3. BHIC Kadernota BHIC 2026 - vastgesteld 280325

Kadernota BHIC 2026 Inleiding Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Land van Cuijk, Maashorst, Meierijstad, Oss, Sint-Michielgestel en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier. Normaliter is er alleen sprake van indexering van de bijdragen voor loon-en prijsontwikkeling. Echter als gevolg van de kredietcrisis werd de bijdrage in de periode 2009-2014 niet geïndexeerd en volgde later in 2017 nog een structurele korting van 9%. In 2022 heeft het bestuur een besluit genomen over de bekostiging van de edepotvoorziening, nodig voor het uitvoeren van deze nieuwe wettelijke taak. Na consultatie van de portefeuillehouders en het ontvangen van positieve zienswijzen van alle deelnemers, zijn hierover afspraken gemaakt. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de onderdelen Budgetontwikkeling 2026 en Meerjarenraming 2027-2029.

Bestuursvorm De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur – waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert – bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier ‘rijksleden’ benoemd door de minister en vier ‘regionale’ leden die worden aangewezen door de gemeenten en de waterschappen. De samenstelling van het bestuur van het BHIC is als volgt: Naam De heer drs. P.L.B.A. van Geel De heer prof. dr. H.C. Bunt Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer R.J. van de Mortel De heer mr. J.C.M. Pommer Mevrouw drs. M.A.H. Moorman De heer S. Oegema De heer mr. M.W.J.M. de Man

Functie Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid

Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Kadernota BHIC 2026 – 28 maart 2025

1

Wijziging gemeenschappelijke regeling, nieuwe Archiefwet en uittreding Rijk De aanleiding voor het wijzigen van onze gemeenschappelijke regeling is tweeledig. Enerzijds zijn er de wijzigingen die voortvloeien uit de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen. Anderzijds is er de nieuwe Archiefwet 2021, die volgens de laatste informatie, niet eerder van kracht zal worden dan 1 juli 2026/ 1 januari 2027. De invoering van de nieuwe Archiefwet gaat gepaard met de uittreding uit de gemeenschappelijke regeling van de Minister van OCW. Dit geldt voor alle (voormalige) rijks historische centra (RHC’s) in Nederland. Met het Rijk zijn afspraken gemaakt over de papieren rijksarchieven en deze blijven bij het BHIC ondergebracht. Dit wordt via een delegatiebesluit en een specifieke uitkering geregeld. Daarnaast is op 1 februari 2024 een bestuursconvenant getekend door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de RHC’s over de samenwerking. Binnen deze nieuwe samenwerkingsvorm blijft het Rijk langdurig inhoudelijk en financieel betrokken bij de 11 RHC’s. Het Rijk heeft aangegeven dat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners.

In de bestuursvergadering van 5 juli 2024 heeft het bestuur van het BHIC het integrale wijzigingsbesluit, na afronding van de zienswijzeprocedure, ongewijzigd vastgesteld, met dien verstande dat het besluit wel in tweeën geknipt moet worden. Het integrale wijzigingsbesluit is gesplitst in “Wijzigingsbesluit GR 2024” en “Wijzigingsbesluit GR 2025”, omdat de wijzigingen gefaseerd in zullen gaan. Wijziging gemeenschappelijk regeling (Wijzigingsbesluit 2024) In het Wijzigingsbesluit GR 2024 zijn de wijzigingen met betrekking tot de nieuwe Wgr opgenomen. Deze wetswijziging heeft als voornaamste doel de gemeenteraden en algemene besturen van de waterschappen beter in positie te brengen en zo de democratische legitimatie van de besluitvorming in het kader van de gemeenschappelijke regeling te verbeteren. Overigens zijn ook wijzigingen die voortvloeien uit de Wet open overheid, de Aanpassingswet Wnra en de Wet elektronische publicaties verwerkt. Het gaat hier om kleine, technische wijzigingen. De prognose hiervan is 1 januari 2025 bij publicatie in de Staatscourant. Wijziging gemeenschappelijk regeling (Wijzigingsbesluit 2025) In het Wijzigingsbesluit GR 2025 zijn de wijzigingen voortkomend uit de nieuwe Archiefwet, de hiermee samenhangende uittreding van het Rijk en de uittreding van de Algemene Besturen van de waterschappen (DB in plaats van AB in de regeling), opgenomen.

