01 Gemeente Meierijstad dd 4 juli 2022 over afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (GR-en) in Brabant-Noord.PDF

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5461 KN Veghei Postadres Postbus 10.001 5460 DA Veghei

J I öl ElE^iJSTPD

T: 14 0413 E: info@meierijstad.nl W: www.meierijstad.nl IBAN: NL09 BNGH 0285 1701 04

Gemeente Oss t.a.v. het college van B&W en de gemeenteraad Postbus 5 5340 BA OSS

GEMEENTE OSS POSTKAMER

Datum:

6 JUL 2022

Afdeling:

'Qü

Uw kenmerk

Uw brief van

Ons kenmerk

2072530

Datum

4 juli 2022

Behandeld door

Ad van Gerwen

Verzenddatum

4 juli 2022

Bljlage(n)

3

Onderwerp

Afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (GR-en) in Brabant-Noord

Geachte gemeenteraad/bestuur/college, Jaarlijks krijgt u van Meierijstad, als coördinerende gemeente, een brief over het afstemmingsproces tussen gemeenten en GR-en in Brabant-Noord. Met deze procesafspraken stemmen we de planning & controicyclus van samenwerkingsverbanden in deze regio en hun deelnemers {hoofdzakelijk gemeenten) af. Een uitgebreidere toelichting op dit proces en het belang daarvan leest u in bijlage 1. Hoe ziet de planning 2023 eruit? Dat ziet u in bijlage 2. Het doel hiervan is dat gemeenteraden in staat zijn op tijd te reageren op de beleidsvoornemens van de GR-en. Zoals gebruikelijk omvat deze cyclus twee onderdelen: - de kadernota - de begroting en de jaarstukken De afstemmingsbrief van 2021 met de procesplanning 2022 is als basis genomen voor deze brief en de procesplanning 2023. Waar van toepassing is in de planning al rekening gehouden met de wijzigingen in de WGR. “Omdat de wijzigingswet op 1 juli 2022 in werking treedt, kan deze wijziging gevolgen hebben voor de termijnen die bij de begrotingscyclus voor 2023 worden gehanteerd. In de praktijk zullen veel gemeenschappelijke regelingen al vóór 1 juli hun ontwerpbegrotingen aan de vertegenwoordigende organen toezenden voor een zienswijze. Het is van belang dat de gemeenschappelijke regelingen hierbij reactietermijnen stellen conform de nieuwe termijnen die op 1 juli 2022 ingaan.

Dit betekent concreet dat de gemeenschappelijke regelingen een reactietermijn dienen op te nemen die eindigt na het zomerreces. Uitzondering hierop vormen die

procedures waarvoor de zienswijzetermijn eindigt voor 1 juli. In deze gevallen mag rekening worden gehouden met de verruiming, maar is dit niet verplicht.” In het Coördinatieteam is afgesproken om ons te richten op vaststelling van de begroting vóór het zomerreces. Deze brief/de planning heeft de instemming van het Coördinatieteam Adoptieproces GR-en. In het Coördinatieteam participeren 5 gemeenschappelijke regelingen (Regiotaxi, GGD, ODBN, BSOB en de Veiligheidsregio), de Provincie en enkele gemeenten (griffiers en ambtelijke contactpersonen). Wij vragen u deze planning als uitgangspunt te gebruiken bij het plannen van uw bestuursvergaderingen. Dat is nodig om (met name) de gemeenteraden de gelegenheid te kunnen bieden hun kaderstellende rol te kunnen waarmaken. Verder zorgt de planning ervoor dat de gemeenschappelijke regelingen voldoende tijd hebben om de zienswijzen op de kadernota’s in de conceptbegrotingen te verwerken. Wij adviseren de AB-leden én betreffende contactambtenaar van de GR om de GR tijdig te informeren over de zienswijze die de raad heeft uitgebracht. Overige onderwerpen Verlenging pilot kadernota ODBN In het jaar 2022 is op verzoek van de ODBN een pilot gehouden met betrekking tot de kadernota van de ODBN. In het Coördinatieteam is afgesproken de pilot te evalueren met de griffiers en het adoptiepanel. De ervaringen van de ODBN zijn positief.

We gaan er dan ook vanuit dat voor de kadernota van de ODBN een vergelijkbare planning wordt gevolgd als dit jaar, wat betekent dat de Kadernota ODBN 2024 door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld in december 2022. Bij het opstellen van de concept-begroting 2024 wordt gereageerd op reacties van de deelnemers op de kadernota. Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen oer 1 juli 2022 Op 19 april 2022 ontvingen wij een brief van het Ministerie van BZK over de wijziging van de WGR. Deze treft u ter kennisname bijgevoegd aan. In het Coördinatieteam is onlangs afgesproken dat een klein groepje (vertegenwoordigers ODBN/GGD/Regiotaxi/griffier/ambtenaar Meierijstad/ambtenaar Provincie/externe deskundige) een brede bijeenkomst gaat voorbereiden over dit onderwerp. Uiteraard wordt u hierover nader geïnformeerd. Afstemmingsproces 2023 Ook komend jaar wil Meierijstad investeren in het afstemmingsproces. Meierijstad doet dat graag in afstemming met gemeenten. Provincie en gemeenschappelijke regelingen, en nodigt u uit om te participeren in de voorbereiding van het afstemmingsproces U kunt uw belangstelling kenbaar maken bij dhr. A. van Gerwen.

