19 I Meierijstad dd 1 juli 2021 over Afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (GR-en) in Brabant-Noord.PDF

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5461 KN Veghel Postadres Postbus 10,001 5460 DA Veghel

j 11

T: 14 0413 E: info@meierijstad.nl W: WWW,meierijstad.nl IBAN: NL09 BNGH 0285 1701 04

STPD

Gemeente Oss t.a.v. het college van B&W en de gemeenteraad Postbus 5 5340 BA OSS

Uw brief van

Uw kenmerk Ons kenmerk Datum

1 juli 2021

Behandeld door

Verzenddatum

2 juli 2021

Bijlage(n)

Ondenwerp

Afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (GR-en) in Brabant-Noord

Ad van Gerwen

Geachte leden gemeenteraad/bestuur/college, Jaarlijks krijgt u een brief over het afstemmingsproces tussen gemeenten en GR-en in BrabantNoord. Afgelopen jaren was het gebruikelijk om die brief van de gemeente Oss te ontvangen. Met ingang van 2020 heeft de gemeente Meierijstad het stokje overgenomen. Met deze procesafspraken stemmen we de planning & controicyclus van samenwerkingsverbanden in deze regio en haar deelnemers (hoofdzakelijk gemeenten) af. Een uitgebreidere toelichting op dit proces en het belang daarvan leest u in bijlage 1. Hoe ziet de planning 2022 eruit? Dat ziet u in bijlage 2. Het doel hiervan is dat gemeenteraden in staat zijn op tijd te reageren op de beleidsvoornemens van de GR-en. Zoals gebruikelijk omvat deze cyclus twee onderdelen; de kadernota - de begroting en de jaarstukken De afstemmingsbrief van 2020 met de procesplanning 2021 is als basis genomen voor deze brief en de procesplanning 2022. De brief/de planning heeft de instemming van het Coördinatieteam Adoptieproces GR-en. In het Coördinatieteam zitten 4 gemeenschappelijke regelingen (Regiotaxi, GGD, ODBN en de Veiligheidsregio), de Provincie en diverse gemeenten (griffiers en ambtelijke contactpersonen). Wij vragen u deze planning als uitgangspunt te gebruiken bij het plannen van uw bestuursvergaderingen.

Dat is nodig om (met name) de gemeenteraden de gelegenheid te kunnen bieden hun kaderstellende rol te kunnen waarmaken. Verder zorgt de planning ervoor dat

de gemeenschappelijke regelingen voldoende tijd hebben om de zienswijzen op de kadernota’s in de conceptbegrotingen te verwerken. Wij adviseren de AB-leden én betreffende contactambtenaar van de GR om de GR tijdig te informeren over de zienswijze die de raad heeft uitgebracht.

Overige onderwerpen Verkiezingen gemeenteraad Op 16 maart 2022 vinden de verkiezingen plaats voor een nieuwe gemeenteraad. Het Coördinatieteam heeft gekeken naar de consequenties hiervan voor de planning en voorziet geen problemen. Adoptieteams Onder regie van het Coördinatieteam is een inventarisatie van de huidige adoptieteams gemaakt. Bij meerdere adoptieteams is sprake van onderbezetting. Dit is niet wenselijk en zal worden aangekaart bij de kring van secretarissen. Financiële positie gemeenten In februari jongstleden heeft een gemeente onze aandacht gevraagd voor de rol van de gemeenschappelijke regelingen bij de veranderende financiële mogelijkheden van gemeenten. Tijdens de Regiodag van 25 maart 2021 is in de Bestuurlijke CoördinatieGroep (BCG) de financiële druk bij gemeenten expliciet door mij aan de orde gesteld. Citaat uit het verslag: “Gemeente Meierijstad heeft de coördinerende rol voor gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Oss overgenomen. Aangezien veel gemeenten momenteel onder financiële druk staan, stelt Kees van Rooij voor om de effecten op gemeenschappelijke regelingen samen actief op te pakken om tot een gezamenlijke lijn te komen. Hij gaat hiervoor een overleg organiseren met de portefeuillehouders Financiën.” Dit regionaal portefeuillehouders-overleg is voorzien direct na de zomervakantie.