De verwachte ingangsdatum van het Wijzigingsbesluit GR 2025 wordt bepaald door de datum van het van kracht worden van de nieuwe Archiefwet en de daadwerkelijke datum van de uittreding van de Minister. De prognose hiervan is 1 juli 2026/ 1 januari 2027. Na de uittreding van het Rijk wordt de nieuwe bestuurssamenstelling van kracht. Gevolgen voor begroting 2026 De begroting 2026 is opgesteld in de lijn van begroting 2025. De verwachte uittreding van Rijk en de daardoor wijzigende financieringswijze zal hierin nog niet verwerkt worden. Er is afgesproken met het Ministerie van OCW dat de ingangsdatum van de nieuwe Archiefwet en het starten van de specifieke uitkering van Rijk, dezelfde zal zijn. Oftewel, zolang de nieuwe Archiefwet niet is ingegaan blijft de huidige financiering door het Ministerie van OCW van kracht. Dit is dan de lumpsum financiering van het Rijk als deelnemer van de gemeenschappelijke regeling BHIC. Er kan dus geen hiaat in de financiering ontstaan.

Kadernota BHIC 2026 – 28 maart 2025

2

Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen In het beleidsplan “(Ook) Ons Brabant” voor de periode 2023-2026, zijn de ambities voor deze jaren geformuleerd en wordt voortgegaan op de ingezette weg. Bij de positionering van het BHIC tonen zich de twee gezichten: enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. Deze opgave heeft geen uitzetting van de begroting tot gevolg. Binnen de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC ‘op goede, geordende en toegankelijke wijze’ zo’n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. Binnen de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt.

Het BHIC heeft de volgende ambities: - Wij beschikken over een eigen digitaal, duurzaam depot - Wij zijn het Genealogisch Centrum van Brabant - Wij zijn het foto- en filmgeheugen van Brabant - Wij schrijven Brabantse Geschiedenis - Wij verwelkomen een breder publiek Werkplan 2026 - Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2026 – naast de reguliere activiteiten – veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit digitale duurzame depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het e-depot. Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals bijvoorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst.

Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. - Voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans en indexen op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot hét genealogisch centrum van Brabant. - Een andere belangrijke invulling van de maatschappelijke opgave is het ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal. In ons koude depot worden foto’s en films onder de juiste omstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantse geschiedenis te ontsluiten voor het brede publiek. Particulieren, organisaties en instellingen melden zich inmiddels met beeldmateriaal, waarbij we strenge criteria hanteren bij acquisitie en selectie. Daardoor worden er ook collecties beleefd geweigerd, ten behoeve van een evenwichtige samenstelling van de collectie. Zo wordt het aantal opgenomen familiefilms relatief minder, en wordt het aandeel van films

Kadernota BHIC 2026 – 28 maart 2025

3

-

-

gemaakt door o.a. amateurfilmclubs relatief groter. Dit zijn grotere collecties, vaak ‘professioneler’ gemaakt, met eerder gebeurtenissen in stad of dorp, in plaats van in de familie of bij toeval. Voor het schrijven van Brabantse geschiedenis brengen we aan de hand van inmiddels ruim 10.000 verhalen Brabant in beeld. Veelal verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen en zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven, zoals met Protest in Brabant. Daarmee willen we de meerstemmigheid en diversiteit van onze archieven bevorderen. We kiezen daarin steeds vaker voor communities. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo schrijven we samen Brabantse geschiedenis. Eerder werden o.a. websites gelanceerd over het autobezit in Brabant, het rijke roomse leven in Brabant, het Brabantse dorpsleven, de Brabantse gesneuvelden en de Brabantse industrie. Ook in 2026 zal deze reeks worden voortgezet. Ook willen we verder met de dagboeken van De Quay. Daarmee willen we ook aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. Voor het verwelkomen van een breder publiek wordt het terrein van De Citadel meer ingezet. Daartoe zijn wij in gesprek met Erfgoed Brabant, als potentiële huurder van het voormalige restauratieatelier van het BHIC.

