dat er op een goede manier over gesproken kon worden. Daarom is destijds besloten om de discussies over dat onderwerp op te schorten en de betreffende documenten pas verder in proces te brengen als een goede besprekingsmogelijkheid zich aandiende. Het rapport is wel in het college besproken en akkoord bevonden. Dit was nodig om ook helder te zijn, dat het rapport aan de vereisten voldeed en er verder geen inspanningen meer hoefden te worden verricht aan de zijde van de opstellers van het rapport.

In de notitie “gedachten van de burgemeester” is dit specifieke dossier benoemd en geagendeerd voor het fractievoorzittersoverleg van 14 april: “Heikele dossiers lopen het risico dat inwoners niet naar behoren betrokken kunnen worden: Sommige dossiers liggen gevoelig in de samenleving en de “gemankeerde” beraadslaging en het feit dat we niet goed met inwoners kunnen overleggen of hen fysieke ruimte tot inspraak kunnen geven doet geen recht aan de benodigde zorgvuldigheid. Een voorbeeld is het energiedossier en de bijbehorende verkenning Lithse polder. Wat we niet willen is dat de inwoners het gevoel krijgen, dat in deze tijd besluiten er doorheen zijn gedrukt: - als van een dergelijk dossier sprake is wordt dit getoetst bij de fractievoorzitters en wordt dit in de wacht gezet, indien akkoord wordt dit gecommuniceerd naar de gemeenschap” Het besluit van het College over de Lithse polder is genomen op 6 mei 2020. (drie weken ná dit fractievoorzittersoverleg). De fractievoorzitters zijn niet geïnformeerd dat dit besluit is/werd genomen. Pas op 10 juli is de voltallige raad hiervan op de hoogte gebracht, inclusief de fractievoorzitters. Dit was uitdrukkelijk afgesproken met de betrokken bestuurders uit ’sHertogenbosch en de Provincie. Op 10 juli 2020 was een gezamenlijk persmoment van de 3 partijen (incl. Oss).

Het dossier is geagendeerd voor de commissievergadering van 15 oktober en de raadsvergadering van 29 oktober 2020. Dit teruglezend realiseer ik me dat het wellicht niet voldoende is om het fractievoorzittersoverleg in het kader van Covid te informeren over deze situatie. Dit had beter nog eens expliciet gemeld kunnen worden. Deze is echter wel uniek. Als er vertrouwelijke onderwerpen zijn dan worden meestal de fractievoorzitters hierin meegenomen en wordt besproken in hoeverre er al mededelingen aan de overige raads- en burgerleden over kunnen worden gedaan. Dan gaat het soms ook over bijv. grondverkoop waarbij het College niet binnen de kaders van de raad blijft en dus toestemming vraagt om hiervan af te wijken.