De financiële ambtenaren van alle gemeenten in de Regio NOB alsmede de Provincie zijn betrokken bij de voorbereiding hiervan. Over de voortgang vindt periodiek terugkoppeling plaats naar het Coördinatieteam. De intentie is om na het regionaal portefeuillehoudersoverleg FIN een aanvullende briefte verzenden aan alle gemeenten van de Regio. Pilot kadernota ODBN In het Coördinatieteam is op verzoek van de ODBN al enkele malen gesproken over een pilot met betrekking tot de kadernota van de ODBN. De discussie hierover is nog niet afgerond. Op het moment dat hierover afstemming is bereikt zal een aanvullende brief worden verzonden aan alle deelnemers van de ODBN. Regionaal overleg en hybride werken Op 24 juni jl. is tijdens het plenaire deel op de Regiodag een discussienotitie gepresenteerd over de regionale aanpak Coronaherstel. De notitie is op die dag tevens besproken in de verschillende portefeuillehoudersoverleggen. In de BCG is geconstateerd dat we naar een nieuwe manier van werken (hybride) gaan. De vraag is daarbij hoe we het beste combineren van twee werelden? Afgesproken is dat hiervoor een voorstel wordt uitgewerkt. Op het moment dat hierover afstemming is bereikt zal een aanvullende brief worden verzonden aan alle Gemeenschappelijke Regelingen resp. alle gemeenten van de Regio.

Ons kenmerk

Pagina 2 Van 7

datum 1 juli 2021

Afstemmingsproces 2023 Ook komend jaar wil Meierijstad investeren in het afstemmingsproces 2023. Daar zijn meerdere redenen voor: > Momenteel ligt er nieuwe wetgeving (wijzigingen Wet Gemeenschappelijke Regelingen) bij de Tweede Kamer. Wat is hiervan de impact? > Er is behoefte aan verduidelijking van de (bestuurlijke) rollen ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen (eigenaar/opdrachtgever/opdrachtnemer). > Verdere optimalisering van het afstemmingsproces. Meierijstad doet dat graag in afstemming met gemeenten, Provincie en gemeenschappelijke regelingen en nodigt u uit om te participeren in de voorbereiding van het afstemmingsproces 2023. U kunt uw belangstelling kenbaar maken bij dhr. A. van Gerwen. Wilt u meedoen bij de voorbereiding van het afstemmingsproces of heeft u vragen over de brief, neem dan contact op met Ad van Gerwen (avangerwen@meierijstad.nl /telefoonnummer +31 (413)381 114).

Met vriendelijke groet.

ir. C.H.C. van Rooij coördinerend burgemeester

Bijlagen: 1. Toelichting werkwijze 2.

Planning voor kadernota 2023 en begroting 2023 + jaarstukken 2021

Ons kenmerk

Pagina 3 Van 7

datum 1 juli 2021

Bijlage 1: Toelichting werkwijze De gemeenten en besturen van de gemeenschappelijke regelingen in Brabant-Noord hebben ingestemd met de procedure om te komen tot een betere afstemming in de beleidsprocessen met de deelnemende gemeenten. Dit noemen we het adoptieproces. Waarover gaat het adoptieproces? Het adoptieproces gaat in ieder geval over de kademota’s, begrotingen en jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen. De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen deze stukken jaarlijks maken en dat gemeenten de mogelijkheid hebben een zienswijze op de conceptbegroting in te dienen. Het gaat om de volgende organisaties: - GGD Hart voor Brabant - Veiligheidsregio Brabant-Noord - Regionale Ambulancevoorziening Brabant-Midden-West-Noord (alleen begroting) - Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) - Werkvoorzieningschap Noordoost-Brabant (WSW) - Kleinschalig Collectief Vervoer (KCV) - Omgevingsdienst Brabant-Noord (ODBN) - Regionaal Bureau Leerplicht (RBL) - Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB) Waarom het adoptieproces? Er zijn verschillende redenen waarom we met elkaar gekomen zijn tot een adoptieproces; - De gemeenteraden staan op afstand als gevolg van het werken met gemeenschappelijke regelingen.