Wilt u meedoen bij de voorbereiding van het afstemmingsproces of heeft u vragen over de brief, neem dan contact op met Ad van Gerwen (avanqerwen@meieriistad.nl /telefoonnummer +31 (413)381 114). Met vriendelijke groet, «*

ir. C.H.C. van Rooij, Coördinerend burgemeester

Bijlagen; 1. Toelichting werkwijze 2. Planning voor kadernota 2024 en begroting 2024 + jaarstukken 2022 3. Brief Ministerie van BZK d.d. 19 april 2022

Bijlage 1: Toelichting werkwijze De gemeenten en besturen van de gemeenschappelijke regelingen in Brabant-Noord hebben ingestemd met de procedure om te komen tot een betere afstemming in de beleidsprocessen met de deelnemende gemeenten. Dit noemen we het adoptieproces. Waarover gaat het adoptieproces? Het adoptieproces gaat in ieder geval over de kadernota’s, begrotingen en jaarstukken van gemeenschappeiijke regeiingen. De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat gemeenschappeiijke regeiingen deze stukken jaariijks maken en dat gemeenten de mogelijkheid hebben een zienswijze op de concept begroting in te dienen. Het gaat om de volgende organisaties: - GGD Hart voor Brabant - Veiiigheidsregio Brabant-Noord - Regionale Ambulancevoorziening Brabant-Midden- West-Noord (alleen begroting) - Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) - Werkvoorzieningschap Noordoost-Brabant (WSW) - Kleinschalig Collectief Vervoer (KCV) - Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) - Regionaal Bureau Leerplicht (RBL) - Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) Waarom het adoptieproces? Er zijn verschillende redenen waarom we met elkaar gekomen zijn tot een adoptieproces: - De gemeenteraden staan op afstand als gevolg van het werken met gemeenschappelijke regelingen.

Het adoptieproces is bedoeld om raden in positie te brengen op tijd een zienswijze op de stukken van de gemeenschappelijke regelingen uit te brengen. - De gemeenschappelijke regelingen krijgen de zienswijzen van de gemeenten binnen een kort tijdsbestek, zodat zij weten wat er binnen de verschillende gemeenten leeft en in staat zijn de zienswijzen te venwerken. - Met het adoptieproces worden de ambtelijke processen binnen gemeenten gestroomlijnd. Per gemeenschappelijke regeling schijft een kleine adoptiegroep een concept advies voor alle gemeenten. Dit zorgt voor een efficiënt proces en voor eenduidige adviezen richting gemeenteraden. Elke gemeente heeft vervolgens wel de mogelijkheid het advies naar eigen inzicht aan te passen, zodat elke gemeenteraad de mogelijkheid heeft er een eigen kleur aan te geven. Praktische uitwerking van het adoptieproces in een planning Om het adoptieproces in de praktijk op een goede manier te kunnen organiseren maken we een planning voor de bespreking van de kadernota’s, begrotingen en jaarstukken in de gemeenteraden in deze regio. De wettelijke deadlines waarop de gemeenschappelijke regelingen deze stukken bij Gedeputeerde Staten moeten inzenden zijn daarbij het vertrekpunt.

Vervolgens redeneren we terug op basis van bespreking van de stukken in besturen van gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden en de ambtelijke voorbereidingstijd die nodig is om dat op een goede manier te kunnen doen. Dat is een behoorlijke uitdaging als we kijken naar de diversiteit aan gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden, met verschillende dynamieken en verschillende vergadercycli.

Bijlage 2: Planning voor kadernota 2024 en begroting 2024 + Jaarstukken 2022

Actie Kadernota 2024 1. Brief met procesplanning en aandachtspunten naar de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen sturen. 2. Griffiers zorgen voor agendering in commissies en/of gemeenteraden/provinciale staten en contactpersonen stemmen proces (kadernota en begroting/jaarrekening) af met behandelende ambtenaren in eigen organisatie. 3. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept kadernota aan de adoptieambtenaren en geven er een toelichting op. 4. Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept kadernota naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven. 5. Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collegaambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden. 6. Bespreking concept kadernota’s in raadscommissies en/of raden. 7. Uitbrengen reacties door deelnemers aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Bespreken en vaststellen van de kadernota in het algemeen 8. bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 9. Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde kadernota aan de deelnemers (officiële deadline is 30 april).

Week

Uiterlijke datum

27

4 juli 2022

44

uiterlijk okt 2022

48

30 november 2022

49

9 december 2022

2 9

11 januari 2023 2 maart 2023

9

5 maart 2023

13

31 maart 2023 3 april 2023.

14

Actie Begroting 2024 en jaarstukken 2022 10. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept begroting en concept jaarstukken aan de adoptieambtenaren en geven er een toelichting op. 11. Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept begroting en concept jaarstukken naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven over de concept-begroting. 12. Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collegaambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden. 13. Bespreking concept begrotingen (en concept jaarstukken) in raadscommissies en/of raden. 14. Uitbrengen zienswijzen van deelnemers aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 15. Bespreken en vaststellen van de begroting en jaarstukken in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

16.

Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde begroting en jaarstukken aan de deelnemers en Gedeputeerde Staten.

Week

Uiterlijke datum

13

31 maart 2023

15

12 april 2023

17

26 april 2023

27

6 juli 2023

27

7 juli 2023 rekening houden met wettelijke termijn* wettelijke termijn*

De wettelijke deadline voor het inzenden van de stukken aan Gedeputeerde Staten is binnen 2 weken na vaststelling met een uiterste datum van 15 juli voor de jaarstukken, 15 september voor de begroting.