Daarvoor zullen wij dit bijgebouw fors moeten verbouwen en krijgt het een kantoorfunctie. De verbouwingskosten zullen door de te ontvangen huurpenningen worden terugverdiend. Erfgoed Brabant is een huurder die zich, net als het BHIC, richt op expertise binnen het erfgoed. Dit zou van toegevoegde waarde kunnen zijn, om de Citadel nog meer de historische context te geven die het in potentie al heeft. De ingebruikname is gepland in het 3e kwartaal van 2025. Naast de andere verhalen willen we verder onze digitale dienstverlening en vindbaarheid optimaliseren, zodat dit een breder publiek bereikt.

Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten en deze loopt voor onbepaalde tijd door. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het één en ander definitief te maken. Naar verwachting treedt per 1 januari 2026 het nieuwe huisvestingsstelsel in werking. Instellingen zullen in dit nieuwe stelsel niet meer de mogelijkheid hebben dienstverlening af te nemen van het RVB. De tussenliggende jaren gelden als overgangsjaren. Deze periode wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. Voor De Citadel is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplan voor de komende 30 jaar opgesteld. Bij het vormgeven van het onderhoud, de instandhouding en de verduurzaming, maken wij onder meer gebruik van de kennis en expertise van het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant. Verduurzaming Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand.

Verduurzaming van het gebouw is niet eenvoudig, enerzijds vanwege de monumentale status en anderzijds vanwege het feit dat wij huurder zijn. Dat wil niet zeggen, dat wij hieraan geen aandacht besteden. We hebben onderzoek gedaan naar mogelijke verduurzamingsmaatregelen door een EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen) op te laten stellen. De doelstelling hiervan is te onderzoeken of we ons gebouw met een verbeterd installatieconcept zo optimaal mogelijk kunnen verduurzamen en ons energieverbruik verder kunnen reduceren. Er zijn 6 aanbevelingen gedaan en globaal doorgerekend, waarbij we ons bij de prioritering richten op hetgeen snel te realiseren is. Bij de verduurzamingsmaatregelen worden genoemd: bijstellen stooklijnen, Ledverlichting, ventilatie, infiltratie, HR++glas en warmtepomp. Uiterlijk in 2026 willen we een Energie Management Systeem (EMS) hebben geïmplementeerd voor een professionele monitoring van het energieverbruik.

Kadernota BHIC 2026 – 28 maart 2025

4

Budgetontwikkeling 2026 Bekostiging e-depotvoorziening Het BHIC heeft een eigen e-depotvoorziening voor haar deelnemers. In 2022 heeft het bestuur een besluit genomen over de bekostiging van de e-depotvoorziening, nodig voor het uitvoeren van deze nieuwe wettelijke taak. Na consultatie van de portefeuillehouders en het ontvangen van positieve zienswijzen van alle deelnemers, zijn hierover afspraken gemaakt. Middels een groeimodel (4 jaren) wordt een bijdrage ter beschikking gesteld, beginnend met € 0,25 per inwoner in 2024. Vervolgens gaat dit bedrag naar € 0,45 in 2025, € 0,65 in 2026 en € 0,85 per inwoner in 2027. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en volgt vanaf dan jaarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen. De meerkosten van de e-depotvoorziening zullen gedekt worden uit de bestemmingsreserve e-depot. Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves. Indexering voor loon-en prijsontwikkeling Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage voor loonen prijsontwikkeling. Dit voorlopig percentage wordt in de komende begroting (2026) gecorrigeerd aan de hand van het vastgestelde indexeringspercentage van het lopende jaar (2024).

