Visie Werken in Opsterland

Visie

Werken in Opsterland september 2024

1

INLEIDING ........................................................................................................................................................ 3 ACHTERGROND ................................................................................................................................................ 4 WAT IS NODIG OM EEN SUCCES TE MAKEN VAN DE GEAMBIEERDE MANIER VAN WERKEN?........................... 5 VERANTWOORDELIJKHEID, VERTROUWEN EN VEILIGHEID.................................................................................................. 5 FLEXIBILITEIT IN WAAR EN WANNEER............................................................................................................................ 5 SAMENWERKEN ....................................................................................................................................................... 5 OPENBAAR EN TRANSPARANT ..................................................................................................................................... 5 GEBOUW ............................................................................................................................................................... 6 DIGITALE HULPMIDDELEN ..........................................................................................................................................

6 HOUDING EN GEDRAG............................................................................................................................................... 7 UITGANGSPUNTEN ........................................................................................................................................... 8

2

Inleiding Opsterland wordt niet gemaakt op het gemeentehuis. Onze gemeente ontstaat in de samenleving, in de dorpen en op het platteland van de gemeente. Maar onze samenleving verandert. En daarmee veranderen ook de vraag en verwachtingen vanuit onze inwoners op het gebied van onze dienstverlening en ons dienstenaanbod. o

o

o

Inwoners verwachten van ons eigentijdse dienstverlening. Dat vraagt een andere werkwijze dan ‘u kunt op het gemeentehuis komen om…’. Ons politieke bestuur verwacht dat we werken ‘van buiten naar binnen’. De vraag en behoefte van onze inwoners, bedrijven en organisaties zijn ons uitgangspunt en van daaruit zoeken we een oplossing. Dat betekent ook dat we -letterlijk- naar buiten toe gaan en daar een deel van ons werk doen. Als lokale overheid gaan we steeds meer samen, als partners, met anderen aan de slag voor onze gemeente. Dit vergt werken op verschillende tijden en plaatsen.

Daarnaast raakten onze medewerkers gewend aan meer vrijheid in het indelen van hun werktijden en werkplek. Veel medewerkers werken parttime en we ontdekten dat hybride werken ons de ruimte geeft om ons werk- en privéleven beter op elkaar af te stemmen en zo nu en dan geconcentreerd, zonder omgevingsgeluiden, te werken. We werden ons er bewuster van dat werken veel aspecten kent: denken, lezen, praten, schrijven. En voor ieder aspect is steeds een andere werkomgeving het beste passend. Daarbij zijn er gelukkig steeds betere digitale mogelijkheden om samen te werken zonder fysiek bij elkaar te zijn. Dit alles vraagt om een andere, moderne manier van besturen en modern werkgever- én werknemerschap, inclusief tijd- en plaatsonafhankelijk werken; het ‘anders werken’. Samen kijken we wat hierin wenselijk en haalbaar is en past bij onze gemeente. Kortom: wat zijn de ambities van de gemeente als het aankomt op de optimalisatie van onze manier van werken en welke middelen zijn hiervoor nodig - om uiteindelijk een goede dienstverlening te kunnen leveren aan onze inwoners. Op dit moment ervaren de ambtenaren van de gemeente Opsterland krapte. Er is behoefte om meer en beter integraal te kunnen werken in een gemeentehuis dat samenwerking en ontmoeting optimaal faciliteert. Als gemeente willen we onze medewerkers uitdagen om zelf creativiteit te tonen en verantwoordelijkheid te pakken.

Oftewel: een mindset- en cultuurverandering in beweging zetten. Het vormgeven van een andere manier van werken vraagt een stevig fundament. Met deze visie op ‘Werken in Opsterland’ leggen we dit fundament. Daarop bouwen we verder door onze gebouwen en digitale hulpmiddelen aan te passen waar nodig. En door onze medewerkers mee te nemen in het professionele gedrag dat past bij de beweging die we maken middels onze visie op hybride werken. Uiteindelijk staan natuurlijk onze inwoners centraal en willen we hen optimale dienstverlening leveren, daar waar en hoe zij dit wensen.

3

Achtergrond In 2015 startten we met gekanteld werken: de beweging naar buiten maken en de vraag achter de vraag helder krijgen. Om de verwachtingen tussen de organisatie en inwoners beter te beheersen introduceerden we in 2018 de participatieladder. Het doel hiervan is dat het voor medewerkers en inwoners bij elke trede duidelijk is wat er van elkaar verwacht wordt.