Het adoptieproces is bedoeld om raden in positie te brengen op tijd een zienswijze op de stukken van de gemeenschappelijke regelingen uit te brengen. De gemeenschappelijke regelingen krijgen de zienswijzen van de gemeenten binnen een kort tijdsbestek, zodat zij weten wat er binnen de verschillende gemeenten leeft en in staat zijn de zienswijzen te verwerken. - Met het adoptieproces worden de ambtelijke processen binnen gemeenten gestroomlijnd. Per gemeenschappelijke regeling schijft een kleine adoptiegroep een conceptadvies voor alle gemeenten. Dit zorgt voor een efficiënt proces en voor eenduidige adviezen richting gemeenteraden. Elke gemeente heeft vervolgens wel de mogelijkheid het advies naar eigen inzicht aan te passen, zodat elke gemeenteraad de mogelijkheid heeft er een eigen kleur aan te geven.

Ons kenmerk

Pagina 4 Van 7

datum 1 juli 2021

Praktische uitwerking van het adoptieproces in een pianning Om het adoptieproces in de praktijk op een goede manier te kunnen organiseren maken we een regionale planning voor de bespreking van de kadernota’s, begrotingen en jaarstukken in de gemeenteraden in deze regio. De wettelijke deadlines waarop de gemeenschappelijke regelingen deze stukken bij Gedeputeerde Staten moeten inzenden, zijn daarbij het vertrekpunt. Vervolgens redeneren we terug op basis van bespreking van de stukken in besturen van gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden en de ambtelijke voorbereidingstijd die nodig is om dat op een goede manier te kunnen doen. Dat is een behoorlijke uitdaging als we kijken naar de diversiteit aan gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden, met verschillende dynamieken en verschillende vergadercycli.

Ons kenmerk

Pagina 5 van 7

datum 1 juli 2021

Bijlage 2: Planning voor kadernota 2023 en begroting 2023 + Jaarstukken 2021 Actie Kadernota 1. Brief met procesplanning en aandachtspunten naar de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen sturen. 2. Griffiers zorgen voor agendering in commissies en/of gemeenteraden/provinciale staten en stemmen proces (kadernota en begroting/jaarrekening) af met behandelende ambtenaren in eigen organisatie. 3. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept kadernota aan de adoptieambtenaren en geven er een toelichting op. 4. Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept kadernota naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een reactie te geven. 5. Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collegaambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden. 6. Bespreking concept kadernota’s in raadscommissies en/of raden. 7. Uitbrengen reacties door deelnemers aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Verkiezingen gemeenteraad

Week

Einddatum

27

1 Juli 2021

8.

13

9.

Bespreken en vaststellen van de kadernota in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde kadernota aan de deelnemers (officiële deadline is 15 april).

Ons kenmerk

Pagina 6 Van 7

uiterlijk okt 2021 49

30 november 2021

51

24 december 2021

2

12 januari 2022 Uiterlijk 3 maart 2022 4 maart 2022

9 9

13

datum 1 juli 2021

16 maart 2022 uiterlijk 1 april 2022 4 april 2022.

Actie Begroting en jaarstukken 10. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept begroting en concept jaarstukken aan de adoptieambtenaren en geven er een toelichting op. 11. Gemeenschappelijke regelingen sturen de conceptbegroting en concept jaarstukken naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven over de conceptbegroting. 12. Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collegaambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden. 13. Bespreking conceptbegrotingen (en concept jaarstukken) in raadscommissies en/of raden. 14. Uitbrengen zienswijzen van deelnemers aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 15. Bespreken en vaststellen van de begroting en jaarstukken in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

16.

Week

Einddatum

13

uiterlijk 1 april 2022

16

uiterlijk 20 april 2022

18

4 mei 2022

25

23 juni 2022

25

24 juni 2022

Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde begroting en jaarstukken aan de deelnemers en Gedeputeerde Staten.

rekening houden met wettelijke termijn* wettelijke termijn*

De wettelijke deadline voor het inzenden van de stukken aan Gedeputeerde Staten is binnen 2 weken na vaststelling met een uiterste datum van 15 juli voor de jaarstukken, 1 augustus voor de begroting.

Ons kenmerk

Pagina 7 Van 7

datum 1 juli 2021