Deze systematiek werkt goed en is herkenbaar, omdat aansluiting wordt gezocht met het indexeringssysteem van gemeenten. Voor deze kadernota is dat de septembercirculaire gemeentefonds 2024. In deze circulaire worden gemeenten gefaciliteerd bij het omgaan met loon- en prijsontwikkelingen. Daartoe is een tabel van het CPB opgenomen. De tabel bevat een aantal loon- en prijsindicatoren die het CPB onderscheidt voor de overheidssector. De cijfers zijn ontleend aan de meest recente publicaties van het CPB. De indexering in begroting 2024 bedroeg 3,4%, op het moment van opstelling van die begroting een realistisch percentage. De werkelijke percentages in de laatste septembercirculaire liggen hoger, wat tot een correctie leidt van 1,5% in 2026. Samen met de indexering van 2026 van 3,1% betekent dit voor de begroting 2026 een indexeringspercentage van 4,6%. Toelichting berekening indexering Voor de loonontwikkeling houden we rekening met de percentages die genoemd worden bij “Loonvoet sector overheid” in de septembercirculaire gemeentefonds. Voor de prijsontwikkeling hanteren we de percentages die bij “Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)” genoemd worden. Vervolgens wordt de laatst vastgestelde begroting (2025) aangehouden voor de verhouding “Loonontwikkeling – Prijsontwikkeling”. Septembercirculaire gemeentefonds 2024:

Kadernota BHIC 2026 – 28 maart 2025

5

Bijdrage deelnemers 2026 De bijdragen van de regiopartners zijn gebaseerd op de inwoneraantallen per 1 januari 2024. De bijdrage per inwoner bedraagt in 2026 € 5,06. In 2024 was dit € 4,65. Het verschil valt uiteen in 2 bedragen: € 0,21 indexering 2026 en € 0,20 voor de bekostiging van de e-depotvoorziening, conform het afgesproken groeimodel dat eindigt in 2027. De compensabele BTW, opgenomen in de jaarlijkse bijdragen, zal door de deelnemers worden teruggevorderd en niet door het BHIC worden geïnd. De index 2026 van het Rijk en de regiopartners verschilt. De reden hiervoor is, dat de index van het Rijk voor de begroting 2026 zonder correctie van 2024 is. Het Rijk heeft dit verschil al vanaf jaar 2024 gecorrigeerd en beschikbaar gesteld. Dit deel zit dus al in de bijdrage.