De bovenstaande ontwikkeling vertaalden we door naar ‘Opsterland op Weg’; een routemap naar de kanteling van de gehele gemeentelijke organisatie.

Om medewerkers te stimuleren om eigenaarschap te pakken, te werken daar waar het werk is en hybride met elkaar samen te werken, ontwikkelden we ons kompas >>. De corona pandemie versnelde dit traject. We gingen anders kijken naar de manier waarop we werken en ervoeren de voor- en nadelen van het thuiswerken en digitaal samenwerken. In 2020 startten we formeel met het bijbehorende organisatieontwikkelingstraject. ‘Werken in Opsterland’ is hier één van de uitgangspunten van. Dit vraagt om een ander gebruik van de gemeentelijke gebouwen, onze digitale omgeving en onze organisatiecultuur.

4

Wat is nodig om een succes te maken van de geambieerde manier van werken?

Verantwoordelijkheid, vertrouwen en veiligheid

Binnen onze organisatie zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor hun werk en de wijze waarop ze dat organiseren. Medewerkers zijn trots op de organisatie en ervaren vertrouwen en veiligheid om hun talenten zo goed mogelijk te ontplooien en in te zetten voor hun persoonlijke, team- en organisatiedoelstellingen. Hierbij geldt: iedereen is gelijkwaardig, maar niemand is gelijk. Doen waar je goed in bent draagt bij aan werkplezier en vormt daarmee de basis voor een goed resultaat en een optimale dienstverlening aan onze inwoners. Resultaatgericht werken vraagt om het durven tonen en pakken van eigenaarschap, met oog voor betrokkenheid en creativiteit, om in het belang van de inwoners aan de slag te willen gaan. Fouten mogen maken hoort daarbij. Daarvan leren we en daarmee creëren we een klimaat waarin ruimte is voor nieuwe ideeën en oplossingen. Een klimaat waarin medewerkers de ruimte krijgen om buiten de geijkte paden te treden en af te wijken van standaard procedures en regels. Zo scheppen we de mogelijkheid om echt mee te denken met onze inwoners en samen op zoek te gaan naar de beste oplossingen. En zijn we in staat om onze dienstverlening op een kwalitatief hoger niveau te tillen.

Flexibiliteit in waar en wanneer Verantwoordelijkheid is onlosmakelijk verbonden aan meer vrijheid en flexibiliteit. Flexibiliteit in zowel de locatie waar, als de tijd waarop je je werkzaamheden uitvoert. De gemeente wil dichtbij besturen. Dichtbij de inwoners zijn, meedenken met de ontwikkelingen en ondersteunen van initiatieven vanuit de gemeenschap. De gemeente is zichtbaar: medewerkers en bestuurders gaan naar de burgers en relaties toe en werken niet meer alleen vanachter hun bureau op het gemeentehuis. Ze ontmoeten elkaar op locatie: thuis, in een dorpshuis etc. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken wordt gemeengoed en is een middel om invulling te geven aan dichtbij besturen.

Wij werken dichtbij en samen met de inwoners.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken vertaalt zich ook in de mogelijkheid om thuis te kunnen werken. Natuurlijk wel passend bij de werkzaamheden en afgestemd met de collega’s binnen de afdeling of de opdracht waar je samen aan werkt. Ook moet de bereikbaarheid voor inwoners en collega’s gegarandeerd zijn. En is het belangrijk dat we ons realiseren dat face to face contact ook nodig blijft, om creativiteit tot bloei te laten komen en tot de beste ideeën te komen.

Samenwerken Samenwerken vertaalt zich zowel naar buiten toe, bijvoorbeeld in de interactie met inwoners en relaties van de gemeente, als naar binnen toe. Collega’s en bestuurders zoeken bewust de samenwerking op, tonen betrokkenheid en zijn gemotiveerd om er samen de schouders onder te zetten en met elkaar voor het beste resultaat te gaan. Dit vraagt om inzicht in elkaars kwaliteiten en ‘kleur’ en het respecteren van elkaars verschillen. Pas dan kan samenwerking tot de meest optimale resultaten leiden.

Openbaar en transparant Als (medewerker van de) gemeente is het belangrijk dat je uit durft te spreken waar je voor staat. Draag uit wat je doet, maar ook wat je niet doet. Wees helder en communiceer op een laagdrempelige manier. Heb een open en transparante werkwijze en wees pas tevreden als de inwoner dat ook is, ook al kun je lang niet altijd datgene bieden wat wenselijk is. ‘Nee’ is ook een antwoord.

5

Openbaar en transparant betekent ook dienstverlening op maat: daar en via het kanaal waar de inwoner zijn voorkeur naar uitgaat. Aan de balie, thuis of op kantoor, in een dorpshuis of op een andere locatie in de gemeente en via de telefoon of digitaal. En op tijden dat het de inwoner past. Denk bijvoorbeeld aan tussen de middag telefonisch bereikbaar zijn, als dit wenselijk blijkt.

Gebouw Openheid en transparantie is belangrijk. Onze gebouwen ondersteunen de zichtbaarheid van collega’s, nodigen uit tot ontmoeting en samenwerking en faciliteren dit ook. Onze gebouwen zijn, naast aantrekkelijke ontmoetingsomgevingen, ook plekken waar je individueel goed kunt werken. Oftewel: onze gebouwen bieden een diversiteit aan plekken die aansluiten bij de diversiteit aan werkzaamheden. Plekken die men met elkaar deelt. Het principe van persoonsgebonden werkplekken past hier niet bij. Het voordeel van flexibel gebruik van werkplekken is dat er minder werkplekken nodig zijn. Dit past bij de duurzaamheidsgedachte van de gemeente én biedt meer ruimte aan zithoeken en vergaderruimtes. Een belangrijk aandachtspunt bij het loslaten van de persoonsgebonden werkplek is het borgen van vindbaarheid en bereikbaarheid. Daarom werken we in basis met een soort domeinstructuur (‘vlekken’), waarin afdelingen/teams op basis van face to face samenwerkingsverbanden een werkdomein met diverse typen werkplekken met elkaar delen. Binnen die ‘vlekken’ maken werknemers van de ambtelijke organisatie maximaal flexibel gebruik van de gefaciliteerde werkplekken. Oftewel: niemand heeft een ‘eigen’ plek en iedereen kan zitten waar hij/zij wil. Naast het werken met ‘vlekken’ worden er ook op virtueel gebied oplossingen geboden om de vindbaarheid en bereikbaarheid van collega’s te borgen.

Onze gebouwen zijn zo ingericht dat zij zowel als werkplek, thuishonk en ontmoetingsplek kunnen worden gebruikt. Inspirerende werkomgevingen, die naast het bieden van een fijne werkplek voor onze huidige medewerkers, ook bijdragen aan het aantrekken van nieuw personeel. Daarnaast zijn we als werkgever verantwoordelijk voor het bieden van een ARBO verantwoorde werkplek, zowel thuis als op kantoor. Daarom hanteren we de ARBO eisen bij de herinrichting van onze gebouwen en verstrekken we als werkgever alle benodigde middelen om de medewerker ook thuis een ARBO verantwoorde werkplek in te laten richten.

Digitale hulpmiddelen Tijd- en plaatsonafhankelijke dienstverlening die past bij de huidige vraag, betekent ook steeds meer digitale dienstverlening. De gemeente biedt al veel diensten digitaal aan, maar onze inwoners hebben hier niet altijd of onvoldoende weet van. Door diensten en producten nog meer digitaal te ontsluiten en hier actief over te communiceren, heeft de inwoner meer mogelijkheden om zelf op zoek te gaan naar antwoorden op vragen of aanvragen digitaal in te dienen. Naast een uitgebreide online dienstverlening blijft de gemeente natuurlijk bereikbaar per telefoon en welkom aan de receptie. Als gemeente zorgen wij dat een medewerker zowel op kantoor, thuis of vanuit een andere locatie op dezelfde manier toegang heeft tot bedrijfsinformatie. Wij bieden medewerkers hiervoor de bij hun functie passende ICT middelen aan. Zo kunnen ze hun werk uitvoeren daar en wanneer het nodig is. Hierbij is er doorlopend aandacht voor het digitaal en veilig ontsluiten van informatie, ongeacht op welke locatie een medewerker is.

6

Houding en gedrag Als gemeente zijn we gericht op het behalen van resultaat. Het is aan de organisatie om lef te tonen en te geloven dat resultaat ook -en mogelijks zelfs beter- behaald wordt op basis van anders werken. Lef om medewerkers los te laten. En hen het vertrouwen te geven om zelfstandig of met collega’s voor het afgesproken resultaat te gaan en daarbij zelf invulling te geven aan de wijze waarop ze dat resultaat gaan behalen. Van onze medewerkers vraagt dit samenwerking en de bereidheid om in verschillende verbanden te werken om zo productieve en effectieve resultaten te realiseren en bij te dragen aan de gemeenschappelijke doelen. Dit alles vergt medewerkers die binnen hun mogelijkheden en taakvelden proactief zijn, meedenken en durven. ‘Werken in Opsterland’ vraagt ook om een verandering van mindset bij medewerkers. Het is belangrijk dat zij beschikken over flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Dat ze openstaan voor veranderingen in de traditionele manier van werken en zich willen aanpassen aan de nieuwe werkcultuur. Dat vraagt ook van hen dat ze bereid zijn om flexibel om te gaan met arbeidstijden, werkinvulling en werkomgeving. Het is belangrijk dat medewerkers zich bewust zijn of bewust gemaakt worden van wat de gemeente wil uitstralen.

Voor wie zijn we er en wat betekent dat voor jou en je werkwijze? Medewerkers moeten verleid worden om achter een bureau vandaan te komen en hier ook het nut en de noodzaak van inzien. Het moet duidelijk zijn dat werkplekken worden ingericht op basis van het principe ‘activiteit gebonden werken’. Daarbij zijn we met zijn allen samen verantwoordelijk voor het delen van werkplekken en het gebruik van overleg- en concentratieruimtes. Hierbij past dat we ruimte maken voor collega’s als we in overleg gaan. Om die reden én natuurlijk ook in het kader van informatiebeveiliging is het belangrijk dat we papierloos werken en het clean desk principe hanteren. Dit alles vanuit het besef dat door efficiënt gebruik te maken van fysieke middelen, zoals onze kantoorruimte, we kosten verminderen en een duurzame werkomgeving bevorderen. Natuurlijk vraagt dit ondersteuning door de juiste digitale middelen én de kennis om deze optimaal in te zetten. Alleen zo zijn we in staat om naadloos en veilig toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie, ongeacht onze locatie. Door deze professionele gedragingen te omarmen, dragen we allen bij aan een succesvolle stapvoor-stap implementatie van deze nieuwe manier van werken binnen onze organisatie.

‘Werken in Opsterland’ is geen project, maar een proces waar ook na implementatie aandacht voor moet blijven en waarin ruimte moet zijn om tot bijstelling te komen wanneer interne en externe ontwikkelingen hierom vragen.

7

Uitgangspunten Wanneer we deze visie in praktijk willen brengen, passen hierbij de volgende uitgangspunten: o o o o o o o o

o o

We staan als medewerkers actief in verbinding met elkaar, met onze leidinggevende en met onze organisatie. We werken daar waar het werk is en wanneer het werk er is. We hebben ’vlekken’ in het gemeentehuis. Daar kunnen we met onze directe collega’s afspreken. En als er eens iemand anders aanschuift, is dat ook prima. We hebben geen eigen werkplek of bureau. We doen aan ‘clean desk’ en houden een werkplek niet onnodig bezet. Als medewerkers vaak op dezelfde plek te vinden zijn én dat is in goed overleg zo besproken, dan is dat geen probleem. Er zijn -naast de vlekken- in onze gebouwen verschillende plekken waar we ons kunnen concentreren, overleggen, bijpraten en waar nodig digitaal communiceren. We hebben aparte afspraken over thuiswerken: we spreken samen af hoe vaak een medewerker op kantoor is, welke voorzieningen zij thuis hebben en wat onze verantwoordelijkheden als werkgever en werknemer zijn. In basis is het gewenst dat je 40-60% van je werktijd op kantoor aanwezig bent. Precieze afspraken hierover maak je natuurlijk altijd in afstemming met je leidinggevende en collega’s van het team. We maken aparte afspraken als team over wanneer we samen op kantoor willen zijn. We werken volgens de ARBO normen.

We vertalen deze uitgangspunten in hoe onze gebouwen eruit moeten zien, welke digitale hulpmiddelen we nodig hebben (en hoe we onze digitale omgeving overal eenvoudig kunnen benaderen) en wat ons professionele gedrag is. Deze uitgangspunten geven duidelijkheid voor de komende jaren. Daarbij dragen alle medewerkers van onze gemeente sámen de verantwoordelijkheid om de uitgangspunten met gezond verstand toe te passen. Een dragend uitgangspunt onder alle andere uitgangspunten is dat we niet alles in regels en afspraken dichttimmeren. De uitgangspunten geven helder richting. De uitvoering doen we samen, in goed overleg.

8