Kadernota BHIC 2026 – 28 maart 2025

6

2026 bedrag per inwoner Deelnemer REGIO

2025

Index 4,6%

E-depot

2026

Aantal

Bijdrage

inwoners

2026

BCF 2026

Bernheze

€

4,65 €

0,21 €

0,20 €

5,06

32.527

€

164.700

€

7.200

Boekel Boxtel

€ €

4,65 € 4,65 €

0,21 € 0,21 €

0,20 € 0,20 €

5,06 5,06

11.293 33.979

€ €

57.200 172.100

€ €

2.500 7.500

Land van Cuijk Maashorst

€ €

4,65 € 4,65 €

0,21 € 0,21 €

0,20 € 0,20 €

5,06 5,06

91.722 59.222

€ €

464.500 299.900

€ 20.400 € 13.100

Meierijstad Oss St. Michielsgestel Vught WS Aa en Maas WS De Dommel

€ € € € € €

4,65 4,65 4,65 4,65 4,65 4,65

0,21 0,21 0,21 0,21 0,21 0,21

0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

5,06 5,06 5,06 5,06 5,06 5,06

84.304 94.634 30.094 32.356 32.937 32.954

€ € € € € €

426.900 479.200 152.400 163.800 166.800 166.900

€ 18.700 € 21.000 € 6.700 € 7.200 € 0 € 0

536.022

€ 2.714.400

€ 104.300

E-depot

2026

Deelnemer RIJK Min. van OCW-lumpsum Min. van OCW-kenniscomponent**

€ € € € € €

€ € € € € €

2025

€ € € € € €

Index 3,1%

€ 3.404.100 € 105.500 € 50.000 € 0

€ €

0 0

€ 3.509.600 € 50.000

€ 3.454.100

€

0

€ 3.559.600

€ 105.500

** Tijdelijke bijdrage i.v.m. uittreding Rijk

Overige bijdragen 2026 Met de provincie Noord-Brabant is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten per 1 januari 2022 voor een periode van 10 jaar (6 jaar vast en 2 verlengingsopties van 2 jaar). Afschrijvingsbeleid 2026 Het afschrijvingsbeleid van de voorgaande jaren wordt voortgezet. Exploitatie 2024 De exploitatierekening over 2024 wordt naar verwachting met een gering positief resultaat afgesloten. De conceptjaarrekening 2024 zal op basis van de huidige planning in het 1e kwartaal van 2025 beschikbaar zijn. Vermogenspositie 2024 De algemene reserve bedraagt eind 2024 naar verwachting ruim € 400.000. Dit is 7,5% van de deelnemersbijdragen en zit daarmee onder het maximaal toegestane percentage van 10%.

Kadernota BHIC 2026 – 28 maart 2025

7

Meerjarenraming 2027-2029 De meerjarenbegroting zal worden opgesteld in de lijn van de begroting 2026. Uitgangspunt blijft dat binnen het beschikbare budget wordt gebleven en dat nieuw beleid budgetneutraal wordt gerealiseerd, tenzij dit een nieuwe wettelijke taak is. Voor de meerjarenbegroting is van belang, dat t/m 2027 de bijdrage wordt verhoogd vanwege de bekostiging van de e-depotvoorziening. Volgens het afgesproken groeimodel stijgt de bijdrage in 2027 met € 0,20 per inwoner. Vanaf 2028 wordt de bijdrage toegevoegd aan de reguliere bijdrage en loopt vanaf dan mee in de jaarlijkse indexering.

Prijsniveau 2026

Begroting

E-depot € 0,20 Begroting

Begroting

Begroting

Deelnemer REGIO

2026

2027

2028

2029

Bernheze Boekel Boxtel Land van Cuijk Maashorst Meierijstad Oss St. Michielsgestel Vught WS Aa en Maas WS De Dommel

€ 164.700 € 57.200 € 172.100 € 464.500 € 299.900 € 426.900 € 479.200 € 152.400 € 163.800 € 166.800 € 166.900 € 2.714.400

€ 171.200 € 59.500 € 178.900 € 482.800 € 311.700 € 443.800 € 498.100 € 158.400 € 170.300 € 173.400 € 173.500 € 2.821.600

€ 171.200 € 59.500 € 178.900 € 482.800 € 311.700 € 443.800 € 498.100 € 158.400 € 170.300 € 173.400 € 173.500 € 2.821.600

€ 171.200 € 59.500 € 178.900 € 482.800 € 311.700 € 443.800 € 498.100 € 158.400 € 170.300 € 173.400 € 173.500 € 2.821.600

Begroting 2026 € 3.509.600 € 50.000 € 3.559.600

Begroting 2027 € 3.509.600 € 0 € 3.509.600

Deelnemer RIJK Min. van OCW-lumpsum Min. van OCW-kenniscomponent**

Prijsniveau 2026 Begroting Begroting 2028 2029 € 3.509.600 € 3.509.600 € 0 € 0 € 3.509.600 € 3.509.600

** Tijdelijke bijdrage i.v.m. uittreding Rijk

Kadernota BHIC 2026 – 28 maart 